會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用若干問題探析

龔偉林

一、建立企業(yè)電算化體系時(shí)應(yīng)注意的問題

1.會(huì)計(jì)科目的設(shè)置、使用要符合會(huì)計(jì)制度

財(cái)政部《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》（以下簡(jiǎn)稱《制度》）是企業(yè)建賬的基礎(chǔ)，企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品是我們建賬的對(duì)象。正確的使用會(huì)計(jì)科目，設(shè)置科學(xué)、合理的明細(xì)科目是對(duì)財(cái)務(wù)人員建賬的基本要求。因此，在會(huì)計(jì)科目的設(shè)置時(shí)，一級(jí)會(huì)計(jì)科目名稱和編碼的設(shè)置必須嚴(yán)格按財(cái)政部制定的《制度》進(jìn)行設(shè)置，不得隨意添加或改動(dòng)；二級(jí)明細(xì)科目名稱和編碼的設(shè)置，《制度》中有規(guī)定的，應(yīng)嚴(yán)格按《制度》規(guī)定的設(shè)置，《制度》中沒有規(guī)定的，可以按上級(jí)主管部門和本單位的管理要求設(shè)定，以保證會(huì)計(jì)科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。三級(jí)、四級(jí)明細(xì)科目的設(shè)置，應(yīng)重點(diǎn)考慮成本核算對(duì)象的特點(diǎn)，以產(chǎn)品和費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)目等為基礎(chǔ)進(jìn)行設(shè)置，使賬薄的明細(xì)賬與產(chǎn)品之間形成對(duì)應(yīng)關(guān)系，以利于成本核算。

2.會(huì)計(jì)科目的級(jí)次設(shè)置應(yīng)考慮賬簿輸出格式的要求

賬簿的格式有：三欄式賬簿、數(shù)量金額賬簿、多欄式賬簿。在會(huì)計(jì)電算化科目的級(jí)次設(shè)置時(shí)，應(yīng)考慮賬簿輸出格式，來設(shè)置科目級(jí)次和賬簿種類。三欄式賬簿、數(shù)量金額式賬簿設(shè)置，相對(duì)于多欄式賬簿，比較簡(jiǎn)單，一般情況下不會(huì)出錯(cuò)，但對(duì)于多欄式賬簿設(shè)置，在科目級(jí)次設(shè)置時(shí)，應(yīng)注意根據(jù)制度和管理需要設(shè)置為“多借一貸”式賬簿，如“生產(chǎn)成本”、“管理費(fèi)用”、“應(yīng)付職工薪酬”等科目均可設(shè)為“多借一貸”式賬簿，同時(shí)注意二級(jí)科目余額與一級(jí)科目余額方向相同。以避免出現(xiàn)多借多貸科目設(shè)置，違反會(huì)計(jì)制度關(guān)于賬簿設(shè)置的打印規(guī)定。

3.核算體系的建立要考慮填制內(nèi)部、外部會(huì)計(jì)報(bào)表的需要

核算體系的設(shè)置要考慮填報(bào)內(nèi)部、外部會(huì)計(jì)報(bào)表的需要，注意科目設(shè)置與報(bào)表項(xiàng)目的對(duì)應(yīng)關(guān)系，使核算體系能夠滿足內(nèi)部、外部會(huì)計(jì)報(bào)表自動(dòng)取數(shù)的需要，以減少會(huì)計(jì)人員編制報(bào)表的工作量，提高報(bào)表編制的及時(shí)性和質(zhì)量。

4.核算體系的建立應(yīng)滿足單位組織的形式和管理的需要

核算體系的建立應(yīng)考慮單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理方式，即科目設(shè)置應(yīng)滿足單位機(jī)構(gòu)設(shè)置和經(jīng)營(yíng)管理的方式，滿足經(jīng)營(yíng)管理數(shù)據(jù)的歸集和分析的需求，數(shù)據(jù)提取及時(shí)、準(zhǔn)確，滿足為單位的經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)的作用。

二、會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用中應(yīng)注意的問題

1.會(huì)計(jì)科目代碼結(jié)構(gòu)應(yīng)具有統(tǒng)一性和可擴(kuò)展性

對(duì)于集團(tuán)單位或下屬企業(yè)較多的單位，在會(huì)計(jì)科目代碼結(jié)構(gòu)設(shè)置上，應(yīng)注意編碼級(jí)次的控制，在會(huì)計(jì)科目和代碼結(jié)構(gòu)設(shè)置上應(yīng)具有統(tǒng)一性，避免出現(xiàn)下屬單位會(huì)計(jì)科目和代碼結(jié)構(gòu)設(shè)置使用不規(guī)范，不能滿足集團(tuán)或公司報(bào)表匯總和統(tǒng)計(jì)需求。同時(shí)，在設(shè)計(jì)科目代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求，使會(huì)計(jì)科目代碼結(jié)構(gòu)具有可擴(kuò)展性。因?yàn)闀?huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。

2.記賬憑證類型最好只設(shè)一種通用格式

查賬是會(huì)計(jì)人員日常工作的一個(gè)重要部分，在手工操作時(shí)用分類記賬憑證（收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證）來處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，分別裝訂整理記賬憑證，以便于憑證的管理和方便查賬。電算化后，查賬完全能通過計(jì)算機(jī)來快速實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)的最顯著的特點(diǎn)就是速度快，恰好彌補(bǔ)了手工查賬的缺陷。再者，設(shè)置了憑證類型，增加了一個(gè)輸入項(xiàng)目，會(huì)影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨(dú)立編號(hào)，憑證整理保管更為煩瑣。會(huì)計(jì)軟件提供記賬憑證類型設(shè)置功能更多的是為了適應(yīng)會(huì)計(jì)人員手工記賬時(shí)的習(xí)慣。所以，電算化后，記賬憑證類型只設(shè)一種通用格式，即“記”字類賬憑證。

3.充分利用軟件自動(dòng)生成憑證功能，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、工作高效

在電算化會(huì)計(jì)條件下，利用軟件自動(dòng)生成憑證功能，可以生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證，且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、高效。如固定資產(chǎn)折舊的計(jì)提可以通過固定資產(chǎn)模塊完成；工資的分配與發(fā)放，福利費(fèi)及工會(huì)經(jīng)費(fèi)的計(jì)提、應(yīng)交社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的提取、代扣應(yīng)交個(gè)人所得稅等業(yè)務(wù)，均可以在工資模塊完成。

對(duì)于沒有單獨(dú)模塊但有固定對(duì)應(yīng)關(guān)系的記賬憑證，如果其數(shù)據(jù)來源于已輸入系統(tǒng)的記賬憑證，也可以利用自動(dòng)生成憑證功能。如每月均需結(jié)轉(zhuǎn)的損益類科目，在月末所有收入、成本費(fèi)用憑證輸入、登記入賬后，匯總結(jié)轉(zhuǎn)至類似本年利潤(rùn)一類的科目時(shí)，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證能自動(dòng)匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動(dòng)生成一張轉(zhuǎn)賬憑證。在使用該功能前須進(jìn)行必要的參數(shù)設(shè)置，包括轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目，以及匯總數(shù)據(jù)的性質(zhì)(余額、發(fā)生額)，在此應(yīng)注意，轉(zhuǎn)出科目可設(shè)置多個(gè)，但轉(zhuǎn)入科目只能設(shè)一個(gè)。

4.充分發(fā)揮會(huì)計(jì)軟件的輔助核算功能，減少會(huì)計(jì)明細(xì)科目設(shè)置數(shù)量

會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)之一，體現(xiàn)在完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，還提供以下輔助核算功能可供選擇：如部門輔助核算、個(gè)人往來輔助核算、供應(yīng)商往來輔助核算等。

在設(shè)置輔助核算時(shí)，還應(yīng)考慮輔助核算多對(duì)一的關(guān)系，即一類輔助核算能滿足兩個(gè)或兩個(gè)以上科目的需要，以減少會(huì)計(jì)明細(xì)科目設(shè)置數(shù)量。如輔助核算—職員，既能往來賬的核算需要，又能滿足工資模塊核算的需要。同時(shí)需注意，避免在輔助核算下再分類，如在其他應(yīng)付款輔助核算下，設(shè)置二級(jí)分類單位和個(gè)人。此種設(shè)置不能形成會(huì)計(jì)科目與輔助核算一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，在賬務(wù)處理時(shí)，容易出錯(cuò)，且不易被發(fā)現(xiàn)。

5.關(guān)鍵性名稱、代碼的前后輸入要完全一致。

電腦與人腦的區(qū)別在于：電腦是根據(jù)規(guī)定的概念進(jìn)行邏輯分析判斷，而人腦在對(duì)事物進(jìn)行判斷時(shí)，既要考慮既定的概念，又注意一些隨意性的東西。其次，在錄入基礎(chǔ)資料中有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的，還應(yīng)注意輸入狀態(tài)全角和半角的區(qū)別，防止出現(xiàn)上述重復(fù)錄入的問題。所以同一內(nèi)容的東西在前后輸入時(shí)要絕對(duì)一致，不能有絲毫差別。這樣才能真正發(fā)揮電算化輸出結(jié)果的快捷、準(zhǔn)確性。

6.建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度

企業(yè)建立了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)后，其會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，企業(yè)手工會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制制度已不相適應(yīng)，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。比如，編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查，總賬明細(xì)賬進(jìn)行平行登記、賬賬核對(duì)、賬證核對(duì)等，在會(huì)計(jì)電算化中由于核算程序的變化，這些控制已失去了其真正的意義。其次，手工會(huì)計(jì)中的一些平衡檢查在電算化會(huì)計(jì)中被移入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部，通過計(jì)算機(jī)程序體現(xiàn)出來。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件用戶管理權(quán)限功能，按照不相容職務(wù)分離分設(shè)的原則，設(shè)置系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)管理員、檔案管理人員、復(fù)核人員、核算人員、出納、財(cái)務(wù)主管等崗位，使每個(gè)崗位既互相牽制，又層層負(fù)責(zé)。根據(jù)每個(gè)人的崗位職責(zé)、內(nèi)容賦予相應(yīng)的權(quán)限，形成各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制約的工作機(jī)制，以滿足電算化條件下企業(yè)內(nèi)部控制的要求。

以上是筆者在會(huì)計(jì)電算化軟件應(yīng)用中的一些認(rèn)識(shí)，當(dāng)然，在應(yīng)用過程中還有許多應(yīng)注意的問題，如:操作人員的口令保密問題；對(duì)軟硬件進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)的問題；定期備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的問題等等，都需要我們?cè)诮窈蟮膶?shí)際工作中加以注意、進(jìn)行總結(jié)和完善。