論企業(yè)在OA及ERP信息化環(huán)境下的內部控制

高英明

一、國內企業(yè)實施信息化內部控制的背景

為了促進企業(yè)有效實施內部控制，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，減少人為因素，許多企業(yè)利用信息系統(tǒng)實施內部控制，即利用計算機和通信技術，對內部控制進行集成，轉化和提升所形成的信息化管理平臺。企業(yè)信息化促使企業(yè)的組織形式、管理體制、控制要點等發(fā)生重大變化，企業(yè)信息化實施給企業(yè)的內部控制也提出了新的挑戰(zhàn)。其中OA（辦公自動化）和ERP管理系統(tǒng)的有效結合，進一步促進了企業(yè)信息化背景下內部控制理論與實踐的發(fā)展。

二、OA（辦公自動化）系統(tǒng)在內部控制中的作用

在信息化日益普及的背景下，對于規(guī)模較大的企業(yè)，尤其是擁有多個跨區(qū)域、跨國度的分子公司的企業(yè)需要一套高效的、科學的信息系統(tǒng)加以輔助管理，內控管理才能切實發(fā)揮“事前、事中和事后”的監(jiān)督作用，才能切實規(guī)范企業(yè)日常經(jīng)營管理活動，降低企業(yè)經(jīng)營風險。

目前OA（辦公自動化）系統(tǒng)正在被眾多企業(yè)所采用，并逐步推廣至其分子公司，形成一種統(tǒng)一的信息化環(huán)境，便于統(tǒng)一規(guī)范經(jīng)營管理的審批流程，監(jiān)督關鍵業(yè)務的審批過程，促進內控管理的有效實施。協(xié)同OA幫助企業(yè)搭建統(tǒng)一、融合、個性化的辦公信息門戶，實現(xiàn)管控型的流程管理、活水化的知識管理以及跨組織跨地域的事項協(xié)作溝通；以及構建集公文管理、會議管理、檔案管理、人事管理、客戶信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)于一體的綜合辦公平臺?？偨Y一下，主要在以下幾個方面對內部控制起到了積極作用：

1.OA平臺的電子流程，規(guī)范了審批流程，增加了內控管理的透明度

在很多公司發(fā)展的初期，內控審批一般只能采用紙質文件，以手工傳遞的方式逐級進行審批簽字，工作效率非常低下，如果遇到跨公司、跨地區(qū)的審批，審批過程較為繁瑣，造成通訊成本增加，另外如果審批字跡模糊，則容易降低審批的可靠性。但是在OA平臺中，可以通過電子流程技術實現(xiàn)業(yè)務審批，即為完成某一項業(yè)務，通過計算機流程定義和自動流轉，把一系列相關人員組織在一起、協(xié)同工作的流轉過程。通過系統(tǒng)的流程設置和權限控制設定相應的文檔存取控制權限，讓權限擁有者如公司領導、財務部門、業(yè)務部門領導，實時掌握內控審批過程的狀態(tài)，了解各控制點的審批時間和審批意見，增加了內控管理的透明度。公司的信息化部根據(jù)各部門的需求，可以在OA平臺上開發(fā)與行政、人力、財務、營銷以及供應鏈等相關的電子審批流程。當然，信息化部應嚴格按照公司的管理流程、主要控制點和權限指引要求，開發(fā)和定制相應的流程。采用電子流程審批，極大地提高了內控制度的執(zhí)行率，有效地把內控制度固化在OA平臺上，促進內控制度的貫徹和實施。

2.OA平臺設置的訪問權限，提高了內控管理的安全性和審批責任

在傳統(tǒng)的紙質審批中，容易出現(xiàn)審批代簽現(xiàn)象。但是在OA平臺中，用戶必須持有正確的賬號和密碼，才能在內控審批模塊中，根據(jù)權限指引，完成相應的審批工作。不同流程、不同控制點的人員只能看到或者修改與自己本身相關的內容，在內控審批模塊中所有控制點的操作動作都被清晰記錄，便于事后跟蹤分析。

3.利用集中式系統(tǒng)架構，實現(xiàn)穿透式的內控管理

對于分子公司眾多的企業(yè)，要實現(xiàn)整個公司集中式管理，必須推行統(tǒng)一的信息化平臺。OA平臺可以利用系統(tǒng)集中管理的組織庫和流程定義庫，打通各分子公司在地域分布和組織機構上的物理界限，實現(xiàn)不同層次的單位之間信息的流轉和協(xié)同審批，從而滿足內控管理的流程穿透、不相容崗位分離和權限控制。

三、ERP管理系統(tǒng)在內部控制中的作用

ERP（EnterpriseResourcePlanning）即企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP在我國的應用已有多年的歷史，先期應用主要立足于傳統(tǒng)機械制造企業(yè)內的引進。

近期隨著國家信息化帶動工業(yè)化戰(zhàn)略的確立、國內軟件企業(yè)的推動、國際競爭的加劇，在我國掀起了應用ERP的高潮。ERP體現(xiàn)的是一種面向企業(yè)供應鏈的管理思想，因此可對供應鏈上的所有環(huán)節(jié)進行有效的管理。它為企業(yè)管理提供了更豐富的功能和工具，可以實現(xiàn)全球范圍內的多工廠、多地點的跨國經(jīng)營運作。

一個企業(yè)建立ERP系統(tǒng)不是一蹴而就的，其中的內部控制系統(tǒng)也必然要隨著ERP系統(tǒng)本身的使用不斷修改而趨于完善。企業(yè)的發(fā)展階段、管理狀況以及外部環(huán)境的變化都是決定企業(yè)內控體系建立和有效運行的前提，在企業(yè)ERP系統(tǒng)的整個生命周期中，會由于各種原因導致需求發(fā)生變化，相應地必須進行系統(tǒng)功能的修改和擴充，而依附于ERP之上的內部控制系統(tǒng)也必須隨著ERP系統(tǒng)的使用與修改不斷進行變動完善。ERP系統(tǒng)中的內部控制系統(tǒng)的成熟完善是一個漸進的過程。總結一下，ERP對于內部控制的作用主要有以下幾點：

1.ERP系統(tǒng)的實施增強了會計信息的可靠性

ERP系統(tǒng)與手工賬務或普通賬務處理軟件相比，具有不可比擬的優(yōu)勢。首先，ERP系統(tǒng)使公司的經(jīng)營、管理工作成為一個前后依存環(huán)環(huán)相扣的程序流。其次，財務、業(yè)務一體化的模式，財務數(shù)據(jù)直接來源于業(yè)務前端的原始資料，減少了數(shù)據(jù)轉換過程中可能的錯誤和疏漏，既促進了信息的準確及時，也實現(xiàn)了財務口徑和業(yè)務口徑的對接與一致，便于財務等管理部門與業(yè)務部門的高效溝通與協(xié)作。再次，信息及時性問題有了更好解決的基礎。ERP系統(tǒng)使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，數(shù)據(jù)來源單一為各項財務信息的準確性和一致性提供了基礎。

2.ERP系統(tǒng)的實施促進了資產(chǎn)的安全和完整

ERP系統(tǒng)的實施為保證資產(chǎn)的安全和完整提供了先進的技術手段，具有一定的促進作用。

首先，ERP系統(tǒng)的高效率有助于提供準確及時的會計信息及其他財產(chǎn)記錄信息，而這些信息是加強資產(chǎn)的管理的重要基礎。

其次，信息的共享和及時為保證資產(chǎn)安全、提高資產(chǎn)使用效率提供了很好平臺。存貨的入庫、出庫情況為管理層及時掌控，并根據(jù)貨物情況安排資金，有利于保證貨物安全和資金安全。存貨的價格、質量等信息的實時共享，為加強資產(chǎn)管理、提高資產(chǎn)使用效率提供基礎；存貨、固定資產(chǎn)等信息的共享，實物部門和財務等管理部門信息的一體化，實現(xiàn)了資產(chǎn)的實時監(jiān)控。

3.ERP系統(tǒng)的實施促進了業(yè)務活動的有效運行

ERP系統(tǒng)的實施過程，常常伴隨著業(yè)務、管理流程的梳理、規(guī)范與不斷優(yōu)化。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了從采購付款、生產(chǎn)運營、到銷售收款全過程的資金流、貨物流和單據(jù)流的業(yè)務集成，實現(xiàn)了跨職部門業(yè)務處理。因為具有這些特征，ERP系統(tǒng)的規(guī)范、高效比原始手工系統(tǒng)更好的保證了公司運營的有效運行。

首先，ERP系統(tǒng)有利于科學、嚴密的制度的貫徹執(zhí)行；在系統(tǒng)參數(shù)輸入等方面，可以將制度的要求固化在流程中，從而促進制度、規(guī)定的堅決落實。

其次，ERP系統(tǒng)便于實時的監(jiān)控管理。因為ERP實現(xiàn)了物流、資金流、信息流的集成與共享，有利于相關人員對業(yè)務的訂購、裝運、到貨情況、對資金的收付存情況、以及相關的價格、成本進行及時的跟蹤和監(jiān)控，及時敏銳的進行經(jīng)營管理決策。

再次，有利于建立閉合循環(huán)的業(yè)務流程。閉合業(yè)務循環(huán)能實現(xiàn)對業(yè)務全程跟蹤，有利于保證業(yè)務效果，做到有始有終。

第四，ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了信息流的一體化，有助于實現(xiàn)各部門之間的相互匹配、相互監(jiān)督和相互制約。

第五，ERP系統(tǒng)對信息的集成，以及在共享基礎上實現(xiàn)的具體信息、原始信息檢索，對管理層的決策具有強大的支持作用。

四、OA（辦公自動化）與ERP管理系統(tǒng)的有效結合在內部控制中的作用

如果說企業(yè)的信息涵蓋業(yè)務層、運營層和決策層的話，那么ERP屬于業(yè)務系統(tǒng)，OA屬于運營系統(tǒng)，兩者均涉及到企業(yè)管理的核心要素，是企業(yè)完整IT系統(tǒng)不可或缺的重要組成部分。如果說ERP是企業(yè)管理中的“武將”，那么協(xié)同OA就是企業(yè)管理中的“文將”，毋庸置疑，兩者的互補性已經(jīng)在眾多企業(yè)的實踐中得到了有力的論證。

不管是OA產(chǎn)品還是ERP產(chǎn)品，都是企業(yè)可利用的一個信息資源，是以解決企業(yè)各種應用為目標的。因此，如果企業(yè)從信息資源的整合利用要求出發(fā)，可以結合OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)各自的特點和優(yōu)勢，在內部控制中發(fā)揮有效作用。

第一、利用工作流特點可以彌補業(yè)務系統(tǒng)在業(yè)務流轉方面的缺陷。ERP產(chǎn)品在工作流方面實現(xiàn)的是一種“業(yè)務邏輯流”而非企業(yè)行政上的審批工作流。而ERP產(chǎn)品得以在企業(yè)中合理運用，也始終擺脫不了企業(yè)在這種層級審批結構上的要求和束縛，因此在這種客觀條件下，OA系統(tǒng)正好是彌補ERP系統(tǒng)在這方面上的“缺陷”，可以靈活定制出符合企業(yè)特色的審批結構體系。

第二、OA系統(tǒng)成為大量原始業(yè)務數(shù)據(jù)的可靠來源?；谄髽I(yè)對OA系統(tǒng)流轉技術的應用，勢必造成大量的業(yè)務數(shù)據(jù)在OA系統(tǒng)中的產(chǎn)生。OA系統(tǒng)可以為各種業(yè)務系統(tǒng)（包括ERP系統(tǒng)）提供一個可靠數(shù)據(jù)來源。

第三、OA系統(tǒng)作為審批系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)作為執(zhí)行系統(tǒng)，向0A系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)源，并且執(zhí)行OA返回的結果，兩者相互補充，取長補短，更好的成為提高企業(yè)管理的工具。在國家《電子簽名法》實施后，通過OA系統(tǒng)中加入電子印章功能，與ERP系統(tǒng)結合，可以直接打印具有法律效應的合同文本，更大程度地提高合同流轉效率，最終提高企業(yè)的整體經(jīng)濟效益。

五、建立和完善管理信息系統(tǒng)內部控制的方法

企業(yè)在實施系統(tǒng)信息化管理后，如OA和ERP的實施，信息系統(tǒng)的正常、安全、有效運行的關鍵是操作使用。如果企業(yè)管理制度不健全或實施不力、系統(tǒng)存在缺陷、管理人員水平素質低下都會給各種非法舞弊行為以可乘之機。因此，需要建立和完善管理信息系統(tǒng)內部控制的方法。

1.完善企業(yè)內部控制制度

首先應制定崗位責任制度。不相容崗位應實現(xiàn)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。其次應嚴格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng)，制訂一套完整而嚴格的操作規(guī)定來控制操作程式。操作規(guī)程應明確職責、操作程式和注意事項，并形成一套信息化控制系統(tǒng)文件。最后應建立健全檔案管理制度，保證資料保存的完整性和連續(xù)性。

2.建立信息系統(tǒng)評價機制，不斷優(yōu)化系統(tǒng)

在實際工作中，由于各種原因，在評價內部控制時，往往注重對業(yè)務處理控制的了解、測試和評價，忽視了對信息系統(tǒng)控制是否有效執(zhí)行、是否健全的審查，從而導致由于信息系統(tǒng)控制的漏洞而有意無意地改變了信息系統(tǒng)中有關數(shù)據(jù)，這樣就無法保障后續(xù)會計處理的會計信息的質量。企業(yè)不僅要建立信息系統(tǒng)控制，還必須對所建立的各項控制進行測試和評價，特別是要對會計信息系統(tǒng)控制是否健全、有效做出評價，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。針對識別出的控制薄弱環(huán)節(jié)，進行深入研究與分析，提出完善會計信息系統(tǒng)控制的建議，優(yōu)化信息系統(tǒng)。

3.培訓管理人員，提高管理人員的業(yè)務操作水平

任何信息系統(tǒng)的實施都需要人的參與，尤其是管理人員的業(yè)務操作水平對于信息系統(tǒng)的執(zhí)行有著更為重要的影響。因此，企業(yè)必須根據(jù)企業(yè)管理信息化程度的不同，加強對員工的專業(yè)培訓，以適應信息化管理崗位的新要求，形成良好的人力資源結構。

4.提升用戶賬戶安全控制及數(shù)據(jù)洞察能力

由于實施無紙化的電子流的審批，業(yè)務審批處理人員僅能接觸到電子形式的數(shù)據(jù)信息，而對于數(shù)據(jù)背后的業(yè)務原始信息沒有有效直接接觸，而且由于相關人員操作一般都是通過用戶名、密碼登陸之后操作，也就是OA、ERP系統(tǒng)就是默認為相關人員在操作，這就存在用戶名、密碼丟失而導致惡意的審批等相關風險。這就需要信息部系統(tǒng)需要建立完善相關的用戶安全認證機制，確保相關的業(yè)務人員的賬號的安全保密。其次，業(yè)務人員在處理的時候，要關注信息數(shù)據(jù)背后的業(yè)務實質，避免陷入為了流程而走流程的怪圈。

六、結束語

綜上所述，OA（辦公自動化）和ERP系統(tǒng)的實施都對企業(yè)內部控制產(chǎn)生了積極作用。只要企業(yè)不斷努力，OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的有效結合在嚴格執(zhí)行內控制度、提升企業(yè)運營管理效率方面還可以發(fā)揮更大的作用。同時，企業(yè)也應完善信息化環(huán)境下的內部控制制度，以增強企業(yè)的競爭能力和生存能力，保證企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。