關(guān)于會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制采取的對(duì)策與措施

瞿金海

通過(guò)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐表明，計(jì)算機(jī)本身處理出錯(cuò)的可能性很小，但人為造成出錯(cuò)，甚至舞弊的現(xiàn)象難以避免，而且一旦出錯(cuò)、甚至發(fā)生舞弊，則損失巨大，因此，非常有必要采取相應(yīng)的對(duì)策與措施。

一、明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制

職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離，用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過(guò)設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來(lái)保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的可能性。

二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算控制

會(huì)計(jì)核算結(jié)果是會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、決策和分析的基礎(chǔ)，會(huì)計(jì)核算控制是防范和化解會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié)，必須引起高度重視。從核算環(huán)節(jié)把關(guān)，必須保證業(yè)務(wù)處理合法、有效，賬務(wù)處理的正確性、規(guī)范性，做到數(shù)據(jù)真實(shí)、完整和安全。會(huì)計(jì)核算控制內(nèi)容包括：原始憑證經(jīng)過(guò)審查，在錄入處理前一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理必須經(jīng)過(guò)相應(yīng)的權(quán)級(jí)審批，簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、完整地填制與錄入。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解決憑證單據(jù)的處理等都必須嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度，充分保證計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理不錯(cuò)不亂。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出必須進(jìn)行嚴(yán)格審核并簽章，無(wú)論是靜態(tài)審核，還是動(dòng)態(tài)審核，都要仔細(xì)核對(duì)輸出的賬務(wù)憑證與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。

三、加強(qiáng)操作程序的控制

會(huì)計(jì)電算化除了對(duì)軟件操作方面需作一定的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)以外，還要制訂并嚴(yán)格執(zhí)行操作管理制度，培訓(xùn)提高從業(yè)人員的計(jì)算操作水平及營(yíng)造提高職業(yè)道德修養(yǎng)的氛圍也是重要的問題，有效的保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全運(yùn)行，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性、完整性。

操作管理制度一般包括：（1）操作人員的工作職責(zé)和權(quán)限。（2）預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施。（3）預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對(duì)而登入系統(tǒng)賬簿的措施。（4）建立必要的上機(jī)操作記錄制度。此外，在會(huì)計(jì)軟件中還應(yīng)設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。

四、加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制

加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制是為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全運(yùn)行，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患。主要控制措施包括：明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作內(nèi)容和權(quán)限，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件，防止會(huì)計(jì)人員越權(quán)使用軟件；操作人員身份的密碼控制；操作人員離開計(jì)算機(jī)時(shí)，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令退出會(huì)計(jì)軟件。財(cái)務(wù)軟件應(yīng)開發(fā)出相應(yīng)自鎖定功能，在一定的時(shí)間內(nèi)若不做任何財(cái)務(wù)操作指令，則系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)會(huì)自鎖定，設(shè)置接觸與操作的日志控制，各單位應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，設(shè)專人保存上機(jī)操作記錄進(jìn)行“日志管理”；數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理相隔離，嚴(yán)格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行定期的預(yù)防性檢查；工作環(huán)境保護(hù)則是為了盡量減少外界因素所致的計(jì)算機(jī)故障，以保障機(jī)器正常運(yùn)行。

五、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案控制

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和紙質(zhì)形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料，會(huì)計(jì)檔案管理工作就顯得更為復(fù)雜些，應(yīng)建立相配套的制度作保障。

會(huì)計(jì)檔案管理制度應(yīng)包括：（1）實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)打印的紙質(zhì)形式保存，保存的有關(guān)規(guī)定按《會(huì)議檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（2）全套會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)文檔視同會(huì)計(jì)文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。（3）妥善保管存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。（4）科學(xué)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的有關(guān)權(quán)限。如規(guī)定查詢以前年度的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)等。（5）保證會(huì)計(jì)檔案安全與完整的措施。

六、加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)控制

內(nèi)部審計(jì)既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。在會(huì)計(jì)電算化中，由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài)，因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾方面：（1）對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，檢查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字是否符合公司內(nèi)控制度、憑證附件是否規(guī)范完整；（2）審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊(cè)內(nèi)容，做到賬表相符，對(duì)不妥或錯(cuò)誤的賬表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整；（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；（4）對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。