檔案館知識管理中隱性知識流動與轉化研究*

謝翠香 許 萍

（西北師范大學檔案館；西北師范大學圖書館，甘肅蘭州，730070）

檔案館知識管理中隱性知識流動與轉化研究*

謝翠香 許 萍

（西北師范大學檔案館；西北師范大學圖書館，甘肅蘭州，730070）

文章論述了檔案館隱性知識的內容，較全面地分析了檔案館內部不同層次知識主體相互之間、檔案館內部與檔案館外部之間隱性知識流動與轉化的方式和障礙因素，并提出了促進檔案館隱性知識流動與轉化的主要措施。

檔案館 隱性知識 流動 轉化

“知識管理”是一種以知識為基礎的全新管理思想，源于知識經濟發(fā)展中的企業(yè)管理。近幾年,由于檔案管理機構在社會信息知識服務中的特殊功能和地位，知識管理理論與方法的研究從企業(yè)界拓展到檔案管理領域。檔案館的知識管理除了要關注從檔案資源中挖掘知識外，更重要的是要關注從人的身上獲取和挖掘知識，并促進知識在組織內的交流與共享，以達到知識服務與知識創(chuàng)新的目的?？梢哉f，隱性知識的流動與轉化是檔案館知識管理的關鍵。因此，深入探討檔案館隱性知識的流動與轉化不僅具有重要的理論意義，而且具有現實的指導意義。

1.隱性知識的內涵及檔案館隱性知識的內容

1.1 隱性知識的內涵

英國物理化學家和思想家波蘭尼（M.Po1anyi）在他1966年出版的《隱性知識》一書中指出:“在一個人所知道的、所意識到的東西與他所表達的東西之間存在隱含的未編碼的知識，這就是隱性知識?！盵1]波蘭尼是從知識科學的角度來研究隱性知識的。日本學者野中郁次郎（I.Nonaka）認為:“隱性知識是高度個人化的知識，有其自身的特殊含義，因此很難規(guī)范化也不易傳遞給他人?！盵2]他還認為隱性知識隱含在經驗中，因而在一定程度上具有獨占性和排他性，難以與他人交流與共享。王德祿在《知識管理的IT實現》一書中認為，隱性知識是未被編碼化的知識，主要存在于人的頭腦之中，不易被認識到、不易被傳播，大多數隱性知識是“可以意會，不可言傳”，它的基本屬性表現為：回答know-how（知道怎樣做）和know-who（知道是誰）的知識類別[3]。

1.2 檔案館隱性知識的內容

根據檔案館隱性知識所依附和表現的主體，可分為個人隱性知識和集體隱性知識兩大類。檔案館個人隱性知識主要體現在館員工作和服務過程中的經驗、能力、服務態(tài)度、服務質量及其對人生事業(yè)的價值觀念和立場，館員個人的理想愿望、學歷、知識結構、思維模式、興趣特長、生活閱歷、人際關系，以及在工作中發(fā)現問題解決問題的能力、學習新知識接受新事物的能力等。而館員們在工作中處理問題所得的經驗教訓，長期以來約定俗成的工作方式方法，館員之間和與檔案利用者之間知識溝通和交流的機制，檔案館對內外環(huán)境和事件的應對能力和協調能力，檔案館對外服務的整體水平和信譽，檔案館內部的親和力與凝聚力以及體現在全體館員思想和行動中的共同的工作理念，道德信仰和精神風貌等，都是檔案館集體的隱性知識。

個人隱性知識是構成集體隱性知識的基礎，館員平時的工作和學習是不斷積累個人隱性知識的過程，而檔案館全體館員長期以來通過相互交流和相互協作所形成的共識和默契往往影響著組織的各個方面，成為集體隱性知識增長的基礎[4]。

2.檔案館隱性知識的流動與轉化分析

隱性知識的流動與轉化是檔案館知識管理的關鍵。這種流動包括隱性知識在檔案館內各知識主體之間的單向流動、相互流動和檔案館與其他檔案館的單向流動、相互流動等各種情況。在流動基礎上，各種知識要素經過相互作用和有效整合，才能實現各種轉化[5]。以下從不同層面分析檔案館隱性知識流動與轉化的各種可能途徑和方式，以全面把握檔案館隱性知識流動與轉化的復雜關系和規(guī)律。

2.1 檔案館內部各知識主體之間隱性知識的流動與轉化分析

（1）館員個體之間隱性知識的流動與轉化。館員個體之間隱性知識的流動與轉化是檔案館知識形成的最終基礎，也是檔案館知識創(chuàng)新的源頭。檔案館館員個體之間隱性知識的流動與轉化主要有兩種方式：①從隱性知識到隱性知識。館員個體在長期的工作中，通過觀察、實踐、模仿等方式逐漸體會到其它個體難以顯性化的經驗、技能、訣竅、工作慣例等隱性知識，使之成為自己的隱性知識。②從隱性知識到顯性知識。對館員個體中可以顯性化的隱性知識進行挖掘、整理，使之成為顯性知識，在館員個體之間進行交流和轉化。如對師傅某些可顯性化的經驗、訣竅等隱性知識，可以由徒弟記錄、整理和總結出來，然后轉化為徒弟的顯性知識。

（2）館員個體與部門群體之間隱性知識的流動與轉化。館員個體與部門群體之間隱性知識的流動與轉化一般是雙向進行的。①館員個體隱性知識向群體隱性知識的流動與轉化。對可以顯性化的個體隱性知識進行總結和整理，通過外部化模式高效交流，轉化為群體顯性知識。對難以顯性化的個體隱性知識可通過社會化方式交流與轉化為群體隱性知識。如館員個體可以通過當眾演示、指導群體工作等方式把自己的技能、技巧和管理經驗等逐漸地傳遞給相關群體，使之轉化為該群體的隱性知識。②群體隱性知識向館員個體隱性知識的流動與轉化。對某些可顯性化的群體隱性知識盡量總結并編碼化，形成員工的工作慣例和準則等，轉化為個體顯性知識。對難以顯性化的群體隱性知識，如群體所掌握的隱性技能、群體成員的協作能力等，可通過群體對員工個體的影響和員工自己的感悟，以社會化方式流動并轉化為個體隱性知識。

（3）部門群體之間隱性知識的流動與轉化。部門群體之間隱性知識流動與轉化主要有以下兩種方式。①從隱性知識到顯性知識。即群體把自己可以顯性化的那部分隱性知識，加以整理、概括總結編制成操作規(guī)范、管理制度和業(yè)務指南等文件形式，然后在群體之間交流與共享，轉化為另一群體的顯性知識。②從隱性知識到隱性知識。對難以顯性化的群體隱性知識，一般通過各群體之間的合作和協作，形成一種伙伴關系影響對方。這樣，一個群體的經驗、訣竅、默契等隱性知識能被另一群體學習，而某一群體的心智模式、價值體系、組織文化也可以影響另一群體。各群體之間可以通過觀察、切磋、模仿和不斷實踐等逐漸領悟和掌握對方的隱性知識，進而轉化成為自己的群體隱性知識。

2.2 檔案館內部與檔案館外部之間隱性知識的流動與轉化分析

（1）顯性知識轉化為檔案館內部各知識主體的隱性知識。檔案館內部各層次知識主體通過社會化和外部化方式可獲得大量的隱性知識，并把一部分隱性知識轉變?yōu)轱@性知識。再經過綜合化過程可促進個人知識組織化、零散知識系統化，實現知識的綜合集成并產生新的知識。經過綜合化后獲得的各種顯性知識，可通過檔案館各層次知識主體的不斷地學習、體會和積累，再內化轉變?yōu)楦鞣N隱性知識。例如：館員個體學習他人的顯性知識，并體會成為自己的隱性知識；檔案館的業(yè)務規(guī)范、工作規(guī)則等經過深入學習、體會和實踐后可轉變?yōu)轲^員的技巧和訣竅等。通過內化過程，可不斷地推動知識創(chuàng)新，提高檔案館知識服務質量。

（2）各檔案館之間隱性知識的流動與轉化。對各館可以顯性化的隱性知識可以經過挖掘、整理和概括總結，形成業(yè)務規(guī)范、工作規(guī)則和管理制度，在各館間進行交流，轉化為其它館的顯性知識。對各館難以顯性化的隱性知識，可以通過參觀考察等形式，使兄弟館的工作經驗和訣竅以及默契和協作能力被自己館領悟和學習，從而轉化成自己館的隱性知識。

檔案館隱性知識流動與轉化模型

綜合上述分析，可以將檔案館隱性知識的流動與轉化過程歸結為以下模型（見圖）：

3.檔案館隱性知識流動與轉化的主要障礙因素

隱性知識存在于隱性知識所有者的潛在素質中，由于受到自身內隱特性、人的價值觀念、組織體制、激勵機制、技術手段和環(huán)境場所等眾多因素的影響，檔案館隱性知識流動與轉化存在著多方面的障礙。具體分析如下：

3.1 隱性知識表達困難、不易交流。隱性知識難以言明、也很難用文字來精確表述，在書籍和論文中找不到，主要來自于所有者的實際經驗，來自于交流和創(chuàng)意的過程，往往表達困難，這妨礙了檔案館隱性知識的流動與轉化。

3.2 隱性知識的所有者在知識共享的過程中存在心理障礙。這種心理障礙主要包括壟斷心理、競爭心理和自我封閉心理。館員一般認為，自己所特有的知識和經驗是自己在檔案館存在的價值所在，把它們傳授給別人，自己的存在價值就會減少或消失。這種知識利己主義，使得知識難以實現共享。還有館員在工作中對別人表現出冷漠和排斥，隔斷與他人的交往，這是一種過分強調自我克制的自我封閉心理狀態(tài)。自我封閉心理會阻礙館員與他人分享自己的知識，同時也失去了向他人學習的機會。

3.3 缺少有效的激勵機制。館員自己所擁有的隱性知識是通過不斷的學習、總結而獲得的特有的能力，它來之不易，因此涉及到是否愿意交流。而目前隱性知識共享的重要性往往沒有被檔案館領導充分認識。即使有所認識，也還沒有讓檔案館出臺相應的評估和獎勵制度，對貢獻知識的館員給以有效的激勵。如果沒有一定的鼓勵或獎勵措施，館員就不愿全力投入知識共享中去。

3.4 知識傳遞方式的障礙。知識共享的順利進行需要知識在不同主體之間高效有序地傳遞。檔案館知識管理剛剛起步，大多數檔案館尚未建立以計算機等現代信息技術手段為基礎的知識管理系統（KMS），缺少知識交流與共享的開放交互式技術平臺。這在一定程度上限制了隱性知識流動與轉化的范圍和效率。

4.促進檔案館隱性知識流動與轉化的對策

通過對檔案館隱性知識流動與轉化的方式和途徑以及障礙因素的分析，筆者認為為有效促進檔案館隱性知識流動與轉化，我們應采取以下對策：

4.1 建立有效的激勵機制，提高隱性知識共享的自主性。

隱性知識的形成是個人的經驗、對事物的感悟和深層次的理解等方面的長期積累和創(chuàng)造，是投入了巨大成本的。在知識共享的問題上，館員往往會進行壟斷收益和共享收益的比較，從中選擇獲益較大者。因此，檔案館應當從物質和精神兩個方面采取平衡高效的組合激勵措施來調動館員的積極性，鼓勵隱性知識的流動、轉化、共享和創(chuàng)新。

4.2 建立互信與共享的組織文化，創(chuàng)造隱性知識交流共享的機會

人不但是隱性知識的載體，而且是隱性知識創(chuàng)造者和傳播者，隱性知識轉換的每一階段、每一個環(huán)節(jié)都離不開人的參與。檔案館應當樹立“以人為本”的理念，建立一種相互平等、信任、尊重、團結、和諧的組織文化，激勵館員的主動精神，培養(yǎng)館員在競爭中合作和兼容的精神，形成有利于館員進行知識共享的文化氛圍。

4.3 建立隱性知識溝通渠道，提供有效的隱性知識交流途徑

有了隱性知識交流的動機，提供了隱性知識交流的機會，還需要隱性知識交流有效的途徑。檔案館應充分應用現代信息和網絡技術，構建自己的知識網絡和交流平臺，使館員可以獲得對業(yè)務工作有價值的信息，并及時提供自己的感想和經驗體會，與其他館員交流。此外，還可建立各種學習小組、研究小組、興趣小組等，定期或不定期召開館員交流會，鼓勵館員的知識創(chuàng)新和共享，倡導部門間的合作。

*本文為甘肅省教育廳項目《基于知識管理的數字檔案館建設研究》（項目編號1001B-12）研究成果之一。

注釋

[1]M.Po1anyi,The TacitDimension[M].London:Rout1ege&Kegan Pau1,1966.13-51。

[2]野中郁次郎.知識創(chuàng)造新型企業(yè)[A].見:《哈佛商業(yè)評論》精粹譯叢知識管理[C].北京:中國人民大學出版社.2004:21-41。

[3]王德祿.知識管理的IT實現—樸素的知識管理[M].北京:電子工業(yè)出版社.2004。

[4]張慶普，李志超.企業(yè)隱性知識流動與轉化研究[J].中國軟科學，2003(1)：88-92。

[5]屠航.圖書館知識管理中隱性知識的流動轉化與管理框架研究[J].情報理論與實踐，2005（1）：27-29。

Research on the Flow and Conversion of TacitKnow ledge in Archives Know ledge Management

Xie CuiXiang,Xu Ping
(NorthwestNorma1UniversityArchives;NorthwestNorma1University Library,LanZhou,Gansu,730070)

Thisartic1e discusses the contentof tacitknow1edge in archivesand ana1yzes themanners and obstac1esof tacit know1edge f1owing and converting among different1eve1s in archives interna11y andexterna11y.And ita1so putsforward themainmeasurestopromote f1owingand convertingofarchives tacitknow1edge.

Archives;TacitKnow1edge;F1ow;Conversion

G273

謝翠香，女，1978年生，計算機應用技術專業(yè)碩士，西北師范大學檔案館館員，研究方向：數字檔案館建設，數據挖掘。許萍，女，1964年生，西北師范大學圖書館副館長，研究館員。