學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)管理中的控制

周頻

控制是管理的一項(xiàng)重要職能，是各級(jí)管理人員的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。在一定意義上說，有效的管理即有效的控制?？刂频幕救蝿?wù)是對(duì)某項(xiàng)特定的管理業(yè)務(wù)進(jìn)行計(jì)量和糾正，確保管理目標(biāo)以及為該目標(biāo)而擬定的計(jì)劃得以實(shí)現(xiàn)。

一社團(tuán)活動(dòng)管理中控制的必要性、類型和要求

（一）社團(tuán)活動(dòng)管理中控制必要性

社團(tuán)活動(dòng)的計(jì)劃無論制定得如何周密，由于各種原因，在執(zhí)行過程中總會(huì)出現(xiàn)與計(jì)劃不符合的現(xiàn)象。一是環(huán)境變化：社團(tuán)活動(dòng)的主題要素、內(nèi)容要素、形式要素、時(shí)間要素以及其他資源要素處于不斷變化之中，這種變化必然要求我們?cè)谏鐖F(tuán)活動(dòng)管理中對(duì)原先制定的計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整；二是管理的權(quán)限分散：社團(tuán)活動(dòng)管理的權(quán)限都制度化或非制度化地分散在社團(tuán)各個(gè)管理部門和層次，分權(quán)程度越高，控制就越必要。社團(tuán)的各管理層必須定期或不定期進(jìn)行檢查，以保證授權(quán)不被濫用；三是工作能力的差異：即使社團(tuán)活動(dòng)處于靜態(tài)的環(huán)境中，計(jì)劃制定得非常完美，控制仍然有必要。因?yàn)樯鐖F(tuán)活動(dòng)的組織者的認(rèn)識(shí)水平和工作能力的差異，對(duì)計(jì)劃理解的偏差，都會(huì)導(dǎo)致活動(dòng)的結(jié)果在質(zhì)與量上與計(jì)劃要求不符。

（二）社團(tuán)活動(dòng)管理中控制過程的類型

程序控制：就是在社團(tuán)活動(dòng)的申報(bào)、審批、組織、實(shí)施、評(píng)估、總結(jié)各環(huán)節(jié)上，都給出規(guī)定的時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，社團(tuán)活動(dòng)都嚴(yán)格按照預(yù)先規(guī)定的程序進(jìn)行動(dòng)作。

跟蹤控制：在社團(tuán)活動(dòng)過程中要對(duì)各要素進(jìn)行跟蹤控制。社團(tuán)活動(dòng)的目的、主題、規(guī)模、時(shí)間等是先行量，場(chǎng)地、資金、設(shè)備等屬于跟隨量，控制標(biāo)準(zhǔn)就是活動(dòng)的預(yù)期目標(biāo)、效果和影響力。這是一種動(dòng)態(tài)的跟蹤控制，我們可以根據(jù)先行量的變化，隨時(shí)調(diào)整跟隨量。

自適應(yīng)控制:活動(dòng)管理者往往要根據(jù)過去組織類似活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，憑借自己的分析、判斷、預(yù)感、綜合等思維方式做出重大的調(diào)整，以適應(yīng)外部環(huán)境的新變化。

最佳控制:社團(tuán)活動(dòng)可以借鑒企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的做法，采用最佳控制原理進(jìn)行決策和管理。利于用最小的費(fèi)用來達(dá)到相同活動(dòng)規(guī)模；用最小成本來達(dá)到相同活動(dòng)效果；用最短時(shí)間、最少人員的來完成活動(dòng)組織等。

（三）社團(tuán)活動(dòng)管理中控制的要求

實(shí)時(shí)控制：及時(shí)糾偏最理想的方法就是在偏差未產(chǎn)生前就注意到其產(chǎn)生的可能性，而預(yù)先采取有效防范措施，防止偏差的產(chǎn)生。如果不可抗拒的因素導(dǎo)致偏差已經(jīng)發(fā)生，也要求社團(tuán)活動(dòng)管理人員能及時(shí)掌握，反映偏差產(chǎn)生及其后果的信息，采取措施，遏制不利影響的擴(kuò)大。我們可以為社團(tuán)活動(dòng)建立若干條定量的和定性的控制線，社團(tuán)活動(dòng)狀況一旦超出警戒線，預(yù)警系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出警報(bào)，提醒我們采取必要的措施防止偏差的產(chǎn)生和擴(kuò)大。

適度控制：社團(tuán)活動(dòng)管理中我們要做到防止過多的控制或控制不足的局面。判斷控制程度或者頻度是否恰當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)要隨活動(dòng)的性質(zhì)、管理層次以及組織者受訓(xùn)練程度等因素而變化。一般的文藝類活動(dòng)控制程度要小于政治類活動(dòng)；有組織經(jīng)驗(yàn)的控制程度要小于第一次組織；小型、易組織的活動(dòng)控制程度要小于大型、難組織的活動(dòng)；校內(nèi)活動(dòng)的控制程度要少于校外活動(dòng)；安全系數(shù)高的控制程度要小于風(fēng)險(xiǎn)較大的；校際活動(dòng)和跨校區(qū)控制程度要小于校內(nèi)活動(dòng)。同時(shí)，管理者要處理好全面控制和重點(diǎn)控制的關(guān)系，特別注意對(duì)影響活動(dòng)成功和成效的關(guān)鍵因素進(jìn)行重點(diǎn)控制。

彈性控制：社團(tuán)活動(dòng)管理中經(jīng)常會(huì)遇到某種突發(fā)的或者無力抗拒的變化，這些變化使得活動(dòng)計(jì)劃與現(xiàn)實(shí)條件嚴(yán)重背離。例如，參加活動(dòng)的人數(shù)爆滿導(dǎo)致場(chǎng)地不夠，或者人數(shù)極少導(dǎo)致場(chǎng)地過剩；新增開支項(xiàng)目導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)預(yù)算不足；學(xué)校其他重大活動(dòng)開展，與社團(tuán)活動(dòng)的檔期沖突，需要調(diào)整時(shí)間；重要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)突然有事，不能參加活動(dòng)，程序需要緊急調(diào)整；學(xué)校突然停電、音響損壞、室外活動(dòng)突然下雨等問題使得活動(dòng)無法進(jìn)行等，這種情況下應(yīng)實(shí)行彈性控制。彈性控制要求社團(tuán)活動(dòng)管理中制定彈性計(jì)劃和彈性衡量標(biāo)準(zhǔn)。

二運(yùn)用項(xiàng)目化管理理論實(shí)現(xiàn)對(duì)社團(tuán)活動(dòng)全程控制

（一）社團(tuán)活動(dòng)管理中引入項(xiàng)目化管理理論的可行性

社團(tuán)活動(dòng)是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織學(xué)生參與的協(xié)調(diào)活動(dòng)，也是為了完成某一特定的任務(wù)而組織學(xué)生參加的一次性努力。一次社團(tuán)活動(dòng)無論大小和特點(diǎn)如何，均包括一個(gè)項(xiàng)目的五個(gè)基本要素:(1)活動(dòng)具有特定的目的(活動(dòng)的效果和影響力);(2)活動(dòng)是一次性的(活動(dòng)的生命周期是從開始日期至結(jié)束日期);(3)活動(dòng)需要使用一定的資源(包括人員、資金、設(shè)備、設(shè)施和資料等)；(4)活動(dòng)有一個(gè)發(fā)起人或者對(duì)象（可以是學(xué)校、社團(tuán)和社團(tuán)中的個(gè)人）；（5）活動(dòng)具有不確定性（活動(dòng)受內(nèi)外環(huán)境因素的影響而不確定）。因此學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)符合項(xiàng)目的定義與要素，也就是說，在學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)管理中引入項(xiàng)目管理模式是可行的。

（二）社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化管理的基本過程

社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目化管理包括項(xiàng)目的計(jì)劃、執(zhí)行、控制和收尾一系列活動(dòng)。

1計(jì)劃與審批

社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目大致可分為社團(tuán)自發(fā)活動(dòng)、學(xué)校招標(biāo)活動(dòng)和行政指令性活動(dòng)三類。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定詳細(xì)的計(jì)劃書投至社團(tuán)活動(dòng)立項(xiàng)管理的部門，參與競(jìng)標(biāo)和評(píng)審立項(xiàng)。項(xiàng)目申報(bào)書包括申報(bào)負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)基本情況、活動(dòng)主題、實(shí)施計(jì)劃、預(yù)期效果、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及來源、社會(huì)資源、有關(guān)部門意見等。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定計(jì)劃書時(shí)重點(diǎn)要解決“五個(gè)方面”的問題:一是項(xiàng)目做什么(what):即應(yīng)該完成的工作；二是如何做(how):即如何去完成；三是誰去做(who):即確定承擔(dān)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）中各項(xiàng)工作的具體人員；四是何時(shí)做(when):即各項(xiàng)工作大致需要的時(shí)間，以及何時(shí)開始；五是何地做(where):即在什么地方進(jìn)行；六是花費(fèi)多少(howmuch):即確定每項(xiàng)工作需要多少經(jīng)費(fèi)及項(xiàng)目的總花費(fèi)，確定每項(xiàng)工作需要哪些資源等。主管部門可以采用固定的模板或開發(fā)網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)申報(bào)工作的信息化。

項(xiàng)目的審批是指批準(zhǔn)一個(gè)項(xiàng)目，并有意向下進(jìn)行的過程。管理部門組織立項(xiàng)評(píng)審答辯會(huì)，邀請(qǐng)?jiān)u審專家對(duì)計(jì)劃書進(jìn)行評(píng)審。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人先進(jìn)行項(xiàng)目介紹，專家進(jìn)行提問質(zhì)詢，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人現(xiàn)場(chǎng)答辯。評(píng)審專家應(yīng)重點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目的思想性、引導(dǎo)性、可行性、創(chuàng)新性、參與面、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、活動(dòng)成效、安全應(yīng)急預(yù)案、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避等方面進(jìn)行論證，評(píng)選出最佳方案，予以立項(xiàng)。同時(shí)，職能部門可以對(duì)計(jì)劃書的進(jìn)一步完善提出建設(shè)性意見。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)一步完善后，管理部門下發(fā)立項(xiàng)文件。立項(xiàng)活動(dòng)除學(xué)院給予一定經(jīng)費(fèi)資助之外，申報(bào)集體需自籌配套資金。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽訂活動(dòng)項(xiàng)目承諾書后，管理部門預(yù)付部分活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，活動(dòng)可實(shí)質(zhì)性啟動(dòng)。

2組織與執(zhí)行

活動(dòng)項(xiàng)目的計(jì)劃被批準(zhǔn)后，就開始進(jìn)入到組織和實(shí)施階段。活動(dòng)正式啟動(dòng)之前，項(xiàng)目組應(yīng)進(jìn)一步修訂和完善活動(dòng)的工作任務(wù)和分解計(jì)劃：人員組織計(jì)劃、活動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃、資金安排計(jì)劃、文件檔案管理計(jì)劃、應(yīng)急計(jì)劃等，同時(shí)要制定各類預(yù)案。

項(xiàng)目的實(shí)施階段是一個(gè)從無到有的實(shí)現(xiàn)過程，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的成員為完成承擔(dān)的任務(wù)子項(xiàng)目，必須利用一定的資源，獨(dú)立完成一定的工作任務(wù)。為了保證他們有條件組織目標(biāo)活動(dòng)的開展，必須授予相應(yīng)的權(quán)利，使之有能力調(diào)動(dòng)和利用必要的資源。項(xiàng)目的各項(xiàng)任務(wù)在這一過程中完成，大量的資源和主要預(yù)算在這一過程中被消耗和使用，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和團(tuán)隊(duì)成員在這一過程中花費(fèi)的時(shí)間和精力也最多。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，管理部門要對(duì)所有立項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一的管理。同時(shí)，每一階段組織召開會(huì)議，也能夠更好地了解項(xiàng)目的進(jìn)展程度，及時(shí)解決項(xiàng)目中遇到的問題。

3控制與糾偏

要實(shí)施對(duì)社團(tuán)活動(dòng)管理的控制，需要有三個(gè)基本條件:一是必須確立“標(biāo)準(zhǔn)”。社團(tuán)活動(dòng)控制標(biāo)準(zhǔn)的具體載體是項(xiàng)目申報(bào)計(jì)劃、社團(tuán)章程、校紀(jì)校規(guī)、法律法規(guī)、活動(dòng)承諾書、責(zé)任狀等等。在項(xiàng)目開始之前，主管部門要就活動(dòng)的目標(biāo)、規(guī)模、經(jīng)費(fèi)、效果、安全等因子確立控制標(biāo)準(zhǔn)；二是及時(shí)獲取實(shí)際結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)偏差的信息。當(dāng)活動(dòng)開展后，對(duì)于活動(dòng)的實(shí)際情況信息的收集與分析是控制的前提。只有得到真實(shí)的信息并與“標(biāo)準(zhǔn)”比較才能實(shí)施有效控制。主管部門可以通過中期檢查來了解活動(dòng)開展的基本情況，中期檢查報(bào)告包括項(xiàng)目完成的情況，取得的成績(jī)，未完成的工作，存在的問題，解決的辦法等。

4驗(yàn)收與收尾

社團(tuán)活動(dòng)項(xiàng)目管理的收尾工作是對(duì)活動(dòng)進(jìn)行驗(yàn)收、評(píng)價(jià)。當(dāng)活動(dòng)全部完成，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行總結(jié)和整理，撰寫總結(jié)報(bào)告，向主管部門提出結(jié)項(xiàng)申請(qǐng)書，并提供活動(dòng)的文字、圖片、視頻等佐證資料。項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)申請(qǐng)書應(yīng)包括活動(dòng)項(xiàng)目實(shí)施情況報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用情況報(bào)告、主管部門驗(yàn)收意見、學(xué)院驗(yàn)收意見等內(nèi)容。在結(jié)項(xiàng)總結(jié)中應(yīng)重點(diǎn)闡述：（1）預(yù)期目標(biāo)與現(xiàn)實(shí)目標(biāo)的差異及原因；(2)財(cái)務(wù)預(yù)算與實(shí)際支出偏差及原因；(3)評(píng)估項(xiàng)目管理的得失，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)；(4)對(duì)未來項(xiàng)目的建議；(5)團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)，對(duì)項(xiàng)目組中重大貢獻(xiàn)人員的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)建議；(6)對(duì)項(xiàng)目剩余資產(chǎn)、資金的管理與處置，對(duì)資金缺口的補(bǔ)救措施；(7)項(xiàng)目結(jié)束的后期工作安排(媒體、客服等)。

主管部門應(yīng)組織結(jié)項(xiàng)評(píng)審答辯會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于可以結(jié)項(xiàng)的項(xiàng)目，要為每個(gè)項(xiàng)目頒發(fā)結(jié)項(xiàng)證書和結(jié)項(xiàng)文件，整理相關(guān)資料進(jìn)行歸檔。對(duì)不合要求的項(xiàng)目，則要求整改完善或取消項(xiàng)目。已經(jīng)結(jié)項(xiàng)的可以撥付項(xiàng)目的余款，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以整理發(fā)票報(bào)賬。最后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以召開總結(jié)表彰大會(huì)。至此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成了使命，項(xiàng)目的生命周期終結(jié)，負(fù)責(zé)人遣散項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員。

我院在學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)管理的實(shí)踐中，運(yùn)用項(xiàng)目化管理模式取得了明顯的效果。例如我院“三下鄉(xiāng)”社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，以社團(tuán)為社團(tuán)主體，涌現(xiàn)出趙璐的“湘潭蓮文化調(diào)查”等優(yōu)秀項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。在2011年學(xué)院建黨90周年“百項(xiàng)德育實(shí)踐活動(dòng)”中，涌現(xiàn)出“雨中送傘，溫暖你我”、“紅網(wǎng)”等優(yōu)秀項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。在被譽(yù)為大學(xué)生學(xué)術(shù)科技和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)“奧林匹克”盛會(huì)的“挑戰(zhàn)杯”競(jìng)賽中，我院學(xué)生專業(yè)社團(tuán)團(tuán)隊(duì)的作品連續(xù)三年在全省“挑戰(zhàn)杯”競(jìng)賽中奪得金獎(jiǎng)，連續(xù)三年闖入全國(guó)總決賽，連續(xù)三年榮獲省“校級(jí)優(yōu)秀組織獎(jiǎng)”。2009年，在第11屆“挑戰(zhàn)杯”全國(guó)大學(xué)生課外學(xué)術(shù)科技作品競(jìng)賽中我院王磊團(tuán)隊(duì)的作品《自控溫?zé)釟饬骷訜崾交炷谅访鏋r青灌縫機(jī)》在全國(guó)總決賽中獲得“二等獎(jiǎng)”的優(yōu)異成績(jī)。

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