保護(hù)高校信息化投資

文/劉蘭娟 陳云 傅川

大學(xué)面臨有限的信息化資源和不斷膨脹的信息化需求之間的矛盾。如何有效地進(jìn)行信息化投資決策，充分發(fā)揮信息技術(shù)資源的作用，是高校決策層需要解決的難題。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)于提升高校的教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)其戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)具有重要的支撐作用。然而，由于國(guó)內(nèi)高校信息化基礎(chǔ)還比較薄弱，學(xué)校各部門對(duì)信息化都有非常迫切的需求，大學(xué)面臨有限的信息化資源和不斷膨脹的信息化需求的矛盾。如何有效地進(jìn)行信息化投資決策，充分發(fā)揮信息技術(shù)資源的作用，是高校決策層需要解決的難題。

投資決策為何難

信息化投資決策的困難來源于以下四個(gè)因素：

首先，大多數(shù)高校的決策層并非信息技術(shù)方面的專家，高校領(lǐng)導(dǎo)通常是某一學(xué)術(shù)領(lǐng)域的專家，同時(shí)又熟悉大學(xué)的日常管理，但他們?cè)诿鎸?duì)和理解一些新興的信息技術(shù)和應(yīng)用時(shí)會(huì)遇到困難。

其次，信息化預(yù)算跟不上信息服務(wù)需求的增長(zhǎng)速度。通常情況下，信息化預(yù)算在高校的全部預(yù)算中有一個(gè)固定比例。然而，隨著信息化建設(shè)和應(yīng)用的擴(kuò)展和深化，師生員工對(duì)信息化提出越來越多的需求。

再次，信息化建設(shè)的領(lǐng)域?qū)挘?wù)對(duì)象多樣。信息化建設(shè)的范圍非常廣泛，從機(jī)房設(shè)計(jì)和建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、信息安全、信息系統(tǒng)實(shí)施、桌面應(yīng)用升級(jí)、多媒體教育技術(shù)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等。不同的高校在特定時(shí)期，其信息化的建設(shè)重點(diǎn)和需求不盡相同，決策者需要在迫切的業(yè)務(wù)需求和有限的資源中尋求整體和局部、長(zhǎng)期和短期利益關(guān)系的平衡。

最后，信息化建設(shè)投資回報(bào)難以計(jì)算。盡管高校都非常重視提高信息化建設(shè)資金的使用效率，但是信息化項(xiàng)目的成效仍然難以準(zhǔn)確計(jì)量。主要是因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)的效果通常具有外延性、間接性和滯后性。

投資保護(hù)實(shí)踐

信息化建設(shè)離不開資金投入。因此，在很多管理者的直觀印象中“信息化建設(shè)是一項(xiàng)燒錢的活動(dòng)”。同樣是“燒錢”，方法不同，效果迥異。我校在信息化建設(shè)過程中，非常重視信息化資源的有效利用。

堅(jiān)持“信息化規(guī)劃”的指導(dǎo)作用

信息化規(guī)劃的制定過程是分析校情，協(xié)調(diào)和整合資源，進(jìn)行“頂層設(shè)計(jì)”的過程。高質(zhì)量的信息化規(guī)劃要站在學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略高度，從全校大局出發(fā)，前瞻性地思考未來3~5年學(xué)校信息化建設(shè)發(fā)展路徑。堅(jiān)持以信息化規(guī)劃為指導(dǎo)，有利于避免盲目投資和重復(fù)建設(shè)，從而有效地發(fā)揮信息化資源的作用。

上海財(cái)經(jīng)大學(xué)10年信息化歷程，先后經(jīng)歷了3輪信息化規(guī)劃的指導(dǎo)。2003~2005年，規(guī)劃的重點(diǎn)是“搭建平臺(tái)、新建應(yīng)用”。期間，學(xué)校建設(shè)了信息門戶、數(shù)據(jù)中心和一卡通系統(tǒng)。通過信息平臺(tái)與教學(xué)、人事、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)的資源整合，為全校師生提供了必要的信息服務(wù)。2006~2010年，學(xué)校信息化建設(shè)以“擴(kuò)展和深化應(yīng)用，消除信息服務(wù)盲點(diǎn)”為重點(diǎn)。信息系統(tǒng)逐漸覆蓋學(xué)校教學(xué)、人事、財(cái)務(wù)、科研、辦公、設(shè)備等各個(gè)領(lǐng)域，業(yè)務(wù)部門的信息化素養(yǎng)和信息系統(tǒng)的應(yīng)用深度有所提高。2011年起，隨著虛擬化、云服務(wù)等新技術(shù)的出現(xiàn)，信息化開始向“優(yōu)化資源、整合服務(wù)，提供管理決策支持”方向轉(zhuǎn)型。分階段循序漸進(jìn)的信息化建設(shè)方式，既滿足了學(xué)校核心業(yè)務(wù)需求，同時(shí)通過新建系統(tǒng)和原有系統(tǒng)的集成整合，使得信息化的整體效應(yīng)逐漸顯現(xiàn)。統(tǒng)一技術(shù)平臺(tái)和編碼規(guī)則，集中管理系統(tǒng)

信息化建設(shè)的成本構(gòu)成多樣化，不僅包含軟硬件購(gòu)置費(fèi)用，還包括工具軟件的學(xué)習(xí)成本、新系統(tǒng)開發(fā)成本、新舊系統(tǒng)集成成本，以及系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用。因此，高校在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，盡可能采用統(tǒng)一的技術(shù)平臺(tái)，實(shí)行統(tǒng)一的編碼規(guī)則，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集中管理。

我校的管理信息系統(tǒng)，除財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用Oracle EBS電子商務(wù)套件以外，其他系統(tǒng)全部采用Oracle ApplicationServer 作為應(yīng)用服務(wù)器，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)使用OracleDatabase 10g。統(tǒng)一技術(shù)平臺(tái)和集中管理，減少了系統(tǒng)管理員的學(xué)習(xí)成本，系統(tǒng)部署、維護(hù)、測(cè)試、遷移方便高效。目前，兩個(gè)系統(tǒng)管理員承擔(dān)了10 多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的后臺(tái)管理工作。

業(yè)務(wù)需求驅(qū)動(dòng)信息化建設(shè)

師生員工和業(yè)務(wù)人員是高校信息系統(tǒng)的最終用戶，因此，信息系統(tǒng)建設(shè)需要符合學(xué)校的業(yè)務(wù)需求。根據(jù)我校信息化建設(shè)管理辦法，信息系統(tǒng)項(xiàng)目須由業(yè)務(wù)部門發(fā)起，經(jīng)過充分論證，明確建設(shè)內(nèi)容和建設(shè)目標(biāo)后方可立項(xiàng)。系統(tǒng)建設(shè)過程中，業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，承擔(dān)系統(tǒng)的需求分析、功能確認(rèn)、組織培訓(xùn)、系統(tǒng)驗(yàn)收等工作。業(yè)務(wù)需求驅(qū)動(dòng)的建設(shè)方法，避免了技術(shù)部門“閉門造車”，強(qiáng)調(diào)以學(xué)校核心業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)人員為中心，打破傳統(tǒng)的以業(yè)務(wù)部門的職能為信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)邊界劃分依據(jù)的思維定勢(shì)，通過梳理和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，確保系統(tǒng)建成后符合業(yè)務(wù)需求。

軟硬件選型過程中的科學(xué)決策避免“霧里看花”

幾十年來，服務(wù)器的性能、磁盤的大小、互聯(lián)網(wǎng)的信息量都一直在高速增長(zhǎng)，而信息技術(shù)產(chǎn)品的單位價(jià)格卻越來越便宜。因此，對(duì)于硬件設(shè)備和軟件產(chǎn)品的理性選擇和使用，是避免資源浪費(fèi)的關(guān)鍵。我校在硬件設(shè)備采購(gòu)中，除了前面所提到的統(tǒng)一技術(shù)平臺(tái)的因素外，還采取有計(jì)劃地進(jìn)行設(shè)備更新和延長(zhǎng)原廠商維保期限的做法。新購(gòu)置的設(shè)備性能好、穩(wěn)定性強(qiáng)、廠商服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)高，主要用于信息系統(tǒng)的生產(chǎn)環(huán)境。替換下來的已連續(xù)運(yùn)行5年以上的設(shè)備被擴(kuò)充到測(cè)試和開發(fā)環(huán)境中。此外，我校在設(shè)備招標(biāo)時(shí)明確要求廠商提供5年免費(fèi)維保服務(wù)，避免3年維保到期后再續(xù)保時(shí)的不確定性。

在信息系統(tǒng)方面，發(fā)達(dá)國(guó)家的信息化建設(shè)已經(jīng)從定制開發(fā)過渡到使用成熟產(chǎn)品的階段。然而，國(guó)內(nèi)高校信息化仍然面臨需求變化頻繁、可選產(chǎn)品不多的尷尬。因此，在進(jìn)行信息系統(tǒng)選型時(shí)，供應(yīng)商的資質(zhì)、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、本地化技術(shù)力量，以及項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)都是重要的評(píng)價(jià)指標(biāo)。

注重知識(shí)轉(zhuǎn)移、數(shù)據(jù)質(zhì)量和應(yīng)用推廣

目前大多數(shù)的高校自身技術(shù)人員數(shù)量有限，因此，學(xué)校在信息系統(tǒng)建設(shè)中通常都配備了校方項(xiàng)目經(jīng)理。這些人員主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目的溝通協(xié)調(diào)和項(xiàng)目管理工作。這樣的建設(shè)模式非常不利于學(xué)校掌握系統(tǒng)維護(hù)所需要的關(guān)鍵技術(shù)，影響信息系統(tǒng)的生命力。2005年后，我校在信息系統(tǒng)建設(shè)中通常配備2~3名技術(shù)人員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)使用等工作。在項(xiàng)目建設(shè)和實(shí)施中，這些技術(shù)人員與公司方技術(shù)人員溝通合作，通過系統(tǒng)開發(fā)、實(shí)施、數(shù)據(jù)初始化、培訓(xùn)等環(huán)節(jié)，逐漸熟悉和掌握相關(guān)技術(shù)，減少了系統(tǒng)在運(yùn)行期間對(duì)公司方的技術(shù)依賴。

系統(tǒng)驗(yàn)收后即進(jìn)入了使用和維護(hù)期。系統(tǒng)的維護(hù)能力和應(yīng)用程度決定了系統(tǒng)的成效和生命力。通過數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控、系統(tǒng)應(yīng)用情況分析和定期開展用戶培訓(xùn)等方式，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)使用中存在的問題，保證系統(tǒng)功能得到充分使用。

目前，高校信息化建設(shè)處于高速發(fā)展的時(shí)期，各學(xué)校對(duì)于信息化的重視程度越來越高，信息化建設(shè)的投入逐年遞增，信息化建設(shè)資金的利用效率成為廣泛關(guān)注的問題。我校在信息化實(shí)踐過程中深切地感受到信息化投資保護(hù)貫穿于信息化建設(shè)的全過程，有效利用資金有利于高校信息化建設(shè)長(zhǎng)期、健康、可持續(xù)發(fā)展。