高校信息化成本控制及效益分析

文/孫強(qiáng) 梅濤 張悅

高校信息化成本效益研究的前提是弄清其成本結(jié)構(gòu)，建立科學(xué)、合理的教育信息化投入與效益測算指標(biāo)體系，并在此基礎(chǔ)上分析不同的成本投入模式對效益的影響。

當(dāng)前，我國高等院校教育信息化建設(shè)已經(jīng)從過去的廣泛普及階段過渡到質(zhì)量提升階段。各級政府、各大高校乃至社會各界紛紛加大投資，各高等院校信息化建設(shè)可謂“巨資工程”。雖然教育信息化不以盈利為目的，但是如何控制成本，提高信息化應(yīng)用效益已經(jīng)成為我們必須關(guān)注的問題。為提高高校信息化投資效益，合理分配有限資源，形成有效的教育信息化投入機(jī)制，本文就信息化建設(shè)中的成本構(gòu)成、成本控制、效益分析、效益評價(jià)等四個(gè)方面，對高校信息化的成本與效益進(jìn)行分析和研究。

成本構(gòu)成

教育信息化相對于其他教育活動(dòng)來說成本巨大，高校信息化成本效益研究的前提是弄清其成本結(jié)構(gòu)，建立科學(xué)合理的教育信息化投入與效益測算指標(biāo)體系，并在此基礎(chǔ)上分析不同的成本投入模式對效益的影響。

高校信息化建設(shè)是一個(gè)長期的過程，一定要正確處理教育信息化的各類成本投入。目前各高校信息化建設(shè)成本投入包括許多項(xiàng)目，涉及多個(gè)部門，數(shù)據(jù)種類繁多，數(shù)據(jù)量大且重復(fù)分散，甚至造成無法全面準(zhǔn)確地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)獲取困難。因此，在構(gòu)建信息化成本投入前期，就應(yīng)對各項(xiàng)成本投入進(jìn)行一定的分類、合并、拆算和刪減，以方便今后的數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)、分析。高校教育信息化建設(shè)應(yīng)按其發(fā)展過程中的各項(xiàng)成本投入進(jìn)行分類細(xì)化。信息化建設(shè)直接成本

所謂直接成本是指直接用于建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)的成本，應(yīng)包括：

1．信息化建設(shè)成本

（1） 硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)成本

包括校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)成本（校園網(wǎng)核心機(jī)房、數(shù)據(jù)中心以及各樓宇網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購置、網(wǎng)絡(luò)綜合布線等）、多媒體教室建設(shè)成本、各類計(jì)算機(jī)教學(xué)機(jī)房建設(shè)成本及各信息系統(tǒng)服務(wù)器存儲等設(shè)備成本。

（2）信息系統(tǒng)建設(shè)成本

包括網(wǎng)站建設(shè)成本（學(xué)校門戶系統(tǒng)及各級網(wǎng)站的開發(fā)與購置）、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、校園一卡通系統(tǒng)、數(shù)字圖書館系統(tǒng)，以及教學(xué)、科研、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等各方面管理信息系統(tǒng)開發(fā)與購置成本。

（3） 相關(guān)軟件資源建設(shè)成本

信息類圖書購置成本（圖書信息采集、各類專用文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫購置的成本），各類多媒體課件及網(wǎng)絡(luò)教學(xué)資源庫的建設(shè)成本等。

2．信息化運(yùn)行維護(hù)成本

包括互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行成本（校園網(wǎng)絡(luò)接入費(fèi)等），各類軟件、硬件系統(tǒng)的維修維護(hù)成本，各類系統(tǒng)的服務(wù)費(fèi)、升級費(fèi)，各類設(shè)備的折舊成本及能耗成本等。

信息化建設(shè)間接成本

所謂間接成本是指信息化建設(shè)直接成本之外的其他成本，主要包括：

1．人力資源成本

隨著各高校信息化的快速發(fā)展，信息化建設(shè)也將帶來越來越多的人力資源投資。主要體現(xiàn)在每年新進(jìn)管理技術(shù)人員及外聘人員的薪資成本。

2． 調(diào)研、規(guī)劃設(shè)計(jì)成本

信息系統(tǒng)的建設(shè)要達(dá)到以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用為核心的目標(biāo)，就必須進(jìn)行充分的調(diào)研、分析、規(guī)劃、設(shè)計(jì)等多個(gè)環(huán)節(jié)。主要包括校內(nèi)和國內(nèi)外高校調(diào)研成本，相應(yīng)項(xiàng)目組的規(guī)劃設(shè)計(jì)與實(shí)施成本、專家規(guī)劃論證成本，以及召開相關(guān)研討會議成本等。

3． 管理成本

包括各信息系統(tǒng)項(xiàng)目的組織、協(xié)調(diào)、管理成本，進(jìn)行信息化技術(shù)研究的科研成本，技術(shù)人員參加會議及培訓(xùn)成本，開展教師及行政人員的信息技術(shù)技能培訓(xùn)成本，以及相關(guān)業(yè)務(wù)的服務(wù)外包成本等。

成本控制方法

為了有效提高高校教育信息化投資效益，合理分配有限的財(cái)力，形成有效的教育信息化投入機(jī)制，必須制定一套有效的信息化成本控制機(jī)制，從而對學(xué)校整體及各部門院系的信息化的成本投入進(jìn)行有效監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)合理利用資源，減少投資浪費(fèi)，提高決策的科學(xué)性，促進(jìn)教育信息化持續(xù)、健康地發(fā)展。

科學(xué)規(guī)劃

雖然近幾年各高校信息化工作都取得了較快的發(fā)展，但發(fā)展不平衡，缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，資源共享少，數(shù)據(jù)交換難，在業(yè)務(wù)應(yīng)用、人員配置、管理體制等方面均存在一些亟待解決的問題。各高校都迫切需要制定整體的科學(xué)規(guī)劃，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和規(guī)范指導(dǎo)，以保障信息化工作的健康、協(xié)調(diào)、持續(xù)發(fā)展。

2012年3月，教育部出臺《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》，各高校應(yīng)以此作為依據(jù)，制定符合自身情況的信息化長期發(fā)展規(guī)劃，力求體現(xiàn)規(guī)劃的科學(xué)性、全局性、引領(lǐng)性作用，建立科學(xué)規(guī)范的高校信息化建設(shè)體系。在信息化建設(shè)中，更應(yīng)結(jié)合學(xué)校信息化建設(shè)現(xiàn)狀，堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施；堅(jiān)持立足應(yīng)用、務(wù)求實(shí)效；堅(jiān)持集約建設(shè)、資源共享；堅(jiān)持自主創(chuàng)新、合作共建；堅(jiān)持保障安全、持續(xù)發(fā)展的原則。

預(yù)算管理

由于高校信息化建設(shè)發(fā)展速度快、變化大，各高校應(yīng)建立專項(xiàng)資金，加強(qiáng)信息化建設(shè)的預(yù)算編制與執(zhí)行。并合理規(guī)劃符合校情的信息化建設(shè)投資進(jìn)程。

1．整合渠道、優(yōu)化支出

應(yīng)根據(jù)信息化建設(shè)運(yùn)行過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)成本進(jìn)行分析，基于全校層面對不同院系部門的信息化成本投入進(jìn)行科學(xué)的分類、合并、拆算，并整合現(xiàn)有經(jīng)費(fèi)渠道，優(yōu)化經(jīng)費(fèi)支出結(jié)構(gòu)，避免資源浪費(fèi)，減少重復(fù)建設(shè)，以及制定嚴(yán)格的信息化建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及保障措施等政策。

2．經(jīng)費(fèi)保障、鼓勵(lì)多方投入

學(xué)校在資金投入中應(yīng)加大對信息化方面的傾斜，保障學(xué)校教育信息化發(fā)展需求。積極吸引企業(yè)和社會力量投資，參與教育信息化建設(shè)與服務(wù)，形成多渠道籌集教育信息化經(jīng)費(fèi)的投入保障機(jī)制。

3. 加強(qiáng)項(xiàng)目與資金管理

統(tǒng)籌安排信息化經(jīng)費(fèi)使用，根據(jù)信息化發(fā)展階段的特征，及時(shí)調(diào)整經(jīng)費(fèi)支出重點(diǎn)，合理分配在硬件、軟件、資源、應(yīng)用、運(yùn)行維護(hù)、培訓(xùn)等各環(huán)節(jié)的經(jīng)費(fèi)使用比例。加強(qiáng)項(xiàng)目管理和經(jīng)費(fèi)監(jiān)管，規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)，實(shí)施教育信息化經(jīng)費(fèi)投入績效評估，提高經(jīng)費(fèi)使用效率和效益。

建立有效的跟蹤審計(jì)

信息化建設(shè)普遍存在著項(xiàng)目周期較長而信息技術(shù)發(fā)展速度又很快等問題,往往又因用戶需求模糊、工作成果實(shí)體性差、項(xiàng)目范圍伸縮性大，導(dǎo)致其靈活性和變化性較大。傳統(tǒng)的審計(jì)方法通常適用于對顯性的業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)核算，而信息化的建設(shè)和發(fā)展因其特點(diǎn)，很多是無形和隱形的，難以估計(jì)和量化，造成很多時(shí)候傳統(tǒng)的審計(jì)方法對此并不適用。因此，如何對高校信息化建設(shè)進(jìn)行有效的跟蹤審計(jì)，已經(jīng)成為信息化成本控制的關(guān)鍵。

1．優(yōu)化審計(jì)流程，全過程跟蹤建設(shè)投資

信息化項(xiàng)目在審計(jì)過程中需要審計(jì)、財(cái)政、資產(chǎn)、信息、招標(biāo)多部門進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，集合各方面專家共同把關(guān)，對系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行跟蹤審計(jì)。每一個(gè)項(xiàng)目審計(jì)終結(jié)后都應(yīng)及時(shí)總結(jié)，分析項(xiàng)目的實(shí)施績效及審計(jì)方法，為其他信息化建設(shè)的跟蹤審計(jì)工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

2．強(qiáng)化審計(jì)創(chuàng)新，提升審計(jì)效率

信息化建設(shè)的項(xiàng)目審計(jì)不同于傳統(tǒng)基本建設(shè)審計(jì)，審計(jì)方法和手段需要打破傳統(tǒng)的項(xiàng)目審計(jì)流程模式，鼓勵(lì)審計(jì)人員采用靈活的方法改變審計(jì)工作切入點(diǎn)，并注重現(xiàn)代審計(jì)技術(shù)運(yùn)用，積極學(xué)習(xí)和運(yùn)用內(nèi)控測評、審計(jì)抽樣等現(xiàn)代審計(jì)方法，提高工作效率。

3．整合審計(jì)資源，實(shí)現(xiàn)成果最大化

內(nèi)部實(shí)行審計(jì)人員整合，打破傳統(tǒng)科室界限和專業(yè)分工，對于信息化建設(shè)項(xiàng)目的審計(jì)集中調(diào)配具有相關(guān)專業(yè)知識的人員，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，人盡其才的效果。外部充分利用社會資源，引入不同行業(yè)專家，建立專家咨詢機(jī)制。開展高校信息化建設(shè)項(xiàng)目跟蹤審計(jì)的調(diào)查，總結(jié)完善信息化建設(shè)項(xiàng)目跟蹤審計(jì)實(shí)施辦法，確保今后各信息化建設(shè)項(xiàng)目的審計(jì)工作順利進(jìn)行。

效益分析

隨著高等教育的迅速發(fā)展和高校對教育信息化的不斷重視，各高校對信息化的相關(guān)投入已經(jīng)越來越大。高校在發(fā)展過程中，期待可以對信息化資金的投入產(chǎn)出進(jìn)行科學(xué)的分析，這樣不僅使學(xué)校可以盡力而為、量力而行地發(fā)展，還可以幫助學(xué)校更好地提高資源利用的效率和效益，更好地調(diào)整發(fā)展策略。

存在的問題

雖然國內(nèi)各高校的信息化發(fā)展經(jīng)過大量的投入都取得了一定的效益，但是各個(gè)學(xué)校在進(jìn)行各自的信息化投資效益分析時(shí)都碰到了以下的難題：

1．缺乏標(biāo)準(zhǔn)的評價(jià)指標(biāo)體系

沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的適用于高校信息化成本效益測算的體系。很多學(xué)校在成本與效益之間只是更多地側(cè)重于效益單方面的分析，沒有很好地把兩者結(jié)合起來研究，造成評價(jià)指標(biāo)體系不完整。

2．缺乏完整的評價(jià)模型

沒有一個(gè)完整的評價(jià)模型來為評價(jià)指標(biāo)體系提供測算依據(jù)。研究的脫節(jié)造成高校信息化成本效益評價(jià)指標(biāo)體系沒有相應(yīng)的匹配模型。

3．成本效益結(jié)構(gòu)復(fù)雜

相比中小學(xué)信息化建設(shè)，高校的信息化工作起步較早，但高校信息化工作成本效益結(jié)構(gòu)更為復(fù)雜，投資效益的分析工作難度也更大。

分析思路

高校信息化經(jīng)過多年的發(fā)展，已積累了豐富的數(shù)據(jù)，而且高校相對獨(dú)立的財(cái)權(quán)，使其對信息化進(jìn)程具有更大的能動(dòng)性。高校在進(jìn)行信息化投資效益分析時(shí)，要充分考慮不同的投入模式對信息化效益的影響，并將教育信息化建設(shè)的成本與效益結(jié)合起來，通過對學(xué)校信息化投入與效益的構(gòu)成進(jìn)行深入的分析，建立一套相對完整的教育信息化投入與效益測算指標(biāo)體系。以此為基礎(chǔ)，提出一種信息化投資效益的計(jì)量模型，為高校信息化投資效益的分析與評價(jià)提供一種思路。

1．建立高校信息化投入與效益測算指標(biāo)體系

教育信息化投資效益分析研究的關(guān)鍵，是弄清制約教育信息化應(yīng)用效益的關(guān)鍵因素。為此，必須深入研究教育信息化成本投入結(jié)構(gòu)，分析出信息化不同類型成本與其效益的關(guān)系，建立科學(xué)、合理的投入與效益測算指標(biāo)體系，在此基礎(chǔ)上分析不同投入模式對效益的影響。

2．高校信息化投資效益評價(jià)模型設(shè)計(jì)

高校信息化投入與效益涉及大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)種類各異，有的能明確度量，有的只能定性評價(jià)而無法精確度量。為了正確評價(jià)教育信息化投資效益，揭示不同投入模式對教育信息化效益的影響，應(yīng)考慮以下問題：

（1） 標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)處理信息化不同時(shí)期的不同成本投入

因各類成本及效益的指標(biāo)數(shù)據(jù)物理意義不同，在比較時(shí)難以得到正確的結(jié)論，應(yīng)對各評價(jià)指標(biāo)的數(shù)據(jù)值進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理。同時(shí)，信息化建設(shè)是一個(gè)長期的過程，部分投入在一個(gè)較長的過程中逐步消耗。例如，各類硬件成本的折舊消耗，很多投入具有一定的周期性。因此，在統(tǒng)計(jì)信息化成本投入時(shí)，要根據(jù)分析目標(biāo)的不同情況做出不同的處理。

（2）正確處理各類效益相對于學(xué)校規(guī)模及其權(quán)重的關(guān)系

教育信息化的投入與效益和學(xué)校的規(guī)模有重要的聯(lián)系。學(xué)校規(guī)模越大，教育信息化的投入和效益也就越大。為了準(zhǔn)確評價(jià)投入與效益的關(guān)系，應(yīng)消除學(xué)校規(guī)模對各項(xiàng)指標(biāo)值的影響，并科學(xué)地確定各效益指標(biāo)在整個(gè)指標(biāo)體系中的權(quán)重。

如何評價(jià)高校信息化效益

高校教育信息化成本效益評價(jià)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，如何找到影響信息化成本效益的主要因素，并做出正確的評價(jià)是關(guān)鍵，也是有效實(shí)現(xiàn)信息化成本控制，以及效益最大化的核心所在。

盡管高校信息化建設(shè)所產(chǎn)生的效益在很大程度上是隱性的，很難用量化的標(biāo)準(zhǔn)來衡量，但是仍可在細(xì)節(jié)處挖掘教育信息化所產(chǎn)生的效益。例如，如何促進(jìn)信息技術(shù)在教育教學(xué)和教育管理中的有效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息化與教育教學(xué)的深層次整合；提高現(xiàn)有教育信息化基礎(chǔ)設(shè)施的使用效率，降低教育信息化基礎(chǔ)設(shè)施的閑置率；建設(shè)優(yōu)質(zhì)數(shù)字化教育資源，提高優(yōu)質(zhì)數(shù)字化教育資源的共享程度等。

經(jīng)濟(jì)效益的評價(jià)

教育信息化是個(gè)長期且需要充足資金支撐的系統(tǒng)工程。因而，它的發(fā)展無法回避對經(jīng)濟(jì)問題的探討，特別是對處于資金困境中的高校顯得尤為重要。當(dāng)前，我國高校教育信息化正處于快速發(fā)展的歷史時(shí)期，如何進(jìn)行有效的經(jīng)濟(jì)效益評價(jià)，將有助于教育信息化主管部門的合理預(yù)測與決策。

1．信息化經(jīng)濟(jì)效益評價(jià)的內(nèi)容及意義

高校信息化經(jīng)濟(jì)效益評價(jià)包括對信息化項(xiàng)目的方案、開發(fā)或運(yùn)行的經(jīng)濟(jì)效益狀況進(jìn)行的考核，系統(tǒng)性能評價(jià)，系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益評價(jià)。例如投資成本、機(jī)時(shí)成本、運(yùn)行費(fèi)用、年生產(chǎn)費(fèi)用、節(jié)約額等直接效果，以及教學(xué)科研管理效率的提高、管理水平的改善、行政管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度的減輕等間接效果。通過效益的評價(jià)，可以了解信息化建設(shè)的質(zhì)量和效果，檢查信息系統(tǒng)是否符合預(yù)期的目標(biāo)和要求，系統(tǒng)開發(fā)和管理人員可以總結(jié)開發(fā)工作的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等。通過對信息系統(tǒng)項(xiàng)目的技術(shù)投入、經(jīng)濟(jì)效益的比較和評價(jià)，高校信息化將會不斷地發(fā)展、改進(jìn)和提高。

2．系統(tǒng)的成本管理提高信息化經(jīng)濟(jì)效益

（1）樹立科學(xué)的信息化經(jīng)濟(jì)效益觀

由于信息化建設(shè)的成本管理既有一般成本管理的共性，又有其特殊性，加之高校信息化成本具有投入大、周期長的特點(diǎn)，其效益具有時(shí)效性、潛在性和無形的特點(diǎn)，因而對高校信息化的成本管理要注重成本投入的合理性與必要性。在信息化成本管理實(shí)踐中，要以科學(xué)的成本效益觀為指導(dǎo)，綜合考慮成本投入和效益產(chǎn)出，并將科學(xué)的經(jīng)濟(jì)效益觀作為整個(gè)成本管理過程的指導(dǎo)思想。

（2）通過成本預(yù)測、決策和計(jì)劃，制定信息化成本的全面規(guī)劃

高校信息化成本的預(yù)測、決策和計(jì)劃主要發(fā)生在建設(shè)的立項(xiàng)期。成本預(yù)測是成本管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)根據(jù)信息化成本特性和大量的相關(guān)數(shù)據(jù)，分析影響成本的各種因素及其程度，掌握成本的變化趨勢和規(guī)律，對成本的未來發(fā)展趨勢或狀況進(jìn)行估計(jì)。根據(jù)成本預(yù)測的結(jié)果和相關(guān)資料，深入分析學(xué)校未來信息化的各項(xiàng)成本或費(fèi)用，制定出信息化建設(shè)、應(yīng)用和發(fā)展成本的全面規(guī)劃。

（3）通過成本核算、控制和考評，提高基礎(chǔ)教育信息化的效益

通過規(guī)范的成本核算對信息化實(shí)行成本控制，按照既定的成本目標(biāo)，對高校信息化成本形成過程進(jìn)行計(jì)算、監(jiān)督和調(diào)節(jié)，揭示偏差，糾正不利差異，使信息化成本按預(yù)期方向發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)信息化實(shí)施的目的和標(biāo)準(zhǔn)，對基礎(chǔ)教育信息化資源應(yīng)用及教育教學(xué)的情況進(jìn)行考核與評價(jià)，并以信息化預(yù)期效益為目標(biāo)，建立信息化經(jīng)濟(jì)效益的評價(jià)機(jī)制。

社會效益的評價(jià)

高校信息化發(fā)展所帶來的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益相輔相成。信息化建設(shè)對于高等教育大眾化的促進(jìn)作用，以及提高全民素質(zhì)等的社會效益，直接決定了教育信息化的經(jīng)濟(jì)投資需求必將越來越大，更推動(dòng)了高校信息化所帶來的直接經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)對建立完善有效的教育信息化投入機(jī)制，加快教育信息化進(jìn)程，提高教育信息化水平，教育信息設(shè)施的保值增值等各個(gè)方面也都起到了重要的作用。

各高校信息化的建設(shè)工作已經(jīng)對我國高等教育事業(yè)帶來了深遠(yuǎn)的社會影響。既促進(jìn)了高等教育教學(xué)理念、教學(xué)方法的改變，提高了教學(xué)質(zhì)量與科研水平，改善了教學(xué)效果，又提高了教育管理效率，節(jié)約了資源損耗和勞動(dòng)成本，降低了教育管理成本，還推動(dòng)了高?？蒲泄ぷ鞯拈_展，帶動(dòng)了教師科研和學(xué)生創(chuàng)新活動(dòng)，促進(jìn)了高校學(xué)科建設(shè)。同時(shí)還帶來了學(xué)生學(xué)習(xí)環(huán)境、學(xué)習(xí)能力、學(xué)習(xí)效果的變化，促進(jìn)了學(xué)生整體素質(zhì)的提高。

經(jīng)過多年的信息化建設(shè)，我國高校信息化水平已經(jīng)能滿足基本教育需求。通過現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，教學(xué)、科研、管理等方面都有了較大的提升。各類信息系統(tǒng)及各種數(shù)字化教育資源成為高等教育建設(shè)發(fā)展的重要組成部分，信息化建設(shè)發(fā)展所帶來的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益已經(jīng)顯現(xiàn)。但仍需要大力加強(qiáng)信息化成本效益研究成果對教育信息化建設(shè)的指導(dǎo)作用。在高校教育信息化的發(fā)展中，必須增強(qiáng)“成本”意識，堅(jiān)持“效益”優(yōu)先的策略，為高校信息化的應(yīng)用、管理和決策提供更有力的依據(jù)和保障。