建好信息系統(tǒng) 提升管理水平

■陳東勤 周麗

建好信息系統(tǒng) 提升管理水平

■陳東勤1周麗2

10.3969/j.issn.1671-489X.2012.35.057

作者：陳東勤，淮安市教育技術(shù)裝備中心主任，中學(xué)高級(jí)教師；周麗，淮安市教育局財(cái)務(wù)審計(jì)處處長(zhǎng)。

近年來(lái)，隨著教育經(jīng)費(fèi)投入的持續(xù)增加，淮安市中小學(xué)的硬件條件快速改善，教育裝備水平不斷提升。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至“十一五”末，全市中小學(xué)現(xiàn)有教學(xué)儀器設(shè)備總值超10億元，圖書(shū)1000多萬(wàn)冊(cè)，大部分縣區(qū)通過(guò)了全省的教育現(xiàn)代化評(píng)估。但在調(diào)研中，我們發(fā)現(xiàn)部分中小學(xué)資產(chǎn)與裝備管理和應(yīng)用情況與要求相比還存在一定差距。

1 一些中小學(xué)資產(chǎn)與裝備管理和應(yīng)用存在的問(wèn)題

1.1 管理模式落后

大部分中小學(xué)對(duì)資產(chǎn)與裝備的管理仍停留在一般經(jīng)驗(yàn)管理和行政管理階段，實(shí)驗(yàn)儀器、圖書(shū)及藝體器材設(shè)施等分散在教務(wù)處、總務(wù)處、體育組等處室，多頭管理，資料數(shù)據(jù)散亂、無(wú)序、缺乏一致性，信息重復(fù)、丟失等問(wèn)題較為突出。有的學(xué)校內(nèi)部部門之間還相互推諉，各自為政，很難實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的兼容和共享。有些學(xué)校雖然也使用計(jì)算機(jī)來(lái)管理儀器設(shè)備，但作用僅限于記錄數(shù)據(jù)。

1.2 隊(duì)伍素質(zhì)不高

由于學(xué)校對(duì)儀器設(shè)備的管理重視不夠，致使裝備管理人員兼職較多、年齡普遍較大、流動(dòng)性強(qiáng)，人員數(shù)量和素質(zhì)與江蘇省的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相比差距較大。雖然每年都進(jìn)行培訓(xùn)，但因管理人員崗位調(diào)整快、待遇低等原因，在崗人員沒(méi)能做到對(duì)儀器設(shè)備的變化進(jìn)行高效統(tǒng)計(jì)分析、準(zhǔn)確了解實(shí)驗(yàn)課開(kāi)設(shè)情況，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，提出合理化的建議。

1.3 臺(tái)賬資料不全

雖然全市建有統(tǒng)一的實(shí)驗(yàn)室、圖書(shū)室、信息技術(shù)等各功能室的規(guī)章制度，有統(tǒng)一的中小學(xué)有關(guān)學(xué)科的實(shí)驗(yàn)?zāi)夸浖皩?shí)驗(yàn)課的開(kāi)設(shè)要求，但在省市教育技術(shù)裝備專項(xiàng)督導(dǎo)中，很多學(xué)校無(wú)法按照要求提供近三年完整的臺(tái)賬及數(shù)據(jù)，資料種類不全、內(nèi)容不完整、記錄不規(guī)范、登記不及時(shí)等問(wèn)題比較嚴(yán)重。

1.4 監(jiān)管困難

教育裝備不僅數(shù)量龐大，而且種類繁多，涉及多個(gè)學(xué)科，再加上管理手段和管理成本等原因，致使裝備管理部門沒(méi)能做到及時(shí)了解、掌握所轄區(qū)域內(nèi)各中小學(xué)教學(xué)儀器設(shè)備、圖書(shū)的完好率、達(dá)標(biāo)率，實(shí)驗(yàn)課的開(kāi)出率及效果，圖書(shū)的流通率等情況。雖然縣區(qū)教育局每年都要花費(fèi)大量的精力對(duì)儀器設(shè)備各個(gè)品種進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、測(cè)算，但有些學(xué)校怕麻煩，隨意報(bào)數(shù)字，僅為完成任務(wù)，給配備帶來(lái)一定的盲目性，造成不必要的浪費(fèi)。

以上問(wèn)題的存在，嚴(yán)重影響了教學(xué)儀器設(shè)備的使用，影響了裝備投入的效益。解決以上問(wèn)題迫切需要進(jìn)行管理創(chuàng)新，運(yùn)用更加先進(jìn)的手段，采取更合適的模式來(lái)加強(qiáng)資產(chǎn)與裝備的管理，實(shí)現(xiàn)教育效益的最大化。為此，從2011年下半年開(kāi)始，淮安市全力推進(jìn)資產(chǎn)與裝備管理信息系統(tǒng)建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)與裝備管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化，取得了較好的成效。

2 建設(shè)資產(chǎn)與裝備管理信息系統(tǒng)的基本途徑

2.1 開(kāi)展調(diào)查研究

項(xiàng)目實(shí)施前，我們組織人員對(duì)中小學(xué)原有的資產(chǎn)與裝備管理情況、教學(xué)儀器設(shè)備數(shù)量等進(jìn)行廣泛深入的調(diào)研，把握中小學(xué)儀器設(shè)備、隊(duì)伍、管理手段等方面的基本情況，摸清圖書(shū)館、實(shí)驗(yàn)室等信息化管理的實(shí)施情況，了解已用軟件的特點(diǎn)和功能，盡可能考慮讓新建的資產(chǎn)與裝備管理信息系統(tǒng)與原有的單項(xiàng)管理系統(tǒng)能進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，兼容原有數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，制訂并下發(fā)了《淮安市資產(chǎn)與裝備管理信息系統(tǒng)建設(shè)方案》，明確步驟流程和時(shí)間表，整體規(guī)劃全市的管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作。

2.2 切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

為保證此項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，市教育局成立了全市中小學(xué)資產(chǎn)與裝備管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，財(cái)務(wù)、裝備等部門主要負(fù)責(zé)人參加，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)建設(shè)、應(yīng)用和維護(hù)等方面的日常工作。各縣（市）區(qū)教育局也按照市教育局的要求，成立了相應(yīng)工作機(jī)構(gòu)，由主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥，配備專門人員，并制訂好工作計(jì)劃和實(shí)施方案。強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)，保證了管理信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用工作的順利、快速推進(jìn)。

2.3 廣泛宣傳發(fā)動(dòng)

在調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)，部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)不到位，怕麻煩，有的甚至還有抵觸情緒。為此，專門召開(kāi)會(huì)議，分析資產(chǎn)與裝備管理的現(xiàn)狀及面臨的形勢(shì)，宣傳建設(shè)信息系統(tǒng)的必要性和重要性；利用網(wǎng)絡(luò)等媒體，宣傳建設(shè)信息系統(tǒng)的意義和作用。財(cái)務(wù)處、裝備中心聯(lián)合組成指導(dǎo)組，跑遍了9個(gè)縣區(qū)的教育局及部分學(xué)校，一邊宣傳，一邊指導(dǎo)建設(shè)。通過(guò)宣傳，各有關(guān)學(xué)校都能認(rèn)識(shí)到，建設(shè)信息系統(tǒng)，既是學(xué)校加強(qiáng)資產(chǎn)與裝備管理、促進(jìn)儀器設(shè)備高效使用、提升教育教學(xué)質(zhì)量的需要，也是教育現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的重要組成部分。進(jìn)而按照市教育局統(tǒng)一部署，采取有力措施，積極推進(jìn)管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，確保各項(xiàng)任務(wù)圓滿完成。

2.4 狠抓隊(duì)伍建設(shè)

隊(duì)伍的數(shù)量、結(jié)構(gòu)和素質(zhì)是管理系統(tǒng)能否建成、能否合理應(yīng)用的決定性因素。所以，我們始終把管理隊(duì)伍的建設(shè)擺在非常重要的位置，優(yōu)先予以考慮。我們根據(jù)教育技術(shù)裝備標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)際情況，經(jīng)過(guò)多次調(diào)研、反復(fù)論證，出臺(tái)了加強(qiáng)教育裝備管理隊(duì)伍建設(shè)的意見(jiàn)，明確了縣區(qū)教育局裝備管理部門、各中小學(xué)裝備管理人員的配備數(shù)量、素質(zhì)要求，明確了各個(gè)崗位的工作職責(zé)；分縣區(qū)召開(kāi)了8場(chǎng)信息系統(tǒng)建設(shè)培訓(xùn)會(huì)，讓他們快速掌握管理系統(tǒng)的建設(shè)要求和操作技能，為充分發(fā)揮好信息系統(tǒng)的作用提供人力保障。

2.5 認(rèn)真抓好督查

根據(jù)市教育局印發(fā)的建設(shè)方案和相關(guān)要求，我們定期對(duì)各縣區(qū)、市直各學(xué)校的信息系統(tǒng)建設(shè)工作進(jìn)行督查，及時(shí)印發(fā)督查通報(bào)，公布各縣區(qū)的建設(shè)進(jìn)度，尤其是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入情況，以激勵(lì)先進(jìn)，鞭笞后進(jìn)。我們還將信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用納入教育技術(shù)裝備專項(xiàng)督導(dǎo)的范圍，并作為裝備管理使用示范校創(chuàng)建的重要內(nèi)容，促進(jìn)學(xué)?？焖俳ㄔO(shè)，熟練使用。通過(guò)督查，保證了信息系統(tǒng)建設(shè)速度快、質(zhì)量好。

3 資產(chǎn)與裝備管理信息系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

資產(chǎn)與裝備管理信息系統(tǒng)，是應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)對(duì)中小學(xué)的資產(chǎn)及教學(xué)儀儀器設(shè)備設(shè)施進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的平臺(tái)。建設(shè)該平臺(tái)，市教育局使用了資源中心的服務(wù)器，各縣區(qū)教育局、各學(xué)校利用原有的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，均沒(méi)有增添任何硬件。市、縣區(qū)教育主管部門、各學(xué)校在網(wǎng)上下載、安裝相應(yīng)瀏覽器，即可根據(jù)分配的用戶名和密碼輕松使用，不需要添置其他軟件，大大節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，節(jié)省了建設(shè)時(shí)間。

市、縣區(qū)教育局資產(chǎn)與裝備管理部門是系統(tǒng)的管理端，管理端與學(xué)校端通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接相連，實(shí)現(xiàn)基層的數(shù)據(jù)錄入、管理、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、上報(bào)等整個(gè)過(guò)程的計(jì)算機(jī)化，實(shí)現(xiàn)了主管部門與學(xué)校之間的無(wú)紙化通信與協(xié)同辦公，促進(jìn)了中小學(xué)教育裝備標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)（如圖1所示）。

該系統(tǒng)涵蓋了資產(chǎn)、裝備、報(bào)表三大塊，除了包括學(xué)?；拘畔⒑唾Y產(chǎn)情況、實(shí)驗(yàn)室和儀器設(shè)備及圖書(shū)信息外，還包含了報(bào)表管理和實(shí)驗(yàn)教學(xué)的管理。報(bào)表管理提供了教育部的報(bào)表，從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中進(jìn)行挖掘，自動(dòng)提取相關(guān)數(shù)據(jù)，形成所需要的各類報(bào)表；實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理包括實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃的編制（備課組長(zhǎng)）、對(duì)實(shí)驗(yàn)進(jìn)行預(yù)約（任課教師）、實(shí)驗(yàn)安排（實(shí)驗(yàn)員）、將實(shí)驗(yàn)完成情況進(jìn)行登記（任課教師）等。市、縣區(qū)教育局資產(chǎn)與裝備管理部門可以即時(shí)查詢學(xué)校各種資產(chǎn)與裝備數(shù)據(jù)，如賬目、配備、實(shí)驗(yàn)開(kāi)出、圖書(shū)借閱等情況。學(xué)校也可以同樣快捷地得到管理端下發(fā)的數(shù)據(jù)，如裝備的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、制度及文件規(guī)定等，真正實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理。

圖1

該系統(tǒng)管理內(nèi)容全面，體系標(biāo)準(zhǔn)，流程規(guī)范，功能模塊操作簡(jiǎn)單，充分體現(xiàn)出教育裝備管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理思想。考慮到各學(xué)校原有管理模式不盡相同，資產(chǎn)與裝備管理過(guò)程本身復(fù)雜、煩瑣等因素，該系統(tǒng)具有較好的靈活性、兼容性，能與其他教育管理軟件全面兼容。比如學(xué)校原有的圖書(shū)管理軟件，實(shí)驗(yàn)室管理軟件等，都可以與該系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接；考慮到教育的快速發(fā)展，新裝備的不斷增多，該系統(tǒng)具有較好的擴(kuò)展性，不僅滿足當(dāng)前資產(chǎn)與裝備的靜態(tài)需求，也可以及時(shí)升級(jí)，非常方便地增加數(shù)據(jù)接口，使之符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或跨平臺(tái)使用，滿足資產(chǎn)與裝備管理的長(zhǎng)期需要。

4 建設(shè)資產(chǎn)與裝備管理信息系統(tǒng)取得的初步成效

經(jīng)過(guò)一年多的探索和努力，全市各中小學(xué)?；就瓿闪速Y產(chǎn)與裝備信息管理系統(tǒng)建設(shè)，并及時(shí)投入使用。

4.1 資產(chǎn)與裝備管理更加科學(xué)、規(guī)范

該系統(tǒng)的建成和使用，徹底改變了管理落后于配備的現(xiàn)狀，使資產(chǎn)與裝備管理與教育的現(xiàn)代化相適應(yīng)，基本實(shí)現(xiàn)了管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，提升了各級(jí)主管部門的管理水平和效率。比如，采用電子化方式管理所有資產(chǎn)的入庫(kù)、定位、借用、報(bào)損、賠償、盤點(diǎn)、采購(gòu)、審批等，達(dá)到資產(chǎn)賬目建立、分類俱全，賬賬相應(yīng)，賬物相符；教學(xué)儀器設(shè)備管理與實(shí)驗(yàn)教學(xué)活動(dòng)管理相結(jié)合，實(shí)驗(yàn)課的開(kāi)設(shè)、儀器設(shè)備維護(hù)、自制研發(fā)實(shí)驗(yàn)教具、教改科研等功能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、動(dòng)態(tài)化管理，實(shí)驗(yàn)教學(xué)還可配置不同教材版本的實(shí)驗(yàn)?zāi)夸?，由各地根?jù)自己的實(shí)際情況選擇操作；圖書(shū)管理通過(guò)自動(dòng)化管理系統(tǒng)輕松實(shí)現(xiàn)圖書(shū)登錄、分類、編目、典藏管理、館藏查詢等業(yè)務(wù)；信息系統(tǒng)智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理資產(chǎn)與裝備產(chǎn)生的各種記錄、數(shù)據(jù)、資料檔案，實(shí)現(xiàn)即時(shí)自助查閱、統(tǒng)計(jì)、導(dǎo)出、打印，實(shí)時(shí)無(wú)縫上傳功能等。

4.2 大大節(jié)約了資產(chǎn)與裝備管理的成本

運(yùn)用該信息系統(tǒng)，查詢、統(tǒng)計(jì)、資產(chǎn)盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)傳輸?shù)葮O為便利，各縣區(qū)可以直接查看所轄區(qū)域內(nèi)每所學(xué)校的資產(chǎn)與裝備情況，儀器設(shè)備和藥品的品種、數(shù)量等一清二楚，對(duì)照配備標(biāo)準(zhǔn)，缺口一目了然，添置和補(bǔ)充變得非常便捷，節(jié)約了大量的采購(gòu)成本。市級(jí)管理部門可以通過(guò)平臺(tái)查看全市圖書(shū)、儀器等教育技術(shù)裝備情況的詳實(shí)數(shù)據(jù)，可以查詢每一個(gè)縣區(qū)、每一所中小學(xué)的資產(chǎn)與裝備情況，為制定全市發(fā)展規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支撐。每年年底的資產(chǎn)與裝備綜合報(bào)表的填報(bào)，不再需要集中開(kāi)會(huì)進(jìn)行手工收集、匯總、上報(bào)，而是由系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)表，與國(guó)家《中小學(xué)教育技術(shù)裝備統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)》等對(duì)接，直接上報(bào)，節(jié)約了大量的人力、物力、財(cái)力，節(jié)約了大量的時(shí)間，提高了管理效率。

4.3 打造了一支優(yōu)秀、專業(yè)的管理隊(duì)伍

該系統(tǒng)功能強(qiáng)大而豐富，需要大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作保證，需要有一支年輕、專業(yè)、穩(wěn)定的管理隊(duì)伍，才能有效保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，保證資產(chǎn)與教育裝備管理信息化的持續(xù)發(fā)展。所以，無(wú)論是系統(tǒng)建設(shè)還是應(yīng)用，管理人員都面臨新的挑戰(zhàn)，不但要精通資產(chǎn)與裝備管理理論、規(guī)則、技能、流程等專業(yè)知識(shí)，還要熟練掌握信息技術(shù)的應(yīng)用。通過(guò)市縣區(qū)教育局舉辦的各層次的培訓(xùn)，通過(guò)各學(xué)校相關(guān)人員的刻苦自學(xué)，資產(chǎn)與裝備管理人員的素質(zhì)得到了顯著提高，基本能滿足應(yīng)用信息系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)管理的需要。由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的人員無(wú)法上崗操作，無(wú)法進(jìn)行管理，因而各學(xué)校不再像以前那樣隨意安排、調(diào)換人員，管理隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定。所以，信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，既鍛煉了管理隊(duì)伍，也穩(wěn)定了管理隊(duì)伍。

4.4 方便了資產(chǎn)與裝備工作的督導(dǎo)評(píng)估

教學(xué)儀器設(shè)備品種多、數(shù)量多，使用情況難以準(zhǔn)確把握，使得每年的教育技術(shù)專項(xiàng)督導(dǎo)評(píng)估工作耗費(fèi)了大量的時(shí)間、人力。應(yīng)用信息系統(tǒng)可以使教育督導(dǎo)部門不用親自走進(jìn)學(xué)校，就可以得到督導(dǎo)想要的各種數(shù)據(jù)和資料。如，管理人員基本信息，包括各學(xué)校裝備管理人員的數(shù)量、學(xué)歷、職稱、工作性質(zhì)等；各縣區(qū)學(xué)校的基本信息，包括各類學(xué)校數(shù)量、實(shí)驗(yàn)室及功能室數(shù)量、計(jì)算機(jī)的人機(jī)比、裝備投入，專用教室及輔助用房、儀器達(dá)標(biāo)情況等；各學(xué)校實(shí)驗(yàn)教學(xué)及研究情況，功能教室使用情況，儀器設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)、損失賠償?shù)惹闆r。通過(guò)信息系統(tǒng)，督導(dǎo)所需臺(tái)賬資料一應(yīng)俱全，一目了然，并可長(zhǎng)期保存，相關(guān)信息可以實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的查看，不再需要組織一支隊(duì)伍到校逐項(xiàng)查看驗(yàn)收。另外，系統(tǒng)做到了對(duì)各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、匯總與上報(bào)工作權(quán)責(zé)清晰、責(zé)任到人，提高了數(shù)據(jù)的客觀性、真實(shí)性。

我們將進(jìn)一步抓好隊(duì)伍建設(shè)，抓好系統(tǒng)維護(hù)，充分應(yīng)用好該信息系統(tǒng)，促進(jìn)全市資產(chǎn)與裝備管理水平再上新臺(tái)階，為提高教育教學(xué)質(zhì)量，提高辦學(xué)水平做出更大的貢獻(xiàn)。

1 江蘇省淮安市教育技術(shù)裝備中心；2 江蘇省淮安市教育局）