信息化條件下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)探析

魏竹明，趙曉飛

（濟(jì)南供水分局，山東 濟(jì)南 250032）

1 相關(guān)概念

1.1 信息化條件下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制內(nèi)容

1）信息化條件下內(nèi)部控制與會(huì)計(jì)內(nèi)部控制。隨著供水單位對(duì)科學(xué)管理的重視，內(nèi)部控制作為加強(qiáng)單位內(nèi)部管理的重要手段和方法之一，越來(lái)越受到各方面的關(guān)注。所謂內(nèi)部控制，指的是為了保護(hù)供水資產(chǎn)的安全、完整，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度及單位經(jīng)營(yíng)管理方針政策的貫徹執(zhí)行，避免或降低各種風(fēng)險(xiǎn)，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。

內(nèi)部控制的結(jié)構(gòu)由三個(gè)要素共同組成：①控制環(huán)境?？刂骗h(huán)境是指對(duì)特定政策與程序的效率有重大影響的各種因素，其中包括組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)作風(fēng)、管理者的風(fēng)格發(fā)揮的職能、人事工作方針及執(zhí)行等。②會(huì)計(jì)制度。會(huì)計(jì)制度指的是為了處理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確資產(chǎn)與負(fù)債的經(jīng)營(yíng)責(zé)任而規(guī)定的各種方法。③控制程序。控制程序指的是為了保證目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而建立的政策和程序。

2）會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的內(nèi)容。

貨幣資金控制。貨幣資金包括庫(kù)存現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金。對(duì)貨幣資金的控制，最主要的目標(biāo)是保證貨幣資金的安全、完整。要做到這一目標(biāo)，首先要做到現(xiàn)金、銀行存款余額的真實(shí)、準(zhǔn)確。其次應(yīng)保證現(xiàn)金、銀行存款的使用恰當(dāng)。另外，也要保障其他貨幣資金的安全完整。

實(shí)物資產(chǎn)控制。實(shí)物資產(chǎn)包括單位的存貨和固定資產(chǎn)，通常來(lái)講，它們?cè)趩挝毁Y產(chǎn)總額中的占比例最大。因此，對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的內(nèi)部控制在會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度中同樣處于重要的地位。

采購(gòu)和付款控制。采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)是經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務(wù)，既有有形物資的采購(gòu)，也有勞務(wù)的采購(gòu)，采購(gòu)范圍廣。所以要合理地進(jìn)行各種采購(gòu)業(yè)務(wù)，保證采購(gòu)的物資等及時(shí)、足額入庫(kù)，并及時(shí)支付各種貨款。因此，必須在會(huì)計(jì)內(nèi)部控制方面加強(qiáng)管理。大宗物資應(yīng)采用政府采購(gòu)、集中采購(gòu)等方式，避免采購(gòu)與付款中的腐敗現(xiàn)象，保證資金、物資安全。

成本費(fèi)用控制。成本費(fèi)用是在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)生的耗費(fèi)，包括供水成本、管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用等。加強(qiáng)對(duì)成本費(fèi)用的控制，對(duì)于降低消耗、增加收入，不斷提高供水單位的經(jīng)濟(jì)效益具有重要意義。

1.2 會(huì)計(jì)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)容

1）串通舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。供水單位職工都能按照制度的規(guī)定辦事，是內(nèi)部控制制度達(dá)到預(yù)計(jì)控制目的的前提。如果當(dāng)職工合伙舞弊甚至出現(xiàn)內(nèi)外串通共謀時(shí)，就會(huì)很容易導(dǎo)致內(nèi)部控制失靈。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，當(dāng)出納和會(huì)計(jì)合伙動(dòng)用資金，采購(gòu)員和資產(chǎn)會(huì)計(jì)合伙作假，無(wú)論設(shè)計(jì)得多么完善的內(nèi)部控制制度都將只是擺設(shè)。

2）濫用職權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)。幾乎所有的控制程序都不能主動(dòng)發(fā)現(xiàn)和防止那些負(fù)責(zé)執(zhí)行監(jiān)督控制的管理人員濫用職權(quán)或不當(dāng)用權(quán)，因?yàn)檫@些控制程序在這些管理人員手中都只是一種管理工具。事實(shí)表明：許多重大舞弊發(fā)生和財(cái)務(wù)報(bào)告失真，很大程度上由領(lǐng)導(dǎo)層的干預(yù)導(dǎo)致。內(nèi)部控制作為單位的組成部分，它理所當(dāng)然地要按照管理人員的意圖運(yùn)行，尤其是單位負(fù)責(zé)人的決策更是起決定性的作用。決策者出了問(wèn)題，貫徹決策人意圖的內(nèi)部控制也勢(shì)必會(huì)失去其應(yīng)有的控制作用。

2 信息化條件下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的變化

2.1 對(duì)控制環(huán)境的影響

1）解放了人力資源成本。在實(shí)施信息化之前，由于內(nèi)部控制受到成本效益原則的制約，使得領(lǐng)導(dǎo)層在設(shè)計(jì)和實(shí)施某項(xiàng)內(nèi)部控制時(shí)要將相當(dāng)一部分的精力用于權(quán)衡內(nèi)部控制的利弊得失，使用效益最高的內(nèi)部控制手段。信息化部分地解決了資源有限這一困擾內(nèi)部控制實(shí)施的問(wèn)題，因?yàn)樾畔⒒诮ㄔO(shè)初期需投入的資源相對(duì)其后期而言要多，而一旦實(shí)施了信息化，供水單位走上了信息化的道路，其節(jié)約成本的優(yōu)點(diǎn)就會(huì)顯現(xiàn)出來(lái)。因?yàn)榭刂瞥绦蚴亲詣?dòng)化的，需要人工完成的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制項(xiàng)目減少，極大地解放了日益昂貴的人力資源成本。

2）防止發(fā)生串通舞弊。在信息化以前，會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度達(dá)到控制目的的前提是供水職工特別是會(huì)計(jì)人員按照制度的規(guī)定辦事，但當(dāng)會(huì)計(jì)人員合伙舞弊和內(nèi)外串通共謀時(shí)，會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部控制的失靈。實(shí)施信息化以后，操作人員只有各自的權(quán)限，很難涉及他人的領(lǐng)域，保證了信息的專(zhuān)人專(zhuān)用，而且如果不按照程序辦事的話(huà)，智能化的系統(tǒng)將對(duì)該項(xiàng)內(nèi)部控制程序不予放行并自動(dòng)識(shí)別和提示。

3）避免濫用職權(quán)現(xiàn)象發(fā)生。內(nèi)部控制程序作為一種管理工具，管理的過(guò)程必然要求有人參與。但在信息化實(shí)施之前，很難發(fā)現(xiàn)和防止那些負(fù)責(zé)執(zhí)行監(jiān)督控制的管理人員濫用職權(quán)。在某些情況下，對(duì)于擔(dān)任控制職能的人員越權(quán)管理、濫用職權(quán)，即使具有良好設(shè)計(jì)的內(nèi)部控制，也不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。信息化條件下，會(huì)計(jì)內(nèi)部控制從源頭上防止了濫用職權(quán)現(xiàn)象的發(fā)生。

2.2 對(duì)控制活動(dòng)的影響

1）節(jié)約了控制目標(biāo)的成本。信息技術(shù)的引入使控制手段變得靈活多樣，對(duì)內(nèi)部控制的檢查、預(yù)防與糾正的功能起到了加強(qiáng)作用?？刂频闹攸c(diǎn)也由對(duì)人的控制為主向?qū)θ?、機(jī)共同控制轉(zhuǎn)變，進(jìn)而擺脫人員與資源的限制，經(jīng)濟(jì)有效地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的目標(biāo)。在新環(huán)境下應(yīng)當(dāng)形成新的控制理念，良好的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制不應(yīng)僅依賴(lài)過(guò)多的審核人員或復(fù)雜的控制程序，而應(yīng)該依靠信息時(shí)代的控制理論和恰當(dāng)合適的信息技術(shù)手段。

2）降低了制度失效的風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部控制制度是針對(duì)制度制定時(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)而設(shè)計(jì)的，沒(méi)有信息化的內(nèi)部控制可能會(huì)因經(jīng)營(yíng)環(huán)境或業(yè)務(wù)性質(zhì)的改變而效果不明顯或失效，甚至有可能對(duì)不正常的或當(dāng)初未能預(yù)料到的業(yè)務(wù)類(lèi)型失去控制能力。在經(jīng)常變化的環(huán)境之中，融入信息化的大潮是保持競(jìng)爭(zhēng)能力的要求，將信息化融入到每一項(xiàng)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制業(yè)務(wù)當(dāng)中，代替原有的完全人工流程，不僅是形式和效率的改變，更能夠有效防止會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度失效。

3 信息化條件下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施

3.1 完善供水內(nèi)部環(huán)境

1）完善組織結(jié)構(gòu)。單位組織結(jié)構(gòu)體系在現(xiàn)代管理中是內(nèi)部控制和治理的重要體現(xiàn)，完善的組織結(jié)構(gòu)能充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，提升治理和控制效果，最終達(dá)到管理的目的。供水單位生存和發(fā)展，部分取決于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。只有具備了明晰而合理的組織結(jié)構(gòu)，供水單位中的各個(gè)管理職能才能有效地發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2）加強(qiáng)人力資源管理，提高人員內(nèi)部控制素質(zhì)。內(nèi)部控制建設(shè)的核心是“以人為本”，供水單位管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)人員的選擇、使用和培養(yǎng)，要把人作為單位最重要的不可忽略的一項(xiàng)資源。因此，要加強(qiáng)信息化條件下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制，首要任務(wù)是加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，特別是與內(nèi)部控制相關(guān)的各部門(mén)人員的培養(yǎng)，才能真正地提高企業(yè)的運(yùn)行效率。

3.2 強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)職能

為保證內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性和權(quán)威性，應(yīng)該重新評(píng)估審計(jì)部門(mén)的設(shè)置、權(quán)屬、地位，防止內(nèi)部審計(jì)部門(mén)在新環(huán)境下的作用降低甚至消失。具體來(lái)說(shuō)，就是要把內(nèi)部審計(jì)工作的主要職責(zé)從查錯(cuò)防弊轉(zhuǎn)到對(duì)單位的管理特別是內(nèi)部控制進(jìn)行評(píng)價(jià)和分析，提出管理建議。

3.3 完善內(nèi)部控制制度建設(shè)

理清供水單位的業(yè)務(wù)流程，制定《供水單位內(nèi)部控制制度規(guī)范》。在諸多繁雜的工作中，制定工作計(jì)劃，捋順?biāo)悸窡o(wú)疑是向成功邁出的第一步。供水單位通過(guò)對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的認(rèn)真研究和梳理，制定了《供水單位內(nèi)部控制制度規(guī)范》，其內(nèi)容涵蓋了供水單位的財(cái)務(wù)管理、成本控制、預(yù)算管理等方面，形成了與經(jīng)營(yíng)管理制度有機(jī)結(jié)合的內(nèi)部控制體系。進(jìn)一步提高了會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性，滿(mǎn)足了供水單位內(nèi)、外部對(duì)會(huì)計(jì)信息的需求，實(shí)現(xiàn)了各級(jí)次財(cái)務(wù)報(bào)表自動(dòng)統(tǒng)一生成，不僅節(jié)約了人力資源，還保證了會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性。