淺談實物檔案的管理

俞 歌

（黃河勘測規(guī)劃設計有限公司 河南鄭州 450003）

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映單位歷史真實面貌的特定物品。是檔案全宗的重要組成部分，具有較高保存價值，在企事業(yè)文化建設、市場經營中起著舉足輕重的作用。由于實物檔案具有形體直觀、形式多樣的特性，加大了實物檔案的管理難度，使檔案收集、整理、保管和利用更為復雜。為此，針對實物檔案管理存在的突出問題，探討相應的管理措施，確保各種形式的實物檔案進行有效地管理尤為重要。

1 加強實物檔案的收集工作

（1）實物檔案收集難。

實物檔案是以單位或部門所取得的工作實績?yōu)榛A。實物檔案本身形成時間不確定，沒有紙質檔案在形成時間上的周期性規(guī)律；形成規(guī)律不一致，沒有膠片檔案在形成和數量上有相對固定的規(guī)律；載體不一致，沒有聲像檔案那樣有既定的載體材料，具有不可預見性。加之實物檔案形成部門歸檔意識淡薄，往往導致實物檔案歸檔延時、歸檔疏漏，這就使得實物檔案的收集工作變得更為復雜和困難。

（2）提高對實物檔案重要性的認識。

實物檔案可以從一個側面直接反應單位成長和發(fā)展軌跡，具有較高的保存價值、研究價值和典型意義，是單位文書檔案的重要補充。特別是在市場競爭中、招投標中、項目談判時，是不可開放性的第一手資料，充分代表一個企事業(yè)的資質和業(yè)績水平，能夠給企業(yè)帶來巨大的經濟效益。

（3）檔案管理部門要認真做好實物檔案的收集和歸檔。

檔案人員要高度重視實物檔案的管理工作，增強工作的主動性和責任心，切實將實物檔案與文書檔案同等管理。因為實物檔案形成時間沒有規(guī)律的特性，實物檔案多分散于各個部門和個人，需要檔案人員進行全面收集和各方面的積極配合。比如通過關注單位的新聞和宣傳報道等渠道，了解檔案的形成情況，保證實物檔案能夠及時完整地收集歸檔。

2 建立完善的管理制度

（1）管理制度不健全。

各企事業(yè)單位因實物檔案形成時間不長，對實物檔案的管理還不太規(guī)范，實物檔案的分類也沒有一個統(tǒng)一的界定，基本處在摸索階段。從各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)程和技術手段的角度而言，可以說實物檔案的管理開辟了一個全新的檔案管理模式。

（2）加快相應的規(guī)范和體制建設，構建實物檔案管理的標準體系。

做到規(guī)范先行，以明確的管理和操作規(guī)定統(tǒng)一各個職能部門的相關工作，夯實整個保管工作基礎。要使實物檔案規(guī)范化，必須將實物檔案管理工作納入日常工作的總體，明確責任，建立健全一整套檔案管理制度。如：《實物檔案工作職責》、《實物檔案保管制度》、《實物檔案立卷歸檔制度》、《實物檔案保密制度》等，規(guī)范實物檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使實物檔案管理有章可循。

（3）加強實物檔案管理工作的檢查指導。

檔案部門要適時開展實物檔案管理知識業(yè)務培訓，明確實物檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，提高基層單位檔案人員業(yè)務水平，同時加大實物檔案管理的檢查督導力度。

3 做好實物檔案的利用工作

（1）利用難。

實物檔案本身的特性決定了其備份困難、數字化存儲不易，而跨庫房、跨區(qū)域的保管性又直接導致實物檢索不便，因此實物檔案利用工作開展緩慢，利用面狹窄。

（2）科學的分類。

必須對實物檔案進行正確的分類，因為只有按照實物信息內容和載體形式分門別類地進行保存，才能最大限度的保護檔案。將統(tǒng)一載體檔案材料的檔案歸為一類比較合理，按其載體形式一般分為榮譽類 （獎狀、證書、獎牌、獎杯等）、紀念品、印信類等。

（3）科學的鑒定。

從實物檔案實際利用和歷史發(fā)展的需要，準確鑒定其保存價值，根據它的形成背景、具體內容、載體形式等多方面進行綜合評價。按照實物檔案類型劃定歸檔范圍，根據不同價值、不同層次確定其保存期限，確保館藏檔案的質量，更大程度地提高館藏檔案的利用效率。

（4）開發(fā)檔案信息數據庫。

比如：清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，在此管理系統(tǒng)中建立實物檔案庫，并設項目文件庫：獎狀、證書、獎牌、獎杯、錦旗、紀念品、印章等等，然后分別把各文件庫的數據信息輸入庫中，再通過掃描或照相的方式將圖片轉換成JPG格式掛接電子文件，這樣通過網絡用戶既可以看到文字信息，又可以直觀地看到實物圖像信息，利用時可以直接傳送電子文件，不僅極大的方便利用者，還保護了實物檔案原件，同時改變了傳統(tǒng)的利用模式，給實物檔案的管理帶來了新的突破。

4 做好實物檔案的保管工作

（1）實物檔案保管技術不成熟。

實物檔案的載體形態(tài)各異，材料多樣，大小不一，其載體分別有金屬、塑料、玻璃、紙張等多種材料構成，載體上的信息內容有鍍金、油漆、墨汁等多種表現形式。上述各種材料要求不同的保存環(huán)境和保管方式，同一級別的載體也可能由于信息表現手法的不同在保管要求上各有所側重。因此，可能存在跨庫房、跨區(qū)域現象。即使在一個庫房也可能分散在各處，給日常維護造成不便。如今對紙質檔案的保管技術條件，顯然不適合實物檔案的保管需求，保管技術不成熟成為制約實物檔案管理工作發(fā)展的一個瓶頸。

（2）加強實物檔案保護技術的研究。

在實踐中，我們大部分檔案館還沒有形成規(guī)范的實物檔案保管操作規(guī)程，也不具備純熟的技術和方法，管理上還依附于現有的紙質檔案的保管方式，導致許多實物檔案得不到有效保護。

（3）統(tǒng)一裝具。

實物檔案日常的環(huán)境保護和管理維護是非常重要的。針對實物檔案的載體材料和外形特征，分別進行平放和立放，避免其遭到損壞，延長實物檔案的使用壽命。按照實物的載體形式制作相應的、統(tǒng)一的裝具。比如印章，制作標準統(tǒng)一的檔案盒，盒子里做成隔斷分別放入印章，既美觀整潔又節(jié)約庫房位置，更有利于印章的保護。不然，印章長期裸露在外面，隨著時間的推移，印章就會干枯、風化，以至于最后無法使用。有條件的單位可以制作或購買專門的實物檔案柜，更加便于實物檔案的保管利用，能夠充分展示實物檔案的風采，展現單位的歷史文化和綜合實力。

我們要積極探索實物檔案的管理方法，利用現代化的管理手段，真正使實物檔案管理工作步入正常化、規(guī)范化和標準化的軌道。充分發(fā)揮實物檔案的作用，增強單位凝聚力、真正體現出實物檔案的管理價值。