新時(shí)期高校成人教育檔案信息化管理淺析*

袁新芳

（河南機(jī)電高等?？茖W(xué)校成人教育部，河南 新鄉(xiāng) 453000）

目前各高校的成人教育(簡(jiǎn)稱成教)有著鮮明的共同特點(diǎn)——“多、雜、忙”，即頭緒多，業(yè)務(wù)雜，工作忙。成教的培養(yǎng)模式可分為業(yè)余與函授兩種，業(yè)余側(cè)重于學(xué)校利用節(jié)假日與周末教學(xué)培養(yǎng)，函授側(cè)重于外地市的二級(jí)教學(xué)站點(diǎn)進(jìn)行學(xué)歷教育，成教本身又具備著極大的靈活性，業(yè)余生可插入統(tǒng)招班中進(jìn)修，而社會(huì)企業(yè)也可以以函授模式進(jìn)行集中教學(xué)……林林總總，每種模式都意味著獨(dú)立的教學(xué)體系，業(yè)務(wù)信息量大，工作不可謂不繁雜，因此，如何做到忙而不亂，這與成教檔案管理工作是否得力息息相關(guān)。

我國(guó)檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中明確指出，我國(guó)十二五發(fā)展期間檔案事業(yè)的主要任務(wù)之一就是檔案信息化工作。即加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè);加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集等數(shù)字檔案資源建設(shè);制定文書類檔案長(zhǎng)期保存格式標(biāo)準(zhǔn)等。我們可以看出，檔案信息化管理工作有著豐富的內(nèi)涵，如果高校舉措有力，將會(huì)對(duì)成教工作起到極大的推動(dòng)作用。

1 加強(qiáng)成教檔案信息化管理的意義

從檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)容上來看，檔案指將分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成，是具備保存價(jià)值的文件，這種價(jià)值在于一方面佐證歷史，另一方面是對(duì)即將展開工作的參考。具體到成教工作，檔案管理一方面起到對(duì)已完成工作的詳細(xì)憑證作用，另一方面，通過對(duì)檔案資料的總結(jié)分析，可以有針對(duì)性地規(guī)劃好下一階段的工作。

1.1 文件歸檔快速化

在網(wǎng)絡(luò)沒有普遍應(yīng)用時(shí)，檔案業(yè)務(wù)工作主要是人工將傳統(tǒng)紙質(zhì)資料進(jìn)行一一匯總與整理，對(duì)于成教工作來說，其頭緒多，歸檔業(yè)務(wù)雜，相當(dāng)多的資料甚至需要外地教學(xué)站點(diǎn)進(jìn)行逐個(gè)郵寄，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且效果差強(qiáng)人意。信息化管理的實(shí)施意味著手段的革新，檔案資料可以通過熟知的網(wǎng)絡(luò)溝通軟件如Email、飛信來進(jìn)行即時(shí)傳遞與匯總。河南省教育廳成教部甚至面向省內(nèi)各高校成教部門設(shè)置QQ服務(wù)群，將多項(xiàng)工作檔案資料置于群空間中，便于各成教部門參考與應(yīng)用，這本身便是一種高效應(yīng)用。更深入的，信息化管理意味著專業(yè)化管理，目前多家高校非常注意專業(yè)化教學(xué)軟件的應(yīng)用，如省內(nèi)多家高校應(yīng)用了某企業(yè)設(shè)計(jì)的專業(yè)化教學(xué)系統(tǒng)軟件，使行政服務(wù)部門、系部教學(xué)部門、教師、學(xué)生均可以通過該平臺(tái)參與到學(xué)籍管理、教材管理、課程設(shè)置、考試安排、成績(jī)錄入與查詢之中，相關(guān)資料檔案的匯總便捷快速，這也是成人教育檔案管理信息化的發(fā)展方向。

1.2 學(xué)教聯(lián)動(dòng)一體化

成教部門是一個(gè)半封閉的辦學(xué)機(jī)構(gòu)，從整體來看，這就是一個(gè)小型的教務(wù)處，麻雀小而五臟全。其內(nèi)部設(shè)立了學(xué)生管理科室與教學(xué)管理科室，負(fù)責(zé)學(xué)生生活管理、團(tuán)支活動(dòng)、理論與實(shí)習(xí)課程安排、教材管理、學(xué)籍管理、考試安排、教學(xué)督導(dǎo)……這每一項(xiàng)都意味著大量的檔案業(yè)務(wù)工作。資料歸檔等工作很大程度上又并非成教部門自己就能進(jìn)行的，需要與其他相關(guān)部門的協(xié)作，這些部門包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、平行行政部門、普通教學(xué)系部、外地教學(xué)站點(diǎn)，甚至涉及學(xué)生個(gè)人，沒有這些相關(guān)部門和個(gè)人的支持，信息資料歸檔工作不可能順利進(jìn)行。

在傳統(tǒng)檔案管理時(shí)期，由于手段落后，方式單一，歸檔工作一直都是難題，成教部門和相關(guān)單位的互動(dòng)中，任何一個(gè)渠道或方面的溝通不暢，都會(huì)使檔案資料的整理出現(xiàn)遲滯、誤交、不交現(xiàn)象，影響工作進(jìn)度。隨著信息化的實(shí)施，歸檔手段現(xiàn)代化，方式多樣化，為相關(guān)單位尤其是外地的二級(jí)教學(xué)站點(diǎn)提供了極大便利，各單位可利用飛信、Ftp、E－mail、QQ等網(wǎng)絡(luò)溝通工具實(shí)現(xiàn)與成教部門的緊密聯(lián)系，構(gòu)成有機(jī)整體，通過信息一體化的溝通，實(shí)現(xiàn)資料的迅速匯總，交由領(lǐng)導(dǎo)部門歸納整理，更便于下一步計(jì)劃的執(zhí)行，有效地實(shí)現(xiàn)了學(xué)生管理、教學(xué)管理與相關(guān)支持單位的工作聯(lián)動(dòng)。

1.3 文件資料規(guī)范化

在檔案管理建設(shè)過程中常常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位個(gè)性，文件資料標(biāo)準(zhǔn)不可更改的情況。尤其對(duì)于成教工作來說，由于牽涉單位多、廣，往往會(huì)出現(xiàn)同一系列的資料多達(dá)十幾甚至幾十種格式，這種無視標(biāo)準(zhǔn)化的情況極其有害，造成檔案資料必須進(jìn)行二次篩選、歸納與整理后方可應(yīng)用。在傳統(tǒng)檔案管理時(shí)期，這又常常是無法避免的情況，檔案業(yè)務(wù)工作者之間當(dāng)時(shí)主要靠傳統(tǒng)的口頭、電話、會(huì)議等方式進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，這些推廣方式的廣度與深度受人員素質(zhì)限制會(huì)產(chǎn)生不同的折扣，效果很差。信息化的實(shí)施使規(guī)范的統(tǒng)一推廣得以實(shí)現(xiàn)。

1.4 教學(xué)工作有序化

檔案的一大特點(diǎn)是其參考作用，往寬泛了講是借古鑒今，檔案資料形成后不能束之高閣，應(yīng)多做參考分析。成教部門工作以忙著稱，那么忙而不亂是工作得當(dāng)與否的體現(xiàn)。對(duì)前期的工作信息歸納整理后，加強(qiáng)分析其對(duì)現(xiàn)今工作的參考價(jià)值，在促進(jìn)日常教學(xué)工作有序進(jìn)行方面，有極大的參考價(jià)值。如河南機(jī)電高等?？茖W(xué)校成教部，在對(duì)歷年成教工作資料的歸檔匯總后，總結(jié)出全年成人教育工作的流程與每月重點(diǎn)，并將常用表格和文件規(guī)范化，形成紙質(zhì)稿與電子稿，發(fā)送至各二級(jí)教學(xué)站點(diǎn)，保證二級(jí)站點(diǎn)能清晰了解自己何時(shí)該做何事，工作的有序進(jìn)行得到了保障。

2 成教檔案信息化管理面臨的問題

自2000年以來，高校的很多領(lǐng)域都基本實(shí)現(xiàn)了信息化普及與管理，幾乎沒有哪個(gè)部門是沒有電腦和網(wǎng)絡(luò)的，但對(duì)于成教的檔案信息化管理來說，仍存在著信息化水平低、建設(shè)速度慢等明顯弊端。

2.1 思想上不與時(shí)俱進(jìn)

思想上的問題是最根本的問題和阻礙，不能與時(shí)俱進(jìn)就意味著落后。很多高校領(lǐng)導(dǎo)更愿意把眼光放在速見效益、出政績(jī)的工作上。檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)導(dǎo)致它受不到應(yīng)有重視，也限制了檔案工作者創(chuàng)造性的發(fā)揮。對(duì)于成教部門的主管領(lǐng)導(dǎo)來說，由于平時(shí)業(yè)務(wù)工作多，也極易疏忽此項(xiàng)工作，或認(rèn)為檔案信息化管理就是簡(jiǎn)單的電子數(shù)據(jù)上傳和收集，而不能進(jìn)一步擴(kuò)大認(rèn)知，提升其到應(yīng)有的地位上。當(dāng)工作信息紊亂，造成工作障礙時(shí)，甚至意識(shí)不到是檔案信息化管理沒有實(shí)施到位。

2.2 責(zé)任上不明確

正是由于在人力資源等方面投入不足，成教部門與其相關(guān)單位在指定檔案管理人員方面往往也會(huì)含糊，由于缺乏相關(guān)的檔案管理知識(shí)，又沒有明確職責(zé)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)問題各單位與人員間推諉責(zé)任，相互扯皮，最后造成工作事故而無法處理。如某高校將其所有業(yè)務(wù)工作資料電子稿都存放在網(wǎng)絡(luò)中心的FTP服務(wù)器中，但未指定專人負(fù)責(zé)，也沒有資料備份，網(wǎng)絡(luò)中心搬家時(shí)不知該通知何人，在搬家途中服務(wù)器受損，數(shù)據(jù)全部遺失，對(duì)工作造成極大阻礙。

2.3 方式上不求進(jìn)

觀念上的不與時(shí)俱進(jìn)，就會(huì)造成對(duì)應(yīng)用方式的滯后。信息化指的不僅僅是紙面資料電子化存儲(chǔ)，它是指在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，提高檔案管理效率與效益。很多成教部門工作者，總會(huì)認(rèn)為所謂的信息化就是將工作資料存在電腦上，或通過QQ、飛信、Email進(jìn)行傳遞，這固然屬于檔案信息化工作的一部分，但與全面應(yīng)用信息技術(shù)相比，又差得太遠(yuǎn)。雖然提升了一定的工作效率，但未能做到整體優(yōu)化。

2.4 人財(cái)物不跟進(jìn)

在實(shí)施信息化管理的今天，更迫切需要懂一定網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作能力的人員，而這些往往由于成教部門的性質(zhì)所在，極為缺乏。作為學(xué)校的二級(jí)部門，成教部門一般不會(huì)像學(xué)校一樣設(shè)置專門的檔案管理崗位，這造成了檔案資料管理的人手不足。在財(cái)力物力方面，成教部門往往注重在招生宣傳和二級(jí)站點(diǎn)培訓(xùn)方面加大經(jīng)費(fèi)投入，而由于本身對(duì)信息化的認(rèn)知不足，必需的服務(wù)器、網(wǎng)站建設(shè)等經(jīng)費(fèi)的投入則少之又少。這導(dǎo)致了一些必需的檔案保管設(shè)備無法備齊，檔案的管理與利用還停留在原始的手工操作上。這種狀況，大大影響了檔案的利用效率。

3 成教檔案信息化管理對(duì)策研究

3.1 思想上認(rèn)真重視

對(duì)于成人教育部門來說，其檔案信息化實(shí)施的步伐常常落后于學(xué)校的教務(wù)與學(xué)生管理部門，原因在于其支持單位的復(fù)雜性與二級(jí)層次的特點(diǎn)。所以，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)，尤其注意不僅僅要將歸檔工作由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，還要具備整體宏觀意識(shí)，積極裝備專業(yè)化管理系統(tǒng)。將檔案管理從重管理、輕利用、問題多、工作亂的惡性循環(huán)中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動(dòng)面向二級(jí)站點(diǎn)與相關(guān)系部單位，積極提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的軌道上來。

3.2 體制上統(tǒng)一規(guī)范

體制上不統(tǒng)一，機(jī)制運(yùn)行就不會(huì)有活力，這也是制約檔案信息化建設(shè)的重要因素之一。成教部門作為半封閉的辦學(xué)機(jī)構(gòu)，組織結(jié)構(gòu)上呈發(fā)散形。所以成教部門一定要盡早建立獨(dú)立的檔案管理體系，真正形成“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案信息化管理模式。相關(guān)教學(xué)單位、個(gè)人與二級(jí)教學(xué)站點(diǎn)的檔案管理工作應(yīng)以成教部門提供的規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn)，形成上下一體、規(guī)范統(tǒng)一的局面。

目前高校校園網(wǎng)的成熟運(yùn)用，也為成教部門為開展檔案信息管理及服務(wù)工作提供了良好的條件。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，要注意文件制作與編制檢索工具同步，文件制作與檔案管理可適用同一軟件。根據(jù)文件制作平臺(tái)，把文件內(nèi)容所包含的相關(guān)檢索字節(jié)，如題名、負(fù)責(zé)單位、密級(jí)、產(chǎn)生時(shí)間、文號(hào)等應(yīng)用固定格式，再加上檔案管理的部分——如檔號(hào)等，在編制檢索時(shí)有序調(diào)出，將極大地提高能效。

3.3 方法上先進(jìn)全面

對(duì)于成教部門來說，其所面向的相關(guān)單位多、人員廣、層次參差不齊，所以檔案管理的信息化手段應(yīng)因?qū)ο蠖悾冗M(jìn)全面。在方式上力求進(jìn)取，緊跟時(shí)代技術(shù)發(fā)展。一方面、建立并完善成教工作網(wǎng)站，積極應(yīng)用專業(yè)化系統(tǒng)軟件。另一方面在與二級(jí)站點(diǎn)對(duì)接時(shí)要充分使用Ftp、Email、遠(yuǎn)程登錄、即時(shí)溝通等網(wǎng)絡(luò)工具，與業(yè)務(wù)人員形成快速有效全面的數(shù)據(jù)交流，有條件的情況下可以通過接收電子檔案，對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化歸納，積極建設(shè)相關(guān)的全文和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，更好地為提高辦學(xué)質(zhì)量提供佐證和參考價(jià)值。

3.4 財(cái)力人力上投入

在財(cái)力人力的投入上，成教部門負(fù)責(zé)人與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具備這樣的認(rèn)識(shí)，即作為教學(xué)單位，成人教育核心仍是教學(xué)管理，只有提高辦學(xué)質(zhì)量才可能吸引更多的生源。如果僅僅把成教部門當(dāng)做盈利機(jī)構(gòu)，經(jīng)費(fèi)和人力的投入只在于眼前的招生宣傳上，是目光短淺的行為。

一方面成教部門要投入專項(xiàng)資金進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。通過增加經(jīng)費(fèi)投入，迅速配置必要的檔案安全保護(hù)設(shè)備和必要的計(jì)算機(jī)設(shè)施，切實(shí)夯牢檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。另一方面，要堅(jiān)持全員培訓(xùn)，全面提高隊(duì)伍素質(zhì)。這種培訓(xùn)首先要面對(duì)本部門及相關(guān)單位成教業(yè)務(wù)人員，其次更要針對(duì)二級(jí)教學(xué)站點(diǎn)的成教業(yè)務(wù)人員有的放矢。由于人手力量薄弱的問題，二級(jí)教學(xué)站點(diǎn)的工作人員往往是招生、教學(xué)、檔案管理集一身，大多畢業(yè)于非檔案管理專業(yè)，檔案管理基礎(chǔ)理論和基本知識(shí)貧乏，整體素質(zhì)偏低，直接制約檔案信息化建設(shè)。成教部門可針對(duì)這種情況定期開展培訓(xùn)會(huì)議，根據(jù)需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程培訓(xùn)，形成本單位成教工作電子化規(guī)程，形成辦學(xué)共識(shí)，即形成了有效的檔案信息化管理機(jī)制，更有助于辦學(xué)效率和準(zhǔn)確率的提高。

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