會(huì)計(jì)電算化課程中的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)

□文/壽 莉 賈 娜

（1.中央司法警官學(xué)院 河北·保定；2.寧夏大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 寧夏·銀川）

會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)學(xué)進(jìn)入信息化時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果,它是會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、企業(yè)管理、經(jīng)濟(jì)計(jì)量等學(xué)科相互交叉結(jié)合產(chǎn)生的綜合性學(xué)科。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)數(shù)量龐大，分布在企業(yè)不同的業(yè)務(wù)部門，涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面，需要經(jīng)過會(huì)計(jì)部門的不斷加工、處理才能形成有用的會(huì)計(jì)信息。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)由相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)集合構(gòu)成，因此數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是密不可分的。在《會(huì)計(jì)電算化》中，教師除了介紹簡(jiǎn)單易懂的會(huì)計(jì)軟件操作外，更注重結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)，闡述二者之間的關(guān)系，舉一反三，既增強(qiáng)了學(xué)生對(duì)會(huì)計(jì)電算化的理解，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)軟件的規(guī)范化操作，又加深了學(xué)生對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的直觀認(rèn)識(shí)，激發(fā)其對(duì)深入學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用技術(shù)的興趣。

一、從數(shù)據(jù)庫(kù)的角度加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的理解

司法部監(jiān)獄管理局及其下屬各分局是用友集團(tuán)的長(zhǎng)期合作伙伴，因此我校會(huì)計(jì)電算化教學(xué)以用友財(cái)務(wù)軟件的學(xué)習(xí)為主。但是，作為信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)的學(xué)生，僅僅學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)軟件的操作是不夠的，還要了解和掌握財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的管理和維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的管理和維護(hù)、報(bào)表的二次開發(fā)等知識(shí)和技能。這些都與數(shù)據(jù)庫(kù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用密不可分。數(shù)據(jù)庫(kù)是按照一定關(guān)系組織起來的有聯(lián)系的數(shù)據(jù)集合，在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，所有的數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了一個(gè)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、管理嚴(yán)密的信息系統(tǒng)。用友財(cái)務(wù)軟件后臺(tái)為SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。SQL Server是一種功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，許多數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)都是以它作為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。在會(huì)計(jì)電算化課程的教學(xué)過程中，教師強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出這一流程，會(huì)計(jì)信息由輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、保存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和信息、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理與轉(zhuǎn)換以及輸出會(huì)計(jì)信息構(gòu)成，它是一種有序排列的結(jié)構(gòu)。因此，把數(shù)據(jù)庫(kù)基本知識(shí)與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)結(jié)合起來，學(xué)習(xí)一些簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)操作，可以讓學(xué)生明確學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)的意義，了解會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的開發(fā)原理。

二、用數(shù)據(jù)表的概念認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的基本內(nèi)容及存儲(chǔ)方式

要在庫(kù)里面存放數(shù)據(jù)并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，這是數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)表是按行和列組織起來的數(shù)據(jù)集合，一般具有特定的主題，可以將任何可用的數(shù)據(jù)放在表中。操作財(cái)務(wù)軟件，首先要明白輸入的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在哪里保存，如何被保存的；開發(fā)會(huì)計(jì)核算信息系統(tǒng)，也要設(shè)計(jì)表現(xiàn)和保存這些數(shù)據(jù)的“數(shù)據(jù)表”。在課堂教學(xué)中，教師將數(shù)據(jù)表知識(shí)貫徹到財(cái)務(wù)軟件的學(xué)習(xí)中：每一張記賬憑證中都包含經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間、內(nèi)容摘要、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)引起的會(huì)計(jì)要素的增減變化等數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)被放在一張數(shù)據(jù)表中。一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生在會(huì)計(jì)記錄中可以表現(xiàn)為“發(fā)生時(shí)間”、“摘要”、“會(huì)計(jì)科目”、“金額”、“附件張數(shù)”、“經(jīng)辦人簽名”等屬性。目前廣泛使用的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)由一系列二維表組成，二維表由行和列組成，表中的每一列表示數(shù)據(jù)的某一個(gè)屬性，在數(shù)據(jù)表中稱為“字段”，表中的每一行表示一個(gè)具體的屬性值，在數(shù)據(jù)庫(kù)表中稱為“記錄”。把發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄在記賬憑證中，主要包括“年月日”、“摘要”、“會(huì)計(jì)科目名稱”、“借方金額”、“貸方金額”等內(nèi)容，它們是一張數(shù)據(jù)表中的幾個(gè)字段，它們從不同方面表明了一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的屬性，在數(shù)據(jù)表中表現(xiàn)為不同的列；而這項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的具體內(nèi)容則以“行”的形式表現(xiàn)在表中，有多少筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)就有多少這樣的“行”，它們被稱為數(shù)據(jù)表中的“記錄”。大量的記賬憑證就是通過這樣的“表”表現(xiàn)出來的。

三、數(shù)據(jù)的屬性幫助理解會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，規(guī)范會(huì)計(jì)軟件的操作

在學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)表的概念和操作的基礎(chǔ)上，引入數(shù)據(jù)的類型概念。定義數(shù)據(jù)類型的目的是區(qū)別不同數(shù)據(jù)在輸入時(shí)的不同要求，即要遵循的相應(yīng)規(guī)則。具體到會(huì)計(jì)電算化軟件操作：在輸入會(huì)計(jì)憑證中的摘要信息時(shí)，要明確輸入的是“文本型數(shù)據(jù)”，就要按照文本型數(shù)據(jù)的輸入要求進(jìn)行操作；輸入借方、貸方金額時(shí)，就要按照“數(shù)字型數(shù)據(jù)”的輸入要求輸入數(shù)字，而不能輸入文本。設(shè)計(jì)了數(shù)據(jù)的類型，還要對(duì)不同數(shù)據(jù)類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行屬性的設(shè)計(jì)。如定義數(shù)據(jù)的取值范圍，在數(shù)據(jù)表中就是定義字段的大小。結(jié)合會(huì)計(jì)的常識(shí)性知識(shí)去理解：在工資的計(jì)算過程中，如果職工的月工資不會(huì)超過萬元，如何在輸入數(shù)據(jù)過程中防止異常數(shù)據(jù)？一張手工會(huì)計(jì)憑證的最大值是多少？這時(shí)很多學(xué)生會(huì)想到數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度，進(jìn)一步又去思考小數(shù)點(diǎn)的問題、小數(shù)位的問題等。通過這些實(shí)例，學(xué)生結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)中應(yīng)注意的問題認(rèn)識(shí)到：一是不同的數(shù)據(jù)可以通過定義其類型進(jìn)行區(qū)分。例如，輸入貨幣指標(biāo)時(shí)不能輸入文本，輸入數(shù)字型的文本就不能進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算。明確了這一點(diǎn)，學(xué)生就不會(huì)再輸入非法數(shù)據(jù)。二是定義不同類型數(shù)據(jù)的屬性可以提高數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。例如，一般情況下輸入會(huì)計(jì)憑證時(shí)不允許逆時(shí)，即輸入下一張憑證時(shí)其業(yè)務(wù)時(shí)間不能小于上一張憑證的業(yè)務(wù)時(shí)間，要對(duì)這一點(diǎn)進(jìn)行正確性驗(yàn)證，可以為其定義有效性規(guī)則。上述問題都可以體現(xiàn)為會(huì)計(jì)軟件操作的規(guī)范性。學(xué)生學(xué)習(xí)了數(shù)據(jù)表的相關(guān)操作之后，理解了數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)原理，明白了會(huì)計(jì)軟件操作的限制，能夠在出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)找到原因，更有利于會(huì)計(jì)軟件的規(guī)范化操作。

四、創(chuàng)建會(huì)計(jì)科目表與其他表之間的關(guān)系，幫助加深對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的認(rèn)識(shí)

數(shù)據(jù)庫(kù)由一系列表組成，這些表之間存在著一對(duì)一關(guān)系、一對(duì)多關(guān)系或者多對(duì)多關(guān)系。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)科目表是一張非常重要的數(shù)據(jù)表，是填制記賬憑證、登記賬簿、編制會(huì)計(jì)報(bào)表的依據(jù)。因此，會(huì)計(jì)科目表在系統(tǒng)中其他數(shù)據(jù)有密不可分的聯(lián)系。為了更深入地認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)中表的聯(lián)系，教師引導(dǎo)學(xué)生尋找和分析會(huì)計(jì)科目表與記賬憑證數(shù)據(jù)表、會(huì)計(jì)科目表與各種賬簿數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系。以會(huì)計(jì)科目編碼驗(yàn)證為例：會(huì)計(jì)科目表中“會(huì)計(jì)科目編碼”字段是數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵字，便于檢索、分類及匯總，可以提高輸入速度，減少工作量。在會(huì)計(jì)科目表與會(huì)計(jì)憑證表之間通過“會(huì)計(jì)科目編碼”字段創(chuàng)建了一個(gè)“一對(duì)多”的關(guān)系，“會(huì)計(jì)科目編碼”字段在會(huì)計(jì)科目表中是主鍵，在會(huì)計(jì)憑證表中是外鍵，參照完整性規(guī)則要求不能在相關(guān)表的外鍵字段中輸入不存在于主表的主鍵的值。這一規(guī)則保證了會(huì)計(jì)憑證輸入時(shí)不會(huì)出現(xiàn)非法數(shù)據(jù)。以此類推還可以創(chuàng)建其他表之間的關(guān)系，充分體現(xiàn)了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)完整。這種關(guān)系的創(chuàng)建，讓學(xué)生更深刻地理解了“關(guān)鍵字”概念，并且對(duì)賬簿數(shù)據(jù)的生成有了更明晰的認(rèn)識(shí)。

總之，將數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)的學(xué)習(xí)運(yùn)用與會(huì)計(jì)電算化軟件的學(xué)習(xí)和操作相結(jié)合，不僅激發(fā)學(xué)生對(duì)深入學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)課程的興趣，幫助學(xué)生在規(guī)范化操作會(huì)計(jì)軟件時(shí)知其然更知其所以然，更有助于實(shí)現(xiàn)信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)會(huì)計(jì)電算化課程的教學(xué)目標(biāo)：既學(xué)會(huì)使用會(huì)計(jì)軟件，又學(xué)會(huì)利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行財(cái)務(wù)軟件二次開發(fā)，成為熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用、懂管理的復(fù)合型人才?！?/p>