加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作

□文/黃 輝

（南陽(yáng)市中心醫(yī)院 河南·南陽(yáng)）

醫(yī)院檔案不只是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，也是醫(yī)院整個(gè)發(fā)展歷史的真實(shí)寫(xiě)照和原始記錄，還是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，更是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料。醫(yī)院檔案服務(wù)于醫(yī)院，服務(wù)于病人，服務(wù)于社會(huì)。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的進(jìn)行和醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，以及人民群眾法制化觀念的逐步提高，加大醫(yī)院檔案管理力度，對(duì)貫徹落實(shí)醫(yī)療衛(wèi)生政策、法律法規(guī)，促進(jìn)醫(yī)院健康有序發(fā)展，保證醫(yī)院可持續(xù)建設(shè)具有十分重要的意義。筆者根據(jù)自己多年的工作體會(huì)，現(xiàn)對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的新途徑進(jìn)行分析與探討。

一、醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）全員檔案意識(shí)不強(qiáng)，歸檔材料的質(zhì)量不高。長(zhǎng)期以來(lái)，不少醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)及職工檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)與了解，歸檔材料的質(zhì)量不高，如基建檔案：基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，但不少醫(yī)院合同、協(xié)議日期有的不明確或沒(méi)有寫(xiě)；工程的名稱(chēng)前后不相吻合；施工單位來(lái)函有的編號(hào)較亂，有沒(méi)有編號(hào)的、有重復(fù)編號(hào)的；請(qǐng)示報(bào)告之類(lèi)的函件有的沒(méi)有標(biāo)題；存檔圖紙不全，有的缺少工程改動(dòng)聯(lián)系單，有的工程項(xiàng)目缺少監(jiān)理審核單和質(zhì)量竣工評(píng)定表，有的竣工圖不能正確反映工程實(shí)體的實(shí)際情況等現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。一些隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程等也存在沒(méi)有及時(shí)記錄和編制準(zhǔn)確的資料、數(shù)據(jù)等工程竣工檔案。

（二）醫(yī)院檔案管理工作者素質(zhì)不高，直接影響醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。由于醫(yī)院人事體制以及其他原因，醫(yī)院專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)還受諸多因素的影響和制約。不少醫(yī)院缺乏專(zhuān)職檔案員，有的醫(yī)院雖然配備了專(zhuān)職檔案員，但他們所學(xué)專(zhuān)業(yè)與所從事的工作不一致，未接受過(guò)正規(guī)培訓(xùn)或僅有幾天的短期培訓(xùn)，對(duì)檔案的知識(shí)了解得不夠，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，有些檔案人員對(duì)檔案的來(lái)龍去脈認(rèn)識(shí)不清，對(duì)收集到的資料不能及時(shí)進(jìn)行整理；有些兼職檔案員同時(shí)承擔(dān)著其他繁重的任務(wù)，對(duì)收集、整理、立卷、歸檔等一系列工作力不從心，這些因素都直接影響了醫(yī)院檔案工作的質(zhì)量。

（三）醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)存在不少薄弱環(huán)節(jié)，直接影響檔案信息資源的共享。檔案信息資源的共享，整合醫(yī)院全部檔案資料為醫(yī)院各部門(mén)的科學(xué)管理、編研、開(kāi)發(fā)、利用提供先進(jìn)實(shí)用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享服務(wù)，是適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展和社會(huì)信息化建設(shè)的必然勢(shì)趨。醫(yī)院檔案管理信息化，將為醫(yī)院整體素質(zhì)的飛躍注入活力。但目前不少醫(yī)院沒(méi)有足夠意識(shí)到檔案信息資料的重要性，對(duì)檔案資料如醫(yī)療、護(hù)理、科研、人事、文秘、基建、財(cái)務(wù)、榮譽(yù)、聲像等，沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的整理和分類(lèi)，直接影響檔案信息資源的共享。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的新途徑

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)。我們要根據(jù)《檔案法》及《河南省檔案管理?xiàng)l例》的相關(guān)要求，搞好制度化建設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院《醫(yī)院檔案歸檔制度》、《醫(yī)院檔案借閱制度》、《人事檔案管理制度》、《文秘檔案管理制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案室安全防范制度》、《檔案管理辦法》、《公文處理實(shí)施細(xì)則》、《檔案分類(lèi)大綱》、《各類(lèi)檔案保管期限表》等，使檔案工作有章可循，走向規(guī)范化管理的軌道。

（二）進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作者素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理工作者的素質(zhì)，直接影響醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。因此，要采用多種形式，利用多種渠道，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作者的素質(zhì)。首先，醫(yī)院人事部門(mén)要把好“入口”關(guān)，把醫(yī)院檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員引進(jìn)過(guò)來(lái)；其次，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的管理水平。檔案管理人員只有具備了檔案專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技能，才能有效地把握檔案形成過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保檔案質(zhì)量。因此，要經(jīng)常地組織檔案人員反復(fù)學(xué)習(xí)《檔案法》、《醫(yī)院檔案歸檔制度》、《醫(yī)院檔案借閱制度》、《人事檔案管理制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案室安全防范制度》、《檔案管理辦法》、《公文處理實(shí)施細(xì)則》、《檔案分類(lèi)大綱》、《各類(lèi)檔案保管期限表》等，通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等形式開(kāi)展業(yè)務(wù)交流，逐步規(guī)范檔案資料編制流程、歸案范圍、整理分類(lèi)方法等，從而提高檔案管理質(zhì)量。

（三）利用信息技術(shù)，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。檔案信息資源的共享，整合醫(yī)院全部檔案資料為醫(yī)院各部門(mén)的科學(xué)管理、編研、開(kāi)發(fā)、利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享服務(wù)，是適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展和社會(huì)信息化建設(shè)的必然勢(shì)趨。檔案管理信息化就是所有庫(kù)存資料和以后發(fā)生的檔案資料通過(guò)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、相應(yīng)的軟件程序科學(xué)地進(jìn)行分類(lèi)錄入，達(dá)到檔案資源共享的動(dòng)態(tài)變化過(guò)程，信息化的時(shí)間和空間有無(wú)限的擴(kuò)充性和多樣性。過(guò)去我們沒(méi)有足夠意識(shí)到檔案信息資料的重要性，對(duì)隨時(shí)產(chǎn)生各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案資料，比如醫(yī)療、護(hù)理、科研、人事、文秘、基建、財(cái)務(wù)、榮譽(yù)、聲像等，認(rèn)為存放在檔案室就完成歷史使命，沒(méi)有通過(guò)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、相應(yīng)的軟件程序科學(xué)地進(jìn)行分類(lèi)錄入，達(dá)到檔案資源共享。我們應(yīng)利用現(xiàn)代化設(shè)備收集整理各種檔案信息，建立局域網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，在采取有效保密措施的基礎(chǔ)上，達(dá)到一方收集、多方享用的目標(biāo)，打破傳統(tǒng)的管理理念和模式。

（四）進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案文化建設(shè)。醫(yī)院檔案是醫(yī)療、教學(xué)、科研和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種歷史記錄，具有一定的文化屬性和重要的保存價(jià)值。醫(yī)院檔案文化建設(shè)是醫(yī)院文化建設(shè)的重要組成部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案文化建設(shè)，可以使檔案這一文化載體能夠更好地記錄歷史、傳承文化，傳播文明，最大限度地提升檔案歷史文化內(nèi)涵和價(jià)值。首先，要充分利用各種檔案資源，營(yíng)造有利于實(shí)現(xiàn)檔案文化價(jià)值的環(huán)境和濃郁氛圍；其次，醫(yī)院綜合檔案室將歷史沿革的室藏照片精心制作裝裱，懸掛在走廊、接待室、會(huì)議室等地，使干部、職工接受檔案文化的熏陶，激發(fā)干部、職工熱愛(ài)醫(yī)院的熱情；第三，利用網(wǎng)站、宣傳櫥窗以及舉辦檔案知識(shí)競(jìng)賽等宣傳陣地和宣傳形式，多渠道、多方位宣傳醫(yī)院檔案文化，使廣大干部、職工真正體會(huì)到醫(yī)院檔案工作是各項(xiàng)工作的重要組成部分。

（五）加強(qiáng)醫(yī)院檔案各環(huán)節(jié)工作，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。一是抓好檔案信息的收集工作：收集工作是搞好檔案管理的首要環(huán)節(jié)，要搞好這項(xiàng)工作，必須廣泛收集，制定規(guī)范、規(guī)章制度，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，既要從當(dāng)前工作需要出發(fā)，又要擔(dān)負(fù)起積累知識(shí)和信息財(cái)富的職責(zé)；二是樹(shù)立檔案開(kāi)發(fā)觀念：應(yīng)重視開(kāi)發(fā)利用檔案資源，使之及時(shí)轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，通過(guò)檔案管理的科學(xué)化管理來(lái)促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展；三是定期開(kāi)展檔案鑒定工作：檔案人員的另一職責(zé)是把沒(méi)太大價(jià)值的不值得保存的檔案排除在收集范圍之外，以免造成浪費(fèi)，并影響到有價(jià)值的檔案正常發(fā)揮其作用。

總之，醫(yī)院檔案是醫(yī)院進(jìn)行整體規(guī)劃和管理的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院建設(shè)和管理起著重要的作用。為了適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的需要，必須加強(qiáng)檔案的管理，落實(shí)行之有效的措施，從而保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為醫(yī)院以后的發(fā)展提供完整可靠的檔案資料。

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