淺析設(shè)計單位科技檔案歸檔

郭傳玲

山東電力工程咨詢院有限公司 山東 濟南 250013

在科學(xué)技術(shù)日新月異、突飛猛進的今天，科技檔案作為一種重要的信息資源，是設(shè)計單位的立家之本，力量之源，越來越受到設(shè)計單位的重視。然而受種種因素的影響，科技檔案的歸檔工作無疑也是科技檔案管理諸環(huán)節(jié)中難度最大的環(huán)節(jié)。如何克服這一困難，更好的做好檔案工作，從而為科技工作服務(wù)，是擺在科技檔案工作者乃至設(shè)計單位領(lǐng)導(dǎo)層面前的一大問題。

1 設(shè)計單位科技檔案歸檔難的原因分析

1）諸多設(shè)計單位都不同程度的存在著中高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠的現(xiàn)狀，致使檔案工作處于被動局面。出于利益、效益的考慮，許多領(lǐng)導(dǎo)往往重生產(chǎn)經(jīng)營，而輕檔案管理,不了解國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，沒有依法治檔的意識，更不用說把檔案工作提上單位的議事日程。領(lǐng)導(dǎo)不重視往往帶了諸多對科技檔案歸檔工作不利的因素，比如，沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持，科技檔案的歸檔工作往往沒有相關(guān)的制度規(guī)定支持，檔案人員開展檔案工作毫無依據(jù)；沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持，歸檔工作的質(zhì)量往往缺乏監(jiān)督，歸的好與不好完全不涉及經(jīng)濟利益，缺少必要的獎懲機制，歸檔不好的部門不會受到懲罰，而歸檔工作好的部門也沒有什么獎勵，這往往難以調(diào)動設(shè)計人員歸檔的積極性。

2）部分設(shè)計人員檔案意識淡簿，沒有認識到檔案工作的重要性。主要表現(xiàn)有：沒有或少有歸檔意識，認為歸檔工作是一種不必要存在的工作，把檔案留在自己的身邊反而更有利于以后的查考利用，歸檔費時費力，毫無意義；不了解相關(guān)的檔案管理文件，對歸檔范圍、要求等問題的規(guī)定缺乏系統(tǒng)了解,歸檔什么不歸檔什么，什么時候歸檔等都不能做到心中有數(shù)，導(dǎo)致歸檔工作比較混亂；設(shè)計人員往往重視能迅速產(chǎn)生效益和利潤的業(yè)務(wù)工作而忽視短時間之內(nèi)難以產(chǎn)生效益的檔案工作，往往對檔案工作不重視，檔案人員催的時候就應(yīng)付一下，不催的時候就置之不理。

3）檔案管理部門工作人員有些比較被動,責(zé)任心不強,積極性不高，缺乏敬業(yè)精神,工作態(tài)度及思想意識落后于形勢的發(fā)展，往往對跟蹤檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)檔案的歸檔工作懷有厭煩心理,多采取“坐、等”的態(tài)度,不愿“上門”“索要”，在催歸工作上有畏難情緒,怕專業(yè)技術(shù)人員不理解，怕聽牢騷話,怕給臉色看。因而能躲就躲，“當一天和尚撞一天鐘”，工作缺乏創(chuàng)新性，喜歡安于現(xiàn)狀，業(yè)績平平也是在所難免。

4）有些設(shè)計部門缺乏相關(guān)的檔案制度或者有相關(guān)的制度，并且制度落實程度不夠，這些設(shè)計部門沒有意識到應(yīng)該把檔案工作列入單位發(fā)展的目標和管理制度中,造成對科技檔案歸檔沒有可靠的制度約束。正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，只有有了相關(guān)的制度保障，檔案的歸檔工作乃至于整個檔案工作才有可能健康的發(fā)展。檔案歸檔工作缺乏制度保障，猶如國家缺乏法律保障一樣，其發(fā)展必然困難重重，即使檔案工作人員喊啞了喉嚨，也難以有人響應(yīng)，歸檔工作效果必然糟糕，更別說把整個檔案工作做好了。

5）檔案部門提供利用檔案的效率也影響著設(shè)計人員歸檔的積極性。許多設(shè)計人員不愿歸檔的原因往往是因為他們歸檔之后，再去利用檔案時的效果還不如把檔案留在自己身邊的效果好，或者利用檔案時遇到了一些阻礙因素，因此打擊了他們及時歸檔的積極性。比如說有的設(shè)計單位在檔案整理完畢進入庫房之后，相關(guān)設(shè)計人員去利用有關(guān)檔案時，還有種種繁瑣的手續(xù)需要辦理，設(shè)計人員的時間往往與效益掛鉤，在他們眼中時間就等于效益，如果在利用檔案的工作上花費了不少的時間，這無形當中會壓制了他們利用檔案的積極性，從而導(dǎo)致以后不愿歸檔情緒的產(chǎn)生，最終影響到檔案工作的開展。再比如有的設(shè)計單位尤其是中小型設(shè)計單位的檔案信息利用方式落后，檔案信息的檢索手段落后，沒有實現(xiàn)計算機檢索，還停留在手工檢索的階段；檢索途徑的單一，缺乏多樣性；設(shè)計人員需要的檔案信息的查全率、查準率、查快率與設(shè)計工作快速發(fā)展步伐不相協(xié)調(diào)一致，這些因素都有可能導(dǎo)致設(shè)計人員歸檔積極性的降低。

6）檔案部門往往孤立于其他業(yè)務(wù)部門，與相關(guān)業(yè)務(wù)部門缺少必要的聯(lián)系，得不到業(yè)務(wù)部門的理解與支持。設(shè)計單位各業(yè)務(wù)部門往往由于研究過程中的種種利益關(guān)系、合作關(guān)系等而經(jīng)常來往，互通有無，聯(lián)絡(luò)比較頻繁，因而相互理解程度較高，業(yè)務(wù)工作也配合得較好。而檔案工作由于與各種設(shè)計工作沒有業(yè)務(wù)上的合作關(guān)系，只有檔案來維系兩者的關(guān)系，因而相互之間缺乏必要的溝通和聯(lián)絡(luò)甚至理解，這也給檔案歸檔工作帶來了很大的難度。

針對以上六點分析的歸檔工作難的種種原因，設(shè)計單位應(yīng)該從自己的實際情況出發(fā)，分析自身的原因，找出不足之處，對癥下藥，爭取克服困難，以使自身的檔案歸檔工作乃至整個檔案管理工作走上先進、正規(guī)的道路。

2 解決歸檔難問題的對策與措施

1）努力提高領(lǐng)導(dǎo)意識，自上而下認識到檔案工作的重要性。

可以通過宣傳教育、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等形式來增強設(shè)計領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識；加大對《檔案法》等相關(guān)法律以及本單位的檔案規(guī)章制度等的學(xué)習(xí)，使領(lǐng)導(dǎo)們真正從思想深處意識到檔案工作并非一項可有可無的工作，應(yīng)該重視起來；還可以阻止本單位的領(lǐng)導(dǎo)人員、設(shè)計人員、檔案人員等相關(guān)人員到檔案工作做得比較好的單位去參觀，學(xué)習(xí)同類單位的相關(guān)經(jīng)驗，學(xué)人之長，補己之短，交流共進。

2）充分調(diào)動檔案工作人員的工作熱情與積極性，將檔案歸檔工作的質(zhì)量標準納入到相應(yīng)的獎懲制度保障之下。

對歸檔工作做得好的部門以及催歸工作效果好的檔案人員實施相應(yīng)的獎勵，相反，對歸檔工作效果差的部門以及催歸工作差的檔案人員則進行相應(yīng)的處罰，有激勵才有成績。例如陜西省水利電力勘測設(shè)計研究院就實行了歸檔工作保證金制度，該制度規(guī)定：各設(shè)計部門形成的科技檔案必須經(jīng)該部門的領(lǐng)導(dǎo)、主管總工審查簽字之后才能移交給檔案室；檔案室在核查接受之后開具歸檔證，上面寫明歸檔責(zé)任人、歸檔的份數(shù)、藍圖以及地圖的張數(shù)等；年終結(jié)算產(chǎn)值時，經(jīng)營處預(yù)留5%的項目獎酬金作為歸檔保證金，歸檔保證金必須持歸檔證結(jié)算領(lǐng)取。因此極大地調(diào)動了設(shè)計人員的歸檔熱情和積極性，實行這一制度后，該院歸檔的完整率達到了100%，效果非常理想。

3）積極調(diào)動檔案工作人員的工作熱情，提高檔案人員的素質(zhì)，加強對檔案工作人員的定期培訓(xùn)，為其注入新鮮血液。只有檔案工作人員自身素質(zhì)與積極性提高了，才有可能去調(diào)動設(shè)計人員的積極性，才有可能通過自身行為去感染設(shè)計人員，因此，高素質(zhì)的人才對檔案部門是不可少的，尤其是具有創(chuàng)新性的人才，更能為檔案工作出謀劃策。

4）努力建立健全并完善設(shè)計單位相關(guān)的檔案規(guī)章制度，使歸檔工作有章可循，依制度辦事。設(shè)計單位應(yīng)該參照國家檔案法律法規(guī)以及相關(guān)部門規(guī)章制度制定本單位的檔案歸檔辦法以及相關(guān)條例、制度，使歸檔工作得以實現(xiàn)依法治檔、按制度辦事。同時還可以借鑒兄弟單位的寶貴經(jīng)驗，學(xué)習(xí)他們好的制度，提升自身檔案管理水平。

5）檔案室應(yīng)該想方設(shè)法為設(shè)計人員的利用檔案提供便利的途徑和方式，保證設(shè)計人員能及時、準確、全面的查找到自己所需要的檔案信息。

檔案室應(yīng)該實現(xiàn)檔案信息檢索的標準化、規(guī)范化、先進化，用先進的計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)武裝自己的檢索工作。編制多套檢索工具，例如專業(yè)檢索、時間檢索、負責(zé)人檢索等檢索方法，以增加和保證設(shè)計人員所需信息的查全率、查準率、查快率。只有在滿足了設(shè)計人員信息查找的愿望時，他們才會愿意把檔案移交給檔案室。另外，檔案室還應(yīng)該提高自己編研的水平，爭取為設(shè)計人員提供高質(zhì)量、高水平的檔案信息編研成果，急設(shè)計人員所需，想設(shè)計人員所想，只有這樣，科技檔案歸檔工作才能得到設(shè)計人員的肯定和支持。

6）設(shè)計單位應(yīng)該努力促進檔案室與各業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系與溝通，為兩者的來往與合作創(chuàng)造條件，使兩者達到一種和諧相處、彼此尊重從而互相促進的最佳狀態(tài)。如今國家號召建設(shè)和諧社會，設(shè)計單位作為一個相對獨立的整體，其系統(tǒng)內(nèi)部也應(yīng)該達到和諧相處，這就需要其領(lǐng)導(dǎo)層注重營造單位和諧的文化氛圍，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化，使各個部門你中有我，我中有你，共同進步。只有這樣，才能為檔案工作創(chuàng)造生存的空間，檔案工作才有可能更上一層樓，越做越好。

3 結(jié)語

總之，設(shè)計單位的歸檔工作還存在著諸多缺點與不足，不同層次不同規(guī)模的設(shè)計部門其檔案工作質(zhì)量也參差不齊，對于好的方面，我們應(yīng)該發(fā)揚與學(xué)習(xí)，差的方面要積極改進和克服。只有這樣，歸檔工作才能適應(yīng)整個檔案管理工作的形勢，檔案管理工作才能適應(yīng)設(shè)計工作發(fā)展的大局。

［1］徐愛紅.工程設(shè)計單位如何做好科技檔案收集工作［J］.廣東水利水電，2002，（6）.

［2］孫冬榮.勘測設(shè)計企業(yè)的科技檔案工作［J］.河南化工，2003，（10）.

［3］焦世禮.狠抓目標管理－提高檔案管理水平［J］.陜西檔案，1998，（3）.

［4］張詠梅.淺談勘察設(shè)計科技檔案的質(zhì)量管理［J］.檔案，2007，（5）.

［5］袁永華.目前勘察設(shè)計單位科技檔案工作的基本做法［J］.煤礦設(shè)計，2000，（11）.