婚姻數(shù)字檔案整合問題研究

福建省 福安市民政局 何麗萍

婚姻數(shù)字檔案的實施是我國服務(wù)型政府建設(shè)的一部分，在一定程度上反映了我國婚姻檔案“管理”向婚姻檔案“服務(wù)”的轉(zhuǎn)變。本文，筆者從實際出發(fā)，分析了婚姻檔案數(shù)字化整合過程中存在的問題，并提出了新時期婚姻數(shù)字檔案整合工作的完善措施。

一、婚姻檔案數(shù)字化整合過程中存在的問題

數(shù)字化時代檔案管理的來臨，使得傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變的問題得到了突顯。在目前的實際應(yīng)用中，婚姻檔案數(shù)字化整合過程中出現(xiàn)了以下問題。

1.傳統(tǒng)婚姻檔案資料保存不完整，立檔資料不齊全。近年來，我國的婚姻檔案管理正進行著重要的變革，由最初的在鄉(xiāng)鎮(zhèn)進行婚姻登記轉(zhuǎn)變?yōu)樵诳h一級單位進行婚姻登記。在這一移交的過程中，出現(xiàn)了許多婚姻檔案丟失及不完整的現(xiàn)象。如，筆者所在民政局婚姻登記中心成立于2002年5月，之前從各鄉(xiāng)鎮(zhèn)移交來的紙質(zhì)檔案中的結(jié)婚檔案及離婚檔案部分遺失，有的個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)紙質(zhì)檔案未經(jīng)整理，甚至沒有目錄。另外，由于長期在紙制檔案管理時期，民政部門缺乏對檔案管理的重視程度。將工作的重點放在能夠突出自己政績的低保面擴大、社會弱勢群體資金的爭取等方面，這為數(shù)字檔案的實施也帶來了巨大的困難。

2.婚姻數(shù)字化檔案的錄入容易存在紕漏。當前數(shù)字化婚姻檔案是采取完全的手工錄入，避免不了錄入錯誤這種情況的出現(xiàn)。而婚姻數(shù)字檔案對準確性的要求又非常高，有時即使錄錯一個字，也會影響到整個系統(tǒng)，也為檔案使用者進行檔案利用帶來了巨大的困難。

3.婚姻數(shù)字化檔案銜接不暢。我國自2004年開始在各省市、自治區(qū)逐步實現(xiàn)婚姻檔案的數(shù)字化管理，但是多以省級為單位組織信息系統(tǒng)的獨立開發(fā)，導(dǎo)致檔案間的兼容性不強，出現(xiàn)了“信息孤島”，為全國性的婚姻檔案聯(lián)網(wǎng)工程的建設(shè)帶來了困難。為了解決這一問題，民政部于2006年出臺了《婚姻登記系統(tǒng)數(shù)據(jù)規(guī)范和標準》，對各省的婚姻檔案數(shù)據(jù)格式、排序和存儲方式進行了規(guī)定，使數(shù)字檔案系統(tǒng)擁有統(tǒng)一標準的接口。但新的問題又接踵而至。如，除了民政部門在管理我國公民的婚姻檔案外，公安戶籍部門也從社會公共管理的角度進行著管理，而由于民政婚姻檔案與公安婚姻檔案系統(tǒng)不同，兩者之間的銜接不暢，數(shù)據(jù)無法兼容，移植性差。

4.制度不健全，檔案利用管理不規(guī)范。數(shù)字化婚姻檔案是近幾年興起的一項新事物，沒有傳統(tǒng)工作經(jīng)驗可以借鑒，加上目前各地民政部門對婚姻數(shù)字檔案管理中各種制度層面的原因，還存在崗位責任未落實、數(shù)據(jù)保密制度不嚴格等問題，從而損害了婚姻登記當事人的權(quán)益，給檔案的利用造成了很大的困難。

二、婚姻數(shù)字檔案的整合措施

1.轉(zhuǎn)變婚姻檔案管理理念，樹立正確的政績觀。在建設(shè)建設(shè)“服務(wù)型”政府的背景下，民政部門應(yīng)摒棄不科學(xué)的傳統(tǒng)政績觀，改變婚姻檔案管理中的“缺位”現(xiàn)象，將數(shù)字化婚姻檔案的保存、立檔、利用等方面納入政績考核體系；領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分認識到婚姻數(shù)字檔案管理的重要性，安排專職人員進行婚姻數(shù)字檔案的管理工作；提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改善婚姻檔案管理的軟硬件條件，保證將數(shù)字化檔案管理工作的穩(wěn)定性。

2.發(fā)展婚姻數(shù)字檔案的新技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字檔案的銜接。一方面，在錄入過程中，應(yīng)增強婚姻數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的智能化程度，積極探索人工語音錄入與電子掃描錄入等方式，逐漸取代傳統(tǒng)的“手工”錄入方式，在保證準確性的前提下提高檔案的錄入效率。另一方面，針對當前民政系統(tǒng)與公安系統(tǒng)婚姻數(shù)字檔案銜接不暢的問題，應(yīng)加快新系統(tǒng)及“補丁”軟件的開發(fā)，大力發(fā)展“云計算”技術(shù)，實現(xiàn)查詢、交換和共享同步，建設(shè)“全國公民婚姻狀況云計算數(shù)據(jù)庫”，使任何組織和個人都可以通過訪問網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器對檔案進行合法使用。

3.落實崗位責任制，增強數(shù)字檔案管理的規(guī)范性。為對應(yīng)婚姻數(shù)字檔案管理過程中出現(xiàn)的新狀況、新問題，一方面，國家民政部應(yīng)建立相應(yīng)的管理“標準”，對數(shù)字婚姻檔案管理的流程、事項進行詳細規(guī)定，使下級民政部門在管理過程中能夠有規(guī)可依。另一方面，應(yīng)將檔案管理過程中的工作細化為相應(yīng)的“目標責任”，并下發(fā)到檔案管理人員，其績效考核聯(lián)系起來，從制度上增強規(guī)范數(shù)字化檔案管理的約束力。同時將檔案的利用與便民納入考核體系中，體現(xiàn)新時期婚姻數(shù)字檔案的“以人為本”、人性化和個性化管理，為檔案使用者提供便利。

4.創(chuàng)新婚姻數(shù)字檔案管理機制，增強檔案管理活力。為對婚姻數(shù)字檔案管理機制進行創(chuàng)新，民政部門可借鑒美國、日本等發(fā)達國家經(jīng)驗，積極探索引入“第三方”社會組織參與民政婚姻檔案的管理。從技術(shù)服務(wù)、咨詢、數(shù)字錄入、檔案利用平臺建設(shè)等方面對婚姻檔案管理進行支持，不斷弱化婚姻檔案的“管理功能”，突顯婚姻檔案管理的“服務(wù)功能”。使民政部門能夠從檔案管理這一“非核心業(yè)務(wù)”中脫離出來，將主要精力投入到“核心業(yè)務(wù)”建設(shè)上，更好地提高工作效能。

三、結(jié)論

當前婚姻檔案數(shù)字化過程整合中存在著資料保存不完整、立檔資料不齊全、錄入存在紕漏、銜接不暢、制度不健全等問題，只有轉(zhuǎn)變婚姻檔案的管理理念、樹立正確的政績觀，發(fā)展婚姻數(shù)字檔案的新技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字檔案的銜接，落實崗位責任制，增強數(shù)字檔案管理的規(guī)范性，創(chuàng)新婚姻數(shù)字檔案管理機制、增強檔案管理活力，才能夠更好的實現(xiàn)婚姻數(shù)字檔案的整合。