農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織原始憑證管理問題探析

謝云天，張秀芳，李文海，任立英

（1.河北北方學(xué)院 財(cái)務(wù)處，河北 張家口075000；2.張家口市宣化區(qū)農(nóng)村信用合作聯(lián)社，河北 宣化075000；3.張家口張?jiān)珪?huì)計(jì)師事務(wù)所，河北 張家口075000）

農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)管理工作歷來是廣大農(nóng)民群眾關(guān)注的重點(diǎn)，關(guān)系到農(nóng)民權(quán)益的維護(hù)和農(nóng)村社會(huì)的穩(wěn)定，一直受到各級政府的高度重視，成為農(nóng)村的基礎(chǔ)工作之一。原始憑證管理又是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容。原始憑證分為外來原始憑證和自制原始憑證兩種，它是村集體經(jīng)濟(jì)組織收、支款項(xiàng)的唯一依據(jù)，也是財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算的重要證據(jù)。因此，加強(qiáng)原始憑證的管理具有十分重要的意義。

一、原始憑證管理存在的問題

在農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)管理實(shí)踐中存在著許多問題，而原始憑證管理方面的問題較為明顯。2011年12月，張家口某區(qū)財(cái)政局委托會(huì)計(jì)師事務(wù)所的人員對轄區(qū)內(nèi)2個(gè)鄉(xiāng)20個(gè)村近3年的會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行了審計(jì)，在審計(jì)過程中，發(fā)現(xiàn)村集體經(jīng)濟(jì)組織在原始憑證管理方面存在以下問題：

（一）購買物品未取得合法發(fā)票。有的是以不合法的收據(jù)代替，如招待用餐費(fèi)、從小門市攤點(diǎn)購買物品等；有的在超市購買物品用小票代替發(fā)票；有的支付維修款以白條結(jié)賬等。

（二）應(yīng)承擔(dān)的社會(huì)義務(wù)支付的款項(xiàng)未取得合法收據(jù)。如支付治安巡邏費(fèi)、支付警務(wù)區(qū)建設(shè)費(fèi)以不合法的普通收據(jù)代替；對外捐款以發(fā)放表或白條代替等。

（三）取得的發(fā)票合法，但其應(yīng)具備的要素填寫不完整或者是內(nèi)容不符。如：有的發(fā)票無具體名稱，只寫文具、材料、電器、食品等，也未附明細(xì)表；有的發(fā)票無規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)等；有的發(fā)票無購買方的名稱（臺(tái)頭）或日期，無法確認(rèn)是否是村集體經(jīng)濟(jì)組織的業(yè)務(wù)事項(xiàng)；有的是旅游公司出具的服務(wù)業(yè)發(fā)票，其內(nèi)容為培訓(xùn)費(fèi)或團(tuán)費(fèi)，旅游公司應(yīng)沒有培訓(xùn)業(yè)務(wù)，“團(tuán)費(fèi)”也很難理解具體是什么費(fèi)用。

（四）建筑工程項(xiàng)目未索取專用發(fā)票。建設(shè)或維修工程項(xiàng)目支付的款項(xiàng)，大多數(shù)以白條為付款憑證，而未取得建筑業(yè)工程專用發(fā)票。

（五）自制的原始憑證內(nèi)容不完整、不規(guī)范。自制原始憑證有：工資表、勞務(wù)費(fèi)發(fā)放表、借款單、領(lǐng)款單、報(bào)銷單等。目前存在的問題：一是格式不統(tǒng)一。有的用橫格紙、有的畫表、有的打白條，而打白條的紙張大小不一，有的用稿紙、有的用廢表背面等，具有隨意性，缺乏嚴(yán)肅性。二是填寫內(nèi)容不規(guī)范。如：有的工資表上未注明是何年何月的工資；有的將借款單和領(lǐng)款單混用，從其內(nèi)容上分析是借款行為，而白條上的內(nèi)容是“今領(lǐng)到村委會(huì)人民幣XXX元”?！敖琛焙汀邦I(lǐng)”兩個(gè)字具有不同的含義，“借”是指暫時(shí)使用別人的資金，將來需要?dú)w還，而“領(lǐng)”是指應(yīng)該得到不需要?dú)w還的資金。如果用領(lǐng)款單對需要?dú)w還的借款提起法律訴訟，肯定敗訴；有的在勞務(wù)費(fèi)發(fā)放表上只是注明“維修費(fèi)”、“衛(wèi)生費(fèi)”、“勞務(wù)費(fèi)”、“車工費(fèi)”、“修路”、“種樹”等，未說明具體內(nèi)容，也未附具體管理人員工時(shí)記錄、完成數(shù)量、驗(yàn)收等明細(xì)資料?！熬S修費(fèi)”是修理什么項(xiàng)目，計(jì)算的依據(jù)是什么？“衛(wèi)生費(fèi)”如果是打掃衛(wèi)生支付的工費(fèi)，是打掃哪里的衛(wèi)生，是按工時(shí)還是定量計(jì)費(fèi)？“勞務(wù)費(fèi)”則太籠統(tǒng)，看不出是干什么的勞務(wù)費(fèi)?！败嚬べM(fèi)”從字面上分析可能是運(yùn)輸費(fèi)，但又沒有注明運(yùn)輸?shù)奈锲?、起止地點(diǎn)、里程等內(nèi)容。“修路”可以理解為原來的道路出現(xiàn)破損而進(jìn)行維修或者是新修的一條路，前者是屬于修理費(fèi)支出，后者應(yīng)計(jì)入固定資產(chǎn)，而且也未注明道路的地址、長寬數(shù)量、質(zhì)量、所付的工費(fèi)是按工時(shí)計(jì)價(jià)還是按工作量計(jì)價(jià)?！胺N樹”未注明樹苗的來源、具體地址和數(shù)量，所種的樹應(yīng)該屬于村集體的資產(chǎn)，而農(nóng)業(yè)資產(chǎn)賬上并未反映。

（六）審批簽字手續(xù)不規(guī)范。從原始憑證上看基本上有經(jīng)辦人、村民主理財(cái)小組、法定代表人等的簽字，似乎簽字齊全，但其缺陷表現(xiàn)在：一是經(jīng)辦人只簽了姓名，而未注明用途，購買的實(shí)物也無驗(yàn)收人或保管人員簽字，無法確認(rèn)該實(shí)物的去向；二是村民主理財(cái)小組雖然進(jìn)行了簽字蓋章，但未注明審核意見，未說明是否符合村規(guī)民約的允許開支；三是法定代表人也只簽姓名，有的日期也不寫，其表示的意思可能是“已知道”，關(guān)鍵是未注明該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否屬實(shí)、是否應(yīng)當(dāng)報(bào)銷；四是招待費(fèi)的原始憑證，未注明招待的原因、客人和陪客的人數(shù)等內(nèi)容，致使無法認(rèn)定是村集體經(jīng)濟(jì)組織的行為還是個(gè)人行為；五是報(bào)銷個(gè)人電話費(fèi)，未注明規(guī)定的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)等等。

（七）未簽訂規(guī)范的合同或協(xié)議。業(yè)務(wù)管理人員法律意識(shí)薄弱，表現(xiàn)在承包、租賃、對外投資、工程項(xiàng)目等方面未按《合同法》的規(guī)定簽訂合同或協(xié)議，或者是已簽訂了合同或協(xié)議，但其應(yīng)具備的內(nèi)容不完整或不明晰。合同是法律上有效的證據(jù)，因此，村集體經(jīng)濟(jì)組織應(yīng)保存其正本，需要作為原始憑證的，會(huì)計(jì)人員應(yīng)以復(fù)印件附在記賬憑證之后。例如：有的村沒有汽車，而大量開支加油費(fèi)，究其原因汽車是個(gè)人的，使用汽車以加油費(fèi)頂替車費(fèi)。這種行為既不合法也不合理，理由：一是村集體應(yīng)當(dāng)與汽車所有人簽訂租賃合同，明確是按月（年）租用，還是需要時(shí)臨時(shí)租用、燃料費(fèi)修理費(fèi)等如何負(fù)擔(dān)以及租賃期間和雙方的責(zé)任等；二是合同生效后，不能隨便使用，應(yīng)當(dāng)制定具體管理辦法，汽車所有人應(yīng)建立“行車記錄”，詳細(xì)記載日期、乘車人姓名、出發(fā)及到達(dá)地點(diǎn)、行駛里程等，作為報(bào)賬的依據(jù)之一。如果沒有建立并有效地執(zhí)行相關(guān)的租車使用制度，只有加油費(fèi)而無行車記錄，報(bào)銷的加油費(fèi)與實(shí)際乘車路程會(huì)產(chǎn)生不配比。

（八）發(fā)生退還款項(xiàng)，未將原“收款憑據(jù)”收回或未讓收款人出具收款證明并簽名蓋章。在實(shí)際工作中，如已收的宅基地、“一事一議”款項(xiàng)等，有的村集體經(jīng)濟(jì)組織在辦理退款時(shí)，以開出紅字收據(jù)作為付款的原始憑證；有的僅以收款人出具的收條作為付款的原始憑證，而未將原收款收據(jù)收回；有的收款人將原收據(jù)遺失，未在其出具的收款證明上注明原收據(jù)的日期、號(hào)碼等，也未將原收據(jù)的存根聯(lián)復(fù)印件附上；有的收款人為單位，但出具的收據(jù)為不合法收據(jù)等。

上述情況造成的后果是：未取得合法發(fā)票，間接上支持了供貨方的偷稅漏稅行為；未取得合法的收據(jù)，可能會(huì)使收款方不入賬而出現(xiàn)小金庫；自制原始憑證未注明應(yīng)具備的要素，致使會(huì)計(jì)人員計(jì)賬時(shí)會(huì)發(fā)生錯(cuò)列科目，造成會(huì)計(jì)記錄與實(shí)際業(yè)務(wù)不符；嚴(yán)重的會(huì)產(chǎn)生侵占集體資產(chǎn)的舞弊行為，漏洞很大。

二、原始憑證不規(guī)范產(chǎn)生的原因

原始憑證不規(guī)范的種類比較多，但分析其產(chǎn)生的原因，主要有以下兩種：

（一）未認(rèn)真學(xué)習(xí)、理解、執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)。由于村集體經(jīng)濟(jì)組織法定代表人、村民主理財(cái)小組成員、村報(bào)賬員對原始憑證的重要性認(rèn)識(shí)不足，所以對國家相關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)不夠，更沒有對原始憑證的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行必要的宣傳解釋，致使這些人員及具體經(jīng)辦人員從思想上不知道如何去規(guī)范原始憑證，更談不上在行動(dòng)中落實(shí)。

（二）內(nèi)部控制制度不完善或形同虛設(shè)。當(dāng)前村集體經(jīng)濟(jì)組織從事的業(yè)務(wù)和面臨的情況日益復(fù)雜，據(jù)了解，村集體經(jīng)濟(jì)組織或者村民委員會(huì)的內(nèi)部控制制度不能說完全沒有，只是有的還是內(nèi)部牽制制度的簡單方法；有的是習(xí)慣性做法；有的是上級指定的方法等。內(nèi)部控制制度沒有形成書面材料、或者沒有通過民主程序、內(nèi)部控制制度不完整；或雖有書面文件，但是沒有執(zhí)行，形同虛設(shè)。與原始憑證相關(guān)的內(nèi)部控制制度沒有建立，或沒有有效地執(zhí)行，致使在原始憑證的取得、審核、入賬等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題。

三、加強(qiáng)原始憑證管理的幾點(diǎn)建議

針對上述原始憑證管理方面存在的問題及成因，提出以下改進(jìn)建議：

（一）認(rèn)真學(xué)習(xí)、理解、宣傳、貫徹執(zhí)行法律法規(guī)?！吨腥A人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國村民委員會(huì)組織法》《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》（財(cái)會(huì)字［1996］19號(hào)）《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》都是規(guī)范原始憑證的相關(guān)法律法規(guī)，對這些法律法規(guī)，除了村集體經(jīng)濟(jì)組織法定代表人、村報(bào)賬員及村民主理財(cái)小組成員要認(rèn)真學(xué)習(xí)、熟知、并具體掌握執(zhí)行外，還應(yīng)當(dāng)做好宣傳普及工作，讓具體經(jīng)辦人員和實(shí)物保管人員都理解關(guān)于原始憑證的具體規(guī)定，從源頭抓起，努力杜絕不合規(guī)原始憑證的發(fā)生。

（二）建立、完善、有效執(zhí)行相關(guān)的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證村集體經(jīng)濟(jì)組織或者村民委員會(huì)經(jīng)營管理合法合規(guī)，資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率和效果。各村集體經(jīng)濟(jì)組織應(yīng)因地制宜，從易到難，從健全內(nèi)部牽制制度入手，綜合借鑒和運(yùn)用內(nèi)部控制理論和方法，加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)。建立規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)格實(shí)施不相容職責(zé)相分離，實(shí)施有效的授權(quán)審批制度，各部門各司其職，各負(fù)其責(zé)，分工明確，把住關(guān)口，互相監(jiān)督。

（三）建立并加強(qiáng)村集體的財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制。財(cái)務(wù)監(jiān)督可分為內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩種形式。將這兩種形式相結(jié)合，建立完整的監(jiān)督體制，是村集體財(cái)務(wù)管理的客觀要求。內(nèi)部監(jiān)督主要是指民主理財(cái)制度和財(cái)務(wù)公開制度，外部監(jiān)督主要是指財(cái)務(wù)審計(jì)和離任審計(jì)。村民主理財(cái)小組要切實(shí)履行職責(zé)，把檢查監(jiān)督和糾正不合理的財(cái)務(wù)活動(dòng)作為民主理財(cái)?shù)闹攸c(diǎn)，充分發(fā)揮好監(jiān)督作用。財(cái)務(wù)公開要達(dá)到公開的內(nèi)容、程序、時(shí)間、形式、管理規(guī)范；公開的結(jié)果群眾滿意。鄉(xiāng)農(nóng)經(jīng)管理機(jī)構(gòu)對所轄村的財(cái)務(wù)每年應(yīng)至少審計(jì)1次；縣級以上人民政府農(nóng)業(yè)行政主管部門每年進(jìn)行抽查審計(jì)；專項(xiàng)審計(jì)根據(jù)實(shí)際工作需要安排。在村集體經(jīng)濟(jì)組織或者村民委員會(huì)的主要負(fù)責(zé)人和財(cái)會(huì)人員離任時(shí)，民主理財(cái)小組協(xié)助鄉(xiāng)農(nóng)經(jīng)管理機(jī)構(gòu)對離任人員經(jīng)辦的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行審計(jì)。財(cái)會(huì)人員離任時(shí)，應(yīng)當(dāng)在民主理財(cái)小組的監(jiān)督下辦清交接手續(xù)。要建立健全并嚴(yán)格實(shí)行對村級財(cái)務(wù)的專項(xiàng)審計(jì)，干部離任審計(jì)和年終審計(jì)制度。

（四）創(chuàng)建良好的職業(yè)道德文化。職業(yè)道德涉及人的思想和行為，與企業(yè)文化密切相關(guān)。因此，提升村集體經(jīng)濟(jì)組織的整體職業(yè)道德文化非常重要。村報(bào)賬員、村民主理財(cái)小組應(yīng)當(dāng)遵守職業(yè)道德，敬業(yè)愛崗，熟悉法規(guī)，依法辦事，客觀公正，保守秘密，搞好服務(wù)。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)熟悉本單位的生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務(wù)管理和所處環(huán)境等情況，運(yùn)用掌握的會(huì)計(jì)信息和會(huì)計(jì)方法，為改善本村內(nèi)部管理、提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

（五）自制原始憑證應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一格式

對未作統(tǒng)一規(guī)定的自制原始憑證，應(yīng)當(dāng)由鎮(zhèn)政府有關(guān)部門統(tǒng)一制定格式，起碼在本村范圍內(nèi)制定同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一格式，做到按實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合理使用內(nèi)容規(guī)范的自制原始憑證，避免同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)使用不同的原始憑證。

綜上所述，加強(qiáng)原始憑證的管理，杜絕管理過程中存在的問題，需要村集體經(jīng)濟(jì)的管理人員和相關(guān)人員共同提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，完善內(nèi)部控制和監(jiān)督機(jī)制。隨著農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)管理規(guī)范化建設(shè)的推進(jìn)，定會(huì)出現(xiàn)一個(gè)立足實(shí)際、積極探索、不斷創(chuàng)新、扎實(shí)工作的良好局面。

［1］財(cái)政部會(huì)計(jì)師編寫組.村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)制度講解［M］.北京：人民出版社，2005.

［2］李平，趙連靜.“村賬代管”模式下的村集體資金控制體系［J］.會(huì)計(jì)之友，2012，（5）下：29－30.

［3］李強(qiáng).新形勢下農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的問題與對策［J］.會(huì)計(jì)之友，2012，（5）下：17－18.