會計信息化及其基礎工作規(guī)范化分析*

鄭州大學 張豐君

會計信息化及其基礎工作規(guī)范化分析*

鄭州大學 張豐君

會計最基本的職能是反映和監(jiān)督，會計工作的記錄數(shù)據(jù)是經(jīng)濟信息的一部分，是會計業(yè)從出生就具備的特征。當前所說的會計信息化即會計現(xiàn)代化，是現(xiàn)代計算機技術、網(wǎng)絡技術與通信技術進入會計領域所產(chǎn)生的現(xiàn)代會計的高級形式。會計業(yè)產(chǎn)生至今，大致經(jīng)歷了3個階段：手工模式、電算化模式、信息化模式。每一模式的發(fā)展，都對會計基礎工作規(guī)范提出了越來越高、越來越細致的要求，本文，筆者從會計核算中的憑證填制環(huán)節(jié)入手，對會計信息化及其基礎工作的規(guī)范化進行了分析。

一、手工模式下的會計基礎規(guī)范

手工模式下，所有會計工作均由人工手動完成，包括會計憑證填制、記賬、報表等工作。在此模式下，會計工作基礎規(guī)范中最具權威的是1996年6月17日財政部發(fā)布的《會計基礎工作規(guī)范》（下文簡稱《規(guī)范》）。此外，財政部于1997年7月10日又制定了《會計基礎工作規(guī)范化管理辦法》。以上兩個文件是全國各會計單位都必須遵照執(zhí)行的會計基礎工作規(guī)范。其中，《規(guī)范》在總則、會計機構和會計人員 、會計核算、會計監(jiān)督、內(nèi)部會計管理制度、附則等6個部分對會計工作進行了比較宏觀的規(guī)定。而會計核算部分又從一般要求、填制會計憑證、登記會計賬薄、編制財務報告等4方面進行了進一步的規(guī)范。在填制憑證這一環(huán)節(jié)，對取得原始憑證到記賬憑證保管這一過程又定制了9個環(huán)節(jié)的規(guī)范。雖然各地區(qū)、各單位都依據(jù)財政部的規(guī)范管理辦法，制定了本地區(qū)、本單位的會計工作規(guī)范，但是由于這些規(guī)范是比較宏觀的指導性規(guī)定，以方便各單位根據(jù)實際情況進行實務操作，因此在會計憑證填制上的差別還是很大的。

二、電算化模式下的會計基礎規(guī)范

電算化模式是指會計工作部分由計算機完成。在這一階段，會計電算化系統(tǒng)有了相對的會計職能，如通過在系統(tǒng)內(nèi)部設置輸入校驗，減少了手工模式下的筆下誤或手下誤；通過設置一些內(nèi)部控制標準，完成了手工模式下的內(nèi)控目的，如設置科目、項目對應關系，使憑證填制具備自動檢索功能等。

從計算機會計信息系統(tǒng)自身的變化發(fā)展來看，該模式又分為3個階段：單機階段、局域網(wǎng)階段、廣域網(wǎng)階段。

1.單機階段。該階段最明顯的特征就是計算機模擬手工。計算機只是代替了人進行復雜的匯總、記賬工作。在填制憑證方面，前期是計算機人員將手工填制記帳憑證錄入計算機，會計人員基本沒有與計算機接觸。在后期，計算機這一工具才逐漸被會計人員所使用。該時期，電算化軟件只是簡單的人機對話，在屏幕上顯示手工模式下的記賬憑證空白樣式，會計人員通過鍵盤對屏幕上的會計憑證進行填寫，該階段與手工模式幾乎沒有差別。但是，記賬憑證所要求錄入的財務數(shù)據(jù)成為要輸入的會計要素，其輸入格式已成為會計人員所必須掌握的規(guī)范。

2.局域網(wǎng)階段。局域網(wǎng)引入會計業(yè)才使得會計電算化真正名副其實，它突破了單一部門，通過網(wǎng)絡技術通達分支地域，形成范圍較大的信息網(wǎng)絡。這也是目前各行業(yè)、單位正在運行的會計電算化模式。

局域網(wǎng)工作模式大部分是客戶機/服務器（Client/Server）模式，即C/S模式。服務器也稱為數(shù)據(jù)庫服務器，專用數(shù)據(jù)服務器的采用，使得數(shù)據(jù)處理量更大、數(shù)據(jù)分類更細；并專門對會計信息等共享數(shù)據(jù)進行管理和存取，將會計的信息采集、分發(fā)及應用等工作分散到網(wǎng)絡其他客戶機上去做，構成分布式的信息管理系統(tǒng)。在這一模式下，財務系統(tǒng)管理部門之間的各項工作內(nèi)容都通過網(wǎng)絡聯(lián)系在一起，各財務部門工作人員通過將會計信息要素以及工作需求要素錄入會計信息系統(tǒng)，成為信息系統(tǒng)的使用者和信息提供者。在會計憑證環(huán)節(jié)，如高校財務系統(tǒng)，工資、學費、預算、核算等業(yè)務通過系統(tǒng)設置，構成完整的高校會計信息系統(tǒng)；預算自動約束會計核算，工資、學費從發(fā)生起，系統(tǒng)自動采集會計要素，生成會計記賬憑證。

該模式與手工模式及單機模式的差別在于會計信息系統(tǒng)更加智能化，人們可以在系統(tǒng)內(nèi)定制更多的管理思想、內(nèi)控標準，從而包含了更多的會計基本知識和更多的會計規(guī)范；會計人員分工也更模糊化，只是在系統(tǒng)內(nèi)因權限設置不同才有了各自角色的差別。特別是會計記賬憑證的生成上，會計人員面對每一筆經(jīng)濟業(yè)務，只需要錄入其中軟件信息系統(tǒng)所需的會計要素，可以不再面對人工模式下的憑證界面，從而在更友好的經(jīng)濟業(yè)務界面下，把每一筆經(jīng)濟業(yè)務所含的會計要素填入，成為信息需求者所要的經(jīng)濟信息，也可以生成人們所需要的任何形式的記賬憑證。

會計要素的規(guī)范問題是會計信息系統(tǒng)的一個重要問題，這個問題解決了，系統(tǒng)就不會因操作人員的不同而出現(xiàn)信息的不同，能為信息系統(tǒng)向外部伸展提供條件，同時擴大會計規(guī)范的范圍。

3.廣域網(wǎng)階段。廣域網(wǎng)階段仍然定性于會計信息系統(tǒng)的內(nèi)容，只是網(wǎng)絡界限擴大了，僅包含與財務會計信息業(yè)務形成有關的各單位。在該系統(tǒng)內(nèi)，會計信息實現(xiàn)了實時共享，達到了會計電算化的高級形式。

在會計憑證核算方面，會計憑證信息的采集達到了要素采集要求，因為會計信息網(wǎng)絡的向外延伸，使其走出了集中核算的財務管理部門，走到了財務管理分支部門，甚至走到了財務管理下的會計信息產(chǎn)生的第一線部門。這樣的信息系統(tǒng)就實現(xiàn)了會計信息的及時收集、決策信息的及時反饋。

會計核算人員不再僅限于會計人員，而是包括使用該系統(tǒng)的任何人，即只要有權限，就成了會計信息系統(tǒng)的使用者；只要按照會計要求將發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務的會計信息要素輸入系統(tǒng)，就完成了信息的采集。這時，會計核算人員對會計原始憑證信息失去部分收集職責，而將其轉移到了系統(tǒng)使用者身上，會計人員的主要職責轉到了信息采集的審核上來，同時對會計信息采集具體標準的制定負有職責，即在會計基礎規(guī)范的制定方面，會計人員須根據(jù)系統(tǒng)人員的不斷加入而因人而異制定標準。

在廣域網(wǎng)階段，會計核算中的一些基礎規(guī)范將被很多的非專業(yè)人士所掌握，會計工作也將更加透明，會有更多的人掌握會計的基本知識、基本技能和基礎工作規(guī)范。

三、信息化模式下的會計基礎工作規(guī)范

信息化模式主要指會計信息系統(tǒng)不再是單一的信息系統(tǒng)，而是會計信息系統(tǒng)廣域網(wǎng)的進一步發(fā)展，并與其他社會和經(jīng)濟信息系統(tǒng)進行了融合，是社會信息化的組成部分。這也是會計信息化模式與會計電算化模式的最大區(qū)別。這時的會計現(xiàn)代化真正達到了信息化，成了信息社會的一部分。

信息社會是以知識和信息為基礎的經(jīng)濟社會，雖然農(nóng)業(yè)、工業(yè)及服務業(yè)仍是社會的基礎產(chǎn)業(yè)，但它們的發(fā)展及運轉完全依賴于信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。在信息化社會，戰(zhàn)略資源就是信息。一個國家、一個地區(qū)、一個行業(yè)、一個單位對信息擁有和利用的規(guī)模與程度，會直接或間接地反映出該國、該地區(qū)、該行業(yè)、該單位的科技進步、經(jīng)濟發(fā)達和社會效益及生活質量等情況。

在信息化模式下，會計實務已與經(jīng)濟活動融為一體，沒有明顯的區(qū)別。如購買辦公用品，隨著購買行為的發(fā)生，會計信息會進入社會信息系統(tǒng)，通過對購買行為結果的核查、確認，系統(tǒng)使用者就可以從系統(tǒng)中調出該筆業(yè)務的數(shù)據(jù)信息。會計系統(tǒng)信息有以下突出特點：首先，各單位或行業(yè)的會計信息系統(tǒng)不是獨立的，而是基于互聯(lián)網(wǎng)的各單位與行業(yè)相互融合、相互交叉的信息系統(tǒng)；其次，信息系統(tǒng)高度集成化，信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)充分共享，社會人員對信息擁有量以信息系統(tǒng)授予權限的大小而定；再次，信息產(chǎn)生過程自動化、實時化，會計信息不需專業(yè)會計人員匯集，產(chǎn)生于各信息系統(tǒng)，而且會計信息隨經(jīng)濟活動的發(fā)生而產(chǎn)生；最后，會計信息系統(tǒng)是開放的、多元的系統(tǒng)。

在信息化模式下，會計信息的產(chǎn)生、使用都將社會化，會計人員與非會計人員之間再沒有明顯的區(qū)分，存在的僅是社會不同的分工而已，會計基礎工作規(guī)范將是人人都能掌握的一門知識和技能，那么這一知識和規(guī)范必定是全社會統(tǒng)一的標準。

四、會計信息化與會計規(guī)范化

會計信息化和會計基礎工作規(guī)范化是會計業(yè)不斷發(fā)展的2個方面，既互相促進又互相制約。要想促進2方面的和諧發(fā)展，應從以下幾方面進行。

1.規(guī)章制度規(guī)范。會計電算化是一門交叉邊緣學科，很多管理方法和相應的規(guī)章制度都在摸索和試驗階段，雖然并沒有完全脫離傳統(tǒng)會計的一些基本原理和規(guī)則，但已被賦予了許多新的內(nèi)容。改進和加強會計基礎工作，首先要從會計制度進行，完善基本工作制度，加強基礎工作的制度規(guī)范。

一方面，以《會計法》、《會計基礎工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》等一系列規(guī)章制度為會計發(fā)展的規(guī)章基礎。另一方面，會計電算化給傳統(tǒng)會計帶來了巨大的沖擊，造成了許多新情況和新問題，每個單位都要從自身業(yè)務中的新情況和新問題出發(fā)，及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，對原有的制度進行相應改進，確保會計基礎工作規(guī)范不斷完善。

2.加強和改進內(nèi)控管理規(guī)范。傳統(tǒng)會計模式下，內(nèi)控管理機制比較完善，主要采取錢賬分離、印章分管、換人復核、賬賬核對和賬實核對等方式。同時，會計電算化的應用也改變了人們習慣的內(nèi)控管理模式，并由人與人之間單純的手工控制擴大到人與機之間的人機相互控制。因此，電算化模式下的內(nèi)控管理必須與傳統(tǒng)模式相結合，并對其予以不斷改進和完善。

（1）不斷完善會計電算化軟件系統(tǒng)。電算化軟也件從核算型變?yōu)楣芾硇停罅康膬?nèi)控管理模式與管理方法都由系統(tǒng)軟件去完成。

（2）依據(jù)會計電算化的特點設計相應的崗位分工與責任，使其與系統(tǒng)操作人員之間形成內(nèi)部牽制。

（3）加強傳統(tǒng)內(nèi)控管理措施建設。雖然在傳統(tǒng)的內(nèi)控對象沒有發(fā)生變化的環(huán)節(jié)，原來的內(nèi)控機制仍然是有效的，但仍要針對信息化的特點進行完善。

（4）加強會計監(jiān)督與檢查。各項管理制度的落實與實施是會計工作正確順利進行的有力保證，會計的監(jiān)督與檢查首先要保證會計電算化后的各項規(guī)章和管理制度的落實，其次要通過事后與事中的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、反饋問題，溝通管理中的各個方面，不斷完善人機管理系統(tǒng)。

3、強化會計要素輸入規(guī)范。輸入環(huán)節(jié)是人機系統(tǒng)的結合點，是會計基礎工作規(guī)范在信息化中的充分體現(xiàn)，這一環(huán)節(jié)工作質量的高低決定了最終的工作質量。因此，要嚴格執(zhí)行國家財經(jīng)法規(guī)和各項規(guī)章制度，保證輸入會計數(shù)據(jù)的合法性；輸入會計要素數(shù)據(jù)要具有規(guī)范性，并隨著電算化的發(fā)展而不斷細化；利用事中和事后復核工作規(guī)范，對輸入數(shù)據(jù)進行再次審查，要求只有經(jīng)過此工序的數(shù)據(jù)才能成為會計電算化處理的數(shù)據(jù)，確保輸入會計數(shù)據(jù)的真實性和準確性。

4、加強人員培訓和人才培養(yǎng)工作。會計人員的知識培訓一直為各單位所重視，各單位及主管領導部門都把對會計人員的繼續(xù)教育作為主要工作內(nèi)容之一。采用多種形式提高會計人員的整體素質和業(yè)務知識，也是會計基礎工作規(guī)范所要求的。會計電算化對會計人員的知識結構要求更高，要求從業(yè)人員不僅應具有相應的會計知識結構，還應具有相應的計算機知識和電子通訊業(yè)的部分知識。

總之，在目前經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境中，業(yè)務的綜合性急需綜合性的人才，這使得會計這一行業(yè)對人才的需求更加多樣化，不再僅限于會計人員，而是需要會計人才、IT人才業(yè)、經(jīng)濟管理等各類人才，并通過業(yè)務培訓使他們在具備綜合性素質的基礎上各有專攻，滿足會計信息化工作各崗位、各方面的需要。

五、結論

會計基礎工作內(nèi)容豐富、范圍廣泛，會計的職能是對經(jīng)濟工作進行反映與監(jiān)督。在市場經(jīng)濟環(huán)境下，會計工作與諸多社會工作存在千絲萬縷的聯(lián)系，因此，要從系統(tǒng)工程的角度進行多方面的努力，才能充分發(fā)揮會計的職能，推動會計信息化及其基礎工作規(guī)范化工作的順利展開。

河南省教育廳計劃項目“數(shù)字化下的會計規(guī)范研究”（12A630086）。