論圖書館編目外包模式及有效控制

全 娟

(湖南環(huán)境生物職業(yè)技術學院圖書館，湖南衡陽421005)

自1999年高校擴招以來，全國高校在校生數(shù)量迅速增加，而各高校圖書館藏書量因各種原因遠跟不上在校生數(shù)量的增長，生均比遠遠低于國家教育行政部門要求的標準，為了解決藏書量不足的問題，各高校圖書館在館藏建設方面投入了大量的購書經(jīng)費，新書采訪量大幅增長，由此導致新書積壓，無法及時分編上架的問題十分突出.圖書館業(yè)務外包是圖書館參照現(xiàn)代企業(yè)外包模式的新型管理方法，這一方法的應用可有效緩解圖書館的壓力，20世紀90年代在美國得到廣泛發(fā)展.近年來，國內(nèi)圖書館界也廣泛采用了這一現(xiàn)代管理模式[1].對于采編一線的編目員來說，探討研究如何確保編目外包過程中書目數(shù)據(jù)的質量控制，如何采用更適合本館實情的外包模式以及本館編目員在外包活動中所應扮演的角色，無疑有助于圖書館編目業(yè)務外包項目的順利開展.

1 編目外包的模式

國內(nèi)圖書館引入編目業(yè)務外包的管理模式以來，目前已取得了明顯的效果.從過去的實踐來看，由于各圖書館的實際情況不一，所采用的編目外包模式也趨于多樣化，比較而言，每一種模式都各有其利弊所在，圖書館只有在結合自身情況的基礎上，有針對性地選擇合適的外包模式，才能有效發(fā)揮這一管理模式的效能.綜合起來看，目前國內(nèi)編目外包主要有兩類模式:

1.1 加工模式

這種模式可分為兩種情況:第一種是到館加工.由相關承包商派出編目員到圖書館進行分編工作，所需的設備與材料都由圖書館提供，如計算機、書標、條形碼、防盜磁條等，承包商根據(jù)圖書館的要求打印書標、登錄號，貼書標、條形碼、磁條，直至新書上架完畢;另一種是圖書外送加工模式.即圖書館將圖書送到承包商的那里進行加工的一種模式.承包商根據(jù)圖書館的要求進行加工，直至送到圖書館驗收上架[2].這兩種情況各有其利弊，采用的標準也要根據(jù)圖書館的實際情況酌情選用，從目前業(yè)已開展的實踐來看，國內(nèi)高校圖書館多傾向于選擇到館加工這一模式.

1.2 加工內(nèi)容

從業(yè)務承包的范圍來看，編目外包又分為全業(yè)務外包與分業(yè)務外包兩種.全業(yè)務外包是指除了著錄數(shù)據(jù)之外，承包商編目員還要負責磁條、條形碼、館藏章、書標、覆膜以及圖書上架等一系列工序;后者圖書館只是將著錄、磁條、條形碼、館藏章等部分編目業(yè)務外包給承包商.出于對書目數(shù)據(jù)質量的考慮，大多數(shù)圖書館傾向于采用將部分編目業(yè)務外包，由承包商編目員到館加工的外包模式.筆者將主要討論該模式下確保書目數(shù)據(jù)質量的有效控制.

2 圖書驗收過程中的有效控制

驗收是圖書采購過程中的重要環(huán)節(jié)之一.圖書采購一般都是由圖書館下單訂購，承包商送書上門.目前高校圖書館在圖書采購上普遍實行對外公開招標，通過市場競爭，擇優(yōu)選取，才更有利于構建科學的圖書館館藏體系.我校自從2003年實行圖書采購公開招標以來，本館已先后與教圖、人天、新華、儒林、大音等多家承包商達成合作關系.合作流程通常是:訂購—下單—送貨.在業(yè)務外包的情況下，新書送到圖書館后，驗收員首先分清各承包商的發(fā)包狀況，并核實采購清單，統(tǒng)計各承包商的到貨率與到全率.圖書驗收最好分批次進行，將各承包商發(fā)包分開進行，每批次書的總量要適當控制，確保各承包商的分編工作能同時有序進行，避免待編目新書積壓或者編目員沒書加工的情況發(fā)生，同時也會降低驗收過程的失誤率;其次，要區(qū)分中文與外文、影印版本圖書，驗收時應盡量區(qū)分開來，外文、影印本的著錄格式與中文圖書有較大區(qū)別，承包商編目員為了加快進度很可能會誤將外文、影印本圖書按照中文格式進行著錄.從我院的實際操作效果來看，由于承包商編目員的外語水平參差不齊，誤著、漏著的現(xiàn)象十分突出，在審校環(huán)節(jié)，相關圖書的數(shù)據(jù)大部分都要重新著錄[3].因此，對外文原版、影印版圖書，最好的辦法是在驗收環(huán)節(jié)挑選出來，由本館的編目員親自分編著錄，這樣才能減少失誤，保證書目數(shù)據(jù)的質量.此外，對于隨書光盤、磁帶等視聽資料的著錄，其書目數(shù)據(jù)的質量要求很高，為了確保數(shù)據(jù)的準確性，也要注意在驗收環(huán)節(jié)挑選出來，統(tǒng)一由本館人員統(tǒng)一著錄.

3 編目過程中的有效控制

3.1 與承包商編目員保持有效溝通

為了確保編目工作順利進行，首先就要根據(jù)本館的編目要求，制定出符合本館實際情況的分類編目細則，此外還要結合外包業(yè)務的每一個環(huán)節(jié)，制定出相應的驗收標準細則，在工作開展之前與承包商進行有效溝通，讓承包商的編目員熟悉本館的編目規(guī)則，也便于他們根據(jù)本館的要求對圖書進行加工.不同圖書館的編目規(guī)則也不盡相同.

目前國內(nèi)圖書館普遍采用《中國圖書分類法》作為分類依據(jù)，但出于典藏、排架、流通等方面的考慮，圖書館也會結合實際情況制定本館的編目細則，以此作為數(shù)據(jù)著錄時參考使用.在業(yè)務外包的情況下，承包商編目員也應嚴格按照本館的編目細則進行加工處理，熟悉業(yè)務方自動化系統(tǒng)中的編目子模塊，明確業(yè)務方對CNMARC各子字段的著錄要求，了解書次號的給定規(guī)則，確保數(shù)據(jù)中沒有出現(xiàn)漏號、斷號.以筆者所在圖書館為例，本館編目細則明確要求除了小說類圖書使用“XS”特藏碼之外，其他類圖書一律不使用特藏碼;對于版次不同，同書同著者類圖書的著錄一律要在索書號后面加上版次號“=Xd”，對于同書同著者，譯者不同或者出版社不同的圖書加工，則要求在本館最早收錄圖書所給定的索書號后面加上序號“—X”，盡可能將同一類圖書匯總，保持館藏體系的合理性;對于修訂本、增訂本、新版本圖書的處理也是同一采用在原書的索書號后面加版次號“=Xd”.編目業(yè)務外包后，最好先對承包商編目員做一些業(yè)務培訓方面的工作，強化他們對本館編目細則的認識[4，5].

3.2 編目業(yè)務外包后的工序

編目業(yè)務外包后的工序依次是驗收、分類、條形碼、著錄等.在進行數(shù)據(jù)著錄時，書次號的給定事關圖書館的館藏結構、圖書排架等一系列工序，因此要予以重視.書次號的給定原則是依據(jù)本館的圖書采購機會以及自動化系統(tǒng)中的查重模塊所決定的，通常是以流水號的形式出現(xiàn)，圖書排架也是相應依據(jù)書次號的順序進行的.不過在編目業(yè)務外包后，有的圖書館基于數(shù)據(jù)加工的進度而選擇了多家承包商同時開展分編工作，而自動化系統(tǒng)所給出的書次號是動態(tài)變化的，在此背景下，不同的承包商編目員在進行數(shù)據(jù)著錄時，系統(tǒng)會根據(jù)編目員的操作自動給出書次號，倘若不同承包商也在進行類似圖書加工時，在相關數(shù)據(jù)還沒有進入中央庫保存的情況下，系統(tǒng)就會自動默認不同的編目員針對同一書次號所進行的數(shù)據(jù)處理，由此出現(xiàn)異書同號或數(shù)據(jù)覆蓋，導致圖書漏著或錯著的情況發(fā)生.一般情況下，書商都會隨書附送相應的書目數(shù)據(jù)，編目員在進行數(shù)據(jù)查重時，都會檢測到相應的可套用書目數(shù)據(jù)，倘若沒有，則該書有可能是書商錯發(fā)或者漏著的，對這一類圖書要予以核實，凡屬錯發(fā)的，就不做加工處理;屬于漏著的，則要對該書進行全數(shù)據(jù)加工.

4 數(shù)據(jù)審校過程中的有效控制

目前，國內(nèi)圖書承包商的編目員業(yè)務水平參差不齊，很多編目員沒有經(jīng)過嚴格的業(yè)務培訓就直接上崗，同時，不同的圖書館的編目細則也不盡相同，編目員對不同館的編目規(guī)則的理解也是一個漸進的過程.圖書館將編目業(yè)務外包后，書目數(shù)據(jù)難免會出現(xiàn)一定的紕漏和錯誤，因此，書目數(shù)據(jù)的審校就顯得尤為重要.數(shù)據(jù)審校主要是指對承包方的書目數(shù)據(jù)進行核查、校對、糾偏和修正的過程，具體包括以下幾個方面:

4.1 規(guī)范性

主要依據(jù)《中國圖書分類法》中的分類標準，校對書目數(shù)據(jù)中所給定的分類號是否符合標準，是否嚴格遵守本館的著錄細則對有關圖書進行細分等;核對著錄數(shù)據(jù)是否嚴格遵守了CNMARC機讀目錄的格式，查看書次號的給定是否存在漏號、斷號現(xiàn)象;書標、條形碼、館藏章和防盜磁條的位置是否符合規(guī)范等.

4.2 多卷書

多卷書集中或分散著錄向來是圖書分編工作中的難點，編目業(yè)務外包后的情形也不例外.很對承包商的編目員為了加快工作進度，在要加工的多卷書尚未到齊或只有部分到齊的情況，他們往往會做分散著錄，這樣就人為割裂了多卷書之間的有機聯(lián)系，不利于構建科學的館藏體系.通常情況下大多數(shù)圖書館都傾向于多卷書的集中著錄.在數(shù)據(jù)審校時，一定要仔細查重，確認圖書是否為多卷書，對多卷書的著錄，要著重在330、606字段把關，330字段雖然是可選擇字段，主要記錄圖書提要、文摘和全文附注等內(nèi)容，但也是一個重要的檢索點，讀者通過606字段提供的主題詞，再結合330字段所提供的信息，就可以了解到該分卷書的大概內(nèi)容，有效改進書目數(shù)據(jù)的質量.

4.3 編目外包過程中書目數(shù)據(jù)一個常見的錯誤

編目外包過程中書目數(shù)據(jù)一個常見的錯誤就是異書同號、同書異號現(xiàn)象.導致這個問題存在的原因很多，一方面與系統(tǒng)的兼容性有關，導致在數(shù)據(jù)查重方面出現(xiàn)紕漏，另一方面也與編目員素質有關，有的編目為了加快編目進度，一味追求速度，在查重環(huán)節(jié)不細致，對大多數(shù)數(shù)據(jù)只是簡單采用了隨書數(shù)據(jù)或者ISBN號查重，對于那些多版本的圖書，特別是有的圖書多次出版后，可能采用了不同的ISBN號，編目員若是沒有進行ISBN、提名、責任者和多卷書等多種途徑查重，就很可能入錯類別，導致同書異號、異書同號的錯誤發(fā)生.因此，在數(shù)據(jù)審校時，一定要注意對書目數(shù)據(jù)細致把關，尤其是那些多版次、暢銷書、經(jīng)典著作、教材類圖書，要盡可能采用多種途徑查重，以此確保書目數(shù)據(jù)質量.

4.4 查重

依據(jù)CALLS編目中心的相關規(guī)定，各成員館可以從CALLS中央庫自動套錄書目數(shù)據(jù).此外，目前大部分書商也建立了自己的編目數(shù)據(jù)庫，都會隨書附送相應的書目數(shù)據(jù)，編目員所做的工作其實就是對CALLS中央庫或書商附送數(shù)據(jù)進行審校，依據(jù)本館的編目細則進行部分修改，只有少量的圖書需要做全數(shù)據(jù)處理.很多編目都有這樣的慣性思維，他們習慣于套錄數(shù)據(jù)，如此一來就節(jié)省了很多工作量，一旦發(fā)現(xiàn)可以套錄數(shù)據(jù)，編目員就很少進行多渠道的數(shù)據(jù)查重，或者只是在中央庫做簡單查重處理，如此就可能導致同書異號，特別是那些多版次的暢銷書、教材、典籍等.這樣就把關聯(lián)性很強的圖書人為分割開來，既不利于構建科學的館藏體系，也導致書次號沖突.此外，由于書次號是自動分配的，而承包商編目員的工作往往是同步進行的，在校對時，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)同一書次號出現(xiàn)在不同的書目數(shù)據(jù)中，而系統(tǒng)通常只能識別其中一個，這樣就會導致其它使用了該書次號的圖書無法在系統(tǒng)中體現(xiàn)的情況，倘若這種情況出現(xiàn)在同一承包商編目員的著錄數(shù)據(jù)里面，還可以通過數(shù)據(jù)審校環(huán)節(jié)予以糾錯，若是涉及到不同承包商，而審校工作又是分開進行的，如此一來就可能會導致“死書”，即該書的數(shù)據(jù)沒有進入本館的數(shù)據(jù)庫而無法出借.

編目工作專業(yè)性強且工序繁雜，編目員必須要具備一定業(yè)務能力及專業(yè)素養(yǎng)才能有效勝任此項工作.目前很多承包商的編目員專業(yè)素質參差不齊，相當一部分編目員只受過簡單的業(yè)務培訓就直接上崗，不可避免會對編目數(shù)據(jù)的質量帶來不利影響.圖書館將編目外包后，本館編目員的工作重心就要發(fā)生轉變，由過去的圖書著錄向數(shù)據(jù)審校環(huán)節(jié)轉變.從過去的圖書館實踐來看，圖書館將新書編目及相應的輔助加工業(yè)務外包的外部條件業(yè)已成熟，并在此方面也積累了豐富的經(jīng)驗，在有效控制的前提下，編目業(yè)務外包有助于承包商與圖書館獲得雙贏的局面，從長遠來看，圖書館編目業(yè)務外包勢在必行.

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[2] 楊曉蓉.基于圖書采購業(yè)務招標以及采編業(yè)務外包的思考[J].圖書館學研究，2006(10):39-41.

[3] 徐詠梅.編目外包與編目員角色轉換[J].圖書館界，2009(1):85-87.

[4] 杜玉靖，于劍波.高校圖書館中文文獻編目標準化述論[J].圖書館研究，2006(10):59-60.

[5] 楊漢標.談圖書館分類編目外包[J].圖書館學研究，2006(5):56-57.