試論高校檔案管理科學(xué)化

李桂英

(湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院保衛(wèi)處，湖南衡陽(yáng)421005)

高校檔案是學(xué)校人事工作、教育工作、教學(xué)科研活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)往來(lái)的客觀記錄.實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，使高校檔案切實(shí)發(fā)揮服務(wù)于教育教育、服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用，是高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)永遠(yuǎn)追求的目標(biāo).

1 高校檔案管理科學(xué)化的依據(jù)

黨中央倡導(dǎo)的科學(xué)發(fā)展觀是高校檔案管理科學(xué)化依據(jù)的根本.科學(xué)發(fā)展觀是我們黨執(zhí)政六十年的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是我們黨指導(dǎo)全面建設(shè)小康社會(huì)和推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)的基本戰(zhàn)略思想.要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化，必須在高校檔案管理工作中，始終不渝堅(jiān)持貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀這個(gè)根本.也只有始終不渝堅(jiān)持落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀這個(gè)根本，高校檔案管理工作才能與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)價(jià)值.

高校檔案管理科學(xué)化的法律依據(jù).我國(guó)現(xiàn)行法律的制訂和實(shí)施，為科學(xué)發(fā)展觀戰(zhàn)略思想的貫徹執(zhí)行提供了法律保障.其中，《中華人民共國(guó)和檔案法》(1987年7月5日頒布、1996年7月5日修正)、國(guó)務(wù)院《科學(xué)技術(shù)工作檔案工作條例》(1980年12月9日國(guó)務(wù)院批準(zhǔn))、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》等關(guān)于檔案管理工作的法律法規(guī)，為包括高校檔案管理在內(nèi)的國(guó)家檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化提供了法律依據(jù).在高校檔案管理工作實(shí)務(wù)中，堅(jiān)持依法建檔、依法治檔、依法用檔，是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化的前提.失去了這個(gè)前提，高校檔案管理科學(xué)化就只能成為空話和套話.

除了科學(xué)發(fā)展觀這一戰(zhàn)略思想依據(jù)和法律依據(jù)之外，我國(guó)高校檔案管理工作歷史經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)的總結(jié)以及國(guó)外高校檔案管理工作所積累的成功經(jīng)驗(yàn)和所形成的科學(xué)理念，也是高校檔案管理科學(xué)化的依據(jù)之一.

2 高校檔案管理科學(xué)化的內(nèi)容

筆者認(rèn)為，高校檔案管理化科學(xué)化的內(nèi)容大體包含:

2.1 高校檔案管理人員的專業(yè)化

很長(zhǎng)一段時(shí)期以來(lái)，高校檔案管理工作在高校管理工作中的狀況是“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要”.形象而言，如果將高校管理工作視為七十二行，則其中的檔案管理工作就是第七十二行.這一狀況長(zhǎng)期存在的客觀性，導(dǎo)致高校檔案管理人員嚴(yán)重非專業(yè)化現(xiàn)象的發(fā)生.

高校檔案管理本身所具有的科學(xué)性，決定了高校檔案管理隊(duì)伍必須是一支具有高度專業(yè)素質(zhì)的隊(duì)伍.組成這支專業(yè)隊(duì)伍的管理人員，應(yīng)當(dāng)具備高校檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì).可以斷言的是:不懂得檔案錄入準(zhǔn)則的人，收錄的材料必然是魚(yú)龍混雜，甚至是買櫝還珠;不懂得檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的人，其所管理的檔案資料必然是一團(tuán)亂麻;而不懂得科學(xué)編制目錄索引的人，其所管理的檔案資料基本上沒(méi)有利用性可言.因此，人的因素第一.管理人員的專業(yè)化，是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化內(nèi)容的第一要素.

根據(jù)江澤民同志“現(xiàn)代的檔案工作者一定要有豐富、廣博的知識(shí)，政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化方面的知識(shí)，都要掌握一點(diǎn)，還要學(xué)習(xí)一點(diǎn)外語(yǔ).這樣才能不斷適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)對(duì)檔案工作者的要求”的指標(biāo)精神，高校檔案管理人員專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是:

具有較強(qiáng)的檔案專業(yè)理論知識(shí);相關(guān)知識(shí)面廣;知識(shí)更新快;熟悉館藏與管理系統(tǒng);能夠熟練操作計(jì)算機(jī);具有一定的寫作能力和外語(yǔ)讀寫能力.

為達(dá)到以上標(biāo)準(zhǔn)，高校管理層不僅要重視檔案管理人員的配置和使用，還要高度重視對(duì)檔案管理人員的崗位技術(shù)能力的培訓(xùn)，使檔案管理人員真正具備獲取、判斷、運(yùn)用紛繁復(fù)雜檔案信息資料的能力.從而真正實(shí)現(xiàn)高校檔案管理人員專業(yè)化.

2.2 高校檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化

基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)是高校檔案管理科學(xué)化的基礎(chǔ).要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化，關(guān)鍵在于按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行檔案資料整理和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化工作.要按標(biāo)準(zhǔn)化要求對(duì)檔案資料進(jìn)行技術(shù)處理，使得檔案資料始終處于科學(xué)化管理狀態(tài)之下.嚴(yán)格按照高校檔案實(shí)體分類辦法和規(guī)范要求進(jìn)行操作，才有可能為實(shí)現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化奠定良好基礎(chǔ).

2.3 高校檔案管理技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)代化

檔案管理技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化的必要條件.目前，高校的檔案管理工作離技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)代化的要求還有相當(dāng)?shù)牟罹?檔案管理的整個(gè)過(guò)程基本上由手工完成.檔案管理人員的絕大部分精力消耗在收集、整理、立卷、分類保管這些基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作中.這種傳統(tǒng)的檔案管理工作狀況，難以實(shí)現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化，因此，這種狀況亟待改變.高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)立足于科學(xué)發(fā)展的需要，努力改革傳統(tǒng)、落后的檔案管理方式.本著積極進(jìn)取、科學(xué)適用的原則，致力于引進(jìn)新設(shè)備、新技術(shù)、研究開(kāi)發(fā)出適應(yīng)本校實(shí)際需要的檔案管理軟件系統(tǒng).從而為實(shí)現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化提供必要條件.

2.4 高校檔案管理服務(wù)社會(huì)化

檔案服務(wù)社會(huì)化是實(shí)現(xiàn)高校管理科學(xué)化的重要內(nèi)容.高校檔案管理的終極目標(biāo)，是要實(shí)現(xiàn)檔案資料的可利用價(jià)值.高校檔案資料，大多為教育、教學(xué)和課題科研資料.這些資料，一般具有較高的科學(xué)技術(shù)含量.科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力.因此，高校檔案管理實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)化，就是為了促進(jìn)科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力.為了真正實(shí)現(xiàn)這一終極目標(biāo)，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)的是[1-3]:

①要致力于高校檔案服務(wù)項(xiàng)目的社會(huì)化.需求，是社會(huì)發(fā)展的永恒主題.適應(yīng)社會(huì)需求，就要求高校檔案管理人員及時(shí)準(zhǔn)確掌握社會(huì)需求信息，適時(shí)推出符合社會(huì)需求的檔案信息服

務(wù)項(xiàng)目.在這方面，高校檔案管理人員要做有心人.既要在日常工作中有意識(shí)有目的地進(jìn)行相關(guān)文獻(xiàn)的整理和匯編工作，還要把廣泛收集社會(huì)需求信息作為日常工作內(nèi)容之一.只有做好了這兩方面工作，才有可能實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)社會(huì)化的目的.

②要致力于高校檔案服務(wù)宣傳的社會(huì)化.科學(xué)技術(shù)一旦轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，必將創(chuàng)造出巨大的物質(zhì)財(cái)富.而要真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化，重要手段之一就是宣傳.高校檔案管理人員在提供檔案資料服務(wù)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)采取多種方式，通過(guò)各種渠道向科技人員及相關(guān)社會(huì)人士進(jìn)行檔案服務(wù)宣傳.只有這樣，才能疏通科技檔案信息流通的渠道，也才能加快科技檔案信息流通的速度.從而真正實(shí)現(xiàn)高校檔案資料的利用價(jià)值.

③要致力于高校檔案服務(wù)形式的社會(huì)化.首先，高校檔案服務(wù)一定要走出去.在當(dāng)今信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，建立本院校檔案服務(wù)網(wǎng)站，在網(wǎng)站上發(fā)布本院科技檔案資料目錄及相關(guān)內(nèi)容簡(jiǎn)介，應(yīng)該是實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)形式社會(huì)化最為行之有效的手段.充分利用好這一手段，就可以使得高校檔案服務(wù)工作走出去.其次，高校檔案服務(wù)還要引進(jìn)來(lái).通過(guò)網(wǎng)站發(fā)布科技檔案資料信息，目的在于將科技檔案資料利用者吸引到本院校檔案館(室)來(lái).為此，高校檔案館(室).應(yīng)當(dāng)面向利用者開(kāi)設(shè)檔案信息服務(wù)窗口，為檔案信息利用者提供快捷、有效的檔案服務(wù).

④高校檔案管理工作規(guī)范化.收集歸檔工作是高校檔案管理工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ).只有及時(shí)、完整、系統(tǒng)地收集檔案資料，才能為高校檔案管理科學(xué)化創(chuàng)造前提條件，也才能為高校檔案資料利用者提供及時(shí)、完整、系統(tǒng)的服務(wù).

檔案收集歸檔規(guī)范化，必須建立、健全必要的檔案制度.以成文制度約束檔案資料的收集歸檔工作，是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作規(guī)范化的重要措施.從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，規(guī)范即制度.制度健全了，制度落實(shí)了，高校檔案管理工作規(guī)劃化的目的也就實(shí)現(xiàn)了.

⑤高校檔案資料整理分類科學(xué)化.系統(tǒng)整理、科學(xué)分類，是高校檔案管理工作至關(guān)重要的內(nèi)容.只有對(duì)所收集的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理和科學(xué)分類，才能為檔案資料的保管、鑒定和利用奠定良好的基礎(chǔ).根據(jù)檔案資料形成的過(guò)程，維系其來(lái)源、產(chǎn)生時(shí)間和內(nèi)容之間的聯(lián)系，合理選擇分類標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)置類項(xiàng)，力求分類準(zhǔn)確.使得整理出來(lái)的檔案資料不僅全面、客觀、系統(tǒng)，而且便于查閱和利用.

3 領(lǐng)導(dǎo)重視，是保障高校檔案管理科學(xué)化的關(guān)鍵

保障高校檔案管理科學(xué)化，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵6毛澤東同志提出的“干部是決定的因素”這一著名論斷，同樣對(duì)保障高校檔案管理科學(xué)化有著絕對(duì)的指導(dǎo)意義.

筆者認(rèn)為，所謂領(lǐng)導(dǎo)重視，應(yīng)當(dāng)包含以下幾方面內(nèi)容:

1)要真正解決好高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理科學(xué)化工作地位的認(rèn)識(shí)問(wèn)題.毋庸置疑，教學(xué)和科研是高校工作的核心.高校檔案多為教育教學(xué)、科研活動(dòng)的歷史記錄，確實(shí)能夠?yàn)閷W(xué)校教育教學(xué)和科研活動(dòng)發(fā)揮咨詢、借鑒和參考作用.因此，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到:高校檔案管理科學(xué)化建設(shè)，就是院校教育教學(xué)和科研活動(dòng)的重要組成部分;高校檔案管理科學(xué)化建設(shè)工作，應(yīng)當(dāng)始終是院校核心工作內(nèi)容之一.

2)要真正解決好高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理人員的使用和培訓(xùn)問(wèn)題.首先，院校領(lǐng)導(dǎo)要按照檔案管理人員專業(yè)化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)配置檔案管理人員，切忌濫竽充數(shù);其次，院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同時(shí)期檔案管理工作需要，適時(shí)組織實(shí)施對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)工作，以促使檔案管理人員不斷更新知識(shí)，提高技能，真正做到與時(shí)俱進(jìn);再次，院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理人員的職評(píng)工作，切實(shí)改變檔案管理人員職稱偏低的現(xiàn)狀，以充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性.

3)要真正解決好高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案資料收集負(fù)責(zé)的問(wèn)題.高等院校擁有眾多教學(xué)人員和科研人員.這些人員在日常工作中所形成的文字、圖表以及聲像材料，往往具有較高的檔案價(jià)值，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集.否則，極易散失.要解決好這個(gè)問(wèn)題，院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)制訂行之有效的檔案資料收集制度和辦法，明確規(guī)定檔案資料收集的對(duì)象和責(zé)任人，以確保檔案資料及時(shí)、完整歸檔.

4)要真正解決好高校檔案館(室)硬件設(shè)施資金投入問(wèn)題.俗云，巧婦難為無(wú)米之炊;又云，兵馬未動(dòng)，糧草先行.高校檔案管理科學(xué)化，同樣面臨資金投入問(wèn)題.我國(guó)高校檔案管理工作的歷史和現(xiàn)狀，決定了為實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理就必須投入相當(dāng)數(shù)額的資金.這種情況，還必然會(huì)持續(xù)很.長(zhǎng)一段時(shí)間.因此，高校領(lǐng)導(dǎo)在制訂預(yù)算時(shí)，應(yīng)當(dāng)為學(xué)校檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入留有一席之地.同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)保障對(duì)檔案管理的資金投入真正做到?？顚Ｓ?

高校檔案管理科學(xué)化，本身就是一個(gè)重大科研課題.完成好這一科研課題，需要高校檔案工作者窮盡畢生精力，不斷探索研究.筆者相信，通過(guò)廣大高校檔案管理者和檔案工作人員.長(zhǎng)期不懈共同努力，一定能夠?qū)崿F(xiàn)高效檔案管理科學(xué)化.本文不過(guò)是拋磚引玉，以求教于方家.

[1] 王莉華.高等教育如何適應(yīng)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求的思考[J].遼寧教育研究，2004，(3):43-44.

[2] 羅宏斌.高等教育新理念的探討[J].湖南第一師范學(xué)報(bào)，2005，5(2):21-22.

[3] 王淑敏，慰遲荔.關(guān)于加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].檔案天地，2002，(5):7-8.