信息化對民政檔案管理工作的影響分析

福建省 福安市民政局 雷立梅

民政部門是我國政府部門的重要組成部分，是與群眾聯(lián)系最為密切的機構之一。而民政檔案是民政部門的資料庫，也是民政行政業(yè)務工作的重要內容。近年來隨著信息時代的到來，信息化發(fā)展也成為檔案管理行業(yè)的發(fā)展趨勢。在新時期，探索信息化對民政檔案管理工作的影響，提高信息化背景下的民政檔案管理工作效能，具有重要的意義。

一、信息化對民政檔案管理工作的促進作用

民政檔案是對原始數(shù)據(jù)資料的記載，對民政工作的開展具有重要的促進作用。以計算機和互聯(lián)網(wǎng)為代表的檔案信息化管理，使民政檔案管理進入了一個新的階段。

1.改變了檔案載體。傳統(tǒng)的民政檔案載體為紙質載體，一切為手工操作，而隨著網(wǎng)絡技術及計算機的應用，存檔方式逐漸變?yōu)橐蕴摂M的數(shù)字化形式——電子文件形式存檔。建立檔案的全文數(shù)據(jù)庫，使得常規(guī)的紙質資源的檢索被電子化數(shù)據(jù)所代替，拋棄了傳統(tǒng)由手工進行檔案管理的方式，數(shù)字化媒體得到了有效的廣泛的使用。

2.提高檔案的利用效能。民政部門是直接與群眾打交道的部門，而民政檔案工作，歸根結底也是為人民群眾提供便利。傳統(tǒng)的民政檔案從收集到整理、歸檔、利用的過程繁瑣，一份檔案的形成通常需要很長的周期，而信息化大大縮短了民政檔案從形成到提取利用的時間，為檔案管理效能的提升帶來了新的捷徑。

3.為檔案的功能從“重保存”到“重利用”提供了保障。傳統(tǒng)的民政檔案在利用過程中十分不便，而信息化的檔案管理，客戶端用戶只需要擁有一個賬號和口令，即可隨時隨地對檔案進行操作，借助計算機實現(xiàn)人機對話，突破了時間與空間的瓶頸限制，為檔案使用者提供了便利條件。

二、信息化對民政檔案管理的新要求

信息化對民政檔案管理工作的開展起到了重要的促進作用，對當前的民政檔案管理工作也提出了更高的要求。

1.檔案的實時化。信息化的應用使得檔案利用由傳統(tǒng)的“點對點”轉變?yōu)楝F(xiàn)在的“面對面”的互動方式，“數(shù)字民政”工程的實施，使得工作人員可以從網(wǎng)上查閱和分析民政業(yè)務信息，實現(xiàn)網(wǎng)絡公辦，檔案利用者要求民政部門能夠及時提供檔案資料，對檔案的實時化要求更高。

2.檔案信息的多樣化。出于保密的考慮，傳統(tǒng)的民政檔案通常很少向公眾開放，而是由民政管理人員間接為公眾調取資料，而且實施信息化后，文件的存儲空間得到極大的拓展，方便了文件形成者留存副本，檔案的使用者只需要擁有一個用戶名、一個口令就可以從客戶端訪問各種各樣的民政信息。

3.對民政檔案的人本化要求。為人民服務是黨的宗旨，以人為本是科學發(fā)展觀的第一要義。民政檔案管理的信息化提高了檔案管理水平，使檔案使用更加便捷，為領導決策、民政業(yè)務及人民群眾提供了更為便利的服務。

三、信息化背景下民政檔案管理工作的措施

1.加強民政檔案信息平臺的更新和系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護。 在信息開放的環(huán)境下，對民政檔案信息平臺的安全性提出了更高的要求。民政部門必須引入安全系數(shù)高、性能穩(wěn)定的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對其安全性能進行優(yōu)化，杜絕使用外來數(shù)據(jù)來源，不允許使用檔案信息化管理的電腦接收陌生郵件，進行QQ聊天，不能使用不明U盤、光盤、硬盤等，要設立軟硬件防火墻，以防止網(wǎng)絡黑客、木馬、病毒的侵襲。做好數(shù)據(jù)的常規(guī)更新與維護，民政部門要指派專人負責信息平臺的管理，建立相關的數(shù)據(jù)備份與保密制度，為信息化的實施提供有力保障。

2.通過云服務平臺，構建更加開放的檔案利用格局。當前SaaS云已成為未來大型數(shù)據(jù)庫的發(fā)展趨勢，而民政檔案信息覆蓋面廣，數(shù)據(jù)容量大，要更好的實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)，就必須推廣SaaS云服務器。如，當前我國的婚姻登記信息已于2012年7月實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)，但是在異地登記信息查詢過程中還存在信息不準確、查詢周期長的問題，其主要原因就是現(xiàn)有的服務器平臺容量及速度滿足不了數(shù)據(jù)利用的需要。因此，應大力推廣SaaS云服務器平臺，通過數(shù)據(jù)的聚合、分布與虛擬化操作，實現(xiàn)民政檔案信息資源的共享，形成一個更加統(tǒng)一、開放的數(shù)據(jù)平臺。

3.探索實施民政檔案管理的“第三方”運作模式。目前美國、日本等民政部門的管理由社會“第三方”行業(yè)組織運作，90年代便實現(xiàn)了全國民政信息的聯(lián)網(wǎng)。而在我國，長期以來，民政部門都是政府部門的重要組成部分，民政業(yè)務由政府部門負責。隨著信息化技術的進一步應用，民政部門的業(yè)務量驟增，民政部門應積極探索將不涉及保密性的檔案業(yè)務管理工作交由社會“第三方”部門運作，將檔案管理業(yè)務外包，把傳統(tǒng)的信息采集、編目、使用、咨詢等業(yè)務擴展到最廣泛的社會活動中來，由“第三方”部門根據(jù)自己的行業(yè)咨詢優(yōu)勢，為檔案用戶提供更加周到的服務。

四、結論

信息化的應用改變了民政部門的檔案載體、提高了檔案的利用效能、為檔案的功能從“重保存”到“重利用”提供了保障。與此同時，對民政檔案的實時化、多樣化、人本化也提出了更高的要求。在未來的發(fā)展中，只有不斷提高民政檔案資源的利用率，加強民政檔案信息平臺的更新和系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護，通過云服務平臺構建更加開放的檔案利用格局，探索實施民政檔案管理的“第三方”運作模式，才能夠更好地提高民政檔案管理的效能，適應信息化時代的發(fā)展需要。