新形勢下對高校基建檔案管理的思考

□秦 馨（華北水利水電學(xué)院）

十幾年來，隨著國家對教育事業(yè)的重視，教育事業(yè)發(fā)展很快，教育投資從單一的國家財政撥款向多元化投資渠道轉(zhuǎn)變。特別是高等教育的投資逐年增加，高校的招生規(guī)模逐漸擴大，從1999年開始全國高等教育規(guī)模猛增，全國各地的大學(xué)城不斷涌現(xiàn)，目前大多數(shù)高校都在進行“新校區(qū)”建設(shè)，高校的基本建設(shè)項目日益增多。

隨著形勢的變化和建設(shè)規(guī)模的擴大，工程建設(shè)活動內(nèi)容也隨之增多，形成了越來越多、愈來愈復(fù)雜的基本建設(shè)檔案資料。這些基建檔案資料是整個學(xué)校檔案的重要組成部分，它不僅記錄了一所學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，也是未來校園發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)的可靠依據(jù)。基建檔案是一個相對獨立、相對專業(yè)的檔案門類，在學(xué)?；窘ㄔO(shè)過程中具有極其重要的參考和使用價值。在新形勢下如何更有效的管理好基建檔案，發(fā)揮其在高校建設(shè)中的重要作用，是值得進一步思考的問題。

1.高?；n案的重要作用

“建設(shè)工程檔案是在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄?！毙滦蝿菹鹿こ探ㄔO(shè)活動形式多樣，高校建設(shè)資金投資主體多元化，不僅有國家、地方財政撥款，還有自籌資金、社會捐資、集資辦學(xué)、教育基金、金融信貸、共建資金等投資形式。工程建設(shè)管理模式多樣化、社會化，項目負責制、代建制、建設(shè)監(jiān)理制等管理形式。而基建檔案是項目建設(shè)整個過程的歷史記錄，也是工程實體形成過程中質(zhì)量狀況的全面反映，工程質(zhì)量關(guān)系到生命、財產(chǎn)和使用保障等方面的安全，是百年大計，在整個建設(shè)過程中形成、積累的基建檔案非常重要，提高對基建檔案重要性的認識亦尤其迫切。

同時高校的基建檔案是校園基本建設(shè)活動的直接記錄，也是對工程進行維護、管理和使用的可靠依據(jù)和憑證。因此它不僅僅具有史料和憑證作用，而且對以后的基建工作具有很重要的參考價值。所以作為記錄和承載學(xué)校建設(shè)歷史沿革的基建檔案，在高校發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著非常重要的作用，是學(xué)校檔案中不可缺少的重要組成部分。

2.高?；n案的主要特點

目前高校基本建設(shè)投資主體多元化，也必然帶來管理的多重性，從而增加了基建檔案管理的復(fù)雜性和社會性，這對高校基建檔案自身的管理提出了更高的要求，而抓住基建檔案的特點，是管理好高校基建檔案的關(guān)鍵所在?；n案除了具有一般檔案的共有特點以外，還具有它獨有的特點，主要有以下幾點：

2.1 獨立成套性

基建檔案在整個學(xué)校的檔案中是單獨整理立卷，是相對獨立的卷宗，而每一個單項工程檔案與整體基建工程項目之間的檔案文件材料又是相對獨立的?；üこ虣n案是以單位工程為對象進行收集整理的，獨立地形成一整套相關(guān)資料文件。每一套完整的基建項目檔案，內(nèi)容均包括：工程建設(shè)準備階段依據(jù)性文件材料、工程設(shè)計階段基礎(chǔ)性文件材料、工程實施階段過程性文件材料、工程竣工驗收階段結(jié)論性文件材料及工程建設(shè)中其他檔案材料，是把整個工程的來龍去脈清楚顯現(xiàn)成一套完整的基建檔案卷宗，所以高?；n案又具有成套性的特點。

2.2 專業(yè)復(fù)雜性

基建工程是具有一定程序較復(fù)雜的系統(tǒng)工程，檔案整理不僅涉及到的部門較多，有外部的內(nèi)部的。而且更主要涉及到建設(shè)過程的各個環(huán)節(jié)和多種專業(yè)的內(nèi)容，這些環(huán)節(jié)和專業(yè)有機地融合才能形成一個完整的單位工程。所以基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)都具有鮮明的專業(yè)和復(fù)雜性特點。

2.3 來源廣泛性

由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣等因素，決定了基建檔案材料的來源十分廣泛。從工程項目建議書到竣工驗收，檔案材料來源涉及到政府部門審批、設(shè)計部門論證、施工單位實施、監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)部門監(jiān)督備案以及材料、設(shè)備供貨單位產(chǎn)品資料等等都使基建檔案材料的來源具備了廣泛性特點。

2.4 現(xiàn)實實用性

基建檔案是工程項目建設(shè)最原始的記錄，它承載了高校進行基本建設(shè)活動過程中所形成的大量的真實的各種資料和消息。它在校園新建、改建、擴建、維修及地上、地下管網(wǎng)勘測、維護、解決土地糾紛等工作中起著重要的不可替代的作用，在高校的建設(shè)和管理活動中發(fā)揮著巨大作用，所以有很大的實用價值。

3.高?；n案的管理現(xiàn)狀

3.1 檔案收集缺乏完整性和準確性

一個基建項目從立項到投入使用一般周期較長、涉及多部門較多，檔案資料來源涵蓋面不僅僅局限于校園內(nèi)部，還涉及到各級政府部門和有關(guān)單位。收集不主動，歸檔不及時，一些批文、研究性報告等依據(jù)性文件缺漏不全。施工過程中形成的中間資料，由于現(xiàn)場監(jiān)理人員和承包方資料整理人員責任心不強、專業(yè)水平不高、人員更換頻繁，使歸檔材料的真實性、完整性存在缺陷，甚至導(dǎo)致關(guān)鍵材料遺失。多數(shù)檔案管理人員往往缺乏工程建設(shè)方面的專業(yè)知識，對基建項目的基本程序不甚了解，分不清哪些資料重要哪些資料不重要，在接收資料時對文件材料心中無數(shù)，交多少收多少，收多少整理多少，從而嚴重影響了基建檔案的完整性和準確性。

3.2 檔案管理意識不強，歸檔不規(guī)范

高?；ú块T以及主管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作的重要性認識不夠，一般都存在嚴重的“重質(zhì)量、輕檔案”的思想。少配或不配備專職、專業(yè)的基建檔案管理人員，人員流動頻繁，甚至還有管理人員“在崗不負責，換崗不交接，人在資料在，人走資料滅”的現(xiàn)象。造成有些檔案資料去向不明、流向不清，嚴重影響到正常的歸檔工作。在實際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些工程項目資料內(nèi)容丟失，圖物不符，不少材料分散在監(jiān)理人和業(yè)主技術(shù)人員手中。歸檔的文件內(nèi)容質(zhì)量不高，許多資料不符合歸檔要求，如一些具有憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件，有些資料簽字、蓋章不全，失去利用價值。其次，文件歸檔材料、紙張大小不統(tǒng)一，個別材料用易褪色的書寫材料書寫，多次涂改，字跡模糊，嚴重影響了歸檔資料的質(zhì)量。

3.3 檔案管理缺乏科學(xué)化和現(xiàn)代化的技術(shù)手段

目前，高?；n案管理大都是沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，主要采用紙質(zhì)、膠片、音像等常規(guī)載體歸檔。檔案管理工作的重點只是接收和保管，提供服務(wù)也主要是等待上門查閱和借用檔案。檔案管理手段相對落后，學(xué)校對檔案現(xiàn)代化、數(shù)字化建設(shè)的軟、硬件投入不足，現(xiàn)有設(shè)施不完善、不配套。所能提供的查閱方式落后，主要是手工翻本，查閱效率低，費時費力，甚至無功而返。建立基建檔案的最終目的是為了有效利用，目前眾多高?；n案的提供利用，一般是通過檢索查找出相應(yīng)的檔案原件，供使用者現(xiàn)場查閱或外借復(fù)印。這種利用方法存在許多弊端，一方面，原件外借一旦被使用者遺失，將無法彌補，所以，不能保證檔案資料的安全，另一方面，原件頻繁翻閱或借出使用，容易導(dǎo)致破損、污染、褪色等。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足信息化社會發(fā)展的要求，對基建檔案實施科學(xué)化、現(xiàn)代化管理亟待加強。

4.高?；n案的管理對策

4.1 觀念要更新、制度要健全

搞好基建檔案管理工作，首先領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變“重質(zhì)量、輕檔案”的觀念，做好基建檔案的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作。基建檔案歸檔的過程，不僅是檔案管理員的工作，也涉及基建的施工、技術(shù)、材料、財務(wù)、審計等部門的工作。由于歸檔材料具有來源渠道多、載體形式多、工作環(huán)節(jié)多，數(shù)量和專業(yè)門類多，以及檔案的收集整理存在難度差異等特點，從材料的形成到歸檔，在主客觀上都存在著諸多影響因素。因此，這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工作，只有領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，才能將基建檔案工作納入學(xué)校統(tǒng)一管理，才能及時解決檔案工作中出現(xiàn)的實際問題。領(lǐng)導(dǎo)重視，不僅可以調(diào)動檔案員的工作積極性，還可以保證對檔案管理方面的軟、硬件建設(shè)，有利于檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及實現(xiàn)基建檔案現(xiàn)代化管理。

建立和完善基建檔案管理各項規(guī)章制度，是做好檔案歸檔的關(guān)鍵，要做到有章可循，有法可依。高校要結(jié)合本校實際，設(shè)立檔案管理組織機構(gòu)，制定出一套符合本校和基建部門特點的檔案歸檔規(guī)章制度，從管理體制、崗位職責、歸檔質(zhì)量、獎懲措施等方面做出明確規(guī)定，并經(jīng)常進行檢查、督促。

4.2 加強隊伍建設(shè)、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案只有經(jīng)過收集和整理才能形成，而這最為基礎(chǔ)、最為關(guān)鍵的工作是由檔案管理人員來完成的。檔案文件的形成是否規(guī)范、收集是否完整、分類是否科學(xué)、質(zhì)量是否達標，都將直接影響著基建檔案的管理水平。因此，如果沒有一支專業(yè)水平高、業(yè)務(wù)能力強的檔案管理隊伍，是不可能搞好檔案管理工作的。

首先，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)是非常重要的，相對于其他部門的歸檔，基建部門的檔案管理門類多、專業(yè)性強，基建檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。基建部門不僅是基建檔案的產(chǎn)生者也是使用者，檔案管理人員更應(yīng)當自覺加強工作責任心。在日常工作中，要時刻關(guān)注基建項目的一切活動，積極主動收集整理各項基建活動的有關(guān)資料，并及時歸檔。其次，新形勢下基建管理模式多樣化，相關(guān)的項目管理及工程檔案管理規(guī)范、標準不斷更新，基建檔案的管理正在向科學(xué)化、信息化方向發(fā)展。這就要求檔案管理員要從項目管理和檔案管理兩方面進行現(xiàn)代化管理知識的學(xué)習和培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力。

4.3 落實同步化、規(guī)范化的歸檔要求

基建項目從立項開始，就要求建立檔案工作與項目啟動同步進行；在項目建設(shè)過程中，要求中間過程資料的收集、整編、審定工作與項目進度同步進行；在項目竣工驗收時，項目整套合格的竣工資料提交要與工程驗收同步進行，這是基建檔案管理工作的基本要求。檔案管理員應(yīng)該克服困難，高度負責，只有做到對基建項目的過程了如指掌，對檔案材料的形成過程要熟悉，才能及時、準確、完整、有效地收集各種文件資料，保證項目檔案材料的標準化、規(guī)范化。

保證規(guī)范化歸檔應(yīng)做到：一是歸檔材料質(zhì)量要符合規(guī)范要求，歸檔的文件材料必須真實、準確和清楚整齊，各項簽字手續(xù)完備。長期保存的文件需要耐久性強的書寫材料書寫，不得用易褪色的書寫材料書寫或繪制。凡為易褪色材料書寫并需要永久和長期保存的資料，應(yīng)附一份復(fù)印件。二是竣工圖的編制要規(guī)范，竣工資料要齊全。不全或磨損、褪色或污染嚴重的圖紙，均不能準確反映工程的實際情況，應(yīng)重新繪制竣工圖。三是項目檔案文件的立卷要符合要求，立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，卷內(nèi)文件按順序合理排列，保持文件的內(nèi)在聯(lián)系，案卷的編目清楚整齊，便于檔案的保管和利用。

4.4 提高現(xiàn)代化、科學(xué)化管理水平

信息化時代的到來，同樣給基建檔案管理工作帶來了新的課題和發(fā)展方向，基建檔案管理應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，適應(yīng)現(xiàn)代化的管理模式，大力推行計算機管理技術(shù)。先進的檔案管理技術(shù)是提高利用率的前提，它具有操作簡便、查詢快捷、存貯安全等優(yōu)點，能提高工作效率和工作質(zhì)量。高校應(yīng)當充分利用自身的技術(shù)優(yōu)勢，率先實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化，充分利用計算網(wǎng)絡(luò)平臺，向信息化、數(shù)字化的檔案管理方向發(fā)展。建立以計算機和數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的檔案管理系統(tǒng)，并輔以相應(yīng)的硬件設(shè)施，把檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，在提高管理和利用效率的同時，也減輕了管理人員的勞動強度。

當前檔案管理的主要工作僅僅是保管，只是等待接收，比較被動，且提供服務(wù)單一，主要是等待上門查閱和借用。整理和編輯大多是手工操作，管理成本高，勞動強度大，且工作效率低。所以在新形勢下的檔案管理中，我們要盡可能的采用現(xiàn)代化手段，借助現(xiàn)代化的管理工具，實現(xiàn)信息化、智能化操作。結(jié)合高?；ㄐ畔⒒芾淼奶攸c和實際情況，使用專業(yè)檔案管理軟件，實行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠程傳輸、查閱，實現(xiàn)電子檔案的收集和保管，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案管理工作規(guī)范、有序，提高基建檔案管理效率。

5.結(jié)語

高?；窘ㄔO(shè)檔案是高校建校歷史的真實記載，基建檔案的管理是學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的重要工作，是一項對歷史負責，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的工作。隨著科技的高速發(fā)展和改革的進一步深化，在新形勢下檔案管理工作應(yīng)緊密聯(lián)系改革、發(fā)展的新要求。檔案管理員應(yīng)加強學(xué)習，不斷提高自己的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)水平，認真做好基建檔案管理工作，實現(xiàn)基建檔案工作自身價值，更好的為學(xué)校發(fā)展和基本建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升高?；ü芾硭?。