對高校學(xué)生檔案管理工作的三點反思

郭海霞

（長治學(xué)院 歷史與旅游文化管理系，山西 長治 046011）

對高校學(xué)生檔案管理工作的三點反思

郭海霞

（長治學(xué)院 歷史與旅游文化管理系，山西 長治 046011）

高校學(xué)生檔案的管理工作涉及到學(xué)生思政素養(yǎng)、專業(yè)特長、潛在能力等各項指標(biāo)，是社會各部門首次擇取畢業(yè)學(xué)生最權(quán)威、最直接、最實際的依靠資料。按照規(guī)定，無論是個人、集體，還是國家企事業(yè)部門，凡所涉及的各種文字、聲像、圖表等形式多樣的信息載體，都是我國檔案法界定的檔案內(nèi)涵。高校是實踐黨的教育路線的重要部門，為了更好地在新形勢下執(zhí)行黨的教育路線，高校的學(xué)生檔案工作必須做到與時俱進，在十七大精神的指導(dǎo)下，為更好地完成新世紀(jì)的人才培養(yǎng)任務(wù)而不斷奮斗。

學(xué)生檔案；管理；長效機制

按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，檔案工作屬于我國現(xiàn)代社會的政治、經(jīng)濟、文化等事業(yè)發(fā)展中的人事歷史紀(jì)錄范疇。這項工作涉及到人才思政素養(yǎng)、專業(yè)特長、潛在能力等各項指標(biāo)，是社會各部門首次擇取畢業(yè)學(xué)生最權(quán)威、最直接、最實際的依靠資料。按照規(guī)定，無論是個人、集體，還是國家企事業(yè)部門，凡所涉及的各種文字，聲像，圖表等形式多樣的信息載體，都屬于我國檔案法界定的檔案內(nèi)涵范圍。高校是我國社會主義文化事業(yè)的重要組成，高校學(xué)生檔案的管理工作對高校的科研、教學(xué)和學(xué)生思政、學(xué)習(xí)、生活以及就業(yè)等工作意義重大。對之進行行之有效的管理，這不僅是我國檔案法賦予高校的權(quán)力，也是高校在社會主義建設(shè)事業(yè)中應(yīng)盡的義務(wù)。但是，從現(xiàn)狀來看，高校學(xué)生檔案工作與社會發(fā)展水平存在一定差距，對此，筆者重點探討以下三點內(nèi)容。

首先，在社會發(fā)展過程中，高校學(xué)生檔案存在問題。從改革開放以來，四十多年了，專門以高校學(xué)生檔案為中心的法律條文卻不多。在檔案法的框架下，有不少相關(guān)條文只是“兼顧”或“涉及”的性質(zhì)，專門為之立法的則不多。[1]這種情況是不符合我國當(dāng)前社會的發(fā)展要求的，尤其是在高校擴招政策實施之后，當(dāng)“包分配”等舊政策廢止，人才市場、崗位競聘等新事物出現(xiàn)之后，原有的不足與弊端就顯得非常突兀，有些地方甚至到了影響正常工作的地步?？梢哉f，在我國經(jīng)濟改革與社會發(fā)展的“動”的態(tài)勢下，與意識形態(tài)關(guān)系較緊密的高校的改革步伐就顯得略微滯后。但是，筆者認(rèn)為，高校是一個非常復(fù)雜、多面的文化機構(gòu)，所承擔(dān)的社會角色不止一面，在思政、理論之外，它還有經(jīng)濟、改革、民生與建設(shè)和諧社會的另一面。因此，高校學(xué)生檔案——這個在改革之前和之初主要以記錄個人政治成分、家庭出身、思想狀態(tài)等政治訴求為主的工作，在今天應(yīng)加上、突出時代賦予的另一方面內(nèi)涵，即適合信息化社會和和諧社會建設(shè)的全方位、長期的信息管理。

現(xiàn)代社會要求高校學(xué)生檔案必須確保以學(xué)生為主體的信息建設(shè)工作全面、準(zhǔn)確、及時、方便和實用。學(xué)生檔案不只是學(xué)生階段性的紀(jì)錄，一旦過時就作廢為一堆“廢紙”，而是一個個人在學(xué)生階段的學(xué)習(xí)、生活、考試成績的可靠文件。這項工作說到底是對社會主義人才的培養(yǎng)、使用、交流和發(fā)展的全程監(jiān)督和管理，是對每一個個人的成長的歷史紀(jì)錄，也是社會對人才的擇取、歸類、適用于管理的原始依據(jù)。簡言之，高校學(xué)生檔案不但是高校為“學(xué)生”走向社會之前所作的一份思想政治鑒定書，也是高校為其“產(chǎn)品”走向國內(nèi)、國際兩個市場之前所制定的產(chǎn)品說明書。從后者的意義上來說，我們的高校學(xué)生檔案工作還有許多亟待完善之處。

其次，對學(xué)生檔案工作的認(rèn)識有待改變。正如前文所說，隨著改革開放的推進，高校學(xué)生檔案的內(nèi)涵變得更加豐富。高校在從事教育工作的同時，也在無形中參與社會經(jīng)濟的管理工作，這里不但有理論的純正、意義的嚴(yán)肅，也有個效益的提高的問題。我們難以想象在人才發(fā)現(xiàn)、使用、交流十分重要的當(dāng)今社會，作為人才培養(yǎng)與管理的重要環(huán)節(jié)的高校，卻不能及時、準(zhǔn)確地提供行之有效的學(xué)生檔案。而這正是當(dāng)前高校學(xué)生檔案工作的不足之處。當(dāng)然，從程序上來說，學(xué)生走入高校時有學(xué)籍檔案，從高校走向社會時也有，當(dāng)這些裝在袋子里的文件更多時候只是一種手續(xù)，甚至形式，只例行公事地有“十多個公章、七八張相片、一些手印”[2]之類，未能充分發(fā)揮其信息交流、人才擇取的憑依的作用。在此類程序化的檔案之中，常見的不足是很多的，不健全的管理制度是其中之一?，F(xiàn)在，不少高校的檔案管理模式為師生二分制：認(rèn)識、組織等部門主管學(xué)校老師員工檔案，學(xué)生處、各系和就業(yè)指導(dǎo)中心主管學(xué)生檔案。前者受重視程度明顯大于后者：有明確的制度建設(shè)，而且不斷在更新之中；有專人專事?？?，軟硬件設(shè)施齊全；有統(tǒng)一的模式要求，有方便的錄入與查詢渠道，有物質(zhì)與虛擬兩套系統(tǒng)，有專職專業(yè)管理人員等等。而這些正是后者所缺少或者不全的地方，只要改變對學(xué)生檔案意義和重要性的認(rèn)識，那么從制度建設(shè)到檔案管理諸環(huán)節(jié)的不完善之處就容易發(fā)現(xiàn)，并能及時改進了。

最后，應(yīng)建設(shè)高校學(xué)生檔案的專門化的、長效管理機制。學(xué)生檔案的管理，與社會經(jīng)濟效益密切相關(guān)，管理者應(yīng)積累經(jīng)驗，科學(xué)探索，結(jié)合各高校特色走出一條便捷高效的管理之路。首先在時間上必須是長效的，應(yīng)從學(xué)生在高中時的體檢、思政、學(xué)習(xí)成績、高考試卷到大學(xué)時期的軍訓(xùn)考核表、各科成績表、獎懲情況表、入黨材料、社團活動、科研成果表、畢業(yè)登記、工作去向等內(nèi)容對學(xué)生的個人發(fā)展信息做一“動態(tài)”紀(jì)錄。在此過程中，從中學(xué)到大學(xué)，從學(xué)校到社會，學(xué)生檔案的管理與學(xué)生培養(yǎng)必須是同步的，環(huán)環(huán)相接的，不能因時、因地而有形式上或重視程度上的差別。這就不僅僅是高校一家的職能范圍所能做到的事，這里要求政府牽頭，多部門協(xié)作，統(tǒng)一管理，全面全程落實。只有這樣，學(xué)生檔案的建設(shè)和管理的長效機制才能真正建立。其次，學(xué)生檔案管理必須走專業(yè)化之路，有學(xué)有專長的專業(yè)人員從事此項工作的理論和實踐，而不能僅僅由學(xué)生處或系辦工作人員“順便”兼管。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)具備專門的硬件設(shè)施，?？钸\作，有專業(yè)化的工作流程和制度保障。這些專業(yè)化的要求，可以確保此項工作從建檔到查詢的可靠、便捷，避免人財物的浪費，避免重復(fù)勞作和低效率使用等現(xiàn)象。在形式上，比如紙張規(guī)格、填寫時的筆墨要求、簽章與否、圖表模式、相片大小、頁面模式、日期方位與大小寫區(qū)別等等細節(jié)，都應(yīng)有詳細的規(guī)定。這樣，行之既久，漸成行規(guī)，專業(yè)化也就是職業(yè)化，就是習(xí)慣乃至文化。這樣，學(xué)生檔案的管理就走出了高校圍墻，成為信息社會建設(shè)的一分子了。

黨的十七大對我國新形勢下的教育路線有明確規(guī)定：“要全面貫徹黨的教育方針，堅持育人為本、德育為先，實施素質(zhì)教育，提高教育現(xiàn)代化水平，培養(yǎng)德智體美全面發(fā)展的社會主義建設(shè)者和接班人，辦好人民滿意的教育。優(yōu)化教育結(jié)構(gòu)，促進義務(wù)教育均衡發(fā)展，加快普及高中階段教育，大力發(fā)展職業(yè)教育，提高高等教育質(zhì)量。重視學(xué)前教育，關(guān)心特殊教育。更新教育觀念，深化教學(xué)內(nèi)容方式、考試招生制度、質(zhì)量評價制度等改革，減輕中小學(xué)生課業(yè)負(fù)擔(dān)，提高學(xué)生綜合素質(zhì)。堅持教育公益性質(zhì)，加大財政對教育投入，規(guī)范教育收費，扶持貧困地區(qū)、民族地區(qū)教育，健全學(xué)生資助制度，保障經(jīng)濟困難家庭、進城務(wù)工人員子女平等接受義務(wù)教育。加強教師隊伍建設(shè)，重點提高農(nóng)村教師素質(zhì)。鼓勵和規(guī)范社會力量興辦教育。發(fā)展遠程教育和繼續(xù)教育，建設(shè)全民學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)型社會?！备咝Ｊ菍嵺`黨的教育路線的重要部門，為了更好地在新形勢下執(zhí)行黨的教育路線，高校的學(xué)生檔案工作必須做到與時俱進，在上述精神的指導(dǎo)下，為更好地完成新世紀(jì)的人才培養(yǎng)任務(wù)而不斷奮斗。

［1］這類常見的規(guī)定都以學(xué)生管理規(guī)章為主，比如普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定、高等學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則、高等學(xué)校校園秩序管理若干規(guī)定等，此外涉及到學(xué)生檔案內(nèi)容的還有各校制訂的學(xué)生守則之類的“內(nèi)部文件”.

［2］王萬森.新時期文學(xué)作品選讀［M］.北京：高等教育出版社，2006.25-26.

G472.4

A

1673-2014（2012）04-0116-02

2011—06—07

郭海霞（1979— ），女，山西長治人，助理館員，主要從事辦公室檔案管理的理論和實際工作。

（責(zé)任編輯 王建華）