網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理探討

招遠(yuǎn)市廣播電視臺(tái) 李 梅

1.前言

隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，絕大多數(shù)日常工作都可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，這無(wú)疑對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理由傳統(tǒng)方式向信息化管理轉(zhuǎn)變已迫在眉睫。

2.檔案信息化管理的內(nèi)容

檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：第一，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。

目前檔案信息化管理的內(nèi)容主要有：檔案文件目錄的存儲(chǔ)與檢索、復(fù)制；檔案內(nèi)容信息的存貯與檢索：檔案文件的編目、統(tǒng)計(jì)、匯總；檔案文件主題詞的自動(dòng)標(biāo)引；檔案借閱管理與咨詢(xún)服務(wù)；文書(shū)立卷與檔案整理；檔案文件目錄的打?。粩?shù)據(jù)的備份；檔案庫(kù)房管理與檔案保護(hù)；檔案統(tǒng)計(jì)和檔案工作情況統(tǒng)計(jì)分析；系統(tǒng)維護(hù)和傳送數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)處理的每個(gè)環(huán)節(jié)均以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作為設(shè)計(jì)依據(jù)。

3.檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長(zhǎng)期保存和反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化管理使檔案人員從傳統(tǒng)手工抄寫(xiě)、人工查詢(xún)的繁重工作中解脫出來(lái)，使檔案管理的服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，服務(wù)水平不斷提高?？梢哉f(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

4.當(dāng)前檔案信息化管理面臨的問(wèn)題

電子信息化技術(shù)的飛越發(fā)展給檔案信息化管理帶來(lái)新的機(jī)遇，但我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。

4.1 面臨創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)

原有檔案管理制度的核心，一是為了快速查詢(xún)、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對(duì)于這類(lèi)整合，必須用創(chuàng)新思維來(lái)處理好各方面的矛盾。同時(shí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞。加之沒(méi)有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識(shí)薄弱等因素，可能給網(wǎng)絡(luò)犯罪分子可乘之機(jī)。

4.2 面臨標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)

由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。檔案的立法也相對(duì)比較缺乏，造成大量檔案因密級(jí)問(wèn)題無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。

4.3 技術(shù)支持不全面

一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會(huì)適得其反。二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過(guò)掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格便宜，但速度慢，無(wú)法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。

4.4 人員配備不合理

就目前的檔案工作人員來(lái)說(shuō)，既掌握信息技術(shù)、又懂檔案專(zhuān)業(yè)的人才很少，存在著檔案人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才居多，知識(shí)和觀念老化等問(wèn)題。

5.推進(jìn)檔案信息化的原則與措施

5.1 檔案信息化應(yīng)遵循的原則

（1）規(guī)范性原則：通過(guò)館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

（2）安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

（3）效益性原則：檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，可以帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益；利用率不高的檔案則無(wú)需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。

5.2 推進(jìn)檔案信息化的措施

（1）加強(qiáng)機(jī)讀數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是檔案信息化管理的前提條件

要做好檔案信息化管理，機(jī)讀數(shù)據(jù)庫(kù)是基礎(chǔ)。機(jī)讀數(shù)據(jù)的質(zhì)量高低決定著管理系統(tǒng)的效率程度，要準(zhǔn)備好機(jī)讀數(shù)據(jù)，著錄標(biāo)引是關(guān)鍵。檔案著錄，就是對(duì)檔案的內(nèi)容特征和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。形式特征是檔案的外表特征，如檔案的標(biāo)題、作者、形成時(shí)間、檔號(hào)、文種、載體等；內(nèi)容特征是指揭示檔案內(nèi)容特點(diǎn)的項(xiàng)目，如檔案的分類(lèi)號(hào)、主題詞、提要等。檔案標(biāo)引是檔案著錄中對(duì)檔案內(nèi)容特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。著錄和標(biāo)引是對(duì)檔案內(nèi)容的濃縮，只有經(jīng)過(guò)著錄與標(biāo)引，才能將檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)里面進(jìn)行各種處理。檔案人員要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和《檔案著錄規(guī)則》中規(guī)定的項(xiàng)目，仔細(xì)對(duì)檔案的形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄，這樣才能保證貯存到計(jì)算機(jī)中的檔案數(shù)據(jù)是科學(xué)、準(zhǔn)確和完整的。

（2）重視光盤(pán)技術(shù)在檔案信息化管理中的應(yīng)用

光盤(pán)是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和光電存貯技術(shù)發(fā)展出的產(chǎn)物，是信息存貯和信息檢索、信息交換電子化、智能化的必然歸宿。光盤(pán)存貯技術(shù)具有壽命長(zhǎng)、存貯密度高、可靠性強(qiáng)等特點(diǎn)，它使大量文獻(xiàn)資料實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)存貯和管理成為可能。檔案原文通過(guò)掃描錄入，大大節(jié)省了庫(kù)房空間，壓縮了存貯設(shè)備的資金投入，降低了成本。

（3）網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案信息化管理的必然趨勢(shì)

網(wǎng)絡(luò)化是計(jì)算機(jī)管理的必然趨勢(shì)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索、查詢(xún)檔案信息方便準(zhǔn)確，幾秒鐘內(nèi)就可查到所需檔案，它改變了檔案資料的傳統(tǒng)借閱方式。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)把上下級(jí)、各處室緊密地聯(lián)系起來(lái)，成為一個(gè)有機(jī)的整體，銜接了檔案部門(mén)與其它部門(mén)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，各部門(mén)均可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入檔案信息庫(kù)查詢(xún)。網(wǎng)絡(luò)化管理采用的方法是：在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，劃出一定空間供檔案資源貯存，簡(jiǎn)稱(chēng)檔案存放區(qū)。存放區(qū)再劃分為三個(gè)區(qū)域，即共享區(qū)、可讀區(qū)、保密區(qū)。

在共享區(qū)內(nèi)，可實(shí)現(xiàn)權(quán)限范圍內(nèi)的資源共享，用戶(hù)被檔案中心授權(quán)后，可進(jìn)入該區(qū)閱讀資料信息，也可拷貝區(qū)內(nèi)資源至用戶(hù)自己的電腦，以編輯利用，但不能直接在共享內(nèi)編輯；在可讀區(qū)內(nèi)，用戶(hù)同樣可以被授權(quán)后進(jìn)入，并在區(qū)內(nèi)查閱相關(guān)資料，但不能拷貝，更不能編輯；保密區(qū)則是提供特殊用戶(hù)使用的專(zhuān)門(mén)區(qū)域，該區(qū)域設(shè)置密碼鎖，一般用戶(hù)不能進(jìn)入。

網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器還需劃分一定空間，作為檔案人員公共區(qū)，這個(gè)區(qū)主要是存放需歸檔的各種檔案漿。比如：設(shè)計(jì)人員在完成任務(wù)后，將成果傳輸至該區(qū)，并向檔案中心發(fā)送電子郵件，檔案人員接收后，即可從區(qū)內(nèi)移動(dòng)文件至自己的微機(jī)中，經(jīng)專(zhuān)業(yè)處理后放至檔案存放區(qū)的某一區(qū)域內(nèi)，需打印的則經(jīng)打印后上架存放。

為了加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性，系統(tǒng)應(yīng)有嚴(yán)密的用戶(hù)口令和權(quán)限限制，只有檔案部門(mén)的人員才能有權(quán)限更改已進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案。為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全，檔案工作人員可對(duì)系統(tǒng)采取必要的預(yù)防措施，在系統(tǒng)設(shè)置時(shí)可設(shè)置二層密碼，即在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)設(shè)置第一層密碼，接受操作檢查口令，以防無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)；系統(tǒng)在刪除、修改的功能中設(shè)置第二層密碼，防止無(wú)權(quán)限的操作人員對(duì)已已固化的數(shù)據(jù)進(jìn)行誤操作，確保數(shù)據(jù)的完整與準(zhǔn)確。

（4）檔案信息化管理需加強(qiáng)病毒防治措施，確保安全

計(jì)算機(jī)病毒的防治是確保系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一項(xiàng)重要工作，計(jì)算機(jī)如果感染病毒，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓，所以要建立嚴(yán)格的規(guī)章管理制度，防患于未然。具體要求是：要符合安全操作規(guī)范，并定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)；為使重要的檔案數(shù)據(jù)不因主機(jī)的故障、突然停電或病毒侵害等意外情況而丟失，要經(jīng)常為檔案程序和數(shù)據(jù)等信息制作備份；不能隨意將來(lái)歷不明的程序拷進(jìn)計(jì)算機(jī)，如確需拷貝應(yīng)預(yù)先查毒殺毒；最好能給主機(jī)裝配防病毒卡，進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，每次開(kāi)機(jī)時(shí)，自動(dòng)進(jìn)行查毒殺毒，確保萬(wàn)無(wú)一失。

（5）積極促進(jìn)檔案管理部門(mén)實(shí)施信息化管理

一是強(qiáng)化基礎(chǔ)性工作，認(rèn)真制定實(shí)施規(guī)劃，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作只有堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，才能與現(xiàn)代化管理銜接起來(lái)，才能更好地推動(dòng)檔案信息化管理的順利實(shí)施。二是強(qiáng)化人才建設(shè)，檔案信息化建設(shè)就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為社會(huì)和公眾服務(wù)。作為信息化社會(huì)的檔案工作者必須具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)。這就要求我們檔案人員不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，樹(shù)立為社會(huì)和公眾服務(wù)的意識(shí)。

6.結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而具體的工作，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化管理的質(zhì)量起著關(guān)鍵作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門(mén)素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案管理人員只有克服困難，積極進(jìn)取，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2001.

[2]雷震甲.網(wǎng)絡(luò)工程師教程[M].北京:清華大學(xué)出版社,2004.