電子文件管理的“雙套制”

中國(guó)海洋大學(xué) 龐 萍

電子文件管理的“雙套制”

中國(guó)海洋大學(xué) 龐 萍

本文從介紹“雙套制”的概念出發(fā)，論述了當(dāng)前我國(guó)電子文件管理中實(shí)行“雙套制”歸檔的原因，解釋了其存在的客觀必然性，并通過(guò)對(duì)“雙套制”的評(píng)價(jià)進(jìn)一步說(shuō)明其價(jià)值所在。針對(duì)“雙套制”帶來(lái)的新問(wèn)題，提出了完善措施。最后，通過(guò)借鑒分析國(guó)外電子文件發(fā)展歷程，總結(jié)概括了我國(guó)“雙套制”的發(fā)展趨勢(shì)。

電子文件；雙套制；歸檔

一、“雙套制”概念闡述

“雙套制”的概念由來(lái)已久，到了電子文件管理時(shí)代，為彌補(bǔ)電子文件真實(shí)性、長(zhǎng)久保存等缺陷，在文件歸檔環(huán)節(jié)中特別強(qiáng)調(diào)“雙套制”歸檔。

首先，紙質(zhì)環(huán)境中的“雙套制”是基于檔案的安全和利用的方便，要求歸檔文件一套按規(guī)定移交進(jìn)檔案館，另一套由文件生成機(jī)構(gòu)自己保存，即同樣載體、異地實(shí)行備份；再后來(lái)，“雙套制”歸檔是指保存一套紙質(zhì)文件的同時(shí)，又以縮微膠片等形式予以保存另一套，即不同載體、本地或異地實(shí)行備份。到了電子環(huán)境中，“雙套制”是專(zhuān)業(yè)針對(duì)歸檔保存狀態(tài)而言，亦稱(chēng)為“雙套歸檔”。即對(duì)同一份文件，在歸檔保存其紙質(zhì)版本的同時(shí)，又保存一份電子版本，使兩者共同處于存儲(chǔ)和可利用的狀態(tài)。

相對(duì)“雙套制”還有一個(gè)“雙軌制”的概念，“雙軌制”是針對(duì)文件的運(yùn)行處理階段而言的，紙質(zhì)文件和電子文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，在文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成了電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。在現(xiàn)行期結(jié)束后，“雙軌制”便導(dǎo)致了“雙套”歸檔。“雙軌制”包含了“雙套制”，初步實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文件的全程管理，電子文件也是“原始文本”，參與相關(guān)的事務(wù)處理，如果管理過(guò)程完善，可以形成全面的元數(shù)據(jù)，也就產(chǎn)生了完整意義上的包括內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息的電子文件。

雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝，也可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)于傳統(tǒng)環(huán)境下紙質(zhì)文件的數(shù)字化歸檔情形不在本文討論范圍之內(nèi)。

二、實(shí)行“雙套制”的原因

電子文件和紙質(zhì)文件相互依存，兩者優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、劣勢(shì)互抵，是實(shí)行“雙套制”歸檔的根本原因：

1.電子文件較之紙質(zhì)文件的優(yōu)勢(shì)

相對(duì)紙質(zhì)文件利用方面的種種不便和限制，電子文件具有操作的方便性，利用的高效、便捷、靈活和共享性，信息存儲(chǔ)密度大、空間小。恰恰滿(mǎn)足了社會(huì)對(duì)文件、檔案信息的利用需求上漲，對(duì)信息的系統(tǒng)性、時(shí)效性要求提高的趨勢(shì)，為利用者提供了紙質(zhì)文件所不能及的便利，由此，電子文件的優(yōu)勢(shì)更加突出，使其日益普及并得到廣泛認(rèn)可。

2.電子文件天生固有的缺陷

這也是限制電子文件目前作為唯一的歸檔文件形式的可行性的根本原因。

首先，安全性：電子文件的軟硬件技術(shù)設(shè)備依賴(lài)性強(qiáng)，設(shè)備更新?lián)Q代導(dǎo)致的信息難以讀取風(fēng)險(xiǎn)大；存儲(chǔ)載體脆弱，穩(wěn)定性和耐久性不足；信息傳輸過(guò)程中容易泄露。而紙質(zhì)文件則因?yàn)榧垙埮c字跡的結(jié)合，有較強(qiáng)的穩(wěn)定性，保存時(shí)間相對(duì)也較長(zhǎng)，安全可靠性強(qiáng)。

另外，法律憑證性：電子文件由于其內(nèi)容和載體的可分離性，易更改，易復(fù)制，對(duì)信息的真實(shí)性和原始性構(gòu)成極大威脅。如北京市檔案館對(duì)電子文件的分類(lèi)管理辦法中規(guī)定：當(dāng)前所有OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件只能當(dāng)作傳統(tǒng)載體的數(shù)字副本，因?yàn)殡娮游募€不具有足夠的法律要素，對(duì)電子文件的真實(shí)性認(rèn)證缺少約定，電子文件的安全性可以由技術(shù)由系統(tǒng)來(lái)保證，但真實(shí)性的保證和認(rèn)同卻不是一時(shí)能夠解決的。雖然我國(guó)法律中并不排除電子文件的證據(jù)資格即可采性，但是其證明力卻有待加強(qiáng)并通過(guò)相關(guān)制度進(jìn)行完善，加上法律上對(duì)電子證據(jù)的歸類(lèi)不明，也導(dǎo)致其無(wú)法作為直接證據(jù)來(lái)使用。而紙質(zhì)的內(nèi)容和形式集于一身，不可分離，原始記錄性強(qiáng)，被廣泛認(rèn)為是一種真實(shí)可靠的法律證據(jù)。并且法律規(guī)定：書(shū)證完全可以單獨(dú)作為認(rèn)定案件事實(shí)的證據(jù)，所以紙質(zhì)文件的歸檔保存還是人們的一顆“定心丸”。

雖然從理論上，信息加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防火墻、身份認(rèn)證、元數(shù)據(jù)等技術(shù)性措施可以在一定程度上彌補(bǔ)電子文件易更改的缺陷，但要從根本上避免電子文件易刪改且不留痕跡是極其困難的。

3.目前的檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，關(guān)于電子文件的管理，體制尚未理順、配套機(jī)制還未形成、法律法規(guī)有待建立健全、計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平亟待提高，以及文化背景和利用習(xí)慣的根深蒂固等等諸方面，都限制著電子文件獨(dú)立存在、全部取代紙質(zhì)文件，出于對(duì)文件證據(jù)性的要求和長(zhǎng)久可讀的考慮，將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本，將延續(xù)相當(dāng)一段時(shí)間。

三、“雙套制”的評(píng)價(jià)

任何事物都有兩面性，處于得失之間，“雙套制”歸檔在解決已存在問(wèn)題的同時(shí)也帶來(lái)了新的問(wèn)題。

優(yōu)點(diǎn)是“雙套制”歸檔融合了紙質(zhì)文件和電子文件兩者的優(yōu)勢(shì)，既可以發(fā)揮文件的高效存取檢索利用功能，又可以保障檔案的憑證價(jià)值和永久保存的需要。這也是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)不可避免的現(xiàn)象，“雙套制”中紙質(zhì)副本存在的根本目的一方面是為了保證電子文件的真實(shí)性，以保證其查考憑證的法律效力，另一方面是檔案記憶長(zhǎng)久保存的保障。

缺點(diǎn)是“雙套制”又帶來(lái)了不可忽視的經(jīng)濟(jì)成本問(wèn)題，制作成本、保管成本、人力、物力和財(cái)力，再加上電子文件高技術(shù)要求性的保管條件，使得電子文件帶來(lái)的便利和迅捷等優(yōu)點(diǎn)，在雙套制龐大的紙質(zhì)副本的保管成本面前大打折扣。

電子文件進(jìn)行紙質(zhì)備份花費(fèi)的人力、物力和財(cái)力，與確保電子文件信息真實(shí)地、長(zhǎng)久地流傳下去，這兩種價(jià)值，究竟哪一種更大、更值得我們追求呢？筆者認(rèn)為，作為檔案工作者，我們有責(zé)任、有理由為國(guó)家和社會(huì)記憶的長(zhǎng)久流傳服務(wù)。

四、“雙套制”的完善和發(fā)展趨勢(shì)

在現(xiàn)階段，我國(guó)的電子文件管理實(shí)行“雙套制”管理有其客觀必然性，我們關(guān)注的焦點(diǎn)也應(yīng)該從應(yīng)否實(shí)行“雙套制”轉(zhuǎn)移到如何有效做好“雙套制”的層面上來(lái)：

1.根據(jù)國(guó)家相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，制定本單位檔案雙套制管理措施，完善電子文件歸檔程序和管理方法。

2.當(dāng)前為了節(jié)約成本，最緊要的是精簡(jiǎn)雙套制打印范圍。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）規(guī)定：具有永久保存價(jià)值的文本及圖形電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。國(guó)家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》第7條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互連?！笨梢?jiàn)，關(guān)于雙套制的范圍為具有永久或長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件。具體到實(shí)施過(guò)程中，具有永久長(zhǎng)期保管期限的電子文件要實(shí)行雙套歸檔，短期的則可以量力而行。此外，各單位還可以根據(jù)其工作職能、文件保密與否、成本效益、文件屬性、業(yè)務(wù)特點(diǎn)和利用需求等實(shí)際情況，來(lái)確定電子文件的雙套制適用范圍。

3.“雙套制”實(shí)施過(guò)程中特別強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)文件和電子文件的“一一對(duì)應(yīng)”。如根據(jù)北京市檔案館的規(guī)定，現(xiàn)階段要切實(shí)落實(shí)“雙套制”，過(guò)去強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)文件要進(jìn)行數(shù)字化，而現(xiàn)在要強(qiáng)調(diào)電子文件形成紙質(zhì)副本。

從全球來(lái)看，電子文件管理的發(fā)展歷程可以歸結(jié)為三個(gè)階段：主要依存于紙質(zhì)文件的電子文件管理階段，紙質(zhì)文件和電子文件“齊頭并進(jìn)”，脫離紙質(zhì)文件上升為獨(dú)立的電子文件管理系統(tǒng)

縱觀世界各國(guó)，唯有中國(guó)仍然在全面推行“雙軌制”和“雙套制”模式管理電子文件。而美國(guó)、英國(guó)、德國(guó)、法國(guó)、澳大利亞、加拿大、新加坡、日本和韓國(guó)等均逐步推進(jìn)或已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了“單軌制”與“單套制”模式，不僅與其技術(shù)成熟有關(guān)，更重要的是，在法律上認(rèn)定電子文件證據(jù)的證明效力。

例如，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署對(duì)聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)檔案的接收已完全實(shí)現(xiàn)電子化，對(duì)于相同內(nèi)容的文件只接收電子文件。法律上通過(guò)擴(kuò)大文件內(nèi)涵，認(rèn)定不管形式如何都可以作為證據(jù)，結(jié)合非歧視原則、最佳證據(jù)原則和傳聞例外規(guī)則規(guī)定了電子文件的證據(jù)可采性和證明力。

加拿大國(guó)家圖書(shū)與檔案館只接收電子文件進(jìn)館。加拿大的《統(tǒng)一電子證據(jù)法》規(guī)定電子文件系統(tǒng)也是電子證據(jù)的一部分，系統(tǒng)的真實(shí)性可以替代文件的真實(shí)性，只要生成系統(tǒng)是真實(shí)可靠的，電子文件即可作為證據(jù)被采納。

歷史上每一種新的記錄形式產(chǎn)生之后，都與此前存在的記錄形式有一個(gè)共存共用的階段，逐漸取而代之。目前，紙質(zhì)文件和電子文件不宜相互取代，應(yīng)有機(jī)結(jié)合揚(yáng)長(zhǎng)避短，協(xié)調(diào)發(fā)展。電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會(huì)持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間。

但是，共存的態(tài)勢(shì)將持續(xù)地處于變化之中，主要表現(xiàn)在雙方的數(shù)量、功能方面。大的趨向是紙質(zhì)文件與電子文件的此消彼長(zhǎng)，從以紙質(zhì)文件為主到基本對(duì)稱(chēng)再到以電子文件為主。隨著理論和實(shí)踐的發(fā)展完善，技術(shù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的成熟突破、相關(guān)法律的健全完備和用戶(hù)的成熟，待到電子文件的局限得到根本克服、法律地位得到完全確認(rèn)，紙質(zhì)要逐漸向電子過(guò)渡。

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[10]加拿大《統(tǒng)一電子證據(jù)法》.美國(guó)《聯(lián)邦證據(jù)規(guī)則》《統(tǒng)一電子證據(jù)規(guī)則》.

龐萍（1988—），中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院碩士，中國(guó)海洋大學(xué)圖書(shū)館助理館員。