如何做好檔案利用與服務(wù)

趙淑英

（赤峰學(xué)院 建筑與機(jī)械工程學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024001）

如何做好檔案利用與服務(wù)

趙淑英

（赤峰學(xué)院 建筑與機(jī)械工程學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024001）

最近一些年，檔案服務(wù)工作進(jìn)一步貼近社會(huì)、貼近民眾生活，使越來(lái)越多的個(gè)人利用者進(jìn)入檔案館，并成為中國(guó)檔案利用的主體，其對(duì)檔案的利用超過(guò)了機(jī)關(guān)、組織等對(duì)檔案的利用.因此，只有做好檔案資源的開發(fā)利用工作，創(chuàng)新檔案服務(wù)功能，才能實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案工作的轉(zhuǎn)型和發(fā)展，才能滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的信息需求，真正使檔案成為社會(huì)的公共財(cái)富，達(dá)到信息資源共享的目的.

檔案利用；檔案管理；信息意識(shí)；服務(wù)

近年來(lái)，隨著我國(guó)改革開放的深入和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案在社會(huì)生活中的應(yīng)用得到加強(qiáng)，開發(fā)利用檔案，是發(fā)展檔案事業(yè)的需要，更是檔案工作者神圣的使命.檔案是重要的社會(huì)信息資源，即要重視其載體的管理、保管、保護(hù)，更要重視其所含信息資料的開發(fā)利用，以實(shí)現(xiàn)資源共享，服務(wù)大眾.檔案工作的任務(wù)就是我們常說(shuō)的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì).這六項(xiàng)又以“利用”為中心環(huán)節(jié)，要使檔案工作全面健康發(fā)展，必須抓住這個(gè)中心環(huán)節(jié)，“利用”是對(duì)檔案的直接使用，而“利用工作”是檔案部門為了查找提供檔案資料和便于利用檔案資料而進(jìn)行的工作.如何做到迅速、準(zhǔn)確地查找，快捷地提供檔案資料，為各界利用者服務(wù)是檔案利用工作應(yīng)探索的課題.在新時(shí)期，隨著人們法律意識(shí)的不斷增強(qiáng)，檔案利用和服務(wù)的作用得到了充分的重視和肯定.檔案事業(yè)是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè).隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，人們對(duì)檔案意識(shí)在不斷加強(qiáng)，檔案資源的巨大社會(huì)價(jià)值也不斷為公眾所認(rèn)知，這就涉及到檔案利用工作的重要性.

1 做好檔案利用工作必須首先要做好檔案的基礎(chǔ)工作

實(shí)踐證明，要做好檔案的利用工作，只有從檔案的收集，整理，鑒定，保管等基礎(chǔ)工作入手，如果沒(méi)有檔案的完整收集，統(tǒng)一立卷歸檔制度形同虛設(shè)，更談不上檔案的整理、保管等工作，更談不上檔案的利用.因此，必須建立規(guī)范的檔案歸檔制度，打牢根基.

1.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提高服務(wù)利用手段

要進(jìn)一步做好檔案服務(wù)工作，首先，必須加快對(duì)檔案信息化的建設(shè)，提高檔案查閱、借閱速度，最大限度滿足社會(huì)對(duì)檔案的需求；其次，要吸收別人的長(zhǎng)處，保留自己的特色，改進(jìn)工作方式加強(qiáng)檔案學(xué)術(shù)交流，使檔案工作不斷向前推進(jìn).要及時(shí)了解檔案信息動(dòng)態(tài)，做到與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，不斷提高檔案工作者的積極性和主動(dòng)性，擴(kuò)大檔案工作的影響，大力開展檔案收集、利用的宣傳工作，努力豐富館藏，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí).再次，要加強(qiáng)檔案學(xué)術(shù)交流，吸收別人的長(zhǎng)處，保留自己的特色，改進(jìn)工作方式，加強(qiáng)檔案科研工作，爭(zhēng)取在關(guān)鍵性的檔案技術(shù)方面多出成果，使檔案工作不斷向前推進(jìn).提高和強(qiáng)化全社會(huì)檔案利用的意識(shí)，讓檔案發(fā)揮更大的作用.

1.2 努力創(chuàng)新，提高檔案利用和服務(wù)水平

檔案服務(wù)創(chuàng)新與檔案利用的目的，是實(shí)踐黨的“三個(gè)代表”的重要思想，滿足黨和政府各項(xiàng)工作以及廣大人民群眾對(duì)檔案需求的客觀要求，通過(guò)多種渠道與方式，將檔案信息開發(fā)和傳遞給利用者，激活檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享.我們應(yīng)該不斷推進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，為網(wǎng)上檔案利用創(chuàng)造條件.要利用大眾傳播媒介開展檔案服務(wù)，進(jìn)一步提高檔案服務(wù)功能的現(xiàn)代化水平，以“積極開發(fā)，主動(dòng)服務(wù)”的新姿態(tài)向社會(huì)提供迅速的、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，變消極為積極，變被動(dòng)為主動(dòng).

2 做好檔案利用工作必須具有過(guò)硬的業(yè)務(wù)水平

檔案業(yè)務(wù)部門必須定期舉辦檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使在基層工作的檔案人員掌握檔案整理基本方法和檔案整理的最新動(dòng)態(tài).理論與實(shí)踐相結(jié)合.同時(shí)，根據(jù)本單位所形成的文件情況和利用的特點(diǎn)，結(jié)合利用者調(diào)閱檔案動(dòng)機(jī)目的，堅(jiān)持以“問(wèn)題”來(lái)立卷.如果一名檔案員沒(méi)有嫻熟的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，沒(méi)有廣泛的知識(shí)面，就不可能提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用.卷立得好壞對(duì)利用工作有很大的影響.其中，最關(guān)鍵的突出表現(xiàn)在立卷的準(zhǔn)確定性上.若定性不準(zhǔn)，勢(shì)必造成組卷后的案卷龐雜臃腫，文件內(nèi)容與標(biāo)題詞不達(dá)義，保管期限劃分不一.因此，立卷時(shí)首先考慮“問(wèn)題”等方面的因果關(guān)系，將幾個(gè)相近的“問(wèn)題”組成卷，即保持文件之間聯(lián)系，又便于利用.

2.1 做好檔案利用服務(wù)的有效途徑

建立完備的檔案檢索系統(tǒng).所謂完備的檔案檢索體系，不僅包括傳統(tǒng)形式的檔案館指南、全宗指南、專題指南、各種卡片目錄、書本式目錄等等，而且包括高覆蓋率的計(jì)算機(jī)目錄的檢索系統(tǒng)和全文檢索系統(tǒng)，以及建立在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的遠(yuǎn)程檢索系統(tǒng).以計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)為主，以其他各種相關(guān)檢索工具為輔，信息技術(shù)的發(fā)展使得建立完備的檔案檢索體系已經(jīng)具有現(xiàn)實(shí)可行性，而它正是滿足利用者服務(wù)的最有效途徑.

2.2 利用先進(jìn)技術(shù)提高工作效率

計(jì)算機(jī)目錄檢索系統(tǒng)主要通過(guò)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，即將案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的自動(dòng)化管理；而計(jì)算機(jī)全文檢索系統(tǒng)則是將檢索和利用合二為一，通過(guò)建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，將所收集的檔案全文進(jìn)行數(shù)字化處理，并把檔案全文信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，利用者只要通過(guò)檢索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相關(guān)檔案信息.

2.3 建立完善的咨詢服務(wù)體系

在完善的咨詢服務(wù)體系中，應(yīng)由兩方面的工作人員共同負(fù)責(zé)咨詢工作，即查檔接待室服務(wù)人員和檔案專業(yè)業(yè)務(wù)專家.幫助利用者就相關(guān)檔案信息需求建立查檔路徑，幫助利用者就相關(guān)檔案信息需求建立查檔路徑等.查檔接待室服務(wù)人員主要負(fù)責(zé)解答利用者在利用檔案時(shí)所遇到的各類常規(guī)性問(wèn)題，提醒利用者在利用檔案過(guò)程中應(yīng)注意哪些事項(xiàng)；幫助初次來(lái)館利用檔案的人員辦理登記手續(xù)，幫助利用者了解檔案的流傳和保存情況，了解檔案內(nèi)容中所涉及到的相關(guān)歷史背景，以及其他查找檔案過(guò)程中可能遇到的疑難問(wèn)題.

3 要充分利用好科技檔案資源

科技檔案的有效利用，在檔案管理中一直占有特殊地位，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技檔案利用效益的問(wèn)題也越來(lái)越受到關(guān)注.高質(zhì)量的科技檔案是開發(fā)利用提高經(jīng)濟(jì)效益的前提，這就要求我們加強(qiáng)檔案管理工作，來(lái)提高科技檔案的質(zhì)量，使其提高經(jīng)濟(jì)效益的功能得以充分發(fā)揮.科技檔案的利用可以帶來(lái)技術(shù)效果，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展.實(shí)踐證明：生產(chǎn)、建設(shè)、科研等科技活動(dòng)中，有完整、準(zhǔn)確的科技檔案作依據(jù)，可以有效地提高經(jīng)濟(jì)效益，因此樹立適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的檔案觀念是十分必要的.搞好科技檔案管理工作其最終目的是更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù).

3.1 認(rèn)真做好科技檔案的收集工作，這是科技工作的基礎(chǔ)和豐富館藏的重要手段.科技檔案工作要跟上改革的步伐，對(duì)外加強(qiáng)與外界科技檔案的交流，擴(kuò)建歸檔范圍，豐富館藏，形成規(guī)模，以提高服務(wù)經(jīng)濟(jì)工作的能力.因此，科技檔案的工作對(duì)象是原型信息，只有做到收集完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，才能在開發(fā)利用上做到及時(shí)、有效.所以，檔案工作講求規(guī)模效益，為全面、更好地發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益提供了一條重要途徑.

3.2 科技檔案工作要改變傳統(tǒng)的管理辦法，建立與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的管理體系.使檔案工作由傳統(tǒng)的保管型，向智能型、開發(fā)管理型和咨詢服務(wù)型轉(zhuǎn)變.提高科技檔案利用的能力和水平，以系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確的科技檔案優(yōu)勢(shì)為參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)服務(wù)，促進(jìn)科研、生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展.因此檔案工作人員要進(jìn)一步解放思想，更新觀念，抓住機(jī)遇，牢固樹立起以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的思想，把科技檔案利用工作與本單位的生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)管理緊緊扭在一起，端正服務(wù)思想，改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，在加快調(diào)卷速度，提供準(zhǔn)確上狠下功夫，及時(shí)了解利用后所取得的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益方面的信息，并注重做好科技檔案利用的反饋工作，這是改進(jìn)、提高科技檔案管理水平，進(jìn)一步開發(fā)科技檔案資源，產(chǎn)生更好經(jīng)濟(jì)效益的一個(gè)重要途徑.

4 做好檔案利用工作必須樹立明確的服務(wù)思想

要進(jìn)一步提高工作人員素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)收集與服務(wù)的關(guān)系，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到提供檔案利用的服務(wù)上來(lái).檔案管理員首先要樹立為人民服務(wù)的思想，吃苦耐勞，任勞任怨，才能自覺(jué)地將枯燥的工作貫穿于服務(wù)社會(huì)的大目標(biāo)中.在檔案查閱、利用工作中，要熟悉業(yè)務(wù)，熟悉館藏檔案資料位置，凡是檔案庫(kù)房存放的檔案資料均能迅速熟練地查到，做到利用者隨到隨查，并及時(shí)給予提供，充分滿足利用者的需要.改變檔案服務(wù)的被動(dòng)狀況，主動(dòng)提供服務(wù)，變過(guò)去你上門我服務(wù)的被動(dòng)服務(wù)為積極尋找信息，同時(shí)努力提高服務(wù)水平.端正服務(wù)態(tài)度，熱情、主動(dòng)、負(fù)責(zé)，熟悉自己的服務(wù)對(duì)象，掌握自己的服務(wù)市場(chǎng)，深入了解廣大利用者的需求，及時(shí)有效地為利用者提供有價(jià)值的檔案信息.

5 加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，努力提高自身素質(zhì)

檔案工作本身就是一項(xiàng)服務(wù)性工作，其最終目的是為各項(xiàng)工作服務(wù).檔案工作是集政治性、服務(wù)性和科學(xué)管理性為一體的專業(yè)工作，是一種專門職業(yè).檔案保存的目的就是利用，為黨和國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)服務(wù).

5.1 隨著改革開放的不斷深入，要求檔案人員必須不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，擴(kuò)展知識(shí)面，使自己的知識(shí)層次不斷提高，檔案人員不但要有良好的思想素質(zhì)，還要有完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)素質(zhì).許多新門類的檔案又涌現(xiàn)出來(lái)，檔案服務(wù)工作越來(lái)越呈現(xiàn)出全方位性.檔案服務(wù)的形式變化要求檔案人員必須提高自身素質(zhì)，解放思想，樹立全新的服務(wù)意識(shí).因此，檔案人員不能滿足于原有知識(shí)的積累，要不斷更新觀念，同時(shí)還要做到主動(dòng)、熱情、服務(wù)周到，不論利用者職位高低，親疏遠(yuǎn)近，一律熱情接待，對(duì)其所需利用的檔案，無(wú)論查找難易，都要耐心細(xì)致，不厭其煩，通過(guò)自身的努力和實(shí)績(jī)來(lái)提高檔案工作的地位.

5.2 要深刻領(lǐng)會(huì)黨的路線、方針、政策，這是非常必要的，并以此作為衡量和處理文件資料取舍的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要不斷的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，逐步將計(jì)算機(jī)技術(shù)、微縮技術(shù)等運(yùn)用于檔案管理領(lǐng)域.隨著數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)庫(kù)、人工智能等相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得構(gòu)建具有知識(shí)推理能力和知識(shí)檢索能力的自助式知識(shí)服務(wù)技術(shù)平臺(tái)成為可能.利用者可利用電話、個(gè)人電腦及好友的軟件界面，根據(jù)自身需求進(jìn)行自助服務(wù).同時(shí)，服務(wù)提供還可采用一些推送技術(shù)，根據(jù)利用者的需求進(jìn)行檔案知識(shí)推送服務(wù).

總之，如何進(jìn)一步開發(fā)利用科技檔案信息為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，是擺在我們檔案工作者面前的一項(xiàng)重要任務(wù)，無(wú)論現(xiàn)在還是將來(lái)都是我們努力的方向.我們的國(guó)家已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)新的歷史時(shí)期，開發(fā)利用檔案信息資源，是檔案事業(yè)一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨重要的工作任務(wù).讓我們都來(lái)關(guān)心檔案事業(yè)，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案的重要信息資源作用，使檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)利用，為全面建設(shè)小康社會(huì)、開創(chuàng)建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義新局面更好地服務(wù).

〔1〕周能.評(píng)價(jià)科技檔案利用經(jīng)濟(jì)效益探討[J].檔案工作，1985（5）.

〔2〕李超.檔案知識(shí)服務(wù)研究[J].檔案學(xué)，2009（4）.

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1673-260X（2012）02-0203-02