電子文件對檔案工作的影響與對策

宋登安

（西北師范大學(xué) 文學(xué)院，甘肅 蘭州 730070）

電子文件對檔案工作的影響與對策

宋登安

（西北師范大學(xué) 文學(xué)院，甘肅 蘭州 730070）

當(dāng)今世界，伴隨計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人類進(jìn)入了一個信息化的時代.隨之而來的是電子文件的大量產(chǎn)生.由于電子文件所使用的磁介質(zhì)和光介質(zhì)載體與紙質(zhì)材料有許多不同之處.因此電子文件在收集、整理、保管等一系列環(huán)節(jié)上對檔案業(yè)務(wù)工作和管理工作有重要影響，故我們應(yīng)在遵守一般的檔案保管原則和方法的同時再根據(jù)其特性采用一些特別有效的保管方法，從而做好其保管工作設(shè).

電子文件；檔案；管理

近幾年，我國經(jīng)濟(jì)、科技飛速發(fā)展，隨之計算機(jī)技術(shù)也得到了廣泛普及，使得各單位在各類工作或活動中形成了越來越多的電子文件.電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，電子文件代替了以往手續(xù)繁雜的辦公事務(wù)，實(shí)現(xiàn)了高效、快捷的電子文件檔案管理模式，為社會提供了真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)，電子計算機(jī)的普遍應(yīng)用，也促進(jìn)了辦公自動化的迅速發(fā)展，隨之產(chǎn)生的電子文件與傳統(tǒng)紙介質(zhì)文件形成浩大的信息流，成為社會改革與發(fā)展的寶貴資源.

1 電子文件概述

電子文件是隨著計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及程度而逐步發(fā)展的，是指以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件具有其鮮明的特征：首先，由于電子文件采用的載體是人工無法識讀的光磁介質(zhì)，因此具有信息的非人工識讀性，只能借助計算機(jī)識讀.其次，以往的檔案基本上靠人工管理，而電子檔案的全部管理活動都必須借助于計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)；從存儲上來說，由于其載體的特殊性，其存儲密度都大大高于過去的信息介質(zhì)；此外，信息與載體之間具有可分離性，電子文件中的信息不像紙質(zhì)文件文件那樣具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體形態(tài)進(jìn)行加工和管理；最讓人感到耳目一新的是使用多媒體計算機(jī)可將圖文信息、音頻信號、視頻圖像等不同媒體形式的信息記錄在同一份文件上，使其能夠聲像并茂，真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時的活動情況.

2 電子文件對檔案工作的影響

2.1 電子文件對檔案業(yè)務(wù)工作的影響

2.1.1 從收集工作看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的收集工作是通過文件歸檔和檔案移交這一系列的復(fù)雜手續(xù)完成的.相比紙質(zhì)文件，電子文件的接收卻異常簡單、快捷.一旦文件形成后被確認(rèn)有保存價值，系統(tǒng)就會對其進(jìn)行自動歸檔，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞的形式，處于檔案部門的全面監(jiān)控之下.因此與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的移交手續(xù)相比，電子文件的收集是在瞬間完成的，相比紙質(zhì)文件則更加方便、快捷.

2.1.2 從整理工作看，檔案的整理可以實(shí)現(xiàn)高效率、多途徑.傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件時代，整理是檔案管理工作的核心部分，為了能多角度、多途徑地進(jìn)行檢索和利用，必須對其進(jìn)行著錄、標(biāo)引等紛繁復(fù)雜的勞動.但在電子文件時代，由于電子文件內(nèi)容與載體的可分離性，人類可通過電子文件管理系統(tǒng)對其進(jìn)行迅速、有效、多角度整理，再不需要像對紙質(zhì)文件那樣進(jìn)行分類整理.不同用戶還可以根據(jù)不同的需要利用電子文件管理系統(tǒng)對其進(jìn)行自由組合分類，從而在很大程度上提高了工作效率.

2.1.3 從鑒定工作看，電子文件在歸檔之前要進(jìn)行鑒定.電子文件的鑒定主要是對電子文件的檔案價值、保管期限的鑒定，并對無保存價值的文件進(jìn)行銷毀等，保證歸檔的電子文件準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整.此外，由于電子文件信息載體特殊，其鑒定被注入了新的內(nèi)容，電子文件的鑒定也包含對電子文件所包含的信息和技術(shù)方面進(jìn)行的鑒定.相比紙質(zhì)文件，信息時代的計算機(jī)操作簡化了電子文件日常管理中的鑒定工作，從而在很大程度上提高了工作效率.

2.1.4 從保管工作看，由于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件載體與內(nèi)容的不可分離性，減少紙質(zhì)材料的磨損、維護(hù)載體的安全也就成為維持檔案內(nèi)容能夠被長久利用的一個重要部分.而電子文件載體與內(nèi)容的可分離，使得檔案信息不會因?yàn)楸徊挥嬈鋽?shù)地重復(fù)使用而遭受任何損傷.加之電子文件的高密度、大容量的存儲能力，緩解了傳統(tǒng)檔案保管中檔案數(shù)量龐大與庫房空間有限的矛盾，為保管工作提供了便利.

2.2 電子文件對檔案管理工作的影響

2.2.1 從電子文件的存儲上看，電子文件的存儲介質(zhì)為光、磁介質(zhì)等新型載體材料，雖然存儲載體的體積小，但存儲密度卻高于以往的人工可識讀的信息介質(zhì)，這種變化正好可以滿足檔案部門對信息存儲高密度、大容量、小型化的要求.隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，電子介質(zhì)的高密度存儲還有繼續(xù)發(fā)展的趨勢.這對檔案工作的影響非常大，檔案保存空間的問題也會迎刃而解.

2.2.2 從檔案的檢索利用方面看，電子文件時代可以實(shí)現(xiàn)快速的檢索，相比以往的手續(xù)繁雜的檢索工作，電子文件的檢索只需在相關(guān)的操作界面上進(jìn)行簡單的計算機(jī)操作就可以實(shí)現(xiàn)，這就使得檔案檢索變得更全面、更快捷、更方便，大大提高了檔案工作效率和自動化程度.

2.2.3 從檔案的表現(xiàn)形式上看，各種文字、圖片、聲像檔案信息多媒體化.電子文件的獨(dú)特形成方式使它跟紙質(zhì)文件有很大的區(qū)別.它不受時間和空間的限制，隨著信息通道的延伸，同步信息共享技術(shù)可以使不同地方的人共同參與文件的制作，或者進(jìn)行網(wǎng)上交流或多用戶檢索.此外電子文件時代多媒體技術(shù)的應(yīng)用改變了紙質(zhì)文件時代單純的文字形式的檔案，把文本信息形式從文字發(fā)展到了圖像、音頻、視頻的綜合，更加直觀靈活地顯示文件內(nèi)容，使電子文件的實(shí)用性、智能型都大大增強(qiáng).

3 電子文件時代存在的問題

3.1 安全問題

電子文件在給我們帶來便利的同時也帶來了一系列安全問題：首先從思想認(rèn)識體系看，有許多人沒有注意到電子文件系統(tǒng)的易受攻擊性，電子文件得不到應(yīng)有的保護(hù);其次從管理體制方面看，目前電子文件系統(tǒng)的安全管理體制尚不健全，系統(tǒng)安全組織的結(jié)構(gòu)、任務(wù)、職能等還有不夠明確的地方；再次從技術(shù)方面看，電子文件的保存采用光、磁等存儲介質(zhì)，由于其很多操作都是在計算機(jī)上進(jìn)行的，資源共享、操作系統(tǒng)的復(fù)雜性、用戶無法控制以及病毒的干擾都使其完整性、保密性受到很大的威脅.此外，因?yàn)殡娮游募幱诹鲃有运栽黾恿吮环欠ǜ膭拥目赡苄?

3.2 所需技術(shù)和設(shè)備不足

我們知道，在傳統(tǒng)的檔案歸檔保存中，完全可以不管文件形成、承辦過程的具體情況，只要是具有長期保存價值的文件，在其生成后，對其收集、整理、歸檔、保存就行了.但是現(xiàn)行電子文件的歸檔，檔案人員必須參與其中并進(jìn)行監(jiān)管.以紙質(zhì)文件為主體的傳統(tǒng)檔案管理，一般有庫房、裝具就行了，而電子文件的收集、整理、歸檔,必須在原有的技術(shù)和設(shè)備上進(jìn)行.

3.3 缺乏規(guī)劃和管理

隨著電子文件在我國的廣泛應(yīng)用，許多檔案部門卻沒有明確一個專門的機(jī)構(gòu)來管理電子文件，使得大量的電子文件雜亂無章，遺失問題嚴(yán)重，給檔案工作帶來很大麻煩.

此外，由于相關(guān)法律、法規(guī)的缺失，造成電子文件管理存在很大的問題.諸如此類的問題如不盡快解決，電子文件與紙質(zhì)文件“雙軌”，無紙化辦公也就難以實(shí)現(xiàn).

4 解決現(xiàn)存問題的主要對策

4.1 解決好電子文件的安全保存問題

電子文件以光、磁等為其存儲介質(zhì)，所以電子文件的安全與否，與電子文件系統(tǒng)是否有健全的安全管理機(jī)制密切相關(guān).首先，必須防止黑客和病毒的破壞，通常應(yīng)紙質(zhì)文件與電子文件并存，以保證其安全性；其次，還應(yīng)采取有效的管理措施和技術(shù)手段，防止電子文件被非法修改以及復(fù)制粘貼等，保證電子文件的有效性；此外，在計算機(jī)上安裝防毒軟件，使用外來磁盤、光盤等時也要進(jìn)行嚴(yán)格的病毒檢測，一般情況下不容許隨便使用外來磁盤、光盤等；再者應(yīng)保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定使用文件權(quán)限、登陸限制等.需要注意的是對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失.

4.2 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略

電子文件是一種新型的文件材料，要做好其管理工作，檔案工作者就必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，使其只可以讀而不能更改，從而保證電子文件的原始性與可靠性使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用.

4.3 加強(qiáng)對電子檔案管理知識的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

電子文件對檔案工作者的素質(zhì)提出了嶄新的要求，檔案管理不再局限于傳統(tǒng)的手工整理、裝訂、抄寫等簡單勞動，檔案管理人員應(yīng)具備豐富的專業(yè)知識、計算機(jī)操作技術(shù)以及先進(jìn)的管理手段等.伴隨著時代的發(fā)展，我國的檔案人員更要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要.總之，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最基本的決策.

4.4 加強(qiáng)制度建設(shè)

就目前我國的現(xiàn)狀來說，由于相關(guān)法律法規(guī)的缺失，致使在電子文件管理中存在著嚴(yán)重的問題.管理上出現(xiàn)的問題，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關(guān)系.因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度是電子文件管理的一個重要前提.

綜上所述，電子文件作為檔案界的一種潮流和傾向，將是不可阻擋與回避的，盡管面臨種種困難與阻礙的挑戰(zhàn)，但電子文件的出現(xiàn)也給檔案工作者帶來新的機(jī)遇.檔案部門應(yīng)以積極的態(tài)度，做好各種準(zhǔn)備工作，以飽滿的熱情和充足的信心迎接電子文件時代的到來.

注 釋：

①丁光勛.信息時代檔案學(xué)理論研究與實(shí)踐.上海三聯(lián)書店，2007.16.

〔1〕鄧紹興，陳智.檔案管理學(xué)（修訂本）.中國人民大學(xué)出版社，.

〔2〕丁光勛.信息時代檔案學(xué)理論研究與實(shí)踐.上海三聯(lián)書店.

〔3〕丁海斌.電子文件與檔案管理.遼寧大學(xué)出版社.

〔4〕趙屹著.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè).北京圖書館出版社.

〔5〕蒙海理.西昌師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2004（3）.

〔6〕陳勇.檔案，2009（3）.

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