論如何做好高校合并后的檔案管理工作

韓鳳英

（德州學(xué)院，山東 德州 253023）

論如何做好高校合并后的檔案管理工作

韓鳳英

（德州學(xué)院，山東 德州 253023）

合并后的高校面臨著許多管理問題,而檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作也存在著檔案收集整理有缺失、檔案管理不規(guī)范、管理體制不理順等一些問題.合并高校的檔案管理要按照“機(jī)構(gòu)優(yōu)化、管理科學(xué)、布局合理、服務(wù)高效、資源共享”原則統(tǒng)一進(jìn)行.要切實(shí)做好檔案的移交工作，確定新的檔案管理工作目標(biāo)，建立完整統(tǒng)一的管理體系，優(yōu)化檔案管理組織機(jī)構(gòu)，提升檔案服務(wù)層次.

合并高校；檔案；管理

近年來,我國(guó)高等教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展，很多地區(qū)的高校進(jìn)行了合并與重組.作為高校重要基礎(chǔ)工作之一的檔案管理工作,在高校合并后如何實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性融合,使檔案信息資源更好地服務(wù)于高校的改革發(fā)展,是高校檔案工作者面臨的新課題.

1 合并高校檔案管理面臨的問題

1.1 檔案收集整理不完善.檔案資料來源于學(xué)校各職能部門和院系的相關(guān)活動(dòng),從原始資料的產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷一段時(shí)間和多個(gè)環(huán)節(jié),每個(gè)環(huán)節(jié)都可能會(huì)影響檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性.合并前的各校由于在學(xué)校規(guī)模、辦學(xué)層次、培養(yǎng)目標(biāo)等方面都存在差異,從而形成了各自特有的相對(duì)封閉的管理模式，加之各校檔案管理工作的情況也不相同，有的學(xué)校實(shí)行集中管理，有的實(shí)行分散管理，檔案分散在各相關(guān)部門，如人事處的人事檔案、科研處的科研檔案，電教中心的聲像檔案、財(cái)務(wù)處的財(cái)務(wù)檔案等，在移交的過程中容易造成流失.并校期間，要經(jīng)歷多個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，牽涉相關(guān)部門尚未立卷歸檔的文書檔案等.由于合校前人心思動(dòng),有的工作狀態(tài)不穩(wěn)定,有的組織管理出現(xiàn)空白，致使一些正常的工作不能按常規(guī)辦理,自然給檔案資料的收集工作增加了難度.如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門檔案管理人員，會(huì)把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放;而遇到責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問;更有甚者,在部門調(diào)整、辦公室搬遷過程中,將大量的文件材料隨無用材料一并處理,致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴(yán)重,無處尋找,嚴(yán)重影響了檔案的完整性.

1.2 檔案管理方法不規(guī)范.合并前的各校建立時(shí)間不同，隸屬關(guān)系不一樣，由于在學(xué)校規(guī)模、辦學(xué)層次、培養(yǎng)目標(biāo)等方面都存在差異,導(dǎo)致合并后出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一,質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題.合并前各校檔案的管理模式、類目設(shè)置、排列順序也不盡相同，有的已實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)檢索，有的檔案分散于各職能部門，由兼職管理員管理，有的仍處于統(tǒng)的手工操作模式，檔案整理、閱卷、歸檔基本上都是通過手工操作完成.同一類型的檔案的因閱卷人觀念、理解的差異而形成不同的歸檔形式.有的歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格，收集過程中紙張大小不統(tǒng)一;有的檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理,甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂等，致使檔案管理難以集中，影響了檔案的開發(fā)利用和服務(wù)工作.

1.3 檔案管理體制不健全.合并高校由于原各校建立的時(shí)間或早或晚,隸屬關(guān)系不一,各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異,合并后檔案卷宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后若干全宗,而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號(hào)的編制不盡相同,老校基本沿用文書類、科技類的分類方法,成立較晚的學(xué)?；窘y(tǒng)一到了高校檔案實(shí)體分類法上.原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾?或人事檔案歸人事處管理,科研檔案歸科研處管理,聲像檔案歸電教中心管理等;有的合并高校,原各校區(qū)或已配備計(jì)算機(jī),實(shí)行檔案機(jī)檢,有的檔案則分散于各職能部門,由兼職檔案員管理,檔案管理處于原始的手工檢索階段等;這些問題也嚴(yán)重制約著合并高校檔案管理工作的開展.

2 合并高校檔案管理的原則

要按照“機(jī)構(gòu)優(yōu)化、管理科學(xué)、布局合理、服務(wù)高效、資源共享”原則進(jìn)行統(tǒng)一管理.

2.1 檔案管理要強(qiáng)化整體觀念.必須打破原有各校獨(dú)立的檔案管理體系，要將各校所有檔案管理通盤考慮，形成連續(xù)性、完整性、系統(tǒng)性的全校檔案管理體系.

2.2 檔案管理要協(xié)調(diào)好多種關(guān)系.既要協(xié)調(diào)好各種檔案諸多內(nèi)容的整合關(guān)系，又要協(xié)調(diào)好紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等不同載體檔案的整合關(guān)系，還要協(xié)調(diào)好學(xué)校檔案館與校內(nèi)各部門之間的關(guān)系.

2.3 檔案管理要推動(dòng)管理規(guī)范化.不僅要求整合過程中符合規(guī)范化程序，而且要求整合的內(nèi)容達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，尤其要求檔案數(shù)據(jù)庫達(dá)到規(guī)劃化和標(biāo)準(zhǔn)化，從面構(gòu)建高質(zhì)量的全校檔案數(shù)據(jù)庫，為多校區(qū)提供快捷、方便、高效的檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享.

3 合并高校檔案管理的工作措施

3.1 切實(shí)做好檔案的移交工作.檔案移交是前任和現(xiàn)任檔案人員對(duì)檔案資料核對(duì)無誤后交接的一項(xiàng)嚴(yán)肅工作，必須做到完全完整.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，要指定專人負(fù)責(zé)收集、清理、保存?zhèn)€體手中的資料，將有價(jià)值的材料整理歸檔，特別是合并前各高校在教學(xué)、科研管理方面、跨年度計(jì)劃項(xiàng)目在合并時(shí)未有完成的，不能及時(shí)收檔的，要盡早地完成收集、整理、歸檔，以保持其完整性.由于種類多、數(shù)量大，為避免出現(xiàn)遺漏和混亂，移交前必須認(rèn)真清點(diǎn)，對(duì)不清楚的地方，雙方了解清楚認(rèn)可后進(jìn)行交接，堅(jiān)決杜絕不負(fù)責(zé)任的交接方式，要嚴(yán)肅認(rèn)真地對(duì)待移交工作中的細(xì)節(jié)問題，決不可馬虎大意，首先要進(jìn)行檔案實(shí)體的移交，要按照檔案分類體系中的類目順序，逐逐一核對(duì)，逐柜清點(diǎn).其次是檔案檢索工具和編研材料的移交.最后要將原各校的圖章、牌匾、獎(jiǎng)品、證書、校級(jí)文物、紀(jì)念品等，新檔案管理部門應(yīng)及時(shí)做好登記、造冊(cè)、收集和保管.

3.2 制定新的檔案管理工作目標(biāo).由于合并高校層次較前相對(duì)提高,并校后應(yīng)根據(jù)變化了的新形勢(shì),制定新的管理工作目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略,使檔案工作圍繞新目標(biāo)有的放矢地開展.明確了檔案工作目標(biāo),即明確了檔案工作的發(fā)展總方向,可以根據(jù)總目標(biāo),不斷消除偏離目標(biāo)的因素,還可以通過局部?jī)?yōu)化,使日常具體工作的開展有利于促進(jìn)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);明確了檔案工作目標(biāo),便于加強(qiáng)日常管理,有利于調(diào)動(dòng)檔案工作人員的主動(dòng)性,增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)性.

3.3 建立健全完整統(tǒng)一的管理體系.確定適宜合并高校的檔案管理模式，制定一系列規(guī)章制度和管理辦法，對(duì)所有檔案資源按照一定的規(guī)則和辦法進(jìn)行有效整合、合理布局和科學(xué)管理，使全校的檔案工作走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化軌道.完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度,及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料,對(duì)收集檔案材料,從手續(xù)是否完備,表述是否準(zhǔn)確、精練,觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別,使檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí).順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,增加資金投入,嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn),注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性,做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷.

3.4 優(yōu)化檔案管理組織機(jī)構(gòu).對(duì)合并高校的檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)、檔案工作隊(duì)伍等進(jìn)行重組整合，建立一個(gè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、結(jié)構(gòu)優(yōu)化的學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu).構(gòu)建責(zé)任明確、層次分明的檔案管理網(wǎng)絡(luò)、組建結(jié)構(gòu)合理的高素質(zhì)檔案管理工作隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)合并后的學(xué)校檔案管理組織機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)有序、正常運(yùn)轉(zhuǎn).要保持檔案管理人員的穩(wěn)定性.當(dāng)并?，F(xiàn)實(shí)發(fā)生時(shí)，檔案人員會(huì)對(duì)合并產(chǎn)生不確定性，這種不確定性和對(duì)未來的不可預(yù)期會(huì)轉(zhuǎn)化成心理負(fù)擔(dān)，造成人心浮動(dòng)、狀態(tài)不穩(wěn)、常規(guī)打亂的局面.因此，在合并時(shí)需要及時(shí)做好安撫工作，盡快消除其心理壓力，保持檔案人員的穩(wěn)定局面.尤其是要穩(wěn)住檔案核心人員，防止檔案管理隊(duì)伍的流失.培養(yǎng)管理人員的適應(yīng)性.高校合并后的工作環(huán)境、人際關(guān)系、檔案管理模式發(fā)生了改變，檔案管理人員對(duì)新環(huán)境新關(guān)系新模式會(huì)有不適應(yīng)感.要培養(yǎng)對(duì)新環(huán)境的適應(yīng)性而且要培養(yǎng)檔案人員對(duì)新管理模式的認(rèn)同感和對(duì)新的檔案管理部門的歸屬感，還要幫助檔案管理人員建立起新的和諧的人際關(guān)系.提高人力資源的可持續(xù)性.重視重組人員的可持續(xù)發(fā)展，通過對(duì)檔案人員實(shí)行定期考核的目標(biāo)管理、引入激勵(lì)機(jī)制、加強(qiáng)培訓(xùn)教育等一系列措施，增強(qiáng)其責(zé)任心和使命感，提高工作積極性，提高職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)工作能力，要根據(jù)學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的需要有計(jì)劃地引進(jìn)高素質(zhì)檔案專業(yè)技術(shù)人才.

3.5 提升檔案服務(wù)層次.在檔案服務(wù)的內(nèi)容、方式、方法及手段上要不斷創(chuàng)新，提高檔案工作效率，提升檔案服務(wù)水平，提高檔案利用率，擴(kuò)大檔案的服務(wù)效益.要優(yōu)化檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)，建設(shè)高質(zhì)量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫；加強(qiáng)庫藏檔案數(shù)字化建設(shè)，開發(fā)檔案特色數(shù)據(jù)庫；加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)；以此，開展網(wǎng)絡(luò)查檔服務(wù)，滿足各校區(qū)師生網(wǎng)絡(luò)查檔需求，實(shí)現(xiàn)全校檔案資源的多校區(qū)無障礙服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享.

〔1〕陸建芳.淺論合并高校檔案檔案資源整合策略[J].蘭臺(tái)世界,2010(1).

〔2〕張亦軍，王春莉.高校合并檔案管理存在的問題和策略[J].檔案，2009(4).

〔3〕安巖.淺論高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2007（20）.

〔4〕于立華.加強(qiáng)高校檔案服務(wù)工作[J].蘭臺(tái)世界，2006（9）.

G271

A

1673-260X（2012）05-0125-02