論高校人事檔案管理如何實現多媒體網絡化

陳 莉

（河南師范大學 檔案館，河南 新鄉(xiāng) 453007）

論高校人事檔案管理如何實現多媒體網絡化

陳 莉

（河南師范大學 檔案館，河南 新鄉(xiāng) 453007）

近幾年來，隨著計算機網絡技術的廣泛應用以及我國高校的教育教學和人事制度改革的不斷深入，我國高校人事信息檔案管理也隨之進入現代化管理的先進行列.由于高校人事檔案管理工作是高等院校組織工作的重要組成部分，對于促進高校教育和管理發(fā)揮著極為重要的作用，為了建設更加科學、規(guī)范的高校檔案管理制度，進一步充分發(fā)揮檔案工作在當今網絡信息社會中的重要作用,更好地為各項工作服務.從現在起，我們必須加強高校檔案管理的信息化建設，積極地將先進的網絡信息技術與傳統(tǒng)的檔案管理技術結合起來,更好地促進我國高校人事檔案的網絡化管理.本文主要敘述了傳統(tǒng)的高校人事檔案管理過程中存在的不足，并進一步闡述進行網絡化管理的必要性，重點論述了實現信息網絡化管理的途徑與方法.

高校；人事檔案；網絡化；途徑與方法

目前，隨著我國社會經濟的快速發(fā)展，眾多人才的頻繁流動以及網絡化技術的普遍應用，現代化的網絡管理方式為許多高校的人事檔案信息管理提供了必要條件，對高校教學建設與發(fā)展提供了重要保障.傳統(tǒng)的、舊的管理模式和方法已不能適應目前形勢下的新的管理要求，因此，高校人事檔案管理工作就遇到了新的挑戰(zhàn).為了解決這一問題，提高我國高校人才的利用率，應充分了解人事制度改革的需要，根據有關部門的相關規(guī)定，及時有效地實現高校人事檔案的網絡化管理，改善管理條件，加強檔案管理人才的培養(yǎng)，提高管理水平和服務質量.用現代化的管理方式代替以前落后的管理模式，使我國高校人事管理制度更加規(guī)范化、科學化，為進一步推動我國高校教育的蓬勃發(fā)展提供良好的基礎保證.

1 傳統(tǒng)的高校人事檔案管理過程中存在的弊端

1.1 機械化的手工管理

眾所周知，目前,在我們的日常人事檔案管理工作中，存在著大量的人事信息，這些信息絕大部分都是用手工管理的.檔案管理人員常年忙于一些機械的、大量的、簡單的、重復性的活動，如材料的登記、入袋、整理、拆線、分裝、密封等，這樣一來，根本沒有足夠的時間和精力使得檔案管理人員考慮開發(fā)檔案的內在信息.同時，檔案的移交過程非常復雜，一份檔案從進入學校開始,一般經過好幾道程序才能到達它最終的目的地——人事檔案室,檔案在這個傳遞過程中,免不了會受到各種外界因素的干擾,對人事檔案的有效管理與利用很不利.而現在大多數高校的人事檔案管理也主要是以這種陳舊落后的手工方式進行,因此,就不可避免地造成不同管理部門之間的信息分離,使信息內容不規(guī)范、流程不科學,不利于優(yōu)秀人才的發(fā)掘和培養(yǎng)，降低了人力資源管理的效率，不適應當今信息化時代的要求.

1.2 人才觀念意識淡薄

隨著我國社會主義市場經濟體制的改革，人才流動更趨于普遍，流動方式也更加靈活.但是就目前來看，還有部分高校畢業(yè)生就業(yè)時，由于種種原因，檔案并沒有隨人走，學歷檔案和工作檔案是分散保存的，導致檔案殘缺不全.高校作為一個國家的人才聚集地，人力資源相當豐富，而當前人力資源的開發(fā)已成為衡量一個國家科技進步和促進經濟發(fā)展的重要因素，我們必須通過人事檔案，充分意識到高校中這些高學歷、高水平人才的檔案所具有的不可估量的價值，要有強烈的信息意識和勇于創(chuàng)新的精神，充分發(fā)揮高校人才的優(yōu)越作用，提高其利用率，為社會經濟的發(fā)展貢獻微薄的力量.

1.3 管理隊伍力量薄弱

目前，高校的人事檔案大都以紙質檔案為主，工作量很大，一般都是由學校綜合檔案室的專門負責人進行管理，而某些學校為了節(jié)約資金，每個檔案室只有很少的幾個管理人員，面對如此大的工作量，他們只是為了應付各種檔案材料的收集、整理、裝訂，根本沒有時間和精力進行檔案材料的深度研究，這樣往往導致新得到的人事檔案材料殘缺不全,達不到收集標準,并且不能及時完善已存檔案的信息，由于人手不夠，對于一些最新的應該收集的人事檔案材料也不能進行及時歸檔.另外，對存檔人員信息的采集，大部分也只能靠記憶和印象，如果不熟悉詳細情況，就會致使檔案材料所反映的信息無法發(fā)揮最大效率，更別說是高校、科研單位之間進行信息的交流溝通了.

2 高校人事檔案進行網絡化管理的必要性

當前,為了適應新的信息時代發(fā)展的迫切需要，我們所面臨的各種競爭也越來越激烈,衡量一個國家或一個地區(qū)現代化程度的一個重要標志就是社會信息化水平的高低.所謂人事檔案是記錄個人參加各種社會活動的文件，即廣大教職工個人經歷、學歷、思想道德水平與工作業(yè)績的真實記錄，它不僅是高校人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的重要依據，同時對學?？疾旌瓦x拔優(yōu)秀干部人才，加強高校師資隊伍建設具有重大作用.毫無疑問，人才的優(yōu)勢在很大程度上決定了信息時代高等院校教育教學工作的開展.因此,對開發(fā)和利用高校人事檔案資源的工作迫在眉睫,一定要適應教育發(fā)展的需要,加快高校人事檔案信息化管理的步伐.近年來，為了適應信息化建設的需求,國家檔案局花費大量人力、物力開展檔案網絡化建設.其原因主要有以下幾點：

2.1 高校人事檔案網絡化管理是順應時代發(fā)展的客觀要求

隨著計算機網絡技術的不斷應用以及高校信息化、數字化、網絡化教育的不斷發(fā)展，只有運用現代網絡技術對人事檔案信息資源進行開發(fā)與研究，實現網絡環(huán)境下的人事檔案管理,這樣才能更加準確、快捷和高效地實現高校網絡環(huán)境下人事檔案的管理，才能使高校人事檔案管理做到與時俱進，跟上信息化時代的步伐.

高校人事檔案資源是一種重要的信息資源，是高校領導做出重大決策的重要信息依據.面對紛繁復雜的信息和瞬息萬變的環(huán)境，我們只有實現人事檔案的網絡化，通過分析、比較、綜合、整理等一系列程序，篩選出有價值的信息，才能及時準確地做出科學的決策.而目前我們大部分的高校人事檔案工作仍靠手工方式管理，有時候甚至要在成千上萬的檔案里面一個一個地排序、比較、統(tǒng)計,這樣既費力又費時,而且得出來的結果不一定是準確可靠的.因此，對高校人事檔案管理實現網絡化管理是一項艱巨又偉大的任務.

2.2 高校人事檔案自身發(fā)展的必然要求

我國社會主義市場經濟與信息技術的迅速發(fā)展對高校人事檔案管理產生了極大影響，當前，人們的社會活動記錄不僅僅是局限在傳統(tǒng)的紙張形式上，各種電子文件、壓縮文件、圖像文件等新型載體與記錄方式也陸續(xù)出現，這必然對傳統(tǒng)的高校人事檔案管理形成巨大的沖擊.隨著高校各種分配制度、教學科研等多種改革工作的進一步深化，人事檔案的利用率也越來越高，對檔案的查閱也逐漸頻繁，利用范圍不斷擴大，深度不斷加強，對利用時效的要求也越來越高.面對如此復雜的人事檔案材料只，有計算機網絡技術才具真正實現檔案的收集齊全、管理規(guī)范與信息共享等要求，從而為高校人事管理工作提供及時而高效的服務.

3 實現網絡化管理的途徑與方法

3.1 加強網絡基礎設施建設

信息網絡建設作為基礎設施建設的中心環(huán)節(jié)，依靠計算機系統(tǒng)強大的存儲、檢索、匯總、統(tǒng)計等功能實現人事檔案信息傳送、交換與資源共享，而所需要的軟硬件基礎設施，作為人事檔案信息化建設的必備條件,是人事檔案信息資源開發(fā)利用與信息技術應用的重要基礎.一定要選擇一套設置科學、管理規(guī)范的檔案網絡系統(tǒng),建立完整而準確的人事檔案信息通用數據庫.各高校應積極加大人事檔案信息化建設和網絡基礎設施建設的資金投入力度.配備最先進的計算機等硬件設備,采取積極有效的措施，構建通信穩(wěn)定、數據傳輸快速、可靠性高的校園局域網，建立人事檔案信息網絡；保證計算機硬件及軟件系統(tǒng)的更新換代.從而為檔案系統(tǒng)中數據的快速處理、圖片掃描及聲像資料的錄入、網絡系統(tǒng)建設等提供必要的物質保障.隨著新信息的不斷產生, 檔案信息庫也隨之發(fā)生變化，因此，人事檔案管理人員一定要及時更新檔案中那些發(fā)生變化了的數據,從而確保檔案信息的準確與真實.

3.2 增強網絡化管理意識

在信息化時代，增強檔案管理的現代化意識、科技化意識、網絡管理檔案意識,在加快檔案由手工管理向計算機網絡化管理的轉變工作中是至關重要的.從古到今，人事檔案工作者向來都是默默無聞、無私奉獻，傳統(tǒng)的觀念意識較強，適應新事物的能力較弱，要想改變這種局面，我們就要不斷更新觀念、勇于進取，把高校人事檔案工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型轉向開放型.而網絡信息技術在為檔案管理提供高效、快捷的方法的同時，也給檔案管理帶來了不必要的麻煩.人事檔案信息網絡主要是為用戶查詢人事檔案信息服務的，不言而喻，人事檔案信息網絡服務平臺就應安全可靠，必須具備用戶身份驗證與權限限制等功能，而目前一些高校在進行檔案網絡化建設時，安全意識遠遠不夠，往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來了巨大的損失.因此，人事檔案管理人員一定要認真做好電子檔案的及時備份與維護工作，要正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系，確保檔案資料的安全完整.

3.3 培養(yǎng)專門的檔案管理人員

隨著信息時代的到來，對每個人的工作業(yè)務都提出了更高的要求，高校是人才匯聚的地方，管理人員的素質也相對較高，對于高校人事檔案工作者而言，在業(yè)務素質上的要求更高.這就要求管理人員通過培訓，一定能很好地使用新設備、新系統(tǒng)，快速掌握現代信息技術.由于人事檔案工作人員在檔案建設和管理中扮演著十分重要的角色，因此，我們急需引進網絡技術和信息化應用的專業(yè)人才，不斷加強檔案管理人員的政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的政治思想覺悟和堅定的社會責任感.檔案工作人員素質的提高和網絡環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案管理實現網絡化的關鍵所在，這就需要培養(yǎng)一支專業(yè)化管理隊伍，在加強專業(yè)知識學習的同時，學習計算機網絡知識，不斷拓寬自己的知識面，掌握現代信息管理技術，學習讓人事檔案管理軟件方面的知識，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務知識，又懂得計算機管理技術的復合型人才.

3.4 提高人事檔案網絡化管理的法律意識

在人事檔案網絡化管理建設的過程中，要不斷完善人事檔案信息的安全保護措施,從而防止人為的破壞與泄密.另外，政府也要制定與完善人事檔案信息網絡化過程中各環(huán)節(jié)的一系列制度,從而規(guī)范人事檔案管理,并將人事檔案納入到法制化管理的新軌道.目前形勢下，隨著某些高校擴招、合并等制度的變化，人事檔案在政治、社會等方面的作用越來越重要，高校的規(guī)模開始逐漸壯大，人事檔案的數量不斷增加，檔案的利用率也更高，檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護.要經常組織有關工作人員聯系實際學習相關的法律法規(guī)，充分認識檔案工作在高校管理工作中的地位與作用.才能真正發(fā)揮檔案的作用，使其成為高校實施“人才戰(zhàn)略”的重要支撐.

社會的發(fā)展離不開科學技術的進步，而科學技術的進步又取決于人才的素質，因此,作為人才信息“縮影”的高校人事檔案，在開發(fā)人力資源方面起著積極的作用.現代信息社會，傳統(tǒng)的手工管理已不能適應現代人事檔案工作的需要.然而，計算機多媒體技術與網絡技術的結合，恰好為人事檔案社會化管理提供了基本的技術保障，而網絡技術則為人事檔案的發(fā)展與優(yōu)化管理提供了良好的基礎.

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G271

A

1673-260X（2012）06-0129-03

河南省軟科學研究計劃項目（112400450413）