赤峰學院檔案管理工作的問題與對策

潘亞玉

（赤峰學院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

赤峰學院檔案管理工作的問題與對策

潘亞玉

（赤峰學院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

近年來隨著赤峰學院教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，學院辦學規(guī)模不斷擴大，對管理、教學、科研等各項工作提出了更高的要求.在這種情況下，怎樣做好學院的檔案管理工作，怎樣使檔案工作更好地為學院的建設和發(fā)展服務，是我們迫切需要解決的問題.

檔案管理；問題；對策

赤峰學院是2003年經(jīng)國家教育部批準，由具有40多年辦學歷史、在社會上享有良好聲譽的赤峰民族師范高等?？茖W校、赤峰教育學院、內(nèi)蒙古廣播電視大學赤峰分校、赤峰衛(wèi)生學校、內(nèi)蒙古幼兒師范學校合并組建的一所多科性本科普通高等學校.2008年赤峰藝術旅游學校并入赤峰學院，近年來隨著學院教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，辦學規(guī)模不斷擴大，對管理、教學、科研等各項工作提出了更高的要求.在這種情況下，怎樣做好學院的檔案管理工作，怎樣使檔案工作更好地為學院的建設和發(fā)展服務，是我們迫切需要解決的問題.

1 赤峰學院檔案工作存在的問題

1.1 合校以后檔案業(yè)務量急劇增大給赤峰學院檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)

2003年學院成立以后，學院檔案管理部門由原五所學校的檔案室合并成立赤峰學院綜合檔案室，赤峰學院全部檔案包括：原赤峰民族師范高等?？茖W校全宗檔案、原赤峰教育學院全宗檔案、原赤峰電大全宗檔案、原赤峰衛(wèi)校全宗檔案、原赤峰幼師全宗檔案、赤峰學院全宗檔案，2008年赤峰藝術旅游學校又并入赤峰學院，相應藝術旅游學校的全宗檔案也并入赤峰學院綜合檔案室,總計七個全宗檔案,形成了龐大的檔案庫存信息,據(jù)筆者統(tǒng)計:赤峰學院綜合檔案室2008年庫存檔案37017卷，而且學院每年在教學、管理、科研等各項工作中所產(chǎn)生的檔案在2000卷至3000卷左右，并且每年以20%的速度遞增，這巨大數(shù)量的庫存檔案，存儲著大量的歷史信息，它包括原六所學校從招生、教學、科研管理等直接形成的歷史記錄，是學校無價的寶貴財富，它對學校壯大和發(fā)展具有深遠的意義，這樣一個龐大的信息資源，就本身性質(zhì)而言與其他檔案活動和文獻活動一樣，怎樣對其進行科學的管理和維護，使這個龐大的信息源活躍起來，信息能夠正常輸出并得到有效的利用，使其不成為不可利用的死檔案，是我們檔案管理部門所面臨的一大挑戰(zhàn).

1.2 檔案管理手段落后給學院檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)

當今高校檔案管理模式分為兩個時期，一是傳統(tǒng)的手工管理模式時期，二是運用先進的科學技術，進入計算機、網(wǎng)絡技術管理時期的現(xiàn)代的信息化管理模式，而我院由于處于剛剛成立初級階段，學院的各項工作都剛剛起步，都需要發(fā)展，同樣，我校檔案管理工作也處在初級發(fā)展階段，還處在最原始的手工管理模式時期，而我們面臨的管理對象又是七個全宗檔案合并而成的龐大、等待開發(fā)利用的信息源，無論是從檔案的管理、檔案的維護、檔案的利用等各方面來說都是嚴峻考驗.對于我們檔案管理部門來說，怎樣在現(xiàn)有的條件下進行科學的管理，使赤峰學院檔案能更大效能的為學校的各項工作服務是我們檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn).

1.3 落后的硬件管理條件嚴重制約了赤峰學院檔案管理工作的發(fā)展所面臨的挑戰(zhàn)

由于我校是新成立的一所本科院校，學校各項事業(yè)都處在發(fā)展初期，我們檔案管理工作也不例外，學校對檔案管理工作所需的硬件設備投入嚴重不足，這嚴重制約了檔案管理工作的發(fā)展.例如：檔案管理所需的最大的硬件設備，檔案庫房面積不足，而且不集中，檔案庫房分布在學校的5棟樓10個地點，由于庫房不集中，7個專職檔案管理人員擠在一個20平米的辦公室，沒有專門的閱檔室，學院綜合檔案室在2011以前僅有計算機一臺，沒有現(xiàn)代管理檔案的管理軟件，給檔案管理和利用工作帶來了很大的困難.

1.4 經(jīng)費投入不足對學院檔案管理工作構(gòu)成嚴峻挑戰(zhàn)

由于赤峰學院正處于發(fā)展初期，檔案管理工作和在學校中占主體位置的教學工作、學生管理工作、招生工作、科研工作等各項其他工作一樣，都等待著學院資金的投入，來進一步發(fā)展工作，提高管理水平.由于檔案管理工作就它本身的性質(zhì)而言，不能在短期內(nèi)給學院帶來比較明顯的、直接的經(jīng)濟效益，所以學院的檔案管理工作相對比而言就不被重視，檔案的基礎設施建設落后，學校無法提供正常檔案管理工作所需的資金，使學院檔案管理工作無法進行現(xiàn)代化、科學化、規(guī)范化的發(fā)展，無法擺脫原始的手工管理方式，嚴重的影響了檔案工作效率，很難對學院的各項事業(yè)和社會利用提供高質(zhì)量的服務工作.

1.5 落后的人員素質(zhì)和檔案現(xiàn)代化管理所面臨的挑戰(zhàn)

在高校檔案管理迅速發(fā)展的當今時代，隨著計算機管理檔案系統(tǒng)和多媒體網(wǎng)絡技術加速發(fā)展融合的今天，高校的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、現(xiàn)代化的科學的管理軌道，檔案工作從傳統(tǒng)的檔案實體管理模式向檔案信息管理和檔案信息服務轉(zhuǎn)型發(fā)展，這也就相應要求高校檔案管理人員的素質(zhì)要與時俱進，與先進的檔案管理方式同步提高，檔案管理人員的政策水平、專業(yè)水平、計算機操作水平等綜合能力都要相應提高，檔案人員自身素質(zhì)直接影響著檔案管理和服務工作的質(zhì)量.而在檔案管理技術發(fā)展的信息時代，我校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、知識層次和新時代開展檔案工作的要求存在著一定差距，傳統(tǒng)的知識結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能適應新形式，另一方面，我校檔案管理隊伍缺少對檔案內(nèi)容進行深層次開發(fā)研究和利用的人才，由于人才的匱乏嚴重制約了學院檔案管理工作的發(fā)展.

2 赤峰學院檔案管理工作需要改進的對策

2.1 提高管理意識，加強檔案宣傳工作

要想做好學院的檔案管理工作，首要問題是要強化學院領導的檔案管理意識.工作做的好不好關鍵在領導的重視程度，所以我們檔案管理人員要向?qū)W院領導宣傳和介紹檔案管理工作，要把學院的檔案管理工作在學校整體工作中的作用和檔案管理工作將要對學校的發(fā)展起到的積極影響作用，還有做好檔案工作能給學校長遠發(fā)展所能帶來的效益，向?qū)W院領導進行宣傳和介紹，讓領導認識到檔案管理工作的重要性，加強學院領導的檔案管理概念，用以爭取學院對檔案管理所需資金的投入.第二是強化檔案形成部門的檔案管理意識，讓廣大師生員工認識到檔案的重要性和檔案管理工作的重要性，要在基層單位加強對檔案管理工作的宣傳，要形成人人關心檔案，做到人人的心中有檔案概念，這是做好檔案管理工作的基礎.第三要強化檔案管理人員檔案意識、開放服務意識，學院檔案作為學校發(fā)展的真實記錄，是重要的信息資源，是學院管理工作的重要環(huán)節(jié).怎樣使學院的檔案管理工作在學院的整體工作中發(fā)揮出最大的作用，學院檔案的價值是通過給學校管理和社會需求提供利用的途徑來充分體現(xiàn)的，檔案保管的目的也是在于利用，檔案的利用率越高，在學校的整體工作中發(fā)揮的作用就越大，就越能體現(xiàn)出其價值.這就要求我們檔案管理人員要提高開放服務意識，利用學院現(xiàn)有的檔案信息資源，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，充實檔案利用內(nèi)容，通過多種方式和方法來滿足學校及社會上對學院檔案材料利用的需求.

2.2 加快學院檔案管理工作的信息化建設的進程

隨著網(wǎng)絡技術的普及，社會各界對信息需求的形式和方式發(fā)生了變化，現(xiàn)代化信息技術在社會各行各業(yè)得到廣泛應用.相應赤峰學院檔案管理工作也要和社會接軌，來適應學院的發(fā)展和不斷變化的社會需求，為學院和社會提供高質(zhì)量的服務.學院檔案管理工作要從新思想、新方法入手，從內(nèi)容、形式和服務手段等方面進行改進、轉(zhuǎn)型，利用現(xiàn)代化科學技術對檔案信息進行優(yōu)化、重組，所以赤峰學院檔案信息化建設工作是學院檔案工作科學、有序、發(fā)展的重要保證.檔案信息化管理是一項龐大的工程，無論是在信息開發(fā)利用和檔案數(shù)據(jù)的集成工作上，還是檔案信息化建設所需的設備投入、資金投入和系統(tǒng)平臺的搭建上，都是一個長期性和系統(tǒng)性的工作，都離不開學校領導的支持，《高校檔案管理辦法》的第五條第二點規(guī)定，學校應將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設與其他工作同步發(fā)展；第三十八條規(guī)定高等學校應當設立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數(shù)字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行.所以要想做好我校檔案信息化建設工作不但要自身努力提高素質(zhì)，加強檔案管理水平，更重要的是要尋求學院領導對檔案管理工作的更大力度上的支持，才能使學院檔案信息化建設工作科學、有序的發(fā)展.

2.3 提高人員素質(zhì)，加強檔案隊伍建設

熱愛檔案管理事業(yè)，愿為學院檔案管理事業(yè)的發(fā)展貢獻自己的一份力量，這是一名檔案管理專業(yè)人員必備的素質(zhì)之一，學校的檔案工作是學校整體工作的重要組成部分，要做好這項工作，就要具有為學校檔案管理工作奉獻的精神，要愛崗敬業(yè)、忠于職守，在科學技術和信息技術迅速發(fā)展的今天，我們檔案管理人員也要轉(zhuǎn)變思想，要不斷在政治和專業(yè)學習中提高自身素質(zhì)，在新的歷史轉(zhuǎn)折中重新打造自己、轉(zhuǎn)變自己、提升自己.我們檔案管理人員加強培訓和學習，不但要加強檔案管理專業(yè)知識的學習，還要開拓進取，不斷學習適應檔案事業(yè)發(fā)展的新知識、新技能，例如：計算機網(wǎng)絡知識等.另一方面檔案管理部門還要爭取吸收新鮮血液，要積極引進政治素質(zhì)高、業(yè)務能力強、學歷層次高、具備新知識、新思維的現(xiàn)代化管理技能和科學知識的人才進入檔案管理部門工作，逐步建立一支結(jié)構(gòu)合理、高素質(zhì)的、復合型人才隊伍，以此來推動學院檔案管理事業(yè)的科學有序發(fā)展.

2.4 加強學院檔案管理工作的制度化

要想做好赤峰學院檔案管理工作，建立制定一套和學院檔案管理工作相匹配的檔案管理制度是必不可少的，常言道沒有規(guī)矩不成方圓，制度建設是開展檔案管理工作的基礎.要根據(jù)國家《檔案法》和國家檔案局及教育部制定的《高等學校檔案管理辦法》的規(guī)定，并結(jié)合我校的實際情況制定可操作性的赤峰學院檔案管理制度.制定的制度要根據(jù)學院檔案管理工作內(nèi)容，運用系統(tǒng)論的觀點和現(xiàn)代化管理方法，本著源于實踐并高于實踐的原則，把赤峰學院檔案工作的現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來，堅持思想性、科學性和適用性相統(tǒng)一的原則來制定學院檔案工作管理制度，用于指導學院檔案工作的科學發(fā)展.要做到歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫房管理有措施，嚴格實行部門立卷歸檔制度，全面實行“三納入”、“四同步”，即：檔案管理工作規(guī)劃和檔案管理制度要納入學院總體的計劃和規(guī)劃中，納入學院管理制度中，納入有關人員職責范圍中；納入單位考核、獎懲制度中，在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，同步布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，在學校的日常工作中，由一位院領導分管檔案工作，要做到檔案工作有領導保障，用以確保檔案管理工作在人員、經(jīng)費、庫房、設備等各方面給予保證支持.

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1673-260X（2012）06-0138-02