高校學(xué)生檔案管理工作探討

王桂巖

（赤峰學(xué)院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校學(xué)生檔案管理工作探討

王桂巖

（赤峰學(xué)院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校學(xué)生檔案管理是高校檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分，它是規(guī)范學(xué)生管理、培養(yǎng)合格人才和掌握學(xué)生情況的重要憑據(jù)，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，有利于深化教學(xué)改革，提高教學(xué)水平，增進(jìn)辦學(xué)效益；有利于維護(hù)學(xué)歷、文憑的嚴(yán)肅性和權(quán)威性；有利于為畢業(yè)生提供全方位的服務(wù).因此，加強(qiáng)對高校學(xué)生檔案的管理，正確認(rèn)識高校學(xué)生檔案管理方面存在的問題，是高校檔案管理工作者值得探討的重要話題.

高校；管理；學(xué)生檔案

高校學(xué)生的檔案在所有高校檔案中占有重要的地位，它記載了每個(gè)學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，是學(xué)生在校生活、社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄.它的建立要經(jīng)過一個(gè)漫長、復(fù)雜的過程，是一個(gè)人檔案是不可再生的，大學(xué)時(shí)期的檔案尤其重要，也是人一生中最寶貴的資源.不論是就業(yè)還是學(xué)習(xí)，學(xué)生檔案都能夠提供詳實(shí)的客觀的資料，在工作后的考核過程中也是很重要的一部分.都是晉級競爭等的主要依據(jù).本文就高校學(xué)生檔案利用現(xiàn)狀、存在問題及管理對策提出了自己的看法和建議，愿與同行共同探討

1 高校學(xué)生檔案的現(xiàn)狀分析

1.1 形成的周期長容易造成材料不齊全

首先，由于高等學(xué)校大學(xué)生檔案的形成需要一個(gè)很長的周期，一般都需要四年或更長的時(shí)間.一般情況下，大學(xué)生入學(xué)了，學(xué)生檔案就開始形成了，在四年大學(xué)的學(xué)習(xí)生活中，逐步來完善學(xué)生檔案材料.因此，材料是分散的，那就很容易產(chǎn)生疏漏，造成材料不夠齊全.其次，大學(xué)生在讀書過程中處于一種動(dòng)態(tài)的學(xué)習(xí)過程，學(xué)籍等方面都是處于不斷變化中.因此，學(xué)生每個(gè)學(xué)年度的材料都要從學(xué)生每學(xué)期考試后進(jìn)行收集，對學(xué)生成績進(jìn)行記錄.對個(gè)別考試不合格學(xué)院重新補(bǔ)考的學(xué)生成績的登記尤其要謹(jǐn)慎處理.還有個(gè)別的學(xué)生因?yàn)楦鞣N需要會(huì)有休學(xué)、參軍入伍等等原因，產(chǎn)生學(xué)習(xí)時(shí)間空間的變換，還有的學(xué)生會(huì)產(chǎn)生專業(yè)的變動(dòng).另外，為了適應(yīng)現(xiàn)今的競爭局面，學(xué)生們?yōu)榱送貙捴R面，增強(qiáng)技術(shù)技能，也參加了各種第二專業(yè)的學(xué)習(xí)，考試.在諸多情況的變化中，及時(shí)準(zhǔn)確地做好檔案記載是一件非常費(fèi)心費(fèi)力的工作.哪個(gè)環(huán)境出了問題，就會(huì)給今后的檔案資料查找?guī)砗芏嗦闊?，而且?huì)產(chǎn)生難以彌補(bǔ)的損失.

1.2 信息量不足無法滿足當(dāng)今社會(huì)各方面需求

現(xiàn)今社會(huì)對高校的學(xué)生檔案要求越來越寬泛，而大多數(shù)學(xué)生檔案的內(nèi)容卻比較缺乏：首先就是缺乏學(xué)生道德品質(zhì)和思想素質(zhì)方面的內(nèi)容材料；比如，用人單位非常重視的涉及生活作風(fēng)、銀行及網(wǎng)絡(luò)等方面誠信方面的檔案材料違反紀(jì)律的材料等等.其次是缺乏組織能力和反映管理才能的材料；例如，有些學(xué)生在大學(xué)期間表現(xiàn)優(yōu)異，經(jīng)常參加各類競賽、參加學(xué)生會(huì)或團(tuán)委等學(xué)生工作、積極參加學(xué)校的大型活動(dòng)等等.而我們的大學(xué)生檔案中恰恰缺乏者方面的材料.再次，反映大學(xué)生實(shí)踐能力等方面的材料不足.比如，校內(nèi)校外的見習(xí)、參加社會(huì)實(shí)踐等等方面.因此，在學(xué)生畢業(yè)鑒定材料中也是缺乏的.第四，反映大學(xué)生重要學(xué)習(xí)成果的大學(xué)生的科研能力和學(xué)術(shù)水平材料也很缺乏；例如，大學(xué)生在校期間在各類學(xué)術(shù)期刊上發(fā)表的有價(jià)值的學(xué)術(shù)論文、參加大學(xué)生科技制作以及各種競賽的材料.以上種種，使得學(xué)生檔案簡單空洞，可用度隨時(shí)下降.也就無法滿足當(dāng)今社會(huì)各行各業(yè)的.

1.3 大學(xué)生檔案的可靠性和真實(shí)性受到挑戰(zhàn)

現(xiàn)今以假亂真的各種證、照、票據(jù)的現(xiàn)象非常普遍，也嚴(yán)重影響了人們對大學(xué)生檔案的真實(shí)性的信任度.認(rèn)證大學(xué)生的檔案材料也成了當(dāng)前各個(gè)用人單位首當(dāng)其沖的必要程序.因?yàn)楫?dāng)前就業(yè)壓力等方面的原因，某些畢業(yè)生為了實(shí)現(xiàn)個(gè)人的所謂理想，不斷“挑戰(zhàn)”誠信底線，為了出人頭地，涂改學(xué)習(xí)成績，辦理各種假證書假證明.于此同時(shí)，還有的人就在校期間的受各種處分的材料就成了所謂的“污點(diǎn)”，采用各種手段急于刪除，學(xué)生學(xué)籍檔案造假幾乎成了產(chǎn)業(yè)化一條龍，使人真?zhèn)坞y辨.檔案材料的可靠性和真實(shí)性受到了前所未有的挑戰(zhàn).

2 高校學(xué)生檔案的利用狀況

高校檔案信息資源的開發(fā)和利用是高校檔案管理工作的最終目的，而學(xué)生檔案又是高校各種檔案中的重要組成部分.因此，做好高校檔案中學(xué)生檔案的開發(fā)和利用是高等學(xué)校檔案室的職責(zé).檔案的利用率是檔案工作成績的重要標(biāo)志之一，學(xué)生檔案在高校檔案中占有重要的比例，利用率也是最高的，使用非常頻繁，大約達(dá)到所以檔案利用數(shù)量的百分之八十.這主要是隨著社會(huì)需求的不斷增加的結(jié)果.現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案使用顯現(xiàn)了新的特點(diǎn).

2.1 使用率在逐年增長

針對我校的檔案利用情況，對檔案的利用頻率進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)：2009年456人次、1431卷次；2010年556人次、1831卷次2011年840人次、3283卷次.以上情況表明，學(xué)生檔案的利用率在逐年增加.

2.2 學(xué)生檔案利用的范圍在不斷地?cái)U(kuò)大

以前查學(xué)生檔案的是畢業(yè)后的學(xué)生來查，而現(xiàn)在又增加了用人單位對畢業(yè)生檔案進(jìn)行審查，還有相關(guān)的管理部門查閱，與畢業(yè)評估有關(guān)的部門也查等.

2.3 利用內(nèi)容在不斷地增加

近些年來假學(xué)歷、假文憑不斷涌現(xiàn)，過去要證明個(gè)人的材料只需單位負(fù)責(zé)人出具證明，而現(xiàn)在為了查明真?zhèn)?，一個(gè)大學(xué)生的檔案可能需要查詢原始的大學(xué)生錄取名冊，進(jìn)而審查學(xué)生學(xué)習(xí)過程中的考試成績，鑒定學(xué)籍的真?zhèn)?，審查畢業(yè)生登記表等相關(guān)材料.

現(xiàn)今的大學(xué)生畢業(yè)后有的進(jìn)一步考研深造、出國求學(xué)以及評聘職稱需要認(rèn)證等，選拔人才，特別是大學(xué)畢業(yè)生，用人企業(yè)、事業(yè)單位或國外用人單位都會(huì)以大學(xué)生檔案為依據(jù)，因此，大學(xué)生檔案的使用也就會(huì)很頻繁了.另一方面，由于個(gè)別大學(xué)生畢業(yè)后對檔案保管不善，致使大學(xué)畢業(yè)證、大學(xué)生個(gè)人檔案相關(guān)的學(xué)籍證件丟失，或由于某些檔案保存部門的工作疏忽，或大學(xué)生在轉(zhuǎn)學(xué)過程中出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象，都必須到原始單位查找相關(guān)學(xué)生材料.但由于檔案管理手段落后，它的利用仍停留在以傳統(tǒng)查找方式為主，這樣就使得檔案無論是大學(xué)生本人或者用人單位在查找檔案時(shí)，都要親自到就讀學(xué)校去查.這種做法不但無法滿足社會(huì)各個(gè)方面對學(xué)生檔案信息查詢的需求，而且還給查找檔案人為設(shè)置了障礙.

3 學(xué)生檔案建立存在的問題

由于高校管理的特殊性，學(xué)生檔案基本上是由學(xué)生本人填寫的，檔案的許多表格在制作上或有些問題，填寫的內(nèi)容一致性有些差，每個(gè)學(xué)生的操作都存在個(gè)人的理解問題.因此，每年的學(xué)生檔案中，都會(huì)發(fā)現(xiàn)有材料不全或材料填寫不規(guī)范等問題存在，給今后的考研、出國深造、就業(yè)等帶來了很多影響和麻煩，因此，關(guān)于填寫檔案，下幾個(gè)問題可作為參考：

3.1 表格填寫規(guī)范

姓名是最重要的一項(xiàng)內(nèi)容，前后填寫一定要一致，特別是音同字不同的其身份證、招生錄取名冊、學(xué)生成績冊、學(xué)籍登記表、畢業(yè)生登記表及畢業(yè)證書、學(xué)歷證書的名字應(yīng)完全一致.

3.2 字跡工整清晰

凡字跡潦草難辨、隨意簡化、填寫不全、前后日期矛盾等，都會(huì)留下后患.

3.3 檔案材料齊全

學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表及獎(jiǎng)懲材料，黨團(tuán)材料等一定要齊全完整，凡材料不全或缺少某項(xiàng)內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)向班主任（輔導(dǎo)員）了解情況并詢問自己應(yīng)做的補(bǔ)救措施.

學(xué)生只有自己提高了檔案意識，才能認(rèn)真對待自己的檔案，填寫表格才能完整、準(zhǔn)確、規(guī)范.

4 關(guān)于高校學(xué)生檔案管理的建議

4.1 加強(qiáng)高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，切實(shí)提高大學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)

高等學(xué)校學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，擔(dān)負(fù)著維護(hù)學(xué)生檔案真實(shí)面貌的重任，首先，要正確認(rèn)識學(xué)生檔案管理的特殊性、崗位的重要性、責(zé)任的重大性、使命的光榮性，才能對這項(xiàng)工作用心去想、用心去做，把這項(xiàng)工作當(dāng)事業(yè)來做，只有這樣才能在工作中不斷改進(jìn)、不斷完善、不斷提高、不斷創(chuàng)新，做到精益求精，力求優(yōu)質(zhì)高效.其次，在檔案管理的業(yè)務(wù)方面，大學(xué)生檔案管理人員不但要熟練掌握大學(xué)生檔案管理方面的政策法規(guī)，還要努力學(xué)習(xí)提高檔案管理方面的專業(yè)知識技能，能熟練地使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的管理設(shè)備，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷優(yōu)化知識技能結(jié)構(gòu).還要保持大學(xué)生檔案管理工作人員隊(duì)伍的相對穩(wěn)定性，激勵(lì)和關(guān)心大學(xué)生檔案管理人員，使其能安心本職工作，增強(qiáng)其事業(yè)心和主人翁責(zé)任感.

4.2 提高重視程度，增強(qiáng)檔案意識

加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對檔案重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)檔案部門與教學(xué)部門的聯(lián)系，積極主動(dòng)地收集，應(yīng)根據(jù)本校學(xué)生檔案形成規(guī)律制定相應(yīng)的規(guī)章制度、管理措施和高校檔案歸檔的需要，高校檔案部門和教學(xué)部門也要加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)，認(rèn)真收集相關(guān)材料.已發(fā)展的眼光看待檔案材料收集的問題，不斷在充實(shí)學(xué)生檔案的內(nèi)容基礎(chǔ)上，適當(dāng)做到及時(shí)有效，廣泛搜羅歸檔，一次杜絕檔案材料遺漏.

4.3 聯(lián)系工作實(shí)際，跟蹤收集

一個(gè)學(xué)生從入學(xué)開始，也就意味著檔案收集的開始.要切實(shí)保障檔案材料的充實(shí)性和實(shí)效性，檔案負(fù)責(zé)人就要從學(xué)生踏進(jìn)校門開始，收集學(xué)生的各種名冊，從招生管理部門到教學(xué)管理部門，都要充分發(fā)揮檔案管理的主觀能動(dòng)性，及時(shí)把每一個(gè)學(xué)生的每一個(gè)相關(guān)的資料都完完全全收入囊中.其中包括學(xué)校的招生計(jì)劃表格、生源計(jì)劃表格、大學(xué)新生入校后，二級學(xué)院及要相應(yīng)負(fù)起責(zé)任，對錄花名冊以及每個(gè)班級的學(xué)生名冊等，都要為檔案部門開綠燈，還有能及時(shí)反饋大學(xué)生學(xué)習(xí)情況的考試成績表、學(xué)籍學(xué)位材料、大學(xué)生就業(yè)實(shí)習(xí)的反饋信息等，都要檔案管理人員辛勤工作，步步跟蹤收集.保障每一份材料的完整、科學(xué)、詳實(shí).

4.4 檢查驗(yàn)收檔案收集成果

由于高校學(xué)生數(shù)量逐年增加，大學(xué)生檔案的管理內(nèi)容有比較多，范圍也很廣.要防止檔案收集和填報(bào)出現(xiàn)問題，檔案負(fù)責(zé)人員要及時(shí)進(jìn)行逐項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決糾正.這樣，不僅降低了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，也簡化了查詢過程，且使檔案管理人員的工作簡化了程序，大大提高了效率.

總而言之，學(xué)生檔案的管理工作是一項(xiàng)涉及到學(xué)生個(gè)人、高等學(xué)校和社會(huì)各個(gè)方面機(jī)構(gòu)等多方面的服務(wù)工作，當(dāng)產(chǎn)生大學(xué)生畢業(yè)生就業(yè)、大學(xué)畢業(yè)證丟失、出國深造、提干晉級、職稱評聘和學(xué)歷認(rèn)證等一系列問題，都離不開學(xué)生檔案查詢認(rèn)定.高校只有運(yùn)用科學(xué)的管理辦法、更現(xiàn)代的管理技術(shù)手段、更合理的管理思路，充分健全和完善學(xué)生檔案的管理，就能做到有利于改進(jìn)高校教學(xué)，提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平，真正做到杜絕假學(xué)歷假文憑的產(chǎn)生，維護(hù)高等學(xué)歷和文憑的權(quán)威性和嚴(yán)肅性.總之，只有科學(xué)管理高等學(xué)校大學(xué)生檔案，提高檔案部門服務(wù)質(zhì)量，學(xué)生檔案就能走出校門，發(fā)揮潛能，滿足學(xué)校和社會(huì)需要.

〔1〕李玉萍.高校學(xué)籍檔案管理的問題與對策分析[J].齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（7）.

〔2〕解穎嫻.高校學(xué)籍檔案管理存在問題與解決對策[J].宿教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（1）.

〔3〕王少君.高校教學(xué)檔案的科學(xué)管理利用[J].大連民族學(xué)院學(xué)報(bào)，2004（2）.

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