安徽省民生檔案服務(wù)民生對策研究

蘇曉艷，汪孔德，何立新

（1.池州市房產(chǎn)局，安徽 池州 247000；2.池州學(xué)院 圖書館，安徽 池州 247000；3.池州市檔案局，安徽 池州 247000）

安徽省民生檔案服務(wù)民生對策研究

蘇曉艷1，汪孔德2，何立新3

（1.池州市房產(chǎn)局，安徽 池州 247000；2.池州學(xué)院 圖書館，安徽 池州 247000；3.池州市檔案局，安徽 池州 247000）

安徽省民生檔案在服務(wù)民生中已經(jīng)取得明顯成效，但民生檔案工作仍存在民生檔案內(nèi)涵難以界定、資源整合難、管理失范、社會共享度低等問題，本文為此提出了破解之策。

民生；民生檔案；檔案管理；利用服務(wù)

黨的十七大明確提出把改善民生作為黨和政府工作的重點，全國各級檔案部門圍繞服務(wù)民生工作大力加強(qiáng)民生檔案建設(shè)。安徽省檔案局自2008年頒布《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作意見》以來，全面推進(jìn)安徽省民生檔案資源體系和利用體系建設(shè)，取得了令人矚目的成就。但必須指出的是，安徽民生檔案服務(wù)民生問題上仍有許多不足，需要我們們深入研討，提出對策。

1 安徽省民生檔案建設(shè)建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 重視民生檔案工作，民生檔案工作穩(wěn)步推進(jìn)

安徽省各級黨委政府和各級檔案部門把關(guān)注民生改善民生作為檔案工作的出發(fā)點和落腳點，本著“改善民生為重點的社會建設(shè)開展到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里”的原則，加強(qiáng)民生檔案建設(shè)。截止2010年底，安徽省民生檔案工作呈現(xiàn)良好發(fā)展態(tài)勢。以宣城市為例：2009年，宣城市委辦公室、市政府辦公室下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，成立了市民生檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立了以檔案行政部門為主體、各主管部門配合的民生檔案管理體制，確定了市直31個民生檔案工作責(zé)任單位，制定了民生檔案資源整合實施方案，加強(qiáng)對民生檔案的監(jiān)管，加大對民生檔案基本設(shè)建設(shè)的投入。經(jīng)過兩年建設(shè)，宣城市民生檔案要作全面啟動，穩(wěn)步發(fā)展。

1.2 以深化管理模式改革為契機(jī)，大力整合民生檔案資源

2005年安徽省率先在全國開展縣級檔案管理模式改革，這項改革的目標(biāo)就是整合檔案資源、變分散管理為集中統(tǒng)一管理。民生檔案資源來源于具體的涉民單位，分散于民政、勞動等部門，條塊分割、分散保管是原有檔案管理的模式，這不利于民生檔案的保管和利用。各地在推行管理模式改革中，打破分散管理模式，優(yōu)先接收各部門保存的民生檔案進(jìn)國家檔案館。建立覆蓋民生全領(lǐng)域的民生檔案資源體系。如東至縣檔案館，館藏民生檔案總量達(dá)到11.3萬卷,比改革前增長了近4倍，占整個館藏量的48%，占有半壁江山。

1.3 民生檔案資源開發(fā)利用工作成效顯著

全省各級檔案館優(yōu)先對接收的民生檔案進(jìn)行整理、編目、數(shù)字化，建立各種專題檔案數(shù)據(jù)庫，并對館藏民生檔案全文數(shù)字化。為方便群眾查閱，各地在自己的門戶網(wǎng)站上向社會提供開放檔案文件目錄以及全文信息查詢，建立起檔案信息查詢利用的平臺，滿足民眾的查檔案需求。各級檔案部門創(chuàng)新服務(wù)模式，實行“一站式”服務(wù)，建立檔案利用接待、檢索、查詢、取證、反饋等“一條龍”服務(wù)。在做好日常服務(wù)的同時，開展熱線服務(wù)、休息日服務(wù)、網(wǎng)上查詢等人性化服務(wù)，民生檔案利用率大幅度提升。2011年上半年涇縣檔案館接待利用民生檔案查檔人員1604人次，提供各種民生檔案管理4738次，出具證明1363份，占對外利用的94%。

2 安徽省民生檔案建設(shè)存在的問題

2.1 民生檔案的內(nèi)涵與外延難以界定

民生檔案是從2007年起才出現(xiàn)的新概念，是在黨的十七大關(guān)于改善民生的政治背景下誕生的。2007年12月國家檔案局印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》后，民生檔案這一概念成為社會關(guān)注的熱點受到追捧。但是在實際工作中，民生檔案的內(nèi)涵與外延難以界定，人們對“民生檔案”這一概念提出質(zhì)疑。目前為止，理論界還沒有給“民生檔案”取一個符合邏輯要求的定義。在國家檔案局“意見”中，認(rèn)為“民生檔案包括各類與民生有關(guān)的專門檔案”，這說明民生檔案包含了許多與“人民的生計”息息相關(guān)的專門檔案，諸如城鄉(xiāng)保障、結(jié)婚登記、房產(chǎn)權(quán)屬、民事訴訟等活動中形成的檔案。由于民生問題涉及社會各個領(lǐng)域和百姓生活的方方面面，造成民生檔案概念的外延非常寬泛，它幾乎與上位概念“檔案”相差無幾?？梢赃@樣說，文書檔案、科技檔案、專門檔案這三大門類檔案都關(guān)系民生。因為概念的不確指，在具體行動中只能泛泛而定，只要涉及民生檔案都要管好用好，其結(jié)果必然是管哪些用哪些弄不清，“民生檔案”成為皇帝的新衣，成為“與時俱進(jìn)”的時髦概念，不具有實際意義。安徽省同樣面臨如此困境，因為定位不準(zhǔn)，帶來檔案歸屬混亂,導(dǎo)致民生檔案建設(shè)出現(xiàn)盲目性。

2.2 民生檔案資源整合難，管理模式改革有待深化

民生問題錯綜復(fù)雜，涉及面廣，內(nèi)容涵蓋方方面面，且都“散裝”在相關(guān)單位和部門。安徽省率先在全國推行檔案管理模式改革，這種集中統(tǒng)一管理檔案資源的模式為民生檔案資源整合提供了最有力的保障，也是管理利用民生檔案資源最有效的途徑，安徽省也因此在民生檔案資源建設(shè)上風(fēng)生水起，領(lǐng)先全國。但這種改革一直沒有得到國家檔案局的政策和實際支持，未能在全國推廣，再加上各個條條塊塊的阻力，檔案管理模式改革變成檔案部門單科獨進(jìn)，致使這樣的改革在其首倡者原安徽省檔案局局長李學(xué)香離任后逐漸偃旗息鼓。失去了管理模式改革這柄尚方寶劍，檔案行政管理部門對民生檔案工作監(jiān)管難度加大，檔案部門與涉民單位只有業(yè)務(wù)上指導(dǎo)關(guān)系，檔案資源整合就更沒有了底氣，各職能部門又以專業(yè)檔案為由自行保管，形成多頭管理、各自為政的局面，把民生檔案作為職能部門的壟斷資源，不向當(dāng)?shù)貒覚n案館移交，因此民生檔案資源整合面臨困難重重。

2.3 民生檔案管理缺乏針對性措施

第一，數(shù)字化檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案館對民生檔案各形成機(jī)構(gòu)的電子文件進(jìn)行歸檔管理，最好的方式是實行電子文件到電子檔案的自然歸檔和一體化管理，但由于各單位大多是辦公自動化與檔案管理兩套系統(tǒng)，由于兩套系統(tǒng)軟件目前尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成兩系統(tǒng)間形成的數(shù)據(jù)難以互相轉(zhuǎn)換，無法直接進(jìn)行電子文件歸檔。另外，建立民生檔案目錄與民生檔案專題數(shù)據(jù)庫是當(dāng)前重點，由于目前還沒有建立檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，描述數(shù)字檔案資源的格式規(guī)范還沒有形成，大多數(shù)檔案館建立的民生檔案專題數(shù)據(jù)庫只能滿足一些局部或特定的用戶需求，還沒有建立起全面的、系統(tǒng)的、面向公眾查檔需求的目錄中心和全文數(shù)據(jù)庫。第二，民生館藏檔案數(shù)字化加工缺乏實用性。在目錄數(shù)據(jù)的錄入上，存在案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄的不銜接與對應(yīng)，不利于卷內(nèi)文件目錄的準(zhǔn)確檢索與案卷目錄的方便調(diào)卷；多數(shù)檔案館館藏檔案的數(shù)字化信息僅限于目錄數(shù)據(jù)的錄入與上網(wǎng)，缺少全文或多媒體的數(shù)字化檔案信息，即使有部分全文或多媒體的數(shù)字化檔案信息，而因全文瀏覽權(quán)限限制而受阻。

2.4 民生檔案社會共享度有待提高

一、民生檔案資源分散保存于不同的部門，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，而民眾往往直接到檔案館查尋利用檔案，結(jié)果難以查到所需檔案，這就給廣大民眾查閱民生檔案帶來了一定的困難，民生檔案資源整體整合性差的事實，為民生檔案信息資源“一站式”服務(wù)帶來嚴(yán)重制約。二、網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)是大勢所趨。但目前的問題在于網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)的方式與制度不全，在網(wǎng)站服務(wù)、開設(shè)電子閱覽室、利用電子觸摸屏技術(shù)、利用移動網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)提供服務(wù)上，各地檔案館根本沒有制定出民生檔案網(wǎng)絡(luò)收集、民生檔案網(wǎng)絡(luò)開放、民生檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安全保障等相關(guān)的具體細(xì)則與操作規(guī)范。三，有的檔案館由于服務(wù)手段落后，服務(wù)方式單一而將不同需求的用戶拒之門外，有的檔案館因宣傳與傳播力度不夠，致使民眾對檔案館的有生疏感與距離感，民眾不了解不走進(jìn)不利用檔案館，制約民生檔案的利用服務(wù)效果。四、民生檔案是真正涉及廣大公民自身利益的,因此利用率都較高;但由于民生檔案信息的檢索體系還不完備,數(shù)字化、信息化程度較低,在檢索查詢、提供利用方面還無法實現(xiàn)快速便捷的效果。

3 安徽民生檔案服務(wù)民生的對策

3.1 正確解讀民生檔案，劃定民生檔案范疇

“民生檔案”作為一種概念的確難以從理論上加以論證，業(yè)內(nèi)提出“民生檔案”的基本用意在于提出一個明確的服務(wù)方向，即檔案工作為民生服務(wù)。服務(wù)民生是檔案工作落實科學(xué)發(fā)展觀的直接體現(xiàn)，使檔案成為黨和政府服務(wù)民生的重要幫手，成為廣大人民眾改善民生的依據(jù)。由此可見，“民生檔案”概念的提出本意只是在于適時定位檔案工作的服務(wù)方向和工作重點，由此帶來“民生檔案”新名詞，其實與檔案的本質(zhì)屬性無多大關(guān)系，它只是一種提法，檔案界并沒有必要在理論上加以論證與較真。但是，如果不能明確民生檔案的范疇，就不能界定哪些是民生檔案，導(dǎo)致民生檔案建設(shè)上的盲目性和隨意性。劃定了民生檔案的范疇，就可以把大量的民生檔案變分散為集中，可以有的放矢進(jìn)行監(jiān)管，實現(xiàn)民生檔案資源共享。從目前安徽省實際工作實踐看，各地確定的民生檔案主要涉及六大方面，即民主政治檔案、社會保障檔案、國企改制檔案、教育衛(wèi)生檔案、安居樂業(yè)檔案、公共服務(wù)檔案，涵蓋民政、教育、勞動、土地、房產(chǎn)、城建、林業(yè)等30多家涉民單位。安徽省檔案局可以明確下文規(guī)定民生檔案的內(nèi)容與范圍，各地最低要將這些涉民單位檔案納入民生檔案管理范疇之中。

3.2 強(qiáng)化監(jiān)管，推動民生檔案管理向縱深發(fā)展

一、加強(qiáng)民生檔案的法律法規(guī)建設(shè)。當(dāng)前有關(guān)民生檔案的法律法規(guī)基本上為零，現(xiàn)有的行政規(guī)章也不健全，這就為檔案部門依法治檔缺乏強(qiáng)力支撐。在全省人民熱切關(guān)注民生問題形勢下，出臺地方民生檔案法規(guī)，是確保民生檔案資源得到管理利用的保障。二、形成齊抓共管的局面。民生檔案工作是一項系統(tǒng)工程，單靠檔案部門一家是不夠的，需要方方面面的，合力推進(jìn)。各級黨委、政府要加強(qiáng)對民生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，勞動、民政等涉民單位要明確責(zé)任、規(guī)范管理，努力實現(xiàn)各系統(tǒng)民生檔案工作良性互動。三、檔案部門發(fā)揮行業(yè)監(jiān)管的主體作用。實行超前控制，將各類民生檔案的管理納入到檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)范疇。要通過不間斷地開展專項執(zhí)法檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正民生檔案工作存在的問題。

3.3 深化檔案管理模式改革，大力整合民生檔案資源

民生檔案資源的整合，僅僅靠呼吁和領(lǐng)導(dǎo)重視是不夠的，必須進(jìn)行體制的創(chuàng)新，實現(xiàn)資源整合的常態(tài)化、制度化、規(guī)范化，否則，這只是檔案部門為呼應(yīng)黨和政府改善民生工作的一種應(yīng)急措施，在“作秀”時熱鬧一陣子后又復(fù)歸原狀。實際情況是，沒有體制的約束，檔案部門要想整合民生檔案資源是不可能的。安徽省縣級檔案管理模式改革代表了檔案工作的發(fā)展趨勢，是整合檔案資源最強(qiáng)力的保障。必須繼續(xù)深化檔案管理模式改革，為民生檔案資源整合保駕護(hù)航。首先，必須得到國家檔案局的政策支持。改革之初的破冰之舉對法律法規(guī)的超然是必須的，但是安徽模式改革已經(jīng)7年，國家檔案局只有口頭而沒有實際支持，仍然與現(xiàn)有法規(guī)相對立，也沒有在全國推廣，使改革失去合法性，要由中央層面出臺全國縣級檔案管理模式改革的方案和政策。其次，得到省級專業(yè)主管部門的支持。安徽省檔案局與其他同級專業(yè)主管部門聯(lián)手出臺相關(guān)政策，使模式改革整體推進(jìn)。第三，模式改革的動力來自檔案部門，而檔案行政部門與其它涉民部門只有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系，必須尋求地方黨委和政府的強(qiáng)力領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案部門的權(quán)責(zé)。值此改革的十字路口之際，只能前進(jìn)，不能后退，否則功虧一簣，深化檔案管理模式改革才是解決民生檔案資源整合的必由之路。

3.4 積極推進(jìn)民生檔案資源信息化建設(shè)

做好民生檔案服務(wù)民生，信息化建設(shè)是基礎(chǔ)。一、統(tǒng)一檔案資源數(shù)字化的格式和標(biāo)準(zhǔn)，使辦公自動化和檔案管理軟件兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)電子文件到電子檔案的自然歸檔和一體化管理。二、對各類民生檔案進(jìn)行數(shù)字化,建立民生檔案的專題數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，并逐步建立起區(qū)域性、多層次、分布式、規(guī)范化的各類民生檔案數(shù)據(jù)庫群，制定和推行“安徽省民生檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式”，實現(xiàn)民生檔案信息資源共享。三、搭建覆蓋全市、全縣的檔案信息化平臺，發(fā)揮檔案門戶網(wǎng)站作用。各涉民單位依據(jù)規(guī)定的數(shù)據(jù)格式，將共容的民生檔案資源數(shù)據(jù)上報當(dāng)?shù)貦n案局，由檔案局進(jìn)行統(tǒng)一集成，建立相應(yīng)的區(qū)域網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)，使檔案部門的門戶網(wǎng)站成為民生檔案資源信息的數(shù)據(jù)整合平臺。

3.5 創(chuàng)新民生檔案服務(wù)方式提高服務(wù)質(zhì)量

建立服務(wù)民生、服務(wù)民眾的檔案利用體系，提供便捷、高效的服務(wù)是民生檔案工作的目的。一、實行“一站式”服務(wù)，實行檔案利用、接待、檢索、查詢、取證、反饋“一條龍”服務(wù)，保證檔案服務(wù)及時、透明、高效，提高服務(wù)水平。二、不斷推出服務(wù)新舉措，方便民眾查詢利用。可實行函電代查、網(wǎng)上查詢、熱線服務(wù)、休息日服務(wù)等服務(wù)方式。建立民生檔案目錄在線發(fā)布機(jī)制，定期公布民生檔案信息，滿足民眾查詢利用的要求，實現(xiàn)信息共享利用快捷的目標(biāo)。三、開展個性化的推送服務(wù)。抓住百姓關(guān)心的重點問題，精心選題，推送檔案進(jìn)社區(qū)、進(jìn)農(nóng)村，進(jìn)行現(xiàn)場咨詢和利用。

G271

A

1674-1103(2012)03-0116－03

2012-04-24

安徽省社會科學(xué)聯(lián)合會項目(B2011004))。

蘇曉艷(1962—)，女，安徽省東至縣人，池州市房產(chǎn)局館員 ，主要研究方向為檔案學(xué)。

[責(zé)任編輯：胡惠芳]