論企業(yè)采購(gòu)成本控制的方法和策略

○顏冬

（華中光電技術(shù)研究所-武漢光電國(guó)家實(shí)驗(yàn)室 湖北 武漢 430000）

論企業(yè)采購(gòu)成本控制的方法和策略

○顏冬

（華中光電技術(shù)研究所-武漢光電國(guó)家實(shí)驗(yàn)室 湖北 武漢 430000）

采購(gòu)成本的控制，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一，對(duì)于企業(yè)管理的成功與否，意義重大。本文首先探討了企業(yè)采購(gòu)成本的含義，論述了影響企業(yè)采購(gòu)成本的因素，最后提出了采購(gòu)成本控制的方法和策略。

采購(gòu)成本 控制 因素 策略

采購(gòu)成本是綜合反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理水平的主要指標(biāo)，是構(gòu)成企業(yè)產(chǎn)品成本和產(chǎn)品價(jià)格高低的重要因素。采購(gòu)成本下降不僅體現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品成本的下降、利潤(rùn)的增加，以及企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的增強(qiáng)。從國(guó)內(nèi)外企業(yè)總的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，采購(gòu)成本占總成本的比重在不斷下降，相反采購(gòu)所獲得的利潤(rùn)增值在整個(gè)利潤(rùn)中的比重卻在不斷上升。因此控制采購(gòu)成本對(duì)一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)至關(guān)重要。

一、企業(yè)采購(gòu)成本含義

采購(gòu)成本指與采購(gòu)原材料部件相關(guān)的物流費(fèi)用，包括采購(gòu)訂單費(fèi)用、采購(gòu)計(jì)劃制訂人員的管理費(fèi)用、采購(gòu)人員管理費(fèi)用等。采購(gòu)價(jià)格可被分成獨(dú)立的成本要素，采購(gòu)企業(yè)可以從減少或者避免成本的角度來(lái)分析這些成本要素。

二、影響企業(yè)采購(gòu)成本的因素

在采購(gòu)實(shí)踐中，企業(yè)擬定采購(gòu)策略的時(shí)候，應(yīng)考慮下列幾項(xiàng)因素：第一，所采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的形態(tài)：是屬于一次性的采購(gòu)，還是持續(xù)性的采購(gòu)。這應(yīng)是采購(gòu)最基本的認(rèn)知，如果采購(gòu)的形態(tài)有所轉(zhuǎn)變，策略也應(yīng)跟著調(diào)整。第二，產(chǎn)品所處的生命周期階段：采購(gòu)量與產(chǎn)品的生命周期所處的階段有直接關(guān)系，產(chǎn)品由導(dǎo)入期、成長(zhǎng)期到成熟期的過(guò)程中，采購(gòu)量會(huì)逐漸放大，直到衰退期出現(xiàn)，采購(gòu)量才會(huì)逐漸縮小，不同的階段，會(huì)有不同的采購(gòu)成本。電子產(chǎn)品的例子就非常明顯。第三，年需求量與年采購(gòu)總金額：年需求量與年采購(gòu)額各為多少，關(guān)系到在與供應(yīng)商議價(jià)時(shí)，是否能得到較好的議價(jià)優(yōu)勢(shì)。第四，與供應(yīng)商之間的關(guān)系：從賣(mài)方、傳統(tǒng)的供應(yīng)商、認(rèn)可的供應(yīng)商，到與供應(yīng)商維持戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，進(jìn)而結(jié)為戰(zhàn)略聯(lián)盟，對(duì)成本的分享方式各有不同。如果與供應(yīng)商的關(guān)系一般，則不容易得到詳細(xì)的成本結(jié)構(gòu)資料，只有與供應(yīng)商維持較密切的關(guān)系，彼此合作時(shí)，才有可能分享供應(yīng)商的有關(guān)的成本構(gòu)成資料。

三、控制采購(gòu)成本的常用方法

針對(duì)影響采購(gòu)成本的各因素，企業(yè)應(yīng)采取對(duì)策，在采購(gòu)中把握主動(dòng)，應(yīng)用有效的方法，采取必要的策略，使企業(yè)采購(gòu)物資的價(jià)格成本最低化。降低企業(yè)采購(gòu)成本價(jià)格，企業(yè)常用而有效的方法主要有以下幾種。

1、價(jià)值分析與價(jià)值工程法。價(jià)值分析就是針對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)的功能加以研究，以最低的生命周期成本，通過(guò)剔除、簡(jiǎn)化、變更、替代等方法，來(lái)達(dá)成降低采購(gòu)成本的目的。價(jià)值分析是使用于新產(chǎn)品工程設(shè)計(jì)階段。而價(jià)值工程則是針對(duì)現(xiàn)有產(chǎn)品的功能/成本，做系統(tǒng)化的研究與分析。但現(xiàn)今價(jià)值分析與價(jià)值工程已被視為同一概念使用。

2、談判法。談判是買(mǎi)賣(mài)雙方為了各自目標(biāo)，達(dá)成彼此認(rèn)同的協(xié)定過(guò)程，這也是采購(gòu)人員應(yīng)該具備的基本能力。談判并不只限于價(jià)格方面，也適用于某些特定需求時(shí)，使用談判的方式，能夠以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格達(dá)到所能期望的要求。如果希望達(dá)成更大的降幅，則需運(yùn)用價(jià)格與成本分析、價(jià)值分析等手法。運(yùn)用此法的前提是，在直接與對(duì)手談判時(shí)，必須清楚了解物資的市場(chǎng)行情，對(duì)方的真正需求，運(yùn)用嫻熟的談判技巧，合理、低價(jià)格地實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)。

3、目標(biāo)成本法。許多企業(yè)的產(chǎn)品定價(jià)，多是價(jià)格=成本+利潤(rùn)。價(jià)格的產(chǎn)生忽略了對(duì)市場(chǎng)的認(rèn)知，甚至造成剛把產(chǎn)品推向市場(chǎng)，便不得不開(kāi)始削減價(jià)格，且常常因?yàn)閮r(jià)格不正確，而不得不放棄一種很好的產(chǎn)品。著名的管理學(xué)大師彼得·杜拉克《在企業(yè)的五大致命過(guò)失》一文中提到，企業(yè)的第三個(gè)致命過(guò)失是，定價(jià)受成本的驅(qū)動(dòng)。產(chǎn)品的研發(fā)應(yīng)以市場(chǎng)樂(lè)意支付的價(jià)格為前提。因此必須假設(shè)競(jìng)爭(zhēng)者產(chǎn)品的上市價(jià)，然后再來(lái)制定公司產(chǎn)品的價(jià)格。

4、共同合作法。在產(chǎn)品設(shè)計(jì)初期，選擇讓具有伙伴關(guān)系的供應(yīng)商參與新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)小組，從設(shè)計(jì)到生產(chǎn)的整個(gè)過(guò)程，了解大致的產(chǎn)品成本構(gòu)成情況，根據(jù)基本的市場(chǎng)利潤(rùn)率，定一個(gè)合理的采購(gòu)價(jià)格。這種雙方共同開(kāi)發(fā)的方式，有益于企業(yè)雙方達(dá)到雙贏的目標(biāo)，建立長(zhǎng)久的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。

5、集中和批量采購(gòu)法。集中集團(tuán)內(nèi)部各單位或不同部門(mén)的需求量，擴(kuò)大采購(gòu)量，其優(yōu)點(diǎn)是因批量加大而增加議價(jià)空間的方式，避免各自采購(gòu)，造成集團(tuán)內(nèi)部不同部門(mén)，向同一個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)相同的零配件，價(jià)格卻不相同的現(xiàn)象。通過(guò)集中和批量采購(gòu)，最終達(dá)到降低采購(gòu)成本的目標(biāo)。

6、價(jià)格與成本分析法。這是專(zhuān)業(yè)采購(gòu)的基本工具，了解成本結(jié)構(gòu)的基本要素，對(duì)采購(gòu)人員是非常重要的。如果采購(gòu)人員不了解所要購(gòu)買(mǎi)物品的成本結(jié)構(gòu)，就不可能知道自己所買(mǎi)的物品的價(jià)格是否公平合理的，同時(shí)也會(huì)失去許多降低采購(gòu)成本的機(jī)會(huì)。

7、招標(biāo)采購(gòu)法。企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)的形勢(shì)，采取相應(yīng)的采購(gòu)措施。當(dāng)物資為買(mǎi)方市場(chǎng)時(shí)，對(duì)大批量的物資采購(gòu)應(yīng)采取招投標(biāo)方式，選擇供應(yīng)商。此法的優(yōu)點(diǎn)是在公正、公開(kāi)的方式下，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)和事后的選擇，達(dá)到降低采購(gòu)成本的目標(biāo)。

四、控制采購(gòu)成本的策略

在實(shí)際工作中，由于采購(gòu)過(guò)程所遇到的情況千差萬(wàn)別，具體需要采用什么策略，采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)具體情況靈活應(yīng)用，可將兩種或兩種以上的策略依據(jù)實(shí)際情況較好地結(jié)合起來(lái)，來(lái)達(dá)到降低采購(gòu)成本的目的。

1、依據(jù)采購(gòu)產(chǎn)品所處的生命周期階段，采取適當(dāng)?shù)牟少?gòu)策略和手段。產(chǎn)品所處的生命周期階段在哪一階段，降低采購(gòu)成本的策略就可以依產(chǎn)品生命周期中該階段的特征來(lái)確定。第一，導(dǎo)入階段。在新技術(shù)的制樣或產(chǎn)品開(kāi)發(fā)階段，邀請(qǐng)供應(yīng)商參與產(chǎn)品從設(shè)計(jì)到生產(chǎn)的整個(gè)過(guò)程、價(jià)值分析、目標(biāo)成本法以及為便利采購(gòu)而設(shè)計(jì)都是可以利用的手法。第二，成長(zhǎng)階段。在新技術(shù)正式產(chǎn)品化大量生產(chǎn)上市，且產(chǎn)品被市場(chǎng)廣泛接受階段，采購(gòu)可以利用需求量大幅增長(zhǎng)的優(yōu)勢(shì)，采用最佳訂貨批量并獲得采購(gòu)最低價(jià)格的重要手段。第三，成熟階段。在生產(chǎn)或技術(shù)達(dá)到穩(wěn)定的階段，產(chǎn)品已穩(wěn)定地供應(yīng)到市場(chǎng)上，利用價(jià)值工程可以更進(jìn)一步地找出不必要的成本，并達(dá)到節(jié)約成本的目標(biāo)。第四，衰退階段。在產(chǎn)品或技術(shù)即將過(guò)時(shí)或?qū)⑺ネ?，并有替代產(chǎn)品出現(xiàn)的階段，因?yàn)樾枨罅恳言诳s減之中，此時(shí)再大張旗鼓降低采購(gòu)成本價(jià)格或?yàn)榇硕鞲嗟某杀痉治鲆褵o(wú)多大的實(shí)際意義了。

2、依據(jù)與供應(yīng)商之間的關(guān)系，確定采購(gòu)策略和手段。依采購(gòu)特性及與供應(yīng)商之關(guān)系來(lái)決定采購(gòu)的特性。這時(shí)候降低采購(gòu)成本價(jià)格的策略應(yīng)該是：第一，對(duì)成本影響性較小的采購(gòu)，雖然其金額不高，也要對(duì)我們所采購(gòu)物品的價(jià)格與一般市場(chǎng)銷(xiāo)售價(jià)格比較，確認(rèn)公平合理的價(jià)格。采購(gòu)人員需要切記的是不要讓花費(fèi)在價(jià)格分析上的成本高于采購(gòu)的實(shí)際金額。要采用快速、低成本的價(jià)格分析方法。具體做法可用：比較分析多個(gè)供應(yīng)商報(bào)價(jià)；比較目錄或市場(chǎng)價(jià)格；比較過(guò)去的采購(gòu)價(jià)格記錄；比較類(lèi)似產(chǎn)品采購(gòu)的價(jià)格。第二，對(duì)于長(zhǎng)期持續(xù)性的隨機(jī)采購(gòu)，但卻不愿意與供應(yīng)商維持比較密切的合作關(guān)系，這可能是對(duì)價(jià)格的波動(dòng)特別敏感，或是產(chǎn)品上市的壽命非常短所導(dǎo)致，使得采購(gòu)不得不隨時(shí)尋找價(jià)格最低的供應(yīng)商。因此，采購(gòu)人員需要花費(fèi)較多時(shí)間來(lái)進(jìn)行價(jià)格上的分析。采用價(jià)格分析并以成本分析為輔助工具。具體做法是：價(jià)值分析；分析供應(yīng)商提供的成本結(jié)構(gòu)；進(jìn)行成本估算；計(jì)算整體擁有成本。第三，重要計(jì)劃的采購(gòu)。重要計(jì)劃的采購(gòu)包括一次性或非經(jīng)常性的花費(fèi)，通常其采購(gòu)金額都相當(dāng)大，如重大設(shè)備或廠房設(shè)施等。采用成本分析為主要方法。其具體做法是計(jì)算整體擁有成本，分析整個(gè)供應(yīng)鏈的成本結(jié)構(gòu)。第四，策略性采購(gòu)。策略性采購(gòu)一般適用于非常重要的持續(xù)性采購(gòu)案例，采購(gòu)人員較希望與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期或聯(lián)盟性質(zhì)的關(guān)系。公司應(yīng)該花較多時(shí)間在成本與價(jià)格分析上，這是因?yàn)樗盏降男б鏁?huì)比較大。具體作法是：分析供應(yīng)商的詳細(xì)成本資料；計(jì)算整體擁有成本；分析整個(gè)供應(yīng)鏈的成本結(jié)構(gòu)；使用目標(biāo)成本法；為便利采購(gòu)而設(shè)計(jì)或邀請(qǐng)供應(yīng)商參與產(chǎn)品從設(shè)計(jì)到生產(chǎn)的整個(gè)過(guò)程。

五、降低采購(gòu)成本的手段

降低采購(gòu)成本的手段是通過(guò)建立和完善采購(gòu)制度，做好采購(gòu)成本控制的基礎(chǔ)工作。采購(gòu)工作的涉及面廣，而且主要是和外界打交道，所以，嚴(yán)格的采購(gòu)制度是最主要的降低采購(gòu)成本的手段。

1、建立嚴(yán)格的采購(gòu)制度。建立嚴(yán)格、完善的采購(gòu)制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)，提高效率，杜絕部門(mén)之間扯皮，還能預(yù)防采購(gòu)人員的不良行為。采購(gòu)制度應(yīng)規(guī)定商品采購(gòu)的申請(qǐng)、授權(quán)人的批準(zhǔn)權(quán)限、商品采購(gòu)的流程、相關(guān)部門(mén)（特別是財(cái)務(wù)部門(mén)）的責(zé)任和關(guān)系、各種商品采購(gòu)的規(guī)定和方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等。比如，可在采購(gòu)制度中規(guī)定采購(gòu)的物品要向供應(yīng)商詢(xún)價(jià)、列表比較、議價(jià)，然后選擇供應(yīng)商，并把所選的供應(yīng)商及其報(bào)價(jià)填在申請(qǐng)表上，以供財(cái)務(wù)部門(mén)或內(nèi)部審計(jì)部門(mén)核查。

2、建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。對(duì)企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行賬號(hào)等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購(gòu)必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并由專(zhuān)人管理。同時(shí)要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物流、財(cái)務(wù)等部門(mén)聯(lián)合考核后才能進(jìn)入，如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。

3、建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系。企業(yè)采購(gòu)部門(mén)要對(duì)所有采購(gòu)商品建立價(jià)格檔案，對(duì)每一批采購(gòu)物品的報(bào)價(jià)，應(yīng)首先與歸檔的材料價(jià)格進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無(wú)特殊原因，原則上采購(gòu)的價(jià)格不能超過(guò)檔案中的價(jià)格水平，否則要做出詳細(xì)地說(shuō)明。對(duì)于重點(diǎn)材料的價(jià)格，要建立價(jià)格評(píng)價(jià)體系，由公司有關(guān)部門(mén)組成價(jià)格評(píng)審組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價(jià)格信息，來(lái)分析、評(píng)價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，并對(duì)歸檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評(píng)價(jià)和更新。這種評(píng)議視情況可一季度或半年進(jìn)行一次。

4、建立商品的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格并對(duì)采購(gòu)人員根據(jù)工作業(yè)績(jī)進(jìn)行獎(jiǎng)懲。財(cái)務(wù)部對(duì)重點(diǎn)監(jiān)控的材料應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)的變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本定期制定標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格，促使采購(gòu)人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購(gòu)價(jià)格，標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格亦可與價(jià)格評(píng)價(jià)體系結(jié)合起來(lái)進(jìn)行，并提出獎(jiǎng)懲措施，對(duì)完成降低公司采購(gòu)成本任務(wù)的采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)沒(méi)有完成采購(gòu)成本下降任務(wù)的采購(gòu)人員，分析原因，確定對(duì)其獎(jiǎng)懲的措施。

通過(guò)以上的工作，對(duì)于杜絕采購(gòu)人員的暗箱操作，完善采購(gòu)管理，提高效率，控制采購(gòu)成本，確實(shí)有較大的成效。

[1]秦文綱：采購(gòu)與倉(cāng)儲(chǔ)管理[M].杭州浙江大學(xué)出版社，2006.

[2]梁世翔：采購(gòu)實(shí)務(wù)[M].北京人民交通出版社，2005.

[3]王槐林：采購(gòu)管理與庫(kù)存控制[M].北京中國(guó)物資出版社，2005.