企業(yè)實(shí)施ERP的理論與實(shí)踐探討

○黃品蓉

（江蘇永和會(huì)計(jì)師事務(wù)所有限公司 江蘇 南京 210029）

企業(yè)實(shí)施ERP的理論與實(shí)踐探討

○黃品蓉

（江蘇永和會(huì)計(jì)師事務(wù)所有限公司 江蘇 南京 210029）

隨著信息化發(fā)展和兩化融合進(jìn)程的不斷推進(jìn)，各企業(yè)以“大干快上”的革命干勁，掀起了一陣陣信息化風(fēng)潮。不容忽視的是，有很多沒有進(jìn)行客觀論證而盲目上馬的企業(yè)，由于購買產(chǎn)品不適合本企業(yè)現(xiàn)狀及發(fā)展、管理理念跟不上、業(yè)務(wù)流程整合不到位及人員素質(zhì)問題，導(dǎo)致花費(fèi)了大量人力、財(cái)力、精力，卻沒有讓信息系統(tǒng)真正發(fā)揮效用。本文意在通過筆者親歷的ERP實(shí)施過程，分享ERP成功上線經(jīng)驗(yàn)，并就正確看待ERP系統(tǒng)進(jìn)行探討。

ERP 實(shí)施經(jīng)驗(yàn)分享 溝通 正確看待

ERP是Enterprise Resource Planning的簡稱，即企業(yè)資源計(jì)劃，它是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，將業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、等中心環(huán)節(jié)整合在一起，通過數(shù)據(jù)流，進(jìn)行數(shù)據(jù)管控，通過工作流，進(jìn)行作業(yè)審批，從而實(shí)現(xiàn)最佳資源組合、最優(yōu)流程配置，最少資金占用等，最終取得最佳效益。隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)（尤其是中小型制造企業(yè)）的發(fā)展非常迅速，ERP軟件不僅能有效解決業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入輸出，保證各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的一致性，防止數(shù)據(jù)的錯(cuò)漏和人為作弊，更能以提供直接有效的信息共享平臺(tái)和決策管理平臺(tái)作為支撐，從管理方法上更新思維，提升企業(yè)管理水平和分析方法。

一、ERP實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)

2010年年末筆者曾作為ERP實(shí)施總協(xié)調(diào)人，指導(dǎo)了一家民企的ERP上線工作。剛到這家公司時(shí)，公司正在上新的ERP系統(tǒng)，現(xiàn)有ERP系統(tǒng)包含了銷售、采購、庫存、存貨和總賬模塊，新的ERP系統(tǒng)將新增應(yīng)收付和生產(chǎn)制造三個(gè)模塊。對(duì)于一個(gè)有生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)的民營企業(yè)而言，新系統(tǒng)將建立一個(gè)從銷售管理、采購管理、庫存管理、生產(chǎn)管理到財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)全面集成的新局面，把原來流轉(zhuǎn)在系統(tǒng)外的生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)拉進(jìn)來，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將更加完整可視，各部門的銜接將更加緊密。

財(cái)務(wù)部作為ERP的核心和數(shù)據(jù)的最后輸出點(diǎn)，自然成為ERP實(shí)施的牽頭部門，負(fù)責(zé)在整個(gè)實(shí)施過程中進(jìn)行協(xié)調(diào)和全局把關(guān)，以及在日常的運(yùn)營維護(hù)中組織跨部門流程變更的商討和決策。作為ERP實(shí)施的總協(xié)調(diào)人，筆者親歷了整個(gè)實(shí)施過程，總結(jié)以下幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，以供分享。

1、上線前的溝通工作非常重要

目前有些企業(yè)上ERP的購買決策比較盲目，往往偏聽偏信ERP銷售人員的宣講，至于所上的模塊究竟適合不適合本企業(yè)，在后續(xù)的各部門坐下來商討實(shí)施方案甚至正式上線后，再開始與ERP實(shí)施人員爭論，已經(jīng)是亡羊補(bǔ)牢了，有的時(shí)候往往是削足適履，造成各級(jí)次人員對(duì)ERP系統(tǒng)的反感和抵觸。

這里的溝通包括與ERP銷售人員的溝通和與各級(jí)次人員的溝通，與ERP銷售人員溝通目的在于了解ERP產(chǎn)品與公司實(shí)際情況的契合度，需要相關(guān)部門共同參與，發(fā)揮集體的智慧，帶著部門需求與銷售人員做技術(shù)類溝通，方能使沖動(dòng)型購買轉(zhuǎn)化為理智型購買，也減少了后期ERP實(shí)施難度。與各級(jí)次人員的溝通目的在統(tǒng)一思想，灌輸管理理念和工作邏輯，認(rèn)識(shí)到現(xiàn)有操作流程上的疏漏和耗費(fèi)的時(shí)間成本，分析類數(shù)據(jù)的取數(shù)難度，未來先進(jìn)工作方法帶來的效率上的提高等。

2、要求ERP公司選配合格稱職的實(shí)施顧問進(jìn)行輔導(dǎo)

ERP實(shí)施顧問是企業(yè)能否順利上線、業(yè)務(wù)流程能否順利實(shí)施的關(guān)鍵。一個(gè)合格稱職的ERP實(shí)施顧問，他應(yīng)該有同類型企業(yè)的輔助上線經(jīng)歷，能迅速了解企業(yè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵點(diǎn)，有全局觀，能洞悉每個(gè)流程變動(dòng)對(duì)上下游部門的影響度，在各部門商定實(shí)施方案時(shí)，能給出客觀的意見和建議，而不是人云亦云。在做上線準(zhǔn)備工作的布置時(shí)，能面面俱到、關(guān)注細(xì)枝末節(jié)。所以，企業(yè)不應(yīng)任由ERP公司選派實(shí)施顧問，應(yīng)多考察實(shí)施顧問的經(jīng)驗(yàn)和能力，強(qiáng)勢提出要求。有合格稱職的ERP實(shí)施顧問進(jìn)行輔導(dǎo)，可以少走彎路，加快上線運(yùn)行的步伐。

同時(shí)要注意，盡量避免實(shí)施顧問的中途換人，顧問對(duì)公司的業(yè)務(wù)熟悉有個(gè)過程，人員的更替容易造成整個(gè)上線細(xì)節(jié)的斷層，讓企業(yè)實(shí)施部門無所適從。

3、盡量減少新舊系統(tǒng)并行時(shí)間，或最好直接拋棄舊系統(tǒng)

為了平穩(wěn)過渡，企業(yè)在上ERP新模塊時(shí)，往往采用新舊系統(tǒng)并行的辦法。這種做法，帶來的效果是弊大于利。首先，新舊系統(tǒng)并行增加了操作人員工作量，其次，無論從操作習(xí)慣、從業(yè)務(wù)的延續(xù)性等各方面來說，操作人員的意識(shí)上仍會(huì)以舊系統(tǒng)為主，在新系統(tǒng)里的操作始終以補(bǔ)單為指導(dǎo)思想，導(dǎo)致新系統(tǒng)里的單據(jù)出現(xiàn)大量差錯(cuò)，白白花費(fèi)了大量人力和時(shí)間，仍然無法實(shí)現(xiàn)新舊系統(tǒng)并行所預(yù)期的效果。直接拋棄舊系統(tǒng)，斷絕操作人員對(duì)舊系統(tǒng)的依賴，激發(fā)操作人員迅速熟悉新系統(tǒng)的熱情，對(duì)上線能起到事半功倍的作用。

4、上線后的管理維護(hù)工作必不可少

首先，應(yīng)設(shè)置ERP系統(tǒng)管理員崗位進(jìn)行系統(tǒng)流程管理及風(fēng)險(xiǎn)把控、日常授權(quán)及維護(hù)工作。系統(tǒng)管理員應(yīng)熟悉公司業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，具備流程控制的全局把握能力，應(yīng)成為操作人員與ERP公司維護(hù)人員之間溝通的橋梁；其次，各ERP操作部門應(yīng)編制本部門的ERP操作手冊(cè)，對(duì)本部門ERP的業(yè)務(wù)和流程形成作業(yè)指導(dǎo)，以便于統(tǒng)一操作規(guī)范和對(duì)新人的培訓(xùn)，避免人員波動(dòng)造成操作差錯(cuò)，影響業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

二、ERP系統(tǒng)的理論設(shè)想

如何看待ERP系統(tǒng)，這是個(gè)問題，很多人認(rèn)為ERP系統(tǒng)上線后，啟用工作流，簡省了紙面簽批工作，帶來操作流程上的大變革，但是在上線后，他們往往發(fā)現(xiàn)，很多流程簡省不了，工作變得更加繁雜細(xì)致，又有很多人抱著這樣的觀點(diǎn)：我們銷售產(chǎn)品時(shí)，客戶是上帝，我們要提高服務(wù)來滿足客戶的需求，同樣，對(duì)ERP公司來說我們是上帝，ERP應(yīng)該進(jìn)行個(gè)性化定制來適應(yīng)我們。為什么我們現(xiàn)在需要“削足適履”來滿足ERP軟件的需要，這簡直是為了ERP而ERP嘛。這樣的認(rèn)識(shí)忽略了一個(gè)事實(shí)，ERP軟件程序背后代表的是常規(guī)邏輯思維、先進(jìn)管理理念，而當(dāng)舊有的操作流程中的不合理因素遇到了ERP軟件的邏輯性，矛盾和碰撞就必然發(fā)生。理想很豐滿，現(xiàn)實(shí)很骨感，我們應(yīng)該摒棄此種理想化狀態(tài)，回歸骨感的現(xiàn)實(shí)，以理智的客觀的態(tài)度看待ERP系統(tǒng)。

1、ERP系統(tǒng)具備廣泛的適應(yīng)性和內(nèi)在邏輯的嚴(yán)密性，可借助ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)公司業(yè)務(wù)流程的重組與再造

公司業(yè)務(wù)部門舊有的習(xí)慣只是歷史經(jīng)驗(yàn)的積累，并不能適應(yīng)或不能完全適應(yīng)公司規(guī)模的發(fā)展和對(duì)管理水平提升的要求。在各部門商討方案時(shí)，不應(yīng)只要求ERP原封不動(dòng)地套用公司現(xiàn)有流程，而應(yīng)專注于思索現(xiàn)有流程有何不合理之處，有無改進(jìn)的可能。如果不反省自身，一味堅(jiān)持ERP無條件滿足現(xiàn)有流程需要，ERP系統(tǒng)將失去提升管理水平的功效。

2、除正常業(yè)務(wù)流程外，應(yīng)深度挖掘ERP龐大的分析功能，充分發(fā)揮ERP作用

如果只把ERP系統(tǒng)看做是一個(gè)操作工具，顯然是泯滅了ERP強(qiáng)大的分析功能。透過ERP系統(tǒng)里大量流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)單據(jù)，我們能清晰地把握各期間公司的業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)、趨勢，從庫存合理性分析，到經(jīng)營預(yù)測與物料需求，ERP系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的決策分析支撐。

3、ERP系統(tǒng)是個(gè)管理工具，有其專業(yè)性，必有其局限性

與OA相比，ERP的專業(yè)化體現(xiàn)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成方面。既然有其專業(yè)化的優(yōu)點(diǎn)，必然有其無法面面俱到的缺點(diǎn)。所以ERP就是ERP，不要指望ERP能實(shí)現(xiàn)OA的功能。如果公司抱著在ERP里能實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的想法，意圖建立完備的工作流，將所有的審核工作全部納入流程中，則必然導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程的響應(yīng)速度大大降低，運(yùn)轉(zhuǎn)效率大幅度下降。

4、隨著公司業(yè)務(wù)模式的變化，ERP的系統(tǒng)流程也應(yīng)隨之相應(yīng)發(fā)生變化

ERP系統(tǒng)應(yīng)是一個(gè)緊貼業(yè)務(wù)流程的工具，一個(gè)“以不變應(yīng)萬變”的ERP系統(tǒng)，一套自以為“放之四海而皆準(zhǔn)”的流程，不能適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)模式變化帶來的業(yè)務(wù)流程變革，將很可能成為公司發(fā)展的瓶頸。所以絕不是正式上線后就萬事大吉，正式上線，只是證明企業(yè)在信息化道路上邁出了第一步，只有不斷地更新，跟上企業(yè)的快速變革，支撐企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，滿足企業(yè)管理發(fā)展的需求，ERP系統(tǒng)才算是真正成功。

就在2011年12月1日，國美電器宣布，持續(xù)16個(gè)月的ERP信息系統(tǒng)實(shí)施工程成功完成。并聲稱，在賣場經(jīng)營向商品經(jīng)營轉(zhuǎn)變過程中，ERP信息系統(tǒng)發(fā)揮了積極作用。從這一報(bào)道，我們可以清晰的看到，用好了ERP這一工具，對(duì)整個(gè)公司的經(jīng)營、發(fā)展、決策都有著正向的引導(dǎo)作用。

一個(gè)成功運(yùn)用的ERP系統(tǒng)，將會(huì)從效率的提高、信息的共享、監(jiān)控的動(dòng)態(tài)、管理理念的提升等各方面，給企業(yè)發(fā)展帶來質(zhì)的飛躍。而如何才能真正做到兩化融合，實(shí)現(xiàn)以信息化帶動(dòng)工業(yè)化、以工業(yè)化促進(jìn)信息化，并以信息化作為支撐，實(shí)現(xiàn)上下游資源的整合，追求從供應(yīng)鏈的供應(yīng)商到客戶的整體利益雙贏和企業(yè)的可持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展，正更廣泛地拷問著ERP軟件公司和實(shí)施企業(yè)。

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[4]黨國英、劉朝陽、王國奪、吳海清：中小企業(yè)ERP系統(tǒng)快速實(shí)施方法論的應(yīng)用研究[J].中國管理信息化，2008（11）.