會計信息化背景下企業(yè)的內(nèi)部控制研究

神馬實業(yè)股份有限公司 王少峰

會計信息化背景下企業(yè)的內(nèi)部控制研究

神馬實業(yè)股份有限公司 王少峰

會計信息化的廣泛應(yīng)用，極大地提高了會計的工作效率，使會計內(nèi)部控制的主體和內(nèi)部控制環(huán)境均發(fā)生了變化。本文對會計信息化背景下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題進行了深入探析，并提出了相應(yīng)的對策。旨在為學(xué)術(shù)界提供一定的理念參考，為企業(yè)提供一定的實踐指導(dǎo)。

會計信息化 風(fēng)險防范 內(nèi)部控制

一、會計信息化背景下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）會計信息化為安全與保密性帶來了挑戰(zhàn)。會計信息化，不但極大地減少了企業(yè)財務(wù)人員的工作量，提高了會計的工作效率，也為企業(yè)的經(jīng)營管理者提供了具有較強實效性、準確性的會計信息。但是縱觀我國會計信息化的應(yīng)用現(xiàn)狀，雖然會計信息化的應(yīng)用使企業(yè)財務(wù)管理工作的效能得到了大力提升，但是隨著信息化的廣泛應(yīng)用，企業(yè)會計工作的保密性、安全性問題也隨之而來。一方面，從客觀上看。在會計信息化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)載體由傳統(tǒng)電算化這一“孤島”拓展到了企業(yè)網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)。而凡是涉及網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)，安全則成為首要問題，從物理方面和邏輯方面都存在可破解性。例如：目前在我國，除銀行等保密性較強的單位，普通企業(yè)會計信息化的財務(wù)軟件都建立在互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)上，以便實現(xiàn)資源的共享與更新，TCP/IP協(xié)議和IPX協(xié)議則成為會計信息化普遍應(yīng)用的邏輯平臺。無論任何網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，都存在著破解和偵聽的端口和后門，在一定的條件下，存在被黑客修改權(quán)限、剽竊、破壞數(shù)據(jù)的可能，使網(wǎng)絡(luò)安全這一問題在會計信息化條件下得到不斷放大。并且存儲會計數(shù)據(jù)的磁盤、光盤等物理介質(zhì)，由于受物理環(huán)境（水、溫度、濕度）、人為硬件破壞等影響，也容易造成數(shù)據(jù)的損壞與丟失。大規(guī)模推行會計信息化后，企業(yè)的財務(wù)和業(yè)務(wù)管理實行了一體化聯(lián)動，財務(wù)工作直接與企業(yè)管理和決策相結(jié)合，企業(yè)的經(jīng)營活動完全依附于企業(yè)的局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)，如果對網(wǎng)絡(luò)的管理和維護水平不高或疏于管理監(jiān)控，一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題將嚴重影響企業(yè)的整體運作。另一方面，從主觀上看。計算機和網(wǎng)絡(luò)是會計工作的有利幫手，可是如果在日常工作中，沒有建立健全內(nèi)部控制制度，在計算機網(wǎng)絡(luò)管理中將會出現(xiàn)漏洞，使一些缺乏職業(yè)道德的人員通過網(wǎng)絡(luò)或接觸安裝了會計信息化系統(tǒng)的計算機，很容易發(fā)生篡改數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。同時由于許多企業(yè)會計信息化系統(tǒng)的集中性、實時性和共享性，使得修改系統(tǒng)中的任何一個數(shù)據(jù)，都會使總賬出現(xiàn)誤差，從而不能保證會計信息的準確性，為企業(yè)造成巨大的損失。

（二）會計基礎(chǔ)工作薄弱。在會計信息化條件下，對企業(yè)的會計基礎(chǔ)工作有著更高的要求。一方面，許多企業(yè)依賴于傳統(tǒng)的“電算化”系統(tǒng)，在會計基礎(chǔ)工作管理中過于依賴于計算機，對網(wǎng)絡(luò)條件下會計基礎(chǔ)工作重視不夠，會計內(nèi)部管理的體制、機制不健全，沒有固定的財務(wù)管理制度。而會計信息化，管理難度加大，為會計人員在網(wǎng)絡(luò)與計算中任意銷賬、做假賬提供了便捷條件，會計通過網(wǎng)絡(luò)人為調(diào)整會計報表數(shù)據(jù)等現(xiàn)象層出不窮。同時，企業(yè)本身普遍存在會計法制建設(shè)難落實，有法不依、執(zhí)法不嚴、違法不究現(xiàn)象嚴重，甚至出現(xiàn)一些企業(yè)的管理人員為了自身的經(jīng)濟利益，指使或強迫會計通過企業(yè)局域網(wǎng)和信息化設(shè)備弄虛作假，吞沒國家財產(chǎn)，致使會計信息不真實，會計基礎(chǔ)工作出現(xiàn)漏洞。

（三）信息化會計內(nèi)部審計監(jiān)督缺位。審計部門的日常工作就是根據(jù)企業(yè)的相關(guān)制度和規(guī)章，通過審核、調(diào)查、分析等手段對會計工作的準確性、合法性進行監(jiān)管，審計是會計監(jiān)督的重要力量。目前我國許多大中型企業(yè)都設(shè)有內(nèi)審機構(gòu)，但是一些企業(yè)的審計部門在管理和運行中出現(xiàn)漏洞，僅是財務(wù)管理部門的附屬品，相關(guān)審計人員職權(quán)不分，獨立性不強，審計監(jiān)督浮于表面。會計信息化使得會計業(yè)務(wù)得到了大規(guī)模拓展，尤其對于大企業(yè)，通過網(wǎng)絡(luò)進行集中核算，更加為企業(yè)的內(nèi)審監(jiān)督帶來了困難。同時，審計部門的自身內(nèi)部機制缺失，使得審計監(jiān)督職能不能充分行使，有的企業(yè)審計機構(gòu)在部門負責(zé)人的制約下，使一些違規(guī)、違法問題通過審計程序合法化，嚴重影響了會計信息的真實準確性，損害了集團公司的利益。

二、加強信息化背景下企業(yè)內(nèi)部控制的具體措施

會計的信息化為會計工作增加了新的內(nèi)容，適應(yīng)信息化的環(huán)境，制定一些能夠有效對會計進行管理的內(nèi)部控制制度已勢在必行。一方面，要強化對信息化系統(tǒng)的控制，從數(shù)據(jù)安全性出發(fā)，建立健全系統(tǒng)軟硬件管理制度，加強病毒防范和網(wǎng)絡(luò)安全。另一方面，要強化人員的控制，建立健全與信息化配套的會計人員制度，落實好崗位責(zé)任制，做好監(jiān)督和評價。

（一）加強對系統(tǒng)安全的控制。一是加強對輸入的控制，要建立嚴格的信息化系統(tǒng)安全內(nèi)控制度，使會計人員在憑證錄入、設(shè)置網(wǎng)絡(luò)口令等方面有章可循。為了減少人為因素造成的安全隱患，要使人員得到較好的分離，即不能同一個人既是賬目的輸入者，又是審核者。即使是因為個別原因，進行臨時替補的人員，也應(yīng)有嚴格的制度進行審查。在數(shù)據(jù)的處理過程中，要強化技術(shù)手段的應(yīng)用，引入時序控制方法，使會計在處理數(shù)據(jù)中應(yīng)將原始數(shù)據(jù)的處理結(jié)果進行實時檢索，經(jīng)過系統(tǒng)核對、驗證準確無誤后，才能通過企業(yè)的局域網(wǎng)進行傳輸、處理；在數(shù)據(jù)處理后，要實行自動備份，并加密，防止數(shù)據(jù)丟失。二是在數(shù)據(jù)的輸出環(huán)節(jié)，要強化系統(tǒng)的糾錯功能，保證在賬簿數(shù)據(jù)無誤、安全的情況下才能輸出報表。信息化系統(tǒng)自身方面，要選擇安全性、保密性強的產(chǎn)品和軟件，對電腦的硬件和網(wǎng)絡(luò)平臺進行嚴格的審查。在日常財務(wù)工作中，不允許使用會計信息化的電腦進行接收陌生郵件，進行QQ聊天，不能使用不明U盤、光盤、硬盤等，以防止網(wǎng)絡(luò)黑客、木馬、病毒的侵襲。做好信息化系統(tǒng)的軟硬件系統(tǒng)維護，建立數(shù)據(jù)定期備份和保存機制，或在互聯(lián)網(wǎng)上尋找“第三方”進行數(shù)據(jù)托管。

（二）加強人員職能控制。在會計信息化條件下，會計管理工作的多元化影響。必須在會計信息化系統(tǒng)中明確每位會計的職責(zé)分工。將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進行合理劃分，使會計人員職能明確、責(zé)權(quán)分明，形成員工之間立體化的職能監(jiān)督、制約控制機制，保障會計信息的真實性、可靠性，減少人為舞弊和操作失誤的發(fā)生。一方面，可將提供原始數(shù)據(jù)的部門或人員與控制信息化系統(tǒng)的人員分離，提供原始數(shù)據(jù)源的部門對原始數(shù)據(jù)的真實性負責(zé)，數(shù)據(jù)錄入人員嚴把數(shù)據(jù)錄入關(guān)，網(wǎng)絡(luò)管理人員對網(wǎng)絡(luò)安全負責(zé)。另一方面，將系統(tǒng)維護人員與會計分離，會計信息化軟件投入使用后，要有效的對傳統(tǒng)電算化條件下的會計機構(gòu)進行調(diào)整，把會計主管、會計核算、稽核、出納、會計檔案等基本會計崗位與直接管理、操作、維修計算機網(wǎng)絡(luò)及會計軟件系統(tǒng)等崗位人員分離開來，使操作會計信息化系統(tǒng)的會計在徇私時有所顧忌，防止了由于一個人說了算，而發(fā)生財務(wù)問題。第三方面，在信息化背景下，要對會計的數(shù)據(jù)檔案進行有效保存和管理，不斷完善企業(yè)的電子會計信息歸檔、立卷、調(diào)閱和銷毀等相關(guān)機制，從源頭上保證數(shù)據(jù)的有效與安全。

（三）夯實會計基礎(chǔ)工作。實施會計信息化后，必須對組織機構(gòu)和內(nèi)部機制進行完善。通過健全內(nèi)部控制制度，使會計基礎(chǔ)工作得到夯實，降低會計信息化系統(tǒng)的不穩(wěn)定性，減少人為舞弊的發(fā)生。完善人事控制制度，通過人事控制防止非法人員和不勝任會計工作的人員進入信息化系統(tǒng)，保證會計信息化系統(tǒng)的正常運行。首先，提高企業(yè)會計人員的準入門檻，對錄用程序進行嚴格把關(guān)。建立公開、公正、公平的會計人才選拔機制，通過考試與競聘，吸引優(yōu)秀的會計員工到企業(yè)工作。同時，要對人員的思想道德進行全面考查，掌握會計從業(yè)人員的履歷和會計從業(yè)背景，堅決把品質(zhì)不端、會計知識薄弱、有劣行的人員拒之門外。其次，要為會計建立崗位責(zé)任制，為每位會計制定工作目標，把責(zé)任落實到每個人、信息化的每個環(huán)節(jié)。保障賬賬、賬證、賬實相一致，促進會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化運行。要注重崗位責(zé)任制度的監(jiān)督，不但要實施上下級間的監(jiān)督，還要實施會計間的互相監(jiān)督，使會計工作規(guī)范化、高效化。保證信息化條件下財務(wù)報告的準確與及時，利用信息化系統(tǒng)，加強對企業(yè)財務(wù)運行情況的了解，按照《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求制作出符合企業(yè)實際，有較高參考價值的財務(wù)報告。在保證會計基礎(chǔ)工作的前提下，利用信息化系統(tǒng)，促使會計積極參與企業(yè)管理，為企業(yè)決策貢獻力量。第三，要不斷完善會計人員的評價機制，對會計信息化背景下的會計基礎(chǔ)工作、會計工作人員的思想品行、信息化應(yīng)用能力等方面進行綜合、科學(xué)考評，促進他們不斷提高會計的工作效能。第四，要建立換崗輪崗機制，對涉及企業(yè)核心會計機密崗位工作人員進行輪換，最大限度地防止會計人員人為徇私舞弊的機率。第五，建立中長期培訓(xùn)和考試制度，使會計人員在通過考試后，才能完成培訓(xùn)，增強信息化條件下會計基礎(chǔ)工作質(zhì)量，提高綜合業(yè)務(wù)水平，通過會計考試，推動新老會計人員的更新。

（四）強化內(nèi)部審計。內(nèi)部審計是在會計信息化條件下強化對會計監(jiān)督的最重要的部門。企業(yè)要組織內(nèi)部審計人員對會計信息化系統(tǒng)的控制目標、過程進行詳細檢查，保證會計數(shù)據(jù)的準確、真實與完整。審查原始數(shù)據(jù)提供部門，在數(shù)據(jù)提供與制作過程中電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)等作弊現(xiàn)象，與計算機網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人員配合，對網(wǎng)絡(luò)安全進行定期巡查。獨立性要成為內(nèi)部審計人員的第一權(quán)限，企業(yè)的內(nèi)審工作要完全獨立于企業(yè)的會計部門與中間管理層，只對企業(yè)第一責(zé)任人負責(zé)，為企業(yè)第一責(zé)任人建言獻策，規(guī)范財務(wù)管理工作，任何人、任何部門不能以任何理由干預(yù)內(nèi)部審計工作，使內(nèi)審工作的效能更好地發(fā)揮。由于會計信息化條件下，會計的職能范圍得到了一定的擴展，審計工作要不斷擴大范圍，與信息化背景下的會計工作相協(xié)調(diào)，審計工作要滲透到企業(yè)會計工作的每個角落，例如：公司內(nèi)部財務(wù)政策的制定實施、財務(wù)決策及效益服務(wù)等方面。由于實施會計信息化后，會計數(shù)據(jù)具有實時性、迅速性的特點，內(nèi)部審計部門應(yīng)針對這一情況，對審計的形式及時調(diào)整。將傳統(tǒng)的“事后”審計，拓展為會計信息化條件下的“事前－事中－事后”的三位一體的立體化審計模式，由被動審計向主動審計轉(zhuǎn)變。

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