酒店業(yè)采購成本控制與管理

王 晶

(內(nèi)蒙古化工職業(yè)學(xué)院 管理工程系，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070)

一、采購成本控制已成為酒店業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容

現(xiàn)代成本控制戰(zhàn)略將企業(yè)的內(nèi)部條件、優(yōu)勢和弱點與外部環(huán)境、機會和威脅聯(lián)系起來，將成本與競爭聯(lián)系起來。如何獲得競爭優(yōu)勢，成為酒店業(yè)成本控制的重點內(nèi)容之一。不少酒店管理者紛紛將目光轉(zhuǎn)向成本控制，制訂出各種不同的競爭戰(zhàn)略，應(yīng)對來自市場經(jīng)濟環(huán)境下國際競爭國內(nèi)化、國內(nèi)競爭國際化的機遇與挑戰(zhàn)。

酒店物資采購是酒店物資從供應(yīng)到組織的內(nèi)部管理過程，是酒店企業(yè)成本控制的一個重要環(huán)節(jié)，在酒店經(jīng)營管理中處于中心的地位。任何一個酒店企業(yè)，其生產(chǎn)經(jīng)營所需的投入都離不開物資采購。對酒店業(yè)來講，食品的原材料，客房的消耗品等在酒店銷售收入中占據(jù)了很大的比例。在企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)管理中采購管理是一個非常重要的問題。因此，通過采購管理降低酒店物資采購成本是酒店企業(yè)增加利潤的極具潛力的方向。

采購成本控制作為一個旅游酒店財務(wù)管理工作的重要組成部分，是酒店財務(wù)管理工作中的重中之重。加強旅游酒店采購成本控制必然能帶來經(jīng)濟效益的提升，會對酒店有效提高服務(wù)效率，降低管理和運營成本，產(chǎn)生積極的影響，從而為提高酒店競爭力，創(chuàng)造利潤最大化奠定堅實的基礎(chǔ)。

二、目前的問題與改進的原則

酒店業(yè)在成本控制中存在的不足主要表現(xiàn)為:第一，財務(wù)管理在成本控制中的地位不突出，機構(gòu)設(shè)置不合理。目前，大多數(shù)酒店不設(shè)財務(wù)總監(jiān)，有的雖然設(shè)了財務(wù)總監(jiān)，卻不屬于酒店的領(lǐng)導(dǎo)班子成員，只是作為部門經(jīng)理，這樣不利于財務(wù)總監(jiān)(或財務(wù)經(jīng)理)在成本控制中直接協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系，無法有效地控制各部門支出。另外，酒店不專門設(shè)采購部或采購部不歸財務(wù)總監(jiān)(或財務(wù)部)管理，財務(wù)總監(jiān)(或財務(wù)部)就無法及時了解和掌握市場行情并迅速做出反應(yīng)，這樣根本起不到控制和監(jiān)督的作用。第二，缺乏完善、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某杀究刂企w系。從“部門申請—采購—入庫—掛賬—付款—部門領(lǐng)料—使用”整個過程來看，很多酒店都缺乏一套嚴(yán)密的成本控制體系，中間環(huán)節(jié)往往存在一定的漏洞，例如酒店日常工程維修用料，對其缺乏監(jiān)督和控制，用多少料、用什么料完全由維修人員說了算。第三，沒有制定科學(xué)、合理、完整、細(xì)化的成本預(yù)算。成本管理粗放，很多酒店幾乎不制定成本預(yù)算指標(biāo)，也不下達消耗定額，或者制定的成本預(yù)算指標(biāo)很籠統(tǒng)，不科學(xué)合理，沒有針對具體項目層層細(xì)分。比如沒有制定采購成本預(yù)算、餐飲成本預(yù)算、現(xiàn)金收支預(yù)算、餐飲成本率、每間客房消耗定額、各部門的物料消耗定額等，更不用說編制現(xiàn)金流量預(yù)算表和利潤預(yù)算表了。第四，設(shè)備陳舊老化，能源消耗大。有相當(dāng)一部分酒店設(shè)備非常落后，能源利用率很低，有的設(shè)備已經(jīng)超過使用年限，經(jīng)常會發(fā)生故障，且能源消耗大、設(shè)備維修費高。

因此，酒店業(yè)提高采購成本控制能力，要堅持以下原則:

1.經(jīng)濟效益原則。經(jīng)濟效益原則要求成本控制能起到降低成本、糾正偏差的作用，具有實用性。經(jīng)濟效益原則要求貫徹重要性原則對正常成本費用支出可以從簡控制，把注意力集中于重要事項，對成本細(xì)微尾數(shù)、數(shù)額很小的費用和無關(guān)大局的事項可以從略，使得成本控制系統(tǒng)具有靈活性。提高經(jīng)濟效益不是依靠降低成本的絕對數(shù)，更重要的是實現(xiàn)相對的節(jié)約，以較少的消耗獲得更多的效益，取得最佳經(jīng)濟效益。

2.因地制宜原則。旅游酒店要根據(jù)自身發(fā)展的特點對本酒店的采購成本控制系統(tǒng)進行量身定做，使得酒店的采購成本控制系統(tǒng)適合本企業(yè)、部門、崗位和成本項目的實際情況，不可全部照搬別人的做法。

3.全員介入原則。旅游酒店采購成本控制是全體職工的共同任務(wù)，只有通過酒店全體總動員才能完成。成本控制要求酒店員工具有成本愿望和成本意識，認(rèn)識成本控制的重要意義，養(yǎng)成節(jié)約成本的習(xí)慣，關(guān)心成本控制的結(jié)果;能夠理解成本控制不是個人活動，而是一項團體共同的努力過程，只有全員介入才能達到改進工作，降低成本的目的。

三、提高酒店采購成本控制效率的對策

1.注重組織保障。旅游酒店企業(yè)經(jīng)營的目的總是以降低成本，提高利潤為出發(fā)點的。而降低成本的重要手段便是實行酒店物資采購成本控制。酒店物資采購成本控制工作涉及到酒店企業(yè)經(jīng)營管理的各個方面，它維系著酒店的正常運轉(zhuǎn)。但在市場經(jīng)濟的今天，由于受社會風(fēng)氣的影響，回扣風(fēng)盛行，進貨渠道的放開，給酒店企業(yè)對采購的管理帶來了多種困難。許多酒店就是由于對采購部門管理不當(dāng)甚至是失控，進貨質(zhì)次價高，即既增加了成本有時還影響了質(zhì)量，致使酒店在競爭中失利。因此，如果沒有組織機制上的保障，就很難確保酒店采購成本控制工作落到實處[1]。而加強酒店物資采購的組織保障就顯得十分必要了?？梢猿闪ｉT酒店采購成本控制領(lǐng)導(dǎo)小組，由總經(jīng)理任組長、采購部門經(jīng)理任副組長、酒店各相關(guān)職能部門經(jīng)理任組員，并且要建立分工負(fù)責(zé)制，經(jīng)常召開協(xié)調(diào)會議，嚴(yán)格落實工作進度，并以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一籌劃、統(tǒng)一行動、統(tǒng)一步調(diào)”為主旨，發(fā)動員工獻計獻策，多方聽取意見和建議，使酒店采購成本控制的意識貫穿到酒店所有經(jīng)營和管理活動之中。

2.構(gòu)建采購流程。根據(jù)供應(yīng)鏈管理的原則，構(gòu)建酒店采購流程、建立酒店采購管理信息系統(tǒng)，使酒店采購控制工作規(guī)范化、制度化。首先，要根據(jù)酒店需要制定用料計劃，依據(jù)市場可接受價格和預(yù)期的利潤率計算每個年度的模擬采購成本，盡量減少因臨時需求而出現(xiàn)的額外采購;第二，加強對采購人員的選擇、培養(yǎng)、教育，嚴(yán)格采購紀(jì)律，控制采購權(quán)，加強采購管理，避免出現(xiàn)因人為原因而造成的采購成本的增加。第三，控制庫存、精選品種，根據(jù)酒店每一種用料的使用頻率規(guī)定優(yōu)化原則，精選采購品種，規(guī)定合理的采購量，保持合理的庫存量和存儲期，這樣保證食品等材料在保質(zhì)期內(nèi)得到充分的利用，不至造成浪費，以減少庫存成本。采購工作流程按供應(yīng)鏈管理原則構(gòu)建以后，一般情況下，酒店企業(yè)的采購成本可以下降八到十個百分點。實行酒店采購成本控制可以有效地控制以往在酒店采購工作中存在的各種不良行為，從而使酒店采購成本得到有效控制。

3.開設(shè)網(wǎng)絡(luò)采購。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系功能日益顯示出它的強大優(yōu)勢。為了開拓客源，吸引通過網(wǎng)絡(luò)訂房的商務(wù)客人，近年來一批富有管理創(chuàng)新意識的酒店在互聯(lián)網(wǎng)上開設(shè)了酒店網(wǎng)頁或網(wǎng)站。這樣一方面可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)網(wǎng)上訂房，增加酒店的營業(yè)額;另一方面還可以通過網(wǎng)絡(luò)進行酒店的形象宣傳;此外還可以通過網(wǎng)絡(luò)公布酒店企業(yè)的采購計劃，尋找更具實力和優(yōu)勢的供應(yīng)商。

酒店業(yè)網(wǎng)絡(luò)采購將成為酒店企業(yè)未來發(fā)展的趨勢。從事酒店服務(wù)的安達信公司根據(jù)對全球300家酒店進行了專題調(diào)研，提出未來酒店管理公司采用庫存管理軟件來尋求實時、在線的網(wǎng)絡(luò)采購解決方案，已成為酒店業(yè)經(jīng)營管理的重要手段。因此，酒店企業(yè)應(yīng)順勢而為，改進訂單式采購的經(jīng)營模式，增加對酒店網(wǎng)頁和網(wǎng)站的資金投入，逐步實現(xiàn)從銷售到采購的一體化供應(yīng)鏈在線管理。這樣可以最大限度地降低庫存物流，按需供應(yīng);此外，重建銷售采購模式，逐步實現(xiàn)即時在線的酒店網(wǎng)絡(luò)銷售、采購，向科技要效率，從市場爭效益。

4.適當(dāng)引入外援。酒店采購相對于大規(guī)模采購來說品種多、規(guī)格小、數(shù)量少，造成單體酒店不能實現(xiàn)大規(guī)模采購，從而很難實現(xiàn)采購成本的有效控制。借助一些外援的力量酒店可以實現(xiàn)采購成本的有效控制。

第一，實現(xiàn)采購?fù)獍?。酒店業(yè)的外包可定義為:酒店企業(yè)有效的整合、利用其外部的專業(yè)化資源并與其達成戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系，進而達到增強酒店對環(huán)境的應(yīng)變能力、提高效率、降低成本和風(fēng)險、充分發(fā)揮自身核心競爭實力的一種戰(zhàn)略管理模式[2]。酒店企業(yè)的采購業(yè)務(wù)外包逐漸成為酒店企業(yè)借助外部資源，提高自身競爭力的經(jīng)營管理模式。酒店企業(yè)可以通過競爭的方式選擇具有實力的采購?fù)獍髽I(yè)，經(jīng)銷商為了獲得酒店的外包業(yè)務(wù)，往往一次性支付給酒店集團一定資金來購買的外包權(quán)。這樣酒店一方面減少了采購管理成本，節(jié)省了人力，同時酒店還無償獲得了出售采購權(quán)的資金。一般實力雄厚的采購商往往同時擁有多家酒店的采購權(quán)，這樣的采購商就實現(xiàn)了采購的集團購買力，從而實現(xiàn)了酒店采購成本的有效控制。

第二，建立采購聯(lián)盟。與有實力的酒店集團企業(yè)建立酒店聯(lián)盟關(guān)系可以借力其集團采購的優(yōu)勢。一般酒店集團都具有采購質(zhì)量可靠、采購渠道穩(wěn)定和采購標(biāo)準(zhǔn)上規(guī)模等優(yōu)勢，如，廣州東方驛站酒店管理有限公司的經(jīng)營管理模式實行品牌、銷售、采購、質(zhì)量、規(guī)范“五類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一”[3]。選擇和這樣的酒店集團建立穩(wěn)固的采購聯(lián)盟關(guān)系，或者可以和其他加盟酒店共享資源，從全方面降低采購、庫存和運輸?shù)某杀?，從而將酒店企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險降低。

第三，建立物流中心。實際上酒店物流中心承擔(dān)著供應(yīng)鏈中分銷商的角色，它可以協(xié)調(diào)酒店集團內(nèi)部或其它酒店之間的需求，形成合作統(tǒng)一的物流管理系統(tǒng)。建立酒店物流中心，酒店企業(yè)可以從多方面受益:一方面是將酒店自身對源材料需求和其它酒店的采購需求整合在一起，借助集團采購的規(guī)模優(yōu)勢可以降低采購成本;另一方面是經(jīng)營物流中心可以為酒店企業(yè)帶來新的營業(yè)收入。酒店企業(yè)建立物流中心一般有獨立建設(shè)、改造建設(shè)、聯(lián)合建設(shè)這三種方式可供選擇。獨立建設(shè)需要投資數(shù)額較大、建設(shè)周期長。改造建設(shè)是充分利用企業(yè)原有資源，這樣可以縮短建設(shè)周期，整體上較獨立建設(shè)來說具有一定優(yōu)勢。聯(lián)合建設(shè)是以整合其它企業(yè)或集團等各方面的資源優(yōu)勢，可以分?jǐn)偼顿Y，形成合力，使物流中心具有一定規(guī)模，從而實現(xiàn)競爭優(yōu)勢。

成立酒店物流中心的最大優(yōu)勢是通過物資的集團化采購、流通、使用等方面可以達到控制酒店采購成本從而提升酒店競爭力的作用。

當(dāng)然酒店企業(yè)的成本控制不單單是降低成本，前提是必須保證酒店企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量不降低。顧客的滿意度才是酒店企業(yè)經(jīng)營的主旨。酒店的成本控制戰(zhàn)略是一個系統(tǒng)工程，它關(guān)系到酒店全體員工及每一個部門，須充分調(diào)動每一個員工的積極性，將成本控制意識灌輸?shù)矫恳粋€員工的思想中，轉(zhuǎn)化到工作中。酒店企業(yè)的管理層應(yīng)從增強企業(yè)市場競爭力出發(fā)，務(wù)實地制定采購成本控制方案并采取有效地措施加以實施。也只有降低了成本，才能提高市場占有率，同時帶來更高額的利潤。

[1]容莉.酒店企業(yè)采購成本控制的新思考[J].揚州大學(xué)烹飪學(xué)報，2003，(3).

[2]劉麗文.生產(chǎn)與運作管理[M].北京:清華大學(xué)出版社，2002.

[3]舒波.酒店應(yīng)用供應(yīng)鏈管理的特殊性與運作思路[J].旅游科學(xué)，2005，(6).