醫(yī)院電子化檔案管理初探

易易

醫(yī)院電子化檔案管理初探

易易

隨著科技的發(fā)展，紙質(zhì)病例檔案已經(jīng)無法再適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化勢在必行，本文從信息化建設(shè)對于醫(yī)院的幫助、進(jìn)行信息化建設(shè)后需要進(jìn)行管理的主要工作、對醫(yī)院信息化建設(shè)的提議方面來闡述醫(yī)院電子化檔案管理。

醫(yī)院檔案管理；信息化；優(yōu)勢；內(nèi)容

時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，隨著國家醫(yī)改制度的實(shí)施，醫(yī)院住院病人越來越多，病例的管理要求也越來越嚴(yán)格，紙質(zhì)病例檔案已經(jīng)無法再適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院的發(fā)展需求，所以檔案管理信息化已勢在必行?，F(xiàn)就醫(yī)院檔案電子化管理提幾點(diǎn)建議，和大家共同商討。

1 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化

1.1 高度發(fā)展的信息化社會(huì)要求醫(yī)院中的各項(xiàng)管理工作也應(yīng)向信息化的目標(biāo)發(fā)展 現(xiàn)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)，各項(xiàng)信息都進(jìn)行及時(shí)的更新，人民群眾接受新的信息時(shí)間很快，這就給以往的醫(yī)院中的管理帶來很大的震撼。我國的各地醫(yī)院現(xiàn)今已經(jīng)開展對醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化的建設(shè)，這一建設(shè)對醫(yī)院的各項(xiàng)發(fā)展都起到有效的輔助作用，其可讓醫(yī)院更加適應(yīng)現(xiàn)今的信息化社會(huì)[1]。

1.2 信息化建設(shè)是醫(yī)院進(jìn)行各項(xiàng)創(chuàng)新的根本 現(xiàn)今，我國各醫(yī)院都在進(jìn)行信息化的建設(shè)，積累了很多的經(jīng)驗(yàn)，但仍有很多不足之處。這就需要醫(yī)院管理人員對此項(xiàng)工作提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變管理的理念，使用新的技術(shù)服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展，從而解決員工工作負(fù)擔(dān)過重的情況。信息化建設(shè)不但可有效提高醫(yī)院的效率，還可讓各項(xiàng)工作更加順利開展。

1.3 信息化建設(shè)是醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展的前提 醫(yī)院要進(jìn)行各項(xiàng)技術(shù)、設(shè)備、人員等的不斷提高，這就需要醫(yī)院的檔案盡快進(jìn)行信息化建設(shè)，這樣才可以更好地進(jìn)行人才的選拔與培養(yǎng)，從而保障醫(yī)院進(jìn)行一步發(fā)展，故進(jìn)行信息化建設(shè)非常重要。信息化建設(shè)不但可以更好地為醫(yī)院進(jìn)行人才建設(shè)，還可讓信息得到最大化的應(yīng)用[2]。

2 信息化建設(shè)對于醫(yī)院的幫助

（1）醫(yī)院信息化建設(shè)可對所有資料和檔案進(jìn)行分類整理，對其進(jìn)行閱讀和查找更加便捷。有價(jià)值的檔案可以通過電腦進(jìn)行閱讀，避免了多次查閱而對資料有所損害，也可避免具有重要價(jià)值的檔案出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。對重要、有價(jià)值的檔案進(jìn)行掃描用電腦進(jìn)行保存整理，可更長時(shí)間地保存應(yīng)用，也方便調(diào)閱。（2）信息化建設(shè)可讓歸檔更加方便。醫(yī)院需要對各項(xiàng)資料進(jìn)行整理歸類，以往都是應(yīng)用人工的方式進(jìn)行工作整理、記錄，這需要很長的時(shí)間和較多人員參與，對資料進(jìn)行記錄和歸類。應(yīng)用信息化建設(shè)后可讓工作人員不用再進(jìn)行枯燥、繁重地整理，可以使用電腦來處理這一工作，不但節(jié)省人力，還可明顯提高工作效率。（3）信息化建設(shè)可以讓醫(yī)院的各項(xiàng)信息共享，讓其發(fā)揮最大作用。檔案的應(yīng)用范圍更加廣泛，從而對患者及醫(yī)生起到幫助。整理后的各項(xiàng)檔案要比紙質(zhì)的檔案更利于開發(fā)，醫(yī)院中各科室的醫(yī)生都可以進(jìn)行閱讀，加大了資源的利用，起到了共享的效果。（4）信息化建設(shè)可讓檔案的查閱速度更快。以往對紙質(zhì)的檔案進(jìn)行查閱需要很長的時(shí)間，且易于對檔案造成損害，而進(jìn)行信息化建設(shè)后可通過電腦對各項(xiàng)檔案進(jìn)行查閱，方便的檢索工具只需要輸入需要檢索的關(guān)鍵詞就可查到所需要的文章，其適用的范圍、效率更大，還可以對機(jī)密的檔案進(jìn)行加密處理，從而保障檔案的隱秘性。（5）信息化建設(shè)可讓管理工作得到更大的發(fā)展。紙質(zhì)的檔案長期積累下來非常巨大，這需要非常大的空間來進(jìn)行儲(chǔ)存，而信息化工作可減少這一弊端。長期儲(chǔ)存還要考慮儲(chǔ)存環(huán)境的問題。紙質(zhì)的檔案不可以在濕度比較大的環(huán)境下儲(chǔ)存，還要定期進(jìn)行防蟲處理，這不但增加費(fèi)用，還增加人員的工作量，也很容易使檔案損害。對檔案進(jìn)行掃描處理之后可以避免這一弊端，不但檢索方便，還節(jié)省了空間，降低了工作量。

3 進(jìn)行信息化建設(shè)后需要進(jìn)行管理的主要工作

3.1 信息化建設(shè)可讓檔案工作更現(xiàn)代化 進(jìn)行文書工作非常重要，其的記錄完整與否對檔案的歸類整理有很重要的意義。信息化建設(shè)后對此工作應(yīng)重在歸類整理，每日從各科室收到的資料應(yīng)用電腦進(jìn)行登記歸類，根據(jù)各項(xiàng)要求進(jìn)行上傳共享，可通過電腦進(jìn)行時(shí)間的設(shè)定，到需要處理時(shí)電腦會(huì)自動(dòng)提醒。資料也可通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行傳遞，這樣可讓人員工作量明顯減輕。

3.2 管理工作應(yīng)現(xiàn)代化 現(xiàn)今各項(xiàng)技術(shù)、疾病等在不斷更新中，故應(yīng)對各項(xiàng)治療方法進(jìn)行電腦輸入，如術(shù)式、藥物等都應(yīng)進(jìn)行不斷更新，這樣各個(gè)診療科室才可更加方便地進(jìn)行醫(yī)療操作。醫(yī)生也可通過此來查閱病歷進(jìn)行論文的創(chuàng)作。也可通過對病歷資料的回顧性分析而對以往的治療進(jìn)行總結(jié)分析，及時(shí)改進(jìn)工作方法，讓診療技術(shù)得到更快的發(fā)展。

3.3 醫(yī)院的各項(xiàng)人事檔案也應(yīng)進(jìn)行信息化的建設(shè) 現(xiàn)今人才流動(dòng)性很大，故對人事檔案的整理歸類非常重要，需要對各項(xiàng)人事信息進(jìn)行完整、規(guī)范地整理，讓其得到更好地應(yīng)用。規(guī)范、有效地整理可讓查閱更加方便。

4 對醫(yī)院信息化建設(shè)的提議 （1）醫(yī)院要向現(xiàn)代化發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)必不可少。醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新觀念，提高對檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。(2)要實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)是基礎(chǔ)。目前，醫(yī)院普遍建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)，但微機(jī)局域網(wǎng)的建立要立足高起點(diǎn)，不僅要方便內(nèi)部信息的交流，還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴(kuò)建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動(dòng)化軟件，其不僅可以大大提高辦公效率、方便利用者，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用。(3)信息化技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作?，F(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也顯得日益重要。

[1] 李素偉，花亞偉.電子病案管理系統(tǒng)的實(shí)施與應(yīng)用[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志，2010，3（11）：87-88.

[2] 陳瑞華，全芳，庫小玲.電子病案在病案管理職能轉(zhuǎn)變中的作用[J].中國病案，2011，1（26）：32-33.

10.3969/j.issn.1009-4393.2012.28.018

415000 湖南省石門縣人民醫(yī)院 (易易)