論高校教學(xué)檔案的管理與創(chuàng)新*

程丹

(中南大學(xué)檔案館，湖南長(zhǎng)沙410083)

論高校教學(xué)檔案的管理與創(chuàng)新*

程丹

(中南大學(xué)檔案館，湖南長(zhǎng)沙410083)

教學(xué)檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，發(fā)揮著重要作用。本文提出教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題并對(duì)其如何實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理進(jìn)行了探討。

教學(xué)檔案;管理;創(chuàng)新

高校檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，是建設(shè)先進(jìn)性大學(xué)的一項(xiàng)基本性工作，而教學(xué)檔案是高校檔案中數(shù)量最多的一部分，是學(xué)校教職工在從事教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，是具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是從事教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究的基本條件，屬于專向檔案。它對(duì)現(xiàn)行教學(xué)起到了指導(dǎo)作用，對(duì)高校教學(xué)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃起著重要作用。

一、教學(xué)檔案的歸檔內(nèi)容

1、學(xué)籍管理類。新生入學(xué)登記表、新生審批表、學(xué)生學(xué)籍卡片、學(xué)生成績(jī)總表、學(xué)生學(xué)籍變更材料(升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué))、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料等。歷年招生和畢業(yè)的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告和批復(fù)。

2、教學(xué)文件類。上級(jí)教學(xué)主管部門下達(dá)給學(xué)校的政策性、指導(dǎo)性文件;學(xué)校和教務(wù)部門制定的教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格等方面的指示、規(guī)定、學(xué)校規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等;教學(xué)檢查、評(píng)估及各級(jí)優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料等。

3、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐類。各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱;課程建設(shè)要求及安排、校歷表、課表;各系專業(yè)課程試題庫(kù);典型教案、重要備課記錄;教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)計(jì)劃、總結(jié);社會(huì)調(diào)查、社會(huì)實(shí)踐計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料等。

4、教員培訓(xùn)資料及教學(xué)動(dòng)態(tài)資料。主要包括教員進(jìn)修和在職培訓(xùn)的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)和學(xué)習(xí)成績(jī)等有關(guān)資料。教學(xué)總結(jié)報(bào)告、各種教學(xué)統(tǒng)計(jì)和分析資料以及各類教學(xué)會(huì)議資料。

5、教材類。自編、主編教材;各系、各專業(yè)實(shí)用教材目錄;自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集及其他有保存價(jià)值的自編參考資料等。

二、教學(xué)檔案的重要作用

1、教學(xué)檔案具有查考、憑證的作用。高校的各種教學(xué)檔案材料是全體師生員工在教學(xué)活動(dòng)中直接形成的，準(zhǔn)確的反映著學(xué)校主要職能和活動(dòng)全貌。在查考材料和處理問(wèn)題時(shí)，為人們提供了可靠的證明材料和重要依據(jù)。學(xué)校在開(kāi)展教學(xué)研究活動(dòng)中，教學(xué)檔案都起著重要的歷史憑證作用。

2、教學(xué)檔案為教學(xué)研究和評(píng)估提供重要依據(jù)。教學(xué)檔案記錄著教學(xué)活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，反映著教學(xué)改革和研究的成果。為了提高教學(xué)質(zhì)量，就必須不斷總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，研究教學(xué)內(nèi)容，改革教學(xué)方法，這些都離不開(kāi)教學(xué)檔案，教學(xué)檔案具有知識(shí)密集、信息集中、數(shù)量廣泛等特點(diǎn)，為開(kāi)展教學(xué)改革研究創(chuàng)造條件，教學(xué)檔案中記載了歷年的教學(xué)及其管理研究工作，可以作為現(xiàn)階段教學(xué)及其管理研究工作的科學(xué)依據(jù)，為教學(xué)評(píng)估、教學(xué)改革和現(xiàn)代化科研工作提供素材。

3、教學(xué)檔案能為教學(xué)管理工作提供反饋信息。教學(xué)檔案來(lái)源于教學(xué)管理中，必然涉及到教學(xué)環(huán)節(jié)的各個(gè)方面，它不是孤立的反映事物內(nèi)容的單一材料，而是有機(jī)并相互關(guān)聯(lián)的反映一定時(shí)期教學(xué)管理活動(dòng)的整體材料。單一材料只能反映局部教學(xué)活動(dòng)的某些方面，而整體材料則反映教學(xué)管理活動(dòng)的總趨勢(shì)，因此，局部與整體之間既有區(qū)別，又有聯(lián)系;既可以互相制約，又可以互相配合利用。只要我們平時(shí)注意及時(shí)收集整理，定期對(duì)資料進(jìn)行分析、鑒別、歸類和保管，就可以提高教學(xué)管理工作水平、適應(yīng)現(xiàn)代化教育改革要求。

三、在教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題

1、對(duì)教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，學(xué)校只看重教學(xué)、科研，而忽略檔案工作，使得檔案工作人員不能正確認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)自己所從事的工作，嚴(yán)重影響了檔案工作的順利開(kāi)展。

2、檔案信息利用率偏低。目前，大多數(shù)學(xué)校的檔案管理者觀念、意識(shí)比較保守，跟不上形勢(shì)的發(fā)展，將保守檔案機(jī)密與開(kāi)放、開(kāi)發(fā)檔案信息資源對(duì)立起來(lái)。即使開(kāi)放也只是為校內(nèi)師生服務(wù)，為社會(huì)提供檔案資源服務(wù)的比例較小，導(dǎo)致了檔案利用效率的降低，極大地限制了檔案開(kāi)發(fā)利用工作。

3、檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，管理方式落后。由于資金投入不夠，專業(yè)人才缺乏等因素，使得檔案信息化建設(shè)進(jìn)程發(fā)展緩慢，極大地限制了檔案的處理速度，致使檔案管理人員無(wú)暇顧及編研和科學(xué)管理，不能積極開(kāi)發(fā)與主動(dòng)提供利用檔案。教學(xué)檔案管理系統(tǒng)無(wú)法融入到學(xué)校的整體自動(dòng)化系統(tǒng)中，各部門的電子文件資源分散，信息化檔案接收的任務(wù)越來(lái)越繁重。

4、依法管理檔案的觀念不強(qiáng)，檔案管理工作不規(guī)范。有些高校檔案管理制度不健全，檔案管理人員不能熟悉《中華人民共和國(guó)檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，使得檔案管理混亂、不規(guī)范，令一些具有較高價(jià)值的檔案材料不能及時(shí)收集歸檔，甚至損壞丟失，致使需要時(shí)難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。

四、實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的科學(xué)化管理

1、健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。沒(méi)有完善的管理制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作始亂終棄。要順利開(kāi)展檔案管理工作，首先，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。如建立檔案管理員工作職責(zé)、檔案館管理規(guī)定、檔案調(diào)閱審批規(guī)定、檔案保密規(guī)定、檔案館安全保衛(wèi)制度、衛(wèi)生制度、檔案管理員目標(biāo)考核辦法等，使檔案人員有章可循。其次，有關(guān)職責(zé)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)還要定期檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，賞罰分明，目標(biāo)考核的指標(biāo)量化，并直接與年終考核掛鉤。只有這樣才能調(diào)動(dòng)檔案人員工作的積極性，保證高校檔案管理工作高校有序地開(kāi)展。

2、加快學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，用戶對(duì)信息的需求是快捷、方便、準(zhǔn)確，檔案管理的現(xiàn)代化是重要內(nèi)容。以校園數(shù)字化建設(shè)為契機(jī)，將檔案信息化建設(shè)納入數(shù)字校園的總格局，與校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)相結(jié)合，并同步管理。加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和處理，逐步推進(jìn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化查詢。規(guī)范電子文件的歸檔工作，加強(qiáng)對(duì)電子文件收集、積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，確保各部門產(chǎn)生的有價(jià)值的電子文件完整及時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

3、“以人為本”，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案人員業(yè)務(wù)水平和政治素質(zhì)的提高。樹(shù)立人才資源作為第一資源的重要思想，并根據(jù)工作特點(diǎn)建設(shè)成專業(yè)檔案管理隊(duì)伍。近年來(lái)，在檔案管理工作上，各高校的檔案意識(shí)逐步增強(qiáng)，對(duì)檔案的重視程度有了一定的提高，但還是有不少檔案工作者的專業(yè)知識(shí)和觀念停留在原來(lái)的基礎(chǔ)上，缺乏運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具、信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)。高校檔案管理人員首先要提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能力，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)的了解、使用，逐漸學(xué)會(huì)并掌握采用計(jì)算機(jī)對(duì)相關(guān)檔案信息的處理和分析，并且能從相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索、著錄相關(guān)檔案信息。還要加強(qiáng)對(duì)在職管理人員的繼續(xù)培訓(xùn)、教育，及時(shí)擴(kuò)充相關(guān)專業(yè)知識(shí)，避免出現(xiàn)知識(shí)老化等不良現(xiàn)象。

4、客服“重藏輕用”思想，使教學(xué)檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。在檔案管理工作中很容易出現(xiàn)一個(gè)傾向，就是在檔案材料的收集、整理等前期工作中投入大量的人力、物力、財(cái)力，將工作重點(diǎn)放在檔案的保存等環(huán)節(jié)上，為了避免檔案的損壞而盡量減少檔案的使用。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到愛(ài)護(hù)檔案材料是檔案管理人員應(yīng)有的基本素質(zhì)，收集、整理、保管等工作的目的就是讓教學(xué)檔案在妥善保管的基礎(chǔ)上發(fā)揮其應(yīng)有的作用，為學(xué)校教學(xué)改革和發(fā)展決策、科學(xué)的進(jìn)行教學(xué)管理提供依據(jù)，促進(jìn)教學(xué)研究工作的開(kāi)展，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提高。

5、適當(dāng)加大教學(xué)檔案的開(kāi)放程度。隨著學(xué)校和學(xué)校、學(xué)校和社會(huì)之間的關(guān)系日益緊密，需要我們適當(dāng)放大檔案的開(kāi)放程度。在一定時(shí)期，我國(guó)高校檔案管理處于較為封閉僵化的狀態(tài)，各高校安于現(xiàn)狀、各自為政、缺乏相應(yīng)的交流，這使得各高校的檔案管理水平存在較大差異。高校檔案對(duì)社會(huì)進(jìn)行適度開(kāi)放有助于經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提高，同時(shí)也有助于提高高校自身檔案管理業(yè)務(wù)的效率，節(jié)省人力、物力。當(dāng)然，檔案信息的開(kāi)放是有條件的，要在不損害高校信息所有權(quán)，不泄露高校內(nèi)部秘密信息的前提下進(jìn)行。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，高校教學(xué)檔案是檔案工作的一部分，也是高校管理工作的重要組成部分，做好高校教學(xué)檔案的管理工作，有效地為學(xué)校的教學(xué)、科研等各項(xiàng)管理工作的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，努力做好教學(xué)檔案的基礎(chǔ)工作，提高案卷質(zhì)量，提供更好的現(xiàn)代化利用平臺(tái)，這是學(xué)校檔案工作者義不容辭的重要職責(zé)。

［1］王曉敏．淺談如何做好檔案管理工作［J］．內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2010，(1):20－21．

［2］張亞冰．教學(xué)檔案在高校教學(xué)中的地位、管理及作用［J］．遼寧師專學(xué)報(bào)，2003，(5):89－90．

［3］江燕，武紅橋．淺析高校教學(xué)檔案的特性及其管理［J］．湖北中醫(yī)藥大學(xué)學(xué)報(bào)，2011，(6):126－128．

2012－02－16

程丹(1979－)，女，內(nèi)蒙古牙克石人，館員。