檔案工作以人為本的思考

王建宇

(南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南通 226010)

檔案工作以人為本的思考

王建宇

(南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南通 226010)

以人為本是檔案部門貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的核心所在，是新時期檔案工作發(fā)展的必然趨勢，文章就檔案部門施行人本管理的意義和措施作了初步探討。

以人為本；檔案；管理

以人為本是科學(xué)發(fā)展觀的核心思想，是檔案部門貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。在檔案工作中施行人本管理，是現(xiàn)代檔案工作的新思維和新觀念，也是檔案管理今后發(fā)展的必然趨勢。

一、檔案部門施行人本管理的重要意義

1.施行人本管理是檔案部門貫徹執(zhí)行檔案新規(guī)則的內(nèi)在本質(zhì)要求

2006年國家檔案局以8號令的形式頒布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》,新《規(guī)定》 對機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限進(jìn)行了重新劃分，凡是涉及與人有關(guān)的文件材料其歸檔范圍及保管期限劃分均遵循了“從寬”原則，充分體現(xiàn)了新時期檔案鑒定工作以人為本、尊重維護(hù)公民權(quán)益的思想。2008年8月,教育部和國家檔案局以教育部27號令頒布實(shí)施了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，新的《辦法》第十五條明確提出將學(xué)生檔案從黨政管理類和教學(xué)類中單列出來組成獨(dú)立的一類，真正體現(xiàn)了高校以學(xué)生為本的人本精神，是人本理念在高校檔案工作中的具體表現(xiàn)。同年10月,國家檔案局局長楊冬權(quán)同志在檔案年會上提出的建立“兩個體系”的思想，即建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，建立方便人民群眾的檔案利用體系?！皟蓚€體系”的提出，充分體現(xiàn)了檔案工作的開展要以人民為中心、服務(wù)于民生的思想。這一系列檔案重要舉措的施行，是以人為本的科學(xué)觀在檔案領(lǐng)域的深化和落實(shí)，體現(xiàn)了堅(jiān)持以人為本已經(jīng)成為檔案部門落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的核心所在，是今后檔案部門開展工作的行動準(zhǔn)則和根本依據(jù)，并將成為今后檔案管理工作的發(fā)展方向。

2.施行人本管理是提高檔案管理水平的根本途徑

檔案工作的三要素是：檔案工作者、檔案和檔案利用者。其中作為主體的檔案工作者是最基本、最重要的因素，是聯(lián)系檔案實(shí)體與檔案利用者的橋梁和紐帶，他們既是檔案的最初生產(chǎn)者，又是檔案信息服務(wù)的最終提供者。因此，檔案工作者的業(yè)務(wù)水平、工作能力、文化素質(zhì)、創(chuàng)新意識、敬業(yè)精神等都會直接影響檔案管理的整體水平，最終決定了提供檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。檔案工作要提高、要創(chuàng)新，離不開人，必須依靠檔案工作者來實(shí)現(xiàn)。從根本上講，這就需要不斷提高檔案工作人員的理論知識和現(xiàn)代化管理水平，提升檔案人員的業(yè)務(wù)水平和實(shí)際工作能力，通過檔案人員自身素質(zhì)的提高來推動檔案管理水平不斷進(jìn)步。因此，堅(jiān)持以人為本，實(shí)行人本管理，是檔案工作求發(fā)展、謀創(chuàng)新的根本途徑。

3.施行人本管理是現(xiàn)代檔案部門實(shí)現(xiàn)價(jià)值的必要手段

檔案的最終目的是利用和服務(wù)，它是檔案工作的核心，也是檔案收集、整理、保管、鑒定工作的價(jià)值實(shí)現(xiàn)過程。檔案部門要實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值和社會價(jià)值，必須通過提供檔案利用服務(wù)的水平來體現(xiàn)。而過去檔案管理多重物輕人，只注重檔案的保管，而忽視了檔案的利用，很少考慮到利用者的需求和期待。隨著時代的發(fā)展、社會的進(jìn)步，檔案的主體不再是檔案資料而是檔案工作者和利用者，檔案工作應(yīng)該圍繞檔案利用者的需求來完善檔案信息資源建設(shè)，提供符合利用者需要、讓利用者滿意的服務(wù)，以獲得利用者的認(rèn)可和產(chǎn)生積極的社會活動影響；另一方面，檔案利用服務(wù)的最終實(shí)施離不開檔案工作人員，因此建立一支高素質(zhì)的檔案工作人員隊(duì)伍，為利用者提供高水平的檔案服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，進(jìn)一步提升檔案部門的社會形象，是檔案工作的重中之重。

二、檔案部門施行人本管理的措施

在檔案部門施行人本管理，就是將檔案工作者和檔案利用者放在首位，各項(xiàng)檔案管理活動都圍繞這兩類人的需求和發(fā)展來展開。筆者以為，可以從以下幾個方面著手：

1.堅(jiān)持以人為本的領(lǐng)導(dǎo)理念

檔案工作者所從事的是一項(xiàng)默默無聞、無私奉獻(xiàn)的工作，無論在大的社會環(huán)境中還是在小的單位環(huán)境中，總是處于似乎不太重要的位置，感覺上可有可無，在這種境況下，他們最需要的就是別人的肯定、支持和鼓勵。因此，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案工作者實(shí)行人性化管理：一是要注重尊重理解、關(guān)心愛護(hù)檔案工作者，并適時給予工作上的支持和肯定，充分調(diào)動檔案工作者的主動性和積極性，激發(fā)他們的創(chuàng)造性和能動性，使其成為工作的主體。二是建立完善合理的競爭機(jī)制、獎勵機(jī)制和分配機(jī)制，通過物質(zhì)、精神的獎勵和滿足，使檔案工作者充分認(rèn)識到只要努力工作、發(fā)揮才干貢獻(xiàn)力量，同樣能得到肯定和認(rèn)可，最終達(dá)到激勵其發(fā)揮聰明才智更好地為社會做貢獻(xiàn)的目的。三是要為檔案工作者創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，注重營造和諧的人際關(guān)系，使其能在友好合作、相互關(guān)懷的人文環(huán)境中工作和學(xué)習(xí)。

2.立足以人為本的育人理念

新時期檔案工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，要迎來新的發(fā)展、邁上新的臺階，必須加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)檔案工作者的全面發(fā)展：一是加強(qiáng)政治理論知識的學(xué)習(xí)，提高檔案工作者的政治理論水平和鑒別能力。檔案工作是一項(xiàng)黨性和政治性都很強(qiáng)的工作，檔案工作者一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個代表重要思想，認(rèn)真落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)定自己的政治立場，這樣才能在今后的工作中找準(zhǔn)方向，增強(qiáng)辨別是非的能力。二是加強(qiáng)檔案工作者的職業(yè)道德修養(yǎng)的培養(yǎng)，形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和認(rèn)真的工作作風(fēng)，樹立敬崗愛業(yè)、奮發(fā)進(jìn)取的職業(yè)道德和全心全意為人民服務(wù)的思想，積極推動檔案工作健康快速發(fā)展。三是加強(qiáng)檔案理論知識學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，提高檔案工作者的業(yè)務(wù)能力。多途徑、多形式加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)：支持檔案人員參加各類檔案業(yè)務(wù)進(jìn)修和培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案的新理論、新技術(shù)、新方法，以不斷增強(qiáng)檔案人員的理論知識和業(yè)務(wù)水平；鼓勵檔案人員積極參加檔案系統(tǒng)組織的工作交流、協(xié)作組活動，增進(jìn)同行間的溝通與交流，及時把握檔案工作新動態(tài)，將檔案工作的新經(jīng)驗(yàn)、新做法運(yùn)用到實(shí)際工作中，以不斷完善和改進(jìn)檔案工作；聘請檔案專家做講座，介紹檔案工作的先進(jìn)理論、經(jīng)驗(yàn)，并現(xiàn)場答疑解難，實(shí)地指導(dǎo)檔案工作等等。四是加強(qiáng)檔案現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，切實(shí)增強(qiáng)檔案工作者檔案信息化、現(xiàn)代化管理水平。在學(xué)習(xí)掌握了計(jì)算機(jī)基本操作技能基礎(chǔ)上，更要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、檔案管理軟件應(yīng)用知識和技能的學(xué)習(xí)，使檔案人員掌握運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案分類、歸檔、檢索以及提供網(wǎng)上查閱利用服務(wù)等。

3.樹立以人為本的服務(wù)理念

檔案部門要搞好檔案利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，提升社會形象，就必須樹立以利用者為本的理念，明確一切檔案工作都要圍繞著利用者而展開，利用者的需求是檔案一切工作的源頭，設(shè)身處地地為利用者著想，充分尊重利用者，盡最大可能地為利用者提供高效、優(yōu)質(zhì)、滿意的檔案信息服務(wù)。具體而言，一是要充實(shí)檔案資源體系，為檔案的利用提供物質(zhì)基礎(chǔ)。要充分考慮到人的因素，建立完善檔案收集體系，圍繞檔案利用者的需求，重新審定文件材料歸檔范圍和保管期限表，以國家檔案局8號令為依據(jù)，擴(kuò)大涉及個人權(quán)益材料的收集范圍并從寬延長保管期限,建立起覆蓋人民群眾的檔案資源體系，從而徹底改變以往檔案部門閉門造車、檔案收集面過窄的現(xiàn)象，使庫存檔案能最大程度地滿足檔案利用者的需求。二是變被動為主動，提供形式多樣的利用服務(wù)，為利用者查閱檔案提供便利。改變以往只可到檔案室查閱檔案的單一方式，根據(jù)利用者的不同需求，因地制宜地采取接待查詢、授權(quán)查詢、函件代辦、電話咨詢等多種方式提供檔案利用。三是轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，為利用者提供人性化服務(wù)。要把“以利用者為本”的服務(wù)理念根植于檔案人員的心中，真正做到“利用者第一、服務(wù)至上”。在服務(wù)工作中，檔案工作者要謙虛和氣、衣冠整潔、舉止得當(dāng)，把自己最亮麗陽光的一面和敬業(yè)精神呈現(xiàn)在利用者面前，讓利用者有賓至如歸的感覺。另一方面，在閱檔案室的布置也要人性化，如閱檔室中桌椅的規(guī)格和擺放要以適于利用者使用和感覺舒適為前提，還可以在閱檔室內(nèi)擺放一些盆景、花卉，營造出一種和諧、優(yōu)雅、整潔的環(huán)境，使利用者踏入閱檔室就有一種身心愉悅、溫馨舒適的感覺。

[1]董延延.如何在高校檔案部門貫徹“以人為本”[J].鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2009，（2）.

[2]陳少毅.以人為本 促進(jìn)高校檔案館管理與服務(wù)[J].檔案與建設(shè),2010，（ 3） .

[3]劉韓穎.堅(jiān)持以人為本思想指導(dǎo)檔案工作創(chuàng)新[J].蘭臺內(nèi)外,2008，（ 2） .

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1673-0046（ 2012）1-0069-02