淺談檔案管理存在的問題及對策

黑龍江 褚立平

淺談檔案管理存在的問題及對策

黑龍江 褚立平

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。檔案管理工作中存在著諸多問題，本文作者分析了這些問題并提出了相應(yīng)的對策。

檔案管理；問題；對策

現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

（三）檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

二、檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)

要注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

（二）健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（三）改進和完善檔案功能

使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

（四）采用信息化管理手段

信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

（五）做好檔案管理工作，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的

檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿點。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設(shè)。

（六）展立體、精設(shè)計，讓檔案展覽豐富活躍起來

為確保檔案展覽的成功,還需要全面考慮檔案展覽的整體設(shè)計。在內(nèi)容設(shè)計中，要做到照片、檔案、實物三者相結(jié)合；在形式設(shè)計上，要充分利用聲、光、電等多媒體手段，使觀眾既可以欣賞檔案原件，又可以觀看檔案錄像，還可以戴上耳機聆聽歷史錄音，條件允許的話，還可以應(yīng)用光電轉(zhuǎn)換的大型場景復(fù)原技術(shù)；在布展設(shè)計上，盡量做到史料分類陳列的整齊美觀，實物圖片排列的錯落有致，文字畫面裝飾的簡潔優(yōu)美，同時通過藝術(shù)處理使展覽內(nèi)容與展出環(huán)境實現(xiàn)和諧統(tǒng)一。

（七）加強檔案的保管和保護工作

檔案的保管和保護是檔案館的基礎(chǔ)工作，是檔案館的生存之本。檔案館要制定檔案保護計劃，對館藏檔案要進行全面清點和整理，對珍貴檔案要進行重點保護，要增加必要的檔案保護設(shè)施和設(shè)備，提供可靠環(huán)境，如有必要可委托專業(yè)公司修復(fù)技術(shù)含量高的檔案，確保修復(fù)質(zhì)量。要加快檔案數(shù)字化進程，以數(shù)字化檔案代替檔案原件提供利用，減少檔案原件的使用次數(shù)，對需要進行展出的破損檔案，一定要提前進行技術(shù)性修復(fù)。在運用檔案原件布展時，一定要從展廳照明、濕度和輔助材料等方面考慮檔案的安全和完整。

（作者單位：鶴崗衛(wèi)生學(xué)校）

（編輯 李艷華）