報(bào)社發(fā)行管理成本控制的方法和對(duì)策

□ 曾慶華

（嘉興日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)傳媒集團(tuán)，浙江 嘉興 314000）

報(bào)紙發(fā)行作為報(bào)社的主要對(duì)外載體，是報(bào)紙的生命線，其重要性愈來愈受業(yè)內(nèi)人士的高度關(guān)注。報(bào)紙發(fā)行特別是自辦發(fā)行要想在媒體競(jìng)爭(zhēng)中促進(jìn)報(bào)業(yè)經(jīng)濟(jì)的生存和發(fā)展，很關(guān)鍵的一點(diǎn)，就是科學(xué)地管理和控制報(bào)紙發(fā)行成本，創(chuàng)新報(bào)業(yè)發(fā)行理念，這是現(xiàn)階段報(bào)業(yè)集團(tuán)必需認(rèn)真思考和探討的實(shí)質(zhì)性問題。

涉及過報(bào)社發(fā)行財(cái)務(wù)工作的人員都知道，自辦發(fā)行的報(bào)社在管理上的難點(diǎn)是：訂閱發(fā)票的規(guī)范使用和報(bào)款的及時(shí)收繳。在發(fā)行運(yùn)營(yíng)成本控制上的問題是：管理成本高、用人成本高、勞動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)高，特別是近幾年發(fā)行用工成本增長(zhǎng)速度加快，更加導(dǎo)致問題的突出。因此，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和內(nèi)部控制指導(dǎo)規(guī)范，結(jié)合本報(bào)社發(fā)行經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況，找到適合發(fā)行業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求的方法和對(duì)策，顯得尤為重要。下面是嘉興日?qǐng)?bào)社財(cái)務(wù)發(fā)行人員在日常管理中，在發(fā)行管理和成本控制方面一些粗淺的方法和對(duì)策，作些交流與探討。

重視發(fā)票和報(bào)款的管理，確保發(fā)行指標(biāo)的完成

根據(jù)報(bào)社實(shí)際情況，在報(bào)紙大征訂的實(shí)務(wù)工作中，訂報(bào)款項(xiàng)是否及時(shí)足額存入報(bào)社銀行賬戶，是報(bào)社對(duì)發(fā)行經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)考核的主要指標(biāo)，也是報(bào)社核支發(fā)行經(jīng)費(fèi)、進(jìn)行考核獎(jiǎng)勵(lì)的重要依據(jù)，更是財(cái)務(wù)部門關(guān)注的重點(diǎn)。為確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)所有訂報(bào)均收款，開出發(fā)票報(bào)款沒有流失，報(bào)社財(cái)務(wù)部門對(duì)發(fā)行發(fā)票領(lǐng)用到報(bào)款到位要有全面的考核方法和對(duì)策。

嚴(yán)格的發(fā)票領(lǐng)用繳銷制度。發(fā)票領(lǐng)用實(shí)行交舊換新制度，嚴(yán)格控制空白發(fā)票領(lǐng)用數(shù)量，并在大征訂開始前對(duì)各站財(cái)務(wù)和統(tǒng)計(jì)人員在規(guī)范操作方面做好培訓(xùn)指導(dǎo)工作，要求預(yù)防工作從小細(xì)節(jié)上做起。年度收訂結(jié)束后對(duì)所有發(fā)票審核后收回，破訂所需發(fā)票重新領(lǐng)用，一次只印刷一年的使用量，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。每年由財(cái)務(wù)部組織專業(yè)人員在下一年大征訂啟動(dòng)前，對(duì)各發(fā)行站開出的發(fā)票進(jìn)行審核，保證開出報(bào)款與到位報(bào)款的一致性和開具發(fā)票的規(guī)范性。

連帶處罰杜絕發(fā)票違規(guī)。報(bào)紙訂閱發(fā)票的管理一直是報(bào)社發(fā)行和財(cái)務(wù)管理的一大難點(diǎn)，一旦出現(xiàn)丟失、被盜、拆本和不規(guī)范操作現(xiàn)象，不僅有損報(bào)社形象造成損失，而且降低稅務(wù)部門對(duì)報(bào)社的信任度，特別在近幾年在電腦票取代手工開票的敏感期，對(duì)僅存的具名訂報(bào)手工發(fā)票更要規(guī)范操作。嘉興日?qǐng)?bào)社除嚴(yán)格的規(guī)定外，2009年開始發(fā)票遺失不問原因，一律每本加倍扣罰10000元，并在兌現(xiàn)發(fā)行考核獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)直接扣除。但考慮此處罰對(duì)于大多數(shù)發(fā)行員是筆不可能的支出，而發(fā)票規(guī)范更需要層層把關(guān)，所以處罰比例是：發(fā)行部領(lǐng)導(dǎo)40%，站領(lǐng)導(dǎo)或直接管理責(zé)任人50%，基層發(fā)行員10%。如是協(xié)作單位遺失的在協(xié)作費(fèi)用中扣除。此連帶處罰實(shí)行三年來，嘉興日?qǐng)?bào)社基本上已杜絕訂報(bào)發(fā)票丟失、拆本等不規(guī)范問題。

把激勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制引入報(bào)款考核。報(bào)款專戶管理，報(bào)款收入賬戶在各發(fā)行站當(dāng)?shù)刂皇詹桓?，?bào)款只能通過報(bào)社財(cái)務(wù)部的指令劃入報(bào)社的賬戶，這是浙江省各家地市報(bào)都在實(shí)行的保全措施。但只有把激勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制運(yùn)用到報(bào)款及時(shí)到位、足額收繳的考核中，才能保證報(bào)款考核的順利實(shí)行。嘉興日?qǐng)?bào)社在發(fā)行目標(biāo)任務(wù)責(zé)任書中明確規(guī)定報(bào)款到位時(shí)間與發(fā)行人員獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤。報(bào)款必須嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)訂預(yù)收制度，上一年的12月31日前本年報(bào)款回收不得低于考核報(bào)款的90%，應(yīng)收?qǐng)?bào)款余額于報(bào)紙當(dāng)年的3月31日前足額收訖。如期完成，分二次按同等比例兌現(xiàn)包含在發(fā)行費(fèi)率內(nèi)的2%獎(jiǎng)勵(lì)，缺額部分作扣罰處理不予追補(bǔ)。開出發(fā)票報(bào)款和到位報(bào)款與發(fā)行經(jīng)費(fèi)劃撥掛鉤，其缺額部分查明原因后在發(fā)行經(jīng)費(fèi)中扣除。在年底根據(jù)發(fā)行部門的月統(tǒng)計(jì)訂報(bào)數(shù)、發(fā)行數(shù)結(jié)算報(bào)款，據(jù)核實(shí)報(bào)款列支發(fā)行經(jīng)費(fèi)，費(fèi)率一經(jīng)確定不允突破，因突發(fā)事件產(chǎn)生大額費(fèi)用經(jīng)黨委同意分期進(jìn)入發(fā)行成本。

發(fā)行經(jīng)費(fèi)合理使用，創(chuàng)收經(jīng)營(yíng)準(zhǔn)確定位

由于報(bào)紙自辦發(fā)行起步晚，對(duì)投遞員工資政策、獎(jiǎng)勵(lì)政策、促銷政策等大項(xiàng)費(fèi)用上，多數(shù)報(bào)社依據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)缺乏全面系統(tǒng)的發(fā)行成本管理方法。近年發(fā)行成本費(fèi)用的不斷攀升，特別是為穩(wěn)定發(fā)行隊(duì)伍增加的投遞成本，為擴(kuò)大發(fā)行增加的征訂成本，成為急需破解的難題。但報(bào)業(yè)集團(tuán)所給予的發(fā)行費(fèi)率又須控制在一定水平，如何在控制發(fā)行成本的同時(shí)保證報(bào)紙的發(fā)行質(zhì)量，嘉興日?qǐng)?bào)社采用的政策是：發(fā)行費(fèi)率確定前慎重測(cè)算，確定后不輕易突破；合理的獎(jiǎng)勵(lì)政策和市場(chǎng)份額，鼓勵(lì)創(chuàng)收彌補(bǔ)發(fā)行經(jīng)費(fèi)。發(fā)行公司采取的對(duì)策是：發(fā)行經(jīng)費(fèi)控制使用，發(fā)行資源充分利用，創(chuàng)利模式靈活多樣。

加強(qiáng)成本預(yù)算管理，發(fā)行經(jīng)費(fèi)計(jì)劃使用。管理和控制發(fā)行經(jīng)費(fèi)，是當(dāng)代發(fā)行人必須面對(duì)的重要課題，將每一項(xiàng)發(fā)行費(fèi)用的組成和使用范圍具體化，使每一個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)月的可使用經(jīng)費(fèi)都有額可限，是控制發(fā)行成本的有效方法。把每年、每月可使用的發(fā)行經(jīng)費(fèi)有計(jì)劃的量化預(yù)算，是一種重要的管理工具。發(fā)行成本預(yù)算主要依據(jù)報(bào)業(yè)集團(tuán)發(fā)行政策實(shí)施的發(fā)行費(fèi)用預(yù)算，使有限的發(fā)行經(jīng)費(fèi)用得其所，用得合理。報(bào)社財(cái)務(wù)以預(yù)算管理作為發(fā)行經(jīng)費(fèi)事前控制的抓手，年初通過編制“發(fā)行經(jīng)費(fèi)月標(biāo)準(zhǔn)使用額”，給各發(fā)行站負(fù)責(zé)人予以預(yù)警，超過月定額10%當(dāng)月暫停報(bào)銷。預(yù)算的目的是促進(jìn)發(fā)行人員面向未來，促進(jìn)發(fā)展，有助于增強(qiáng)預(yù)見性，避免盲目性，尋找挖掘潛力、降本增效的途徑。

建立內(nèi)部控制制度，發(fā)行經(jīng)費(fèi)量入而出。根據(jù)報(bào)紙經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，制定各項(xiàng)費(fèi)用的控制方法。對(duì)階段性較強(qiáng)，漏洞較多的開支項(xiàng)目，要有針對(duì)性地控制措施。例如：各發(fā)行站站長(zhǎng)和工作人員交通費(fèi)和通訊費(fèi)分段實(shí)行考核，大征訂期與平時(shí)月份各有使用標(biāo)準(zhǔn)，超額自負(fù)。強(qiáng)調(diào)開支項(xiàng)目明確性，是利用有限資金保證發(fā)行任務(wù)順利完成的重要手段，例如：征訂發(fā)行經(jīng)費(fèi)與日常發(fā)行經(jīng)費(fèi)劃分明確，在日常發(fā)行經(jīng)費(fèi)的管理上，要分清開支項(xiàng)目的界線，防止無關(guān)費(fèi)用擠兌發(fā)行人員開支，確保發(fā)行人員待遇以保證報(bào)紙的發(fā)行質(zhì)量。這是發(fā)行財(cái)務(wù)管理中的關(guān)鍵步驟，如措施落實(shí)不到位，就很難發(fā)揮作用。因此，還必須對(duì)制度的執(zhí)行情況定期進(jìn)行考核，杜絕超額超支現(xiàn)象，按照“嚴(yán)守定額、實(shí)用實(shí)支”的原則進(jìn)行管理。對(duì)缺乏統(tǒng)一模式的基層發(fā)行站，本社規(guī)定管理人員原則上不超過3名(包括發(fā)行站站長(zhǎng))，其他工作（人事、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)等后勤）由相關(guān)部門兼做，這樣既能控制成本又能把握方向。

準(zhǔn)確定位創(chuàng)收模式，經(jīng)營(yíng)機(jī)制靈活多樣。每個(gè)行業(yè)都有自己的運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)，既有優(yōu)勢(shì)也存在不足，發(fā)行公司只有遵循市場(chǎng)發(fā)展的規(guī)律，充分利用報(bào)社的發(fā)行資源，規(guī)范使用報(bào)社給予的政策和市場(chǎng)份額，才能使發(fā)行經(jīng)營(yíng)由報(bào)社的耗利部門逐步向創(chuàng)利部門轉(zhuǎn)型。2007年，嘉興日?qǐng)?bào)社成立國(guó)有全資發(fā)行公司，在保證主體業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的情況下，大力的拓展副業(yè)彌補(bǔ)發(fā)行經(jīng)費(fèi)的不足，提高發(fā)行員的待遇。把發(fā)行員聘用關(guān)系從報(bào)社轉(zhuǎn)入發(fā)行公司，從而大大減輕了報(bào)社在發(fā)行用人上的成本和勞動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。在發(fā)行公司設(shè)立財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，將創(chuàng)收核算業(yè)務(wù)下放一級(jí)，讓他們安心發(fā)行創(chuàng)收業(yè)務(wù)的拓展，報(bào)社通過設(shè)置發(fā)行財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行全過程監(jiān)控，從而達(dá)到管而不死、活而不亂，細(xì)而不繁的財(cái)務(wù)管理氛圍。公司設(shè)立了一個(gè)專門拓展創(chuàng)收業(yè)務(wù)的品牌部門，除了傳統(tǒng)的外報(bào)刊投遞、夾報(bào)廣告業(yè)務(wù)外，努力開拓大型商場(chǎng)商品宣傳投遞、電子閱報(bào)欄廣告業(yè)務(wù)，使三年來的創(chuàng)收產(chǎn)值每年以25%-32%的幅度快速增長(zhǎng)，更為今年投遞員大幅度增資，改善福利待遇提供了保障。

提高發(fā)行人員待遇，重視投遞員隊(duì)伍的穩(wěn)定

當(dāng)前，報(bào)社發(fā)行正處于外部社會(huì)環(huán)境調(diào)整和內(nèi)部人員動(dòng)蕩的轉(zhuǎn)型期。就外部環(huán)境而言，勞動(dòng)用工成本快速攀升；就內(nèi)部環(huán)境而言，發(fā)行人員知識(shí)結(jié)構(gòu)偏低、年齡結(jié)構(gòu)老化，而待遇意識(shí)增強(qiáng)?？梢哉f，發(fā)行管理人員從來沒有像今天這樣肩負(fù)越來越多的使命，也從來沒有像今天這樣面臨越來越復(fù)雜的變化環(huán)境。從現(xiàn)實(shí)情況看，本省每年最低工資的一次次提高，使處在最低收入邊緣的發(fā)行人員的維權(quán)意識(shí)增強(qiáng)，要留住發(fā)行人才，穩(wěn)定發(fā)行隊(duì)伍，提高發(fā)行人員待遇是報(bào)社發(fā)行工作的當(dāng)務(wù)之急。

重視發(fā)行投遞隊(duì)伍的穩(wěn)定，保證收入穩(wěn)步增長(zhǎng)。發(fā)行員從事報(bào)紙發(fā)行工作，歸根結(jié)底還是為獲得與其付出勞動(dòng)基本對(duì)等的報(bào)酬，待遇太低就吸引不來業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的發(fā)行員，也就保證不了發(fā)行隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。面對(duì)發(fā)行人員待遇低的現(xiàn)狀，嘉興日?qǐng)?bào)社財(cái)務(wù)與發(fā)行相關(guān)人員積極探索可行的薪酬改革方案，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，根據(jù)發(fā)行員的投送范圍、投送份數(shù)、完成征訂任務(wù)情況以及新增訂戶數(shù)量等方面的業(yè)績(jī)，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和補(bǔ)貼。俗話說，“手上沒米，叫雞也不靈”，影響投遞隊(duì)伍穩(wěn)定的問題要加以解決，中心問題還是待遇留人。為了保證發(fā)行人員的收入每年穩(wěn)步增長(zhǎng)，嘉興日?qǐng)?bào)社在發(fā)行目標(biāo)任務(wù)責(zé)任書上就明確規(guī)定，各發(fā)行站用于一線工作人員的工資、獎(jiǎng)金、福利(含各種養(yǎng)老及社會(huì)保險(xiǎn))支出不得低于投遞費(fèi)用的85%，并作為考核發(fā)行責(zé)任人的主要指標(biāo)之一。有了資金的保障，有了好的制度，對(duì)于敬業(yè)精神佳的發(fā)行員，才能有明確的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制；對(duì)于發(fā)行投遞工作年限長(zhǎng)的發(fā)行員，才能實(shí)行社齡補(bǔ)貼制。

改善發(fā)行人員福利待遇，解決其后顧之憂。嘉興日?qǐng)?bào)社2002年就開始關(guān)注基層發(fā)行員養(yǎng)老等福利待遇，到2006年已為符合條件的所有發(fā)行員辦理了勞動(dòng)法規(guī)定的養(yǎng)老保險(xiǎn)及人身意外傷害保險(xiǎn)，2009年-2010年又為發(fā)行員辦理了醫(yī)療保險(xiǎn)，2010年對(duì)在報(bào)社工作10年以上的發(fā)行員退休后醫(yī)保金的交納也作出了相應(yīng)的承諾。此舉為發(fā)行員起到了老有所養(yǎng)，病有所醫(yī)的保障作用，在一定程度上解決了他們的后顧之憂。為改善發(fā)行員工作條件，報(bào)社還為一線投遞人員配備了電動(dòng)車、雨衣及工作裝，每年給予一定金額的電瓶補(bǔ)貼，盡可能提高發(fā)行人員福利待遇。

發(fā)行在報(bào)業(yè)三大傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)主體中，在管理體制、經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)上相對(duì)薄弱，在人才配置上相對(duì)匱乏是不爭(zhēng)的事實(shí)。報(bào)社發(fā)行在新形勢(shì)下只能加強(qiáng)，不能削弱；只能做大不能做小，只有通過控制發(fā)行過程的成本費(fèi)用，充分利用現(xiàn)有的發(fā)行資源拓展創(chuàng)利業(yè)務(wù)，才能為報(bào)社爭(zhēng)取更大的盈利空間，報(bào)紙發(fā)行領(lǐng)域才能成為報(bào)業(yè)經(jīng)營(yíng)下一個(gè)新的戰(zhàn)略經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。