報社發(fā)行管理成本控制的方法和對策

□ 曾慶華

（嘉興日報報業(yè)傳媒集團，浙江 嘉興 314000）

報紙發(fā)行作為報社的主要對外載體，是報紙的生命線，其重要性愈來愈受業(yè)內(nèi)人士的高度關注。報紙發(fā)行特別是自辦發(fā)行要想在媒體競爭中促進報業(yè)經(jīng)濟的生存和發(fā)展，很關鍵的一點，就是科學地管理和控制報紙發(fā)行成本，創(chuàng)新報業(yè)發(fā)行理念，這是現(xiàn)階段報業(yè)集團必需認真思考和探討的實質(zhì)性問題。

涉及過報社發(fā)行財務工作的人員都知道，自辦發(fā)行的報社在管理上的難點是：訂閱發(fā)票的規(guī)范使用和報款的及時收繳。在發(fā)行運營成本控制上的問題是：管理成本高、用人成本高、勞動風險高，特別是近幾年發(fā)行用工成本增長速度加快，更加導致問題的突出。因此，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和內(nèi)部控制指導規(guī)范，結合本報社發(fā)行經(jīng)營的實際情況，找到適合發(fā)行業(yè)務特點和管理要求的方法和對策，顯得尤為重要。下面是嘉興日報社財務發(fā)行人員在日常管理中，在發(fā)行管理和成本控制方面一些粗淺的方法和對策，作些交流與探討。

重視發(fā)票和報款的管理，確保發(fā)行指標的完成

根據(jù)報社實際情況，在報紙大征訂的實務工作中，訂報款項是否及時足額存入報社銀行賬戶，是報社對發(fā)行經(jīng)營業(yè)績考核的主要指標，也是報社核支發(fā)行經(jīng)費、進行考核獎勵的重要依據(jù)，更是財務部門關注的重點。為確保在規(guī)定時間內(nèi)所有訂報均收款，開出發(fā)票報款沒有流失，報社財務部門對發(fā)行發(fā)票領用到報款到位要有全面的考核方法和對策。

嚴格的發(fā)票領用繳銷制度。發(fā)票領用實行交舊換新制度，嚴格控制空白發(fā)票領用數(shù)量，并在大征訂開始前對各站財務和統(tǒng)計人員在規(guī)范操作方面做好培訓指導工作，要求預防工作從小細節(jié)上做起。年度收訂結束后對所有發(fā)票審核后收回，破訂所需發(fā)票重新領用，一次只印刷一年的使用量，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。每年由財務部組織專業(yè)人員在下一年大征訂啟動前，對各發(fā)行站開出的發(fā)票進行審核，保證開出報款與到位報款的一致性和開具發(fā)票的規(guī)范性。

連帶處罰杜絕發(fā)票違規(guī)。報紙訂閱發(fā)票的管理一直是報社發(fā)行和財務管理的一大難點，一旦出現(xiàn)丟失、被盜、拆本和不規(guī)范操作現(xiàn)象，不僅有損報社形象造成損失，而且降低稅務部門對報社的信任度，特別在近幾年在電腦票取代手工開票的敏感期，對僅存的具名訂報手工發(fā)票更要規(guī)范操作。嘉興日報社除嚴格的規(guī)定外，2009年開始發(fā)票遺失不問原因，一律每本加倍扣罰10000元，并在兌現(xiàn)發(fā)行考核獎勵時直接扣除。但考慮此處罰對于大多數(shù)發(fā)行員是筆不可能的支出，而發(fā)票規(guī)范更需要層層把關，所以處罰比例是：發(fā)行部領導40%，站領導或直接管理責任人50%，基層發(fā)行員10%。如是協(xié)作單位遺失的在協(xié)作費用中扣除。此連帶處罰實行三年來，嘉興日報社基本上已杜絕訂報發(fā)票丟失、拆本等不規(guī)范問題。

把激勵機制和約束機制引入報款考核。報款專戶管理，報款收入賬戶在各發(fā)行站當?shù)刂皇詹桓?，報款只能通過報社財務部的指令劃入報社的賬戶，這是浙江省各家地市報都在實行的保全措施。但只有把激勵機制和約束機制運用到報款及時到位、足額收繳的考核中，才能保證報款考核的順利實行。嘉興日報社在發(fā)行目標任務責任書中明確規(guī)定報款到位時間與發(fā)行人員獎勵掛鉤。報款必須嚴格執(zhí)行預訂預收制度，上一年的12月31日前本年報款回收不得低于考核報款的90%，應收報款余額于報紙當年的3月31日前足額收訖。如期完成，分二次按同等比例兌現(xiàn)包含在發(fā)行費率內(nèi)的2%獎勵，缺額部分作扣罰處理不予追補。開出發(fā)票報款和到位報款與發(fā)行經(jīng)費劃撥掛鉤，其缺額部分查明原因后在發(fā)行經(jīng)費中扣除。在年底根據(jù)發(fā)行部門的月統(tǒng)計訂報數(shù)、發(fā)行數(shù)結算報款，據(jù)核實報款列支發(fā)行經(jīng)費，費率一經(jīng)確定不允突破，因突發(fā)事件產(chǎn)生大額費用經(jīng)黨委同意分期進入發(fā)行成本。

發(fā)行經(jīng)費合理使用，創(chuàng)收經(jīng)營準確定位

由于報紙自辦發(fā)行起步晚，對投遞員工資政策、獎勵政策、促銷政策等大項費用上，多數(shù)報社依據(jù)歷史經(jīng)驗缺乏全面系統(tǒng)的發(fā)行成本管理方法。近年發(fā)行成本費用的不斷攀升，特別是為穩(wěn)定發(fā)行隊伍增加的投遞成本，為擴大發(fā)行增加的征訂成本，成為急需破解的難題。但報業(yè)集團所給予的發(fā)行費率又須控制在一定水平，如何在控制發(fā)行成本的同時保證報紙的發(fā)行質(zhì)量，嘉興日報社采用的政策是：發(fā)行費率確定前慎重測算，確定后不輕易突破；合理的獎勵政策和市場份額，鼓勵創(chuàng)收彌補發(fā)行經(jīng)費。發(fā)行公司采取的對策是：發(fā)行經(jīng)費控制使用，發(fā)行資源充分利用，創(chuàng)利模式靈活多樣。

加強成本預算管理，發(fā)行經(jīng)費計劃使用。管理和控制發(fā)行經(jīng)費，是當代發(fā)行人必須面對的重要課題，將每一項發(fā)行費用的組成和使用范圍具體化，使每一個環(huán)節(jié)，每個月的可使用經(jīng)費都有額可限，是控制發(fā)行成本的有效方法。把每年、每月可使用的發(fā)行經(jīng)費有計劃的量化預算，是一種重要的管理工具。發(fā)行成本預算主要依據(jù)報業(yè)集團發(fā)行政策實施的發(fā)行費用預算，使有限的發(fā)行經(jīng)費用得其所，用得合理。報社財務以預算管理作為發(fā)行經(jīng)費事前控制的抓手，年初通過編制“發(fā)行經(jīng)費月標準使用額”，給各發(fā)行站負責人予以預警，超過月定額10%當月暫停報銷。預算的目的是促進發(fā)行人員面向未來，促進發(fā)展，有助于增強預見性，避免盲目性，尋找挖掘潛力、降本增效的途徑。

建立內(nèi)部控制制度，發(fā)行經(jīng)費量入而出。根據(jù)報紙經(jīng)營業(yè)務的特點，制定各項費用的控制方法。對階段性較強，漏洞較多的開支項目，要有針對性地控制措施。例如：各發(fā)行站站長和工作人員交通費和通訊費分段實行考核，大征訂期與平時月份各有使用標準，超額自負。強調(diào)開支項目明確性，是利用有限資金保證發(fā)行任務順利完成的重要手段，例如：征訂發(fā)行經(jīng)費與日常發(fā)行經(jīng)費劃分明確，在日常發(fā)行經(jīng)費的管理上，要分清開支項目的界線，防止無關費用擠兌發(fā)行人員開支，確保發(fā)行人員待遇以保證報紙的發(fā)行質(zhì)量。這是發(fā)行財務管理中的關鍵步驟，如措施落實不到位，就很難發(fā)揮作用。因此，還必須對制度的執(zhí)行情況定期進行考核，杜絕超額超支現(xiàn)象，按照“嚴守定額、實用實支”的原則進行管理。對缺乏統(tǒng)一模式的基層發(fā)行站，本社規(guī)定管理人員原則上不超過3名(包括發(fā)行站站長)，其他工作（人事、統(tǒng)計、財務等后勤）由相關部門兼做，這樣既能控制成本又能把握方向。

準確定位創(chuàng)收模式，經(jīng)營機制靈活多樣。每個行業(yè)都有自己的運營特點，既有優(yōu)勢也存在不足，發(fā)行公司只有遵循市場發(fā)展的規(guī)律，充分利用報社的發(fā)行資源，規(guī)范使用報社給予的政策和市場份額，才能使發(fā)行經(jīng)營由報社的耗利部門逐步向創(chuàng)利部門轉(zhuǎn)型。2007年，嘉興日報社成立國有全資發(fā)行公司，在保證主體業(yè)務正常運轉(zhuǎn)的情況下，大力的拓展副業(yè)彌補發(fā)行經(jīng)費的不足，提高發(fā)行員的待遇。把發(fā)行員聘用關系從報社轉(zhuǎn)入發(fā)行公司，從而大大減輕了報社在發(fā)行用人上的成本和勞動風險。在發(fā)行公司設立財務機構，將創(chuàng)收核算業(yè)務下放一級，讓他們安心發(fā)行創(chuàng)收業(yè)務的拓展，報社通過設置發(fā)行財務總監(jiān)進行全過程監(jiān)控，從而達到管而不死、活而不亂，細而不繁的財務管理氛圍。公司設立了一個專門拓展創(chuàng)收業(yè)務的品牌部門，除了傳統(tǒng)的外報刊投遞、夾報廣告業(yè)務外，努力開拓大型商場商品宣傳投遞、電子閱報欄廣告業(yè)務，使三年來的創(chuàng)收產(chǎn)值每年以25%-32%的幅度快速增長，更為今年投遞員大幅度增資，改善福利待遇提供了保障。

提高發(fā)行人員待遇，重視投遞員隊伍的穩(wěn)定

當前，報社發(fā)行正處于外部社會環(huán)境調(diào)整和內(nèi)部人員動蕩的轉(zhuǎn)型期。就外部環(huán)境而言，勞動用工成本快速攀升；就內(nèi)部環(huán)境而言，發(fā)行人員知識結構偏低、年齡結構老化，而待遇意識增強?？梢哉f，發(fā)行管理人員從來沒有像今天這樣肩負越來越多的使命，也從來沒有像今天這樣面臨越來越復雜的變化環(huán)境。從現(xiàn)實情況看，本省每年最低工資的一次次提高，使處在最低收入邊緣的發(fā)行人員的維權意識增強，要留住發(fā)行人才，穩(wěn)定發(fā)行隊伍，提高發(fā)行人員待遇是報社發(fā)行工作的當務之急。

重視發(fā)行投遞隊伍的穩(wěn)定，保證收入穩(wěn)步增長。發(fā)行員從事報紙發(fā)行工作，歸根結底還是為獲得與其付出勞動基本對等的報酬，待遇太低就吸引不來業(yè)務能力強的發(fā)行員，也就保證不了發(fā)行隊伍的相對穩(wěn)定。面對發(fā)行人員待遇低的現(xiàn)狀，嘉興日報社財務與發(fā)行相關人員積極探索可行的薪酬改革方案，建立相應的獎勵制度，根據(jù)發(fā)行員的投送范圍、投送份數(shù)、完成征訂任務情況以及新增訂戶數(shù)量等方面的業(yè)績，給予相應的獎勵和補貼。俗話說，“手上沒米，叫雞也不靈”，影響投遞隊伍穩(wěn)定的問題要加以解決，中心問題還是待遇留人。為了保證發(fā)行人員的收入每年穩(wěn)步增長，嘉興日報社在發(fā)行目標任務責任書上就明確規(guī)定，各發(fā)行站用于一線工作人員的工資、獎金、福利(含各種養(yǎng)老及社會保險)支出不得低于投遞費用的85%，并作為考核發(fā)行責任人的主要指標之一。有了資金的保障，有了好的制度，對于敬業(yè)精神佳的發(fā)行員，才能有明確的獎勵機制；對于發(fā)行投遞工作年限長的發(fā)行員，才能實行社齡補貼制。

改善發(fā)行人員福利待遇，解決其后顧之憂。嘉興日報社2002年就開始關注基層發(fā)行員養(yǎng)老等福利待遇，到2006年已為符合條件的所有發(fā)行員辦理了勞動法規(guī)定的養(yǎng)老保險及人身意外傷害保險，2009年-2010年又為發(fā)行員辦理了醫(yī)療保險，2010年對在報社工作10年以上的發(fā)行員退休后醫(yī)保金的交納也作出了相應的承諾。此舉為發(fā)行員起到了老有所養(yǎng)，病有所醫(yī)的保障作用，在一定程度上解決了他們的后顧之憂。為改善發(fā)行員工作條件，報社還為一線投遞人員配備了電動車、雨衣及工作裝，每年給予一定金額的電瓶補貼，盡可能提高發(fā)行人員福利待遇。

發(fā)行在報業(yè)三大傳統(tǒng)經(jīng)營主體中，在管理體制、經(jīng)濟基礎上相對薄弱，在人才配置上相對匱乏是不爭的事實。報社發(fā)行在新形勢下只能加強，不能削弱；只能做大不能做小，只有通過控制發(fā)行過程的成本費用，充分利用現(xiàn)有的發(fā)行資源拓展創(chuàng)利業(yè)務，才能為報社爭取更大的盈利空間，報紙發(fā)行領域才能成為報業(yè)經(jīng)營下一個新的戰(zhàn)略經(jīng)濟增長點。