電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)核算方法

史恩靜

(河北交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河北 石家莊 050091)

會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化的重要組成部分，也是會(huì)計(jì)改革的重要內(nèi)容。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是由若干個(gè)信息子系統(tǒng)(會(huì)計(jì)軟件模塊)組成，這些子系統(tǒng)包括:賬務(wù)處理模塊、報(bào)表核算模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、材料核算模塊、往來賬核算模塊、銷售核算模塊等。會(huì)計(jì)電算化就是在會(huì)計(jì)工作中以電子計(jì)算機(jī)代替手工方式對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，并部分代替人工對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行整理、加工、分析、預(yù)測(cè)以至決策。它是以計(jì)算機(jī)為核心，融系統(tǒng)論、會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)為一體的一門學(xué)科。電算會(huì)計(jì)方法是建立在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算方法的基礎(chǔ)上的，是它的發(fā)展和提高，在電算化環(huán)境下，還需要解決很多新的問題。所有這些，都需要認(rèn)真地研究和總結(jié)，以便熟練地把握電算化會(huì)計(jì)核算的方法。

一、會(huì)計(jì)電算化賬套的建立

會(huì)計(jì)核算電算化是會(huì)計(jì)電算化的第一個(gè)階段，賬務(wù)處理軟件建賬是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設(shè)置。在建賬之前，會(huì)計(jì)科目還沒有設(shè)立，各科目的余額和發(fā)生額也無法輸入，所以建賬是賬務(wù)處理軟件正式使用之前必經(jīng)的首要步驟。在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，一般采用通用會(huì)計(jì)軟件來建立自己的系統(tǒng)。應(yīng)用會(huì)計(jì)核算軟件開展會(huì)計(jì)核算工作，首先就是要在系統(tǒng)中建立當(dāng)前會(huì)計(jì)主體獨(dú)立使用的一套核算數(shù)據(jù)，并明確有關(guān)事項(xiàng)以適應(yīng)當(dāng)前會(huì)計(jì)主體的核算要求。系統(tǒng)軟件的初始化是賬務(wù)處理軟件使用中一次性的工作，系統(tǒng)初始化過程中設(shè)定的會(huì)計(jì)科目代碼結(jié)構(gòu)及一些參數(shù)在結(jié)束建賬后將無法修改，系統(tǒng)初始化的質(zhì)量直接影響賬務(wù)軟件的質(zhì)量以及工作的效率，因此，系統(tǒng)軟件的初始化設(shè)置非常重要。實(shí)際工作中，有不少會(huì)計(jì)軟件用戶因?yàn)槌跏蓟牟磺‘?dāng)，從而影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量。

建立賬套，一般至少要明確下列事項(xiàng):(1)單位代碼:方便計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理，以區(qū)別不同的賬套;(2)賬套名稱:一般為核算單位名稱;(3)會(huì)計(jì)主管:電算化系統(tǒng)主管的姓名，以便進(jìn)行全面的操作授權(quán);(4)啟始會(huì)計(jì)期間:在電算化系統(tǒng)中進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的開始期間;(5)具體核算方法或計(jì)算方法的選用:固定資產(chǎn)折舊方法、存貨成本計(jì)價(jià)方法、會(huì)計(jì)憑證分類方法等;(6)選擇所屬行業(yè)以預(yù)置會(huì)計(jì)科目;(7)科目代碼:會(huì)計(jì)科目編碼，是會(huì)計(jì)核算軟件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理的基礎(chǔ)。由于計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)主要是依據(jù)會(huì)計(jì)科目代碼對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分類核算與管理的，因此，會(huì)計(jì)科目代碼是系統(tǒng)中最為重要的，當(dāng)科目分級(jí)確認(rèn)后，不允許改動(dòng)。以上在電算化系統(tǒng)中稱之為賬套參數(shù)。建立賬套完成后，就具備了在電算化系統(tǒng)中開展會(huì)計(jì)核算的物質(zhì)基礎(chǔ)。

二、會(huì)計(jì)電算化的系統(tǒng)設(shè)置

建立賬套完成以后，要做好核算前的準(zhǔn)備工作。

(一)整理會(huì)計(jì)科目。賬戶是會(huì)計(jì)科目在核算中的具體形式。正式使用賬務(wù)系統(tǒng)前必須對(duì)手工會(huì)計(jì)科目作一次調(diào)整，并為每一個(gè)科目編一個(gè)編碼，使之適合于計(jì)算機(jī)處理。用戶在準(zhǔn)備科目編碼時(shí)應(yīng)充分估計(jì)科目的擴(kuò)充，考慮科目分多少級(jí)，每級(jí)科目代碼的長度。在賬務(wù)處理之前會(huì)計(jì)科目及代碼是允許修改刪除的，已經(jīng)進(jìn)入賬務(wù)處理的，只有科目的余額或發(fā)生額為零時(shí)，才能修改刪除。

(二)輸入初始余額。是指將原來已經(jīng)存在于手工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到電算化系統(tǒng)中來，輸入初始余額后要進(jìn)行試算平衡，初始余額平衡后，正式啟用賬套。

(三)設(shè)置憑證類型。凡是在憑證輸入中所涉及到的憑證類別，都應(yīng)在此處定義相應(yīng)的憑證類型代碼。必須在輸入憑證前將有關(guān)的憑證類型代碼設(shè)置完畢。

三、憑證輸入、審核、登記賬簿

憑證輸入和登記賬簿這樣的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算方法仍然是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的核心。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)形式上的主要差別是在手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中有嚴(yán)格區(qū)分的總賬、明細(xì)賬、日記賬并有特定固定格式的憑證和賬冊(cè)，在電算化會(huì)計(jì)下憑證、賬簿是以數(shù)據(jù)庫文件的形式保存，數(shù)據(jù)庫可以設(shè)置一個(gè)或者多個(gè)，當(dāng)需要輸出憑證和賬簿時(shí)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)從數(shù)據(jù)庫中依次按相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行挑選，形成憑證和賬簿。這就決定了“填制憑證”與“登記賬簿”這些方法的直接對(duì)象有著明顯的區(qū)別。(1)會(huì)計(jì)分錄中的會(huì)計(jì)科目必須在設(shè)置的會(huì)計(jì)科目表中已經(jīng)存在，借貸方金額必須相等才能保存，事先要確定借方或貸方必有或必?zé)o科目、非法對(duì)應(yīng)科目等。(2)會(huì)計(jì)電算化下為避免填制憑證出現(xiàn)差錯(cuò)，在操作功能上分為“填制”、“修改”、“刪除”等步驟，以進(jìn)行正確性控制。(3)憑證填好后同樣需要審核，此功能通常由非憑證輸入人員完成以起到牽制作用。(4)登記賬簿:手工條件下，記賬指明細(xì)賬、日記賬、總賬由不同人員按照不同的科目，分別在不同的賬冊(cè)上加以記錄。這種重復(fù)而繁瑣的抄抄寫寫造成會(huì)計(jì)工作周期長，速度慢，效率低。電算化后，記賬僅是一個(gè)數(shù)據(jù)處理過程，記賬過程由計(jì)算機(jī)在短時(shí)間里自動(dòng)完成，無需人工干預(yù)，記賬只是憑證數(shù)據(jù)的確認(rèn)過程，而不是抄寫或復(fù)制過程。通過記賬這一數(shù)據(jù)處理步驟，使被審核過的記賬憑證成為正式會(huì)計(jì)檔案，記賬后的憑證不得修改，記賬的同時(shí)，對(duì)科目的發(fā)生額進(jìn)行匯總，更新科目余額、發(fā)生額。(5)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄:是由系統(tǒng)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證的方法，對(duì)于常用的記賬憑證以及在憑證輸入時(shí)某些頻繁出現(xiàn)的記賬憑證如每月計(jì)提固定資產(chǎn)折舊費(fèi)、按月上交稅金、按月發(fā)放工資、月底結(jié)轉(zhuǎn)管理費(fèi)用到本年利潤賬戶等，憑證的摘要、借貸方科目金額的來源或計(jì)算方法，預(yù)先存入微機(jī)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)調(diào)入，免去操作的煩瑣。“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”一旦完成定義，即可在不同會(huì)計(jì)期間重復(fù)使用，大大提高了系統(tǒng)的效率。

四、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)報(bào)表編制

會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)軟件中通常都預(yù)置了通用會(huì)計(jì)報(bào)表。在會(huì)計(jì)核算軟件中，編制會(huì)計(jì)報(bào)表分為兩個(gè)步驟。第一步是設(shè)計(jì)階段，有兩方面的設(shè)計(jì)任務(wù)，一是會(huì)計(jì)報(bào)表格式設(shè)計(jì)，報(bào)表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。二是數(shù)據(jù)來源定義。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項(xiàng)目，另一類是變動(dòng)的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式，數(shù)據(jù)從賬簿、其他報(bào)表中取得，隨賬簿中的數(shù)據(jù)變化而變化。取數(shù)公式的格式在不同的會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品中各不相同，必須參考會(huì)計(jì)軟件所屬的用戶操作手冊(cè)。第二步是使用階段，在一定會(huì)計(jì)期間，可自動(dòng)從系統(tǒng)中取數(shù)值生成當(dāng)期會(huì)計(jì)報(bào)表。設(shè)計(jì)完成的會(huì)計(jì)報(bào)表可以重復(fù)使用。電算化下會(huì)計(jì)報(bào)表的生成快速準(zhǔn)確，同時(shí)還可以進(jìn)行正確性檢驗(yàn)和審核。會(huì)計(jì)報(bào)表之間隨時(shí)可以橫向或縱向的匯總或比較分析。除通用會(huì)計(jì)報(bào)表外，單位需要的其他報(bào)表，用戶自已根據(jù)需要完成設(shè)置。

會(huì)計(jì)電算化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)核算方法，出現(xiàn)了很多新的內(nèi)容和要求，值得我們?cè)趯?shí)踐中不斷總結(jié)，在理論上進(jìn)行深入研究，從而更有力地指導(dǎo)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐。