檔案信息資源的開發(fā)與利用研究

文丨樸鳳花

在知識經(jīng)濟(jì)的新形勢下，檔案信息資源的開發(fā)與利用，是能用社會各方面服好務(wù)的關(guān)鍵所在，在工作中，應(yīng)當(dāng)把檔案信息資源的開發(fā)與利用，作為我們檔案室做好檔案工作的中心任務(wù)和指導(dǎo)思想。那么，今天我們來探討一下檔案信息資源開發(fā)利用的方法、措施和發(fā)展趨勢。

從檔案信息資源的內(nèi)涵，研究檔案檔案信息資源的開發(fā)利用

所謂檔案資源的開發(fā)利用，是指根據(jù)一定的原則和要求，將檔案信息資源中的各種使用價值予以揭示，并通過各種科學(xué)有效的方法，使之直接服務(wù)于社會各項活動或工作，滿足人們的各種利用需要。開發(fā)檔案信息資源的內(nèi)涵是十分廣泛的，它應(yīng)包括檔案信息的整理、管理水平，提供利用的方式、方法、手段，主動服務(wù)的形式，檔案管理現(xiàn)代化程度以及檔案信息在現(xiàn)實中所創(chuàng)造的價值等諸方面。從檔案信息資源的內(nèi)涵可以看出，開發(fā)利用檔案信息資源是一個系統(tǒng)工程，應(yīng)以開發(fā)檔案信息資源做為主線帶動檔案工作的整體發(fā)展。任何一個系統(tǒng)，都是寓于比它更大的系統(tǒng)中，檔案信息資源開發(fā)利用是檔案工作系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，二者是相互聯(lián)系相互制約的。檔案信息資源開發(fā)利用首先要獲取檔案這一物質(zhì)，并占有豐富的檔案信息量，經(jīng)過科學(xué)的加工和處理，才能完成檔案信息資源開發(fā)利用這一環(huán)節(jié)，而檔案工作只有通過檔案信息資源開發(fā)利用這一主渠道，才能充分發(fā)揮檔案的作用和價值。檔案信息資源開發(fā)利用工作不僅是整個檔案工作中最富有活力的重要環(huán)節(jié)，而且是形成該系統(tǒng)良性循環(huán)、不斷提高其管理水平和效益的重要保證。因此，研究檔案信息資源開發(fā)利用不應(yīng)單個進(jìn)行研究，應(yīng)從系統(tǒng)整體上出發(fā)進(jìn)行研究。

從檔案信息資源的特點，研究檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案信息不僅具有信息的一般共性，而且還具有特殊的個性。它的主要特點是：本源性、回溯性、憑證性、積累性、內(nèi)向性和社會性。信息按其性質(zhì)可分為原始信息和經(jīng)過處理的信息。檔案信息屬于原始信息，是各部門對某一活動的最初的數(shù)字、文字和圖像等的直接記載，所以本源性是檔案信息最主要的特點，本源性信息是加工信息的基礎(chǔ)，任何信息資源都起源于原始信息，因而檔案信息在社會信息系統(tǒng)中居于特有的地位和作用。信息按其時間特征可分為回溯性信息和預(yù)測性信息。檔案屬于記錄和反映已經(jīng)發(fā)生的活動、事物及其過程，即用來追溯以往的信息。通過它可以利用前人的勞動進(jìn)行創(chuàng)新，也能為現(xiàn)實的研究、決策和預(yù)測提供基礎(chǔ)。憑證性是這種信息具有證據(jù)作用。檔案是原始材料，是反映機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、個人活動的真實歷史記錄，能起到別的信息所起不到的憑證作用。檔案一般是以文件的形式陸續(xù)形成的，而又以文件組合體的形式持久地存在和運動的，所以它的聯(lián)系性較為突出。這種聯(lián)系一是指同一類信息可以在不同的檔案全宗里發(fā)現(xiàn)，因為許多立檔單位常常是從不同的職責(zé)出發(fā)辦一件事情，因此反映同一問題，有的決策、有的執(zhí)行；有的從某個側(cè)面反映某項工作，這是表現(xiàn)在空間方面的。二是指同一事的在時間上有聯(lián)系，這種聯(lián)系有短有長，形成的文件有多有少，有時需要查找百年以上的記錄，這是表現(xiàn)在時間方面的。此外，還有這一事物同那一事物的聯(lián)系，既表現(xiàn)在內(nèi)容方面的和表現(xiàn)在信息的形式方面的。與聯(lián)系性特點相關(guān)，檔案信息還具有積累性的特點，檔案信息體系的形成和發(fā)展，往往具有連續(xù)不斷以至定向積累的特點。其表現(xiàn)是立檔單位的檔案整體，是在連續(xù)性的活動中長期積累形成的，而且只要某一檔案形成單位存在，其擁有的檔案成份總要有規(guī)律地得到補充。檔案信息互相聯(lián)系和積累的特點，要求信息提供的全面性，才能便于研究和利用。檔案信息的內(nèi)向性特點是指有些材料在一定時間里僅限于規(guī)定的控制范圍內(nèi)使用。但從總體來說，檔案是社會性的信息記錄，內(nèi)容無所不包，是各行各業(yè)人們進(jìn)行社會活動的產(chǎn)物，又用于社會實踐之中。從上述特點來看，檔案信息資源開發(fā)利用不是智力上改造檔案中的事實，也不是機械地提供事實，而是在考慮來源聯(lián)系與機構(gòu)聯(lián)系情況下獲得映象。是要在廣義上和多種意義上認(rèn)識檔案可能具有的無限用途。開發(fā)檔案信息資源應(yīng)從廣度和深度上開，突破案卷或文件標(biāo)題所反映的內(nèi)容，充分挖掘全部有使用價值的信息。

如何開發(fā)利用檔案信息資源

開發(fā)與利用有著密不可分的聯(lián)系，開發(fā)是利用的前提，為利用提供信息基礎(chǔ)，開發(fā)也離不開利用，達(dá)到開發(fā)目的和提高開發(fā)水平都要通過利用才能得以實現(xiàn)。那么，檔案部門如何適應(yīng)社會利用規(guī)律，有效地開發(fā)利用檔案信息資源呢？

1.首先是加速思想觀念的更新。必須樹立以下二個基本觀念：一是服務(wù)觀

檔案管理體制要牢固樹立為社會各項事業(yè)服務(wù)的觀念。要克服“關(guān)起門來辦檔案”的傾向，以服務(wù)社會為己任。二是開放觀念。過去，檔案工作“保”的觀念強，“開”的觀念弱，處于封閉半封閉狀態(tài)。我們一定要充分開放檔案，合理利用檔案。只有牢固樹立服務(wù)觀念和開放觀念，并付諸行動，開發(fā)檔案信息資源才能與社會利用規(guī)律相適應(yīng)。

2.加強檔案信息資源開發(fā)的計劃部署和組織協(xié)調(diào)。檔案信息資源開發(fā)要適應(yīng)社會利用規(guī)律，必須加強計劃性，合理部署。檔案的逐步開發(fā)，全社會性利用的出現(xiàn)，要根據(jù)各個時期社會利用的情況，研究制訂出開發(fā)的計劃，然后進(jìn)行部署。開發(fā)工作自然就有條有理了。

社會利用有時要打破地域界限，這就要求進(jìn)行越地域開發(fā)利用的組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌規(guī)劃，運用現(xiàn)代通訊技術(shù)實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，把散布在各地、各部門的獨立的計算機系統(tǒng)和終端相互連接起來，形成檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案信息與信息化大流通接軌，這是綜合開發(fā)利用檔案信息資源的有效方式。

3.加強社會利用的動態(tài)分析，增強開發(fā)的應(yīng)變能力。社會利用是很活躍的事物，在社會利用循著基本規(guī)律發(fā)展的時候，也可能出現(xiàn)局部變化，檔案工作者必須經(jīng)常研究和分析社會利用的動態(tài)，提高應(yīng)變能力，使開發(fā)工作基本保持與社會利用需求相統(tǒng)一。例如，社會編史修志的興起，社會中心活動的開展，利用檔案將打破往常狀態(tài)，出現(xiàn)利用高峰期或旺勢，檔案部門如能及早地掌握和預(yù)測到這個動態(tài)，就會采取主動措施來加強開發(fā)工作。否則，對社會利用的“超?！鼻闆r反映不敏感，應(yīng)變不及時，將使開發(fā)工作陷入被動，適應(yīng)不了社會利用需要。

4.加強檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)，增強開發(fā)后續(xù)能力。目前，檔案信息資源開發(fā)與社會利用還存在著許多矛盾，檔案室內(nèi)的信息儲存與傳遞手段，滿足不了社會對檔案利用日益增長的要求。解決這個矛盾應(yīng)加強檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)，包括擴大信息存貯，完善傳遞手段等，提高開發(fā)能力。擴大信息存貯，不應(yīng)只在數(shù)量上擴大容量，而應(yīng)在信息內(nèi)容上擴大來源、種類。完善檢索工具，積極應(yīng)用計算機技術(shù)，縮微技術(shù)，達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地開發(fā)利用檔案信息的要求。

5.加強人才培養(yǎng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的技能。提高技能、發(fā)揮才能、增強功能，是檔案資源信息化的一個主題。人的素質(zhì)是開發(fā)利用檔案資源的決定性因素，因此應(yīng)加強人才的培養(yǎng)，使從事檔案信息資源開發(fā)的工作人員既要有管理檔案的知識，又要有相關(guān)學(xué)科的知識，特別是要掌握現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的功能，使檔案信息資源開發(fā)利用工作跟上時代的步伐。