淺議高校學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

高紅梅 煙臺(tái)工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生處學(xué)籍檔案管理科，山東 煙臺(tái) 264006

淺議高校學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

高紅梅 煙臺(tái)工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生處學(xué)籍檔案管理科，山東 煙臺(tái) 264006

學(xué)籍檔案管理是高校檔案管理的一個(gè)重要組成部分,高校學(xué)籍檔案管理人員作為學(xué)籍檔案管理工作的主體和執(zhí)行者，素質(zhì)的高低直接影響到學(xué)籍檔案管理能否正常進(jìn)行。新時(shí)期實(shí)行高校學(xué)籍電子注冊(cè)制度后將學(xué)籍檔案管理與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)提出了新要求。要適應(yīng)新形勢(shì)，強(qiáng)化高校學(xué)籍檔案管理，必須提高高校學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。

學(xué)籍檔案；管理人員；素質(zhì)

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程學(xué)習(xí)成績(jī)、思想表現(xiàn)、綜合評(píng)價(jià)等諸方面發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記錄和反映，是作為學(xué)校和各級(jí)教育行政部門(mén)查詢、檢查、審核畢業(yè)資格的依據(jù)，是高校檔案管理的重要組成部分。高校學(xué)籍檔案管理人員作為學(xué)籍檔案管理工作的主體和執(zhí)行者，素質(zhì)和管理能力的高低、工作效率的快慢、工作質(zhì)量的好壞等都直接影響到學(xué)籍檔案管理能否正常進(jìn)行。因此，在以高等教育大眾化、新的頒布與實(shí)施以及信息數(shù)字化為標(biāo)志，高校的學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)入一個(gè)嶄新時(shí)期的今天，只有提高高校學(xué)籍檔案管理人員的管理理念、素質(zhì)和管理水平，才能強(qiáng)化高校學(xué)籍檔案管理。

1 提高學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)的前提是不斷學(xué)習(xí)

1.1 學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和有關(guān)的政策法規(guī), 增強(qiáng)檔案意識(shí), 真正從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。有了良好的檔案意識(shí), 才能在具體的學(xué)籍檔案管理工作中對(duì)其資料數(shù)據(jù)做出敏捷地反應(yīng),并及時(shí)地加以收集、整理、保管。有了熟悉條文、理解實(shí)質(zhì)為基本要求的學(xué)籍檔案管理，才能對(duì)學(xué)籍政策不理解、學(xué)籍手續(xù)辦理不明白等問(wèn)題的詢問(wèn)按照國(guó)家有關(guān)政策法規(guī),詳細(xì)而準(zhǔn)確地告知。所以，只有不斷學(xué)習(xí)、不斷汲取，才能更新理念、更新手段；才知道“該做什么、該怎樣做”，避免了在工作中的盲目性。

1.2 學(xué)籍檔案管理信息化發(fā)展要求學(xué)籍檔案管理人員必須通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)，通過(guò)采集在校學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息,實(shí)現(xiàn)從新生入學(xué)注冊(cè)、學(xué)籍變動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)處分、畢業(yè)審核、證書(shū)發(fā)放等方面的網(wǎng)絡(luò)化管理。因此，管理理念、手段的更新，需要高校要有計(jì)劃地對(duì)學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行學(xué)籍檔案管理專業(yè)知識(shí)、系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，盡量創(chuàng)造機(jī)會(huì)讓他們參加更多的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)；組織他們多參加學(xué)術(shù)經(jīng)驗(yàn)交流，定期到兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，開(kāi)闊眼界，取長(zhǎng)補(bǔ)短，有利于學(xué)籍檔案管理“復(fù)合型”人才素質(zhì)的培養(yǎng)。

2 學(xué)籍檔案管理人員通過(guò)“嚴(yán)、早、細(xì)、準(zhǔn)”，實(shí)現(xiàn)更新管理理念及管理手段

2.1 遵守一個(gè)“嚴(yán)”字

嚴(yán)格學(xué)籍檔案管理電子注冊(cè)手續(xù)。高等學(xué)籍檔案管理工作具有很強(qiáng)的政策性、規(guī)范性，要加強(qiáng)“高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書(shū)政策告知”的宣傳，不論是學(xué)生學(xué)籍的取得、畢業(yè)證的取得，還是學(xué)籍的異動(dòng)、喪失，學(xué)籍檔案管理人員要以教育部下發(fā)的《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊(cè)暫行辦法》、《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)年電子注冊(cè)的通知》和《高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》及《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》等為依據(jù)，嚴(yán)格進(jìn)行新生學(xué)籍電子注冊(cè)、學(xué)年電子注冊(cè)與學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)等管理，杜絕違規(guī)操作。

嚴(yán)格學(xué)籍檔案管理證明手續(xù)。從學(xué)籍檔案管理部門(mén)出具的證明都代表了學(xué)校，具有相應(yīng)的效力，學(xué)籍檔案管理人員要有較強(qiáng)的法律意識(shí)，具備過(guò)硬的思想政治素質(zhì)，做到依法治檔，維護(hù)檔案安全；要有良好的服務(wù)意識(shí)，具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。在出具相應(yīng)證明時(shí)，一定要謹(jǐn)慎，嚴(yán)格核查，規(guī)范處理，確保真實(shí)可信，既維護(hù)學(xué)生的利益，也維護(hù)學(xué)校的利益。

嚴(yán)格學(xué)籍檔案管理檔案查詢手續(xù)。長(zhǎng)期以來(lái),學(xué)籍檔案管理查詢手續(xù)制度是由各高校根據(jù)相關(guān)法規(guī)制定執(zhí)行的,近幾年出現(xiàn)了直接查詢、委托他人辦理或電話、傳真、電子郵件等多種途徑的查檔方式,為維護(hù)學(xué)籍檔案管理的嚴(yán)肅性,確保個(gè)人隱私,我們依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)國(guó)家教育委員會(huì)令(第六號(hào)令)》等有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本院實(shí)際及工作要求制定有關(guān)的利用規(guī)定，明確查檔手續(xù)。

2.2 做到一個(gè)“早”字

對(duì)于每年一些有規(guī)律地常規(guī)性工作，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該知道“什么時(shí)間該做什么”，不要等到通知來(lái)了，再倉(cāng)促進(jìn)行，容易忙中出錯(cuò)，要做到早著手、早準(zhǔn)備、爭(zhēng)取主動(dòng)。我院每年畢業(yè)生部分工作需在學(xué)生畢業(yè)考試離校前進(jìn)行，如：高等學(xué)校畢業(yè)生登記表按慣例應(yīng)在畢業(yè)生離校實(shí)習(xí)后正式畢業(yè)前填寫(xiě)，可因?yàn)椴糠謱W(xué)生實(shí)習(xí)單位偏遠(yuǎn)、出差等諸多不利因素造成了學(xué)生不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成畢業(yè)生登記表填寫(xiě)，影響了歸檔。針對(duì)這一實(shí)際情況，我們做到在學(xué)生離校實(shí)習(xí)前及早發(fā)放，并及時(shí)回收、審核、蓋章、歸檔，保證了畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作。在每年畢業(yè)生圖像信息采集工作的同時(shí)，發(fā)放統(tǒng)一畢業(yè)生信息確認(rèn)表，由學(xué)生本人核對(duì)相關(guān)信息，確認(rèn)后簽字。畢業(yè)生信息確認(rèn)表的提前發(fā)放核對(duì)，有利于做好畢業(yè)生信息表的匯總反饋，根據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題的學(xué)生信息提早準(zhǔn)備相關(guān)材料并予以及時(shí)解決，確保了畢業(yè)審核的報(bào)盤(pán)工作。

2.3 把握一個(gè)“細(xì)”字

學(xué)籍檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)和電子檔案管理保護(hù)工作的影響在具體的工作中,甚至可以說(shuō)將直接決定檔案管理的好壞。有很多學(xué)籍檔案管理人員因缺乏良好的檔案意識(shí)和態(tài)度,疏于對(duì)檔案的保管,最終造成了不可挽回的后果。所以為了避免類似情況的發(fā)生,需要樹(shù)立正確的工作理念,明白檔案保管工作的重要性，在工作時(shí)培養(yǎng)耐心細(xì)心的工作習(xí)慣；需要充分了解電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同特點(diǎn)，根據(jù)載體壽命、環(huán)境、備份、利用等方面要求的不同，細(xì)致地加以區(qū)別對(duì)待；需要嚴(yán)格歸檔時(shí)間和方式，定期檢查檔案的完好性,在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)解決或者上報(bào)有關(guān)部門(mén)解決處理，這樣才能做好檔案管理與保護(hù)的工作。

隨著“以人為本”理念在學(xué)籍檔案管理中的貫徹,學(xué)籍變動(dòng)的條件呈現(xiàn)了寬松趨勢(shì),學(xué)籍的變動(dòng)也變得具體、細(xì)致而又繁瑣。高校學(xué)籍檔案管理人員需要運(yùn)用學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)對(duì)新生學(xué)籍電子注冊(cè)、在校生學(xué)籍學(xué)年電子注冊(cè)管理、畢業(yè)生電子圖像管理、畢業(yè)信息審核等進(jìn)行全方面、科學(xué)化的學(xué)籍學(xué)歷管理工作，這進(jìn)一步要求學(xué)籍檔案管理人員要細(xì)致、一絲不茍地對(duì)待電子注冊(cè)數(shù)據(jù)，不能有絲毫的差錯(cuò)和疏漏。如果因一個(gè)小小的疏忽造成學(xué)生注冊(cè)信息錯(cuò)誤或漏失，將會(huì)影響學(xué)生的學(xué)籍電子注冊(cè)與學(xué)歷電子注冊(cè)，影響學(xué)籍檔案管理的進(jìn)與出，給學(xué)生的切身利益帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

2.4 力求一個(gè)“準(zhǔn)”字

隨著高等教育的改革發(fā)展，加強(qiáng)和完善高校的學(xué)籍檔案管理也是高校的頭等大事。在實(shí)行學(xué)籍電子注冊(cè)制度以前，學(xué)籍檔案管理工作大部分是以手工操作進(jìn)行，如：在校生學(xué)籍檔案管理、畢業(yè)生畢業(yè)資格審核、畢業(yè)證書(shū)的填寫(xiě)以及各類數(shù)據(jù)的上報(bào)等，材料繁多、數(shù)據(jù)混亂而導(dǎo)致工作量大、管理難度大，出錯(cuò)率高，同時(shí)也耗費(fèi)了大量的精力、時(shí)間。實(shí)行電子注冊(cè)制度后，學(xué)籍檔案管理要求各部分、各時(shí)期的工作必須毫無(wú)差錯(cuò)，促進(jìn)了規(guī)范、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母咝W(xué)籍檔案管理工作。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理方法的運(yùn)用代替了原來(lái)許多需要手工操作的數(shù)據(jù)收集、整理、分析、統(tǒng)計(jì)工作，減輕了工作負(fù)擔(dān)，減少了不必要的差錯(cuò)，大大提高了工作效率，確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

由于電子注冊(cè)數(shù)據(jù)不只是對(duì)學(xué)生數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，它的每個(gè)數(shù)據(jù)都必須與學(xué)生的身份信息相吻合，否則畢業(yè)學(xué)生的學(xué)歷將得不到社會(huì)的承認(rèn)，會(huì)出現(xiàn)影響到就業(yè)、深造等一系列問(wèn)題。所以，本院抓好對(duì)入學(xué)新生嚴(yán)格身份復(fù)查，信息核對(duì)，確保了新生信息的準(zhǔn)確可靠，新生學(xué)籍電子注冊(cè)的準(zhǔn)確無(wú)誤，從源頭上保證了學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)的順利進(jìn)行，切實(shí)維護(hù)了學(xué)生的合法權(quán)益。

綜上所述，實(shí)行高校學(xué)籍電子注冊(cè)制度后，將學(xué)籍檔案管理與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，為高校學(xué)籍檔案管理工作開(kāi)辟了新的途徑，提供了新的管理手段。隨著制度及技術(shù)上的逐步完善，學(xué)籍檔案管理工作所體現(xiàn)的重要性也就越來(lái)越明顯。因此，學(xué)籍檔案管理人員有必要對(duì)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行重新審視, 掌握學(xué)籍檔案工作的開(kāi)展規(guī)律, 以服務(wù)為宗旨,以創(chuàng)新為主題,學(xué)會(huì)研究，積極探索適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的學(xué)籍檔案管理之路，使學(xué)籍檔案管理真正做到規(guī)范化、科學(xué)化；有必要樹(shù)立科學(xué)化的學(xué)籍檔案管理意識(shí), 增強(qiáng)管理育人意識(shí)，不斷更新管理理念,更新管理手段,充分發(fā)揮其對(duì)教育教學(xué)的服務(wù)作用和政策導(dǎo)向作用，使學(xué)籍檔案管理工作呈現(xiàn)出一種全新的管理模式。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.06.065

高紅梅（1969-），女，山東煙臺(tái)人，本科，館員，研究方向?yàn)閷W(xué)籍檔案管理。