中學(xué)實物檔案存在問題的原因分析及對策

謝清秀

福州格致中學(xué)鼓山校區(qū)辦公室，福州 350014

中學(xué)實物檔案存在問題的原因分析及對策

謝清秀

福州格致中學(xué)鼓山校區(qū)辦公室，福州 350014

文章指出，中學(xué)實物檔案工作目前處在一個“名不正，言不順”的尷尬境地，即無名、無序、無作為等。進(jìn)而從中學(xué)檔案管理意識淡薄、可用資源稀缺以及實物檔案本身的特殊性等方面，分析造成中學(xué)實物檔案工作不易開展的原因，并從上級主管部門、中學(xué)本身和檔案工作者三個層面，就“現(xiàn)階段中學(xué)實物檔案工作如何擺脫尷尬境地”這一問題提出見解。

中學(xué)；實物檔案；尷尬境地；對策

學(xué)校實物檔案，主要指在學(xué)校的教育教學(xué)、行政管理及校際交往等過程中形成的對學(xué)校發(fā)展有重大意義和保存價值的獎狀、獎杯、錦旗、廢舊印章、名人字畫、禮品、徽章等物品[1]。它是學(xué)校教育教學(xué)管理活動的真實記載，是每個學(xué)校發(fā)展歷史和獨(dú)特文化的反映，具有強(qiáng)大的文化教育功能。近年來，我國許多高校已明確了實物檔案這一概念，并將其作為檔案工作的重要組成部分。而中學(xué)則由于檔案工作總體相對滯后，目前基本上沒有實物檔案這一概念。所以，在一所中學(xué)里，實物檔案有可能隨處可見。它們有些被當(dāng)作招牌等懸掛、擺放在顯眼位置；有些被作為校史材料保存在陳列室或校史館中；更有許多散存在學(xué)校各處室的角落甚至丟失。那么，這些尚未被“正名”的中學(xué)實物檔案正面臨怎樣的尷尬，又將何去何從呢？

1 中學(xué)實物檔案的尷尬境地

中學(xué)在其教育教學(xué)、行政管理，及校際交往等過程中形成了許多諸如獎狀、獎杯、錦旗、廢舊印章等的物品，它們對學(xué)校發(fā)展具有重大意義，具有極大的保存價值。然而，它們目前在中學(xué)基本上還處在一個“身份不明”的階段，面臨著各種各樣的尷尬，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 中學(xué)尚未有“實物檔案”的概念

實際上，檔案理論界對于實物檔案到底是不是檔案，還存在各種各樣的爭議，各項檔案法律法規(guī)也沒有明確這一概念。所以在現(xiàn)階段，中學(xué)檔案工作的對象不包括實物檔案也在情理之中，但這恰恰是中學(xué)實物檔案所面臨的最大尷尬。

1.2 存放雜亂無章

目前，中學(xué)普遍對實物檔案不夠重視，沒有進(jìn)行系統(tǒng)的收集、整理和保管。它們一般以雜亂無章的方式散存在校園的各個角落，如會議室、陳列室（校史館）、各處室的墻壁、角落或其它醒目的位置上，或懸掛、或張貼、或擺放。它們被當(dāng)成門面，用于展現(xiàn)學(xué)校所取得的成就，彰顯實力。而在一些校領(lǐng)導(dǎo)或處室主任的辦公桌上，往往可以看到各式各樣精美的擺件，上面印著“XX學(xué)校XX周年校慶紀(jì)念”或“XX中學(xué)贈”等字樣，我們稱之為“紀(jì)念品”或“禮品”。這些在校際交流中所得的象征兩校友好關(guān)系的物品，顯然被當(dāng)成了裝飾物。

1.3 破損、缺失不可控

由于得不到重視，中學(xué)實物檔案存在許多被隨意占用或銷毀的現(xiàn)象，而且隨著學(xué)校的發(fā)展壯大，實物檔案越來越多，一些年代較為久遠(yuǎn)的或者是分量較輕的獎牌、獎杯、獎狀等逃不開被擱置甚至丟棄的命運(yùn)。那些隨處堆放的牌匾等往往還在無人照料的惡劣環(huán)境中生蟲發(fā)霉或出現(xiàn)字體脫落的現(xiàn)象。即使是那些被作為校史資料保存在學(xué)校陳列室（校史館）中的實物檔案，也僅僅是經(jīng)過挑選后被簡單地集中到一起，并沒有利用檔案管理的手段進(jìn)行系統(tǒng)的收集、整理、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計等，同樣容易發(fā)生霉變、蟲蛀、褪色、破損、丟失等現(xiàn)象。

此外，還有一些特殊情況導(dǎo)致中學(xué)實物檔案不可避免地缺失。例如我校于2008年更換過一次公章，失效的印章對學(xué)校的發(fā)展具有重大的紀(jì)念意義，屬于本校實物檔案范疇，但在更換過程中卻因為種種原因被上級機(jī)關(guān)或其它部門收走，無跡可尋。

2 中學(xué)實物檔案處于尷尬境地的原因

中學(xué)實物檔案的尷尬，莫過于身份不明或者說缺少一個響亮的名號。先秦孔子在《論語·子路》中提出“名不正，則言不順；言不順，則事不成?！彼J(rèn)為，任何事物要走上軌道，井然有序，必然要先“正名”，把身份固定下來了，說話才能起作用。而中學(xué)實物檔案最大的尷尬，正是“名不正”，即尚未有“實物檔案”這一概念。也就是說，中學(xué)所保存的獎狀、獎杯、錦旗、廢舊印章、名人字畫、禮品、徽章等物品，身份沒有固定。這樣一來，基于實物檔案的一系列工作便無法開展起來，而這些實物也不得不面臨被當(dāng)作“門面”或“裝飾物”的尷尬。同時，中學(xué)檔案工作總體相對滯后，實物檔案工作的開展困難重重，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 中學(xué)檔案意識普遍淡薄

一直以來，中小學(xué)奉行“教學(xué)質(zhì)量是學(xué)校的第一生命線”的理念，其工作重心是教學(xué)，檔案意識極其淡薄。無論校領(lǐng)導(dǎo)或是一線教師，他們對檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、意義、工作范圍等都缺乏認(rèn)知，不僅認(rèn)識不到檔案工作對學(xué)校發(fā)展的重大意義，甚至認(rèn)為檔案工作是可有可無的！而且上級教育主管部門基本上從未將中學(xué)檔案工作作為單獨(dú)的項目進(jìn)行評估驗收，學(xué)校方面自然忽視了這一塊工作，造成中學(xué)檔案工作空有其名的尷尬局面。

2.2 中學(xué)檔案工作的可用資源稀缺

硬件方面：中學(xué)檔案室一般依附于其它科室，其現(xiàn)代化建設(shè)程度幾乎為零，即計算機(jī)、多媒體、縮微等科技產(chǎn)品，在中學(xué)檔案室里難覓身影[2]。軟件方面：大多數(shù)中學(xué)并未配備專業(yè)的檔案管理人員，檔案工作一般由他人兼職，他們的主要精力用于其它日常事務(wù)性工作，對文書檔案已無暇顧及，毋論實物檔案了。即使在配備有專業(yè)檔案人員的中學(xué)，由于檔案室一般依附于其它科室，檔案工作者往往被指派許多日常行政事務(wù)，已然無法全面做好傳統(tǒng)意義上的檔案工作，對實物檔案也只能有心無力了。

2.3 實物檔案本身的特殊性決定了這項工作在中學(xué)不易開展起來

首先，實物檔案在形成上具有偶然性、分散性等特點；其次，實物檔案在載體形態(tài)（材質(zhì)、大小、形狀）上的不規(guī)則性[3]，必然對其保存條件如庫房大小、裝具規(guī)格等有特殊的要求。這對一個中學(xué)來說，在人力、物力、財力和技術(shù)支持的實現(xiàn)上都是非常困難的。

3 中學(xué)實物檔案擺脫尷尬境地的對策

實物檔案，是歷史最直觀、最生動、最形象的再現(xiàn)，比起其它形式的檔案材料，實物檔案更能引起人們的共鳴，起到激勵、教化的作用。保存實物檔案，可以使我們繼承和發(fā)揚(yáng)優(yōu)良傳統(tǒng)，增強(qiáng)自豪感與自信心。因此，對中學(xué)實物檔案進(jìn)行有效的管理和合理的開發(fā)利用是非常必要的。當(dāng)務(wù)之急，就是要擺脫中學(xué)實物檔案現(xiàn)有的尷尬，筆者認(rèn)為可以從以下幾個方面著手：

3.1 上級主管部門加強(qiáng)督導(dǎo)

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，要做好學(xué)校檔案工作必須依靠行政力量的推行。所以，檔案主管部門與教育主管部門應(yīng)提高實物檔案意識，將中學(xué)實物檔案管理工作提上日程，并積極開展對中學(xué)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化細(xì)則，定期對中學(xué)檔案工作進(jìn)行評估驗收，促使學(xué)校方面進(jìn)一步重視檔案工作。同時應(yīng)多開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，引領(lǐng)檔案工作新理念、新方法，促進(jìn)中學(xué)實物檔案工作早日走上軌道。

3.2 學(xué)校要定制度、設(shè)專員

中學(xué)應(yīng)充分認(rèn)識到實物檔案對學(xué)校工作及發(fā)展的重大意義，摒棄“檔案無用論”，進(jìn)一步建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。把實物檔案納入工作范疇，制定管理辦法，明確其性質(zhì)、意義及歸檔范圍，使中學(xué)實物案工作有據(jù)可依。另一方面設(shè)置專職檔案工作人員，建立實物檔案保管場所，敦促學(xué)校各職能部門積極配合實物檔案工作。同時為檔案工作人員提升業(yè)務(wù)技能提供有利條件，如鼓勵他們參加檔案主管部門舉辦的檔案繼續(xù)教育及其它各項檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，促使中學(xué)實物檔案工作順利進(jìn)行并可持續(xù)發(fā)展。

3.3 檔案工作者主動作為

誠然，在中學(xué)檔案工作整體相對滯后的今天，實物檔案工作不易開展，但是檔案工作人員要本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，完善崗位職責(zé)，自覺把實物檔案管理納入到檔案工作職責(zé)中去，主動出擊。一方面努力爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，另一方面積極主動地收集、整理、保管好本單位尚未“正名”的實物檔案。同時，還要繼續(xù)深入學(xué)習(xí)專業(yè)理論知識，關(guān)注檔案學(xué)術(shù)界的最新動態(tài)，并用于工作實踐，不斷提高自己的理論水平和專業(yè)技能，以順應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

[1] 林慕嬋. 高校實物檔案的電子化管理[J].辦公自動化,2010;182(12):20

[2] 蔡娜. 中學(xué)檔案管理工作存在的問題與思考[J]. 海南檔案,2007;(2):25

[3] 徐艷芬. 淺談高校實物檔案的管理[J]. 賀州學(xué)院學(xué)報,2010;26(3):128

謝清秀（1985.3 - ），女，福建龍巖人，大學(xué)本科學(xué)歷，助理檔案館員。從事中學(xué)檔案管理工作。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.07.156