關(guān)于提升高校院系行政管理工作水平的認(rèn)識(shí)和思考

韓少平

華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院法醫(yī)學(xué)系，武漢 430030

關(guān)于提升高校院系行政管理工作水平的認(rèn)識(shí)和思考

韓少平

華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院法醫(yī)學(xué)系，武漢 430030

提升高校院系行政管理工作水平，必須首先強(qiáng)化院系行政領(lǐng)導(dǎo)能力的建設(shè)。同時(shí)，要進(jìn)一步優(yōu)化行政崗位設(shè)置和人員素質(zhì)，全面加強(qiáng)行政管理工作的制度建設(shè)以及科學(xué)合理的管理服務(wù)水平評(píng)價(jià)體系。

高校；院系；行政管理服務(wù)；能力建設(shè)；隊(duì)伍結(jié)構(gòu)；管理制度

隨著我國(guó)高等教育管理體制、管理模式、管理理論等方面研究的不斷深化，高等學(xué)校為了進(jìn)一步適應(yīng)日益增長(zhǎng)的辦學(xué)規(guī)模，提高教學(xué)質(zhì)量、科研能力和管理水平，先后進(jìn)行了一系列校內(nèi)管理體制的改革。例如將高校原有的“系”合并為“學(xué)院”，實(shí)行了學(xué)校與學(xué)院的兩級(jí)管理模式，將學(xué)校管理的重心下移至院系，使院系成為了高校管理工作的前沿。因此，提升院系行政管理能力和服務(wù)水平、提高工作效率等等對(duì)高校行政管理工作的可持續(xù)發(fā)展都具有極其重要意義。

1 院系行政管理服務(wù)工作中存在的問(wèn)題

高校院系的行政辦公室是一個(gè)直接為教學(xué)、科研服務(wù)，為教師、學(xué)生服務(wù)的基層行政管理、服務(wù)機(jī)構(gòu)。其管理服務(wù)工作牽涉方方面面、上上下下。在日常行政管理服務(wù)的工作中，雖然我們盡了很大努力，完成了各項(xiàng)工作任務(wù)，取得了一定的成績(jī)，但距離社會(huì)發(fā)展對(duì)高等教育管理改革的要求和學(xué)校對(duì)院系行政管理工作的要求還存在一定的差距。

1.1 缺乏對(duì)行政管理工作的管理意識(shí)和方式的創(chuàng)新思維。對(duì)院系行政系統(tǒng)管理工作思路不清、按部就班、沒有創(chuàng)新，沒有突破；在日常工作中往往見小不見大，忽略站在高點(diǎn)上的全局意識(shí)，對(duì)工作中存在的問(wèn)題往往強(qiáng)調(diào)客觀因素多，主動(dòng)分析主觀原因少；在深化院系行政管理工作改革面臨較好機(jī)遇時(shí)，往往表現(xiàn)為優(yōu)柔寡斷、瞻前顧后、缺少擔(dān)當(dāng)。

1.2 人員結(jié)構(gòu)變化與崗位分工調(diào)整不協(xié)調(diào)。由于高校改革中的院系合并，致使部分原本工作人員較多的老院系行政、后勤人員進(jìn)一步匯集。為了維持穩(wěn)定、和諧的大局，各院系又千方百計(jì)安排富余人員，其中包括爭(zhēng)取增加行政編制、供養(yǎng)閑人等方式，這就形成了有崗在編的部分行政人員的工作量嚴(yán)重不足，出現(xiàn)了“一崗多人”、“因人設(shè)崗”和“因人設(shè)事”等現(xiàn)象。時(shí)至今日，隨著行政隊(duì)伍的自然減員和新人的招聘選拔，院系行政隊(duì)伍的人員結(jié)構(gòu)正在逐步完成由老齡化向年輕化、由低學(xué)歷向高學(xué)歷的轉(zhuǎn)變。這在客觀上使院系行政人員隊(duì)伍得到了初步優(yōu)化。但是，原有行政人員的工作范圍和職責(zé)并未隨之進(jìn)行全面的梳理與調(diào)整、合并，反而繼續(xù)因襲原有的不合理的人員設(shè)置，把自然減員后應(yīng)該優(yōu)化、合并、重組的崗位繼續(xù)招聘新人接替，繼續(xù)保持和延續(xù)了人員分工不合理和工作量分配上嚴(yán)重的不均衡現(xiàn)象。

1.3 工作能力與崗位職責(zé)不協(xié)調(diào)。高校院系的行政辦公室是一個(gè)直接為教學(xué)、科研服務(wù)，為教師、學(xué)生服務(wù)的基層行政管理、服務(wù)機(jī)構(gòu)。院系行政系統(tǒng)各辦公室面對(duì)的服務(wù)對(duì)象和崗位職責(zé)雖然各有不同，但對(duì)各辦公室工作人員的基本素質(zhì)和工作能力的要求應(yīng)當(dāng)按崗位職責(zé)的要求選定。對(duì)各辦公室主任崗位應(yīng)當(dāng)要有一定的學(xué)歷、能力要求。有些辦公室工作人員由于學(xué)歷、能力、工作經(jīng)驗(yàn)無(wú)法達(dá)到崗位職責(zé)的要求，為了完成某些由于該崗位工作人員能力不及而無(wú)法完成的工作時(shí)，院系還要為該崗位的行政工作人員聘請(qǐng)本院系的研究生為其做教學(xué)、科研和管理“助理”，協(xié)助完成該崗位的行政人員不能勝任的某些工作。

1.4 考核激勵(lì)機(jī)制還不完善。在管理服務(wù)的評(píng)價(jià)方面，缺乏對(duì)院系部分行政崗位工作的較為全面的了解和客觀評(píng)價(jià)，對(duì)每個(gè)人所從事的工作量及對(duì)工作的完成情況（質(zhì)與量）缺乏全面、科學(xué)的考核與評(píng)估，僅有每年年終在一定范圍內(nèi)對(duì)行政人員進(jìn)行的“測(cè)評(píng)”。這種“測(cè)評(píng)”雖有一定程度的參考意義，但由于缺少剛性考核指標(biāo)，也不乏某些評(píng)價(jià)帶有太多的個(gè)人感情色彩，致使“會(huì)哭的孩子吃奶多”而挫傷了大部分踏踏實(shí)實(shí)工作的行政人員的積極性。

1.5 缺少完整的、操作性強(qiáng)并行之有效的行政管理制度及工作流程。目前，大部分辦公室無(wú)管理制度可循，僅個(gè)別辦公室雖有部分管理制度，但多年來(lái)也未能及時(shí)修訂。在行政管理工作中，不是靠制度管理，而是采取較為隨意的管理方式，就連最基本的日常工作考勤都沒有統(tǒng)一的明文規(guī)定的考勤管理規(guī)則。另外，行政各辦公室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作都有一定的辦事程序，大部分老師、學(xué)生對(duì)此并不十分了解，致使他們?cè)谵k事過(guò)程中增加了時(shí)間與精力成本的支出。

2 提高院系行政管理工作水平的思路和設(shè)想

以上這些問(wèn)題不僅有歷史原因，也有現(xiàn)實(shí)原因。既有來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)層面的，也有來(lái)自普通行政管理人員的。如何進(jìn)一步提高院系的行政管理能力和服務(wù)水平，筆者認(rèn)為：

2.1 加強(qiáng)行政領(lǐng)導(dǎo)能力的建設(shè)。首先要進(jìn)一步提高對(duì)院系行政管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，要身在其位善謀其政，理清思路；要主動(dòng)進(jìn)取、銳意改革；要善于協(xié)調(diào)院系行政系統(tǒng)各辦公室之間和工作人員之間的分歧與矛盾，加強(qiáng)各辦公室之間和工作人員之間具有實(shí)質(zhì)意義和一定水平的溝通與交流，切忌簡(jiǎn)單的形式模仿；要正視行政管理服務(wù)工作中存在的問(wèn)題，敢于承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，敢于抓工作中的主要矛盾，敢于開拓、科學(xué)創(chuàng)新，敢于撇開個(gè)人情感，分清輕重緩急、合理安排各項(xiàng)工作，才能有效解決院系行政管理工作中的諸多不足。

2.2 建立嚴(yán)格的崗位目標(biāo)責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)院系行政各辦公室崗位設(shè)置與各崗位人員調(diào)配的合理性、科學(xué)性。（1）應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確行政各辦公室的崗位職責(zé)與能力標(biāo)準(zhǔn), 對(duì)行政各管理崗位引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，在院系行政系統(tǒng)內(nèi)部公布各崗位的崗位職責(zé)與工作目標(biāo)，并在內(nèi)部對(duì)各崗位實(shí)行公開招聘，嚴(yán)格考核各崗位工作人員的綜合素質(zhì)水平，真正做到“人盡其才”，以實(shí)現(xiàn)真正意義上的競(jìng)爭(zhēng)上崗。（2）根據(jù)行政人員自然減員和新人加入后行政人員整體結(jié)構(gòu)發(fā)生的變化，抓住時(shí)機(jī)，推進(jìn)改革，調(diào)整、合并人員分工，徹底解決歷史遺留問(wèn)題，充分調(diào)動(dòng)和挖掘所有行政工作人員的熱情與潛能，逐步糾正行政崗位設(shè)置上存在的歷史遺留問(wèn)題，調(diào)整人員布局。對(duì)已經(jīng)具備了可以精簡(jiǎn)、優(yōu)化的部分工作職責(zé)予以重新調(diào)整，成就一支精干、高效的院系行政管理隊(duì)伍。

2.3 建立、健全科學(xué)的崗位考核、激勵(lì)機(jī)制及科學(xué)合理的管理、服務(wù)評(píng)價(jià)制度。結(jié)合本院系的具體情況，把硬性指標(biāo)與彈性指標(biāo)相結(jié)合，制定和完善不同行政管理崗位的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系和評(píng)價(jià)辦法，把考核評(píng)價(jià)作為管理的重要手段，加大崗位目標(biāo)責(zé)任的約束力度，促進(jìn)和保障崗位職責(zé)與管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.4 建立、健全行政管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程，強(qiáng)化內(nèi)部管理，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升管理、服務(wù)水平,促使辦公室各項(xiàng)工作納入制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。（1）必須首先建立、健全一套完善的、切實(shí)可行的規(guī)章制度, 使行政管理服務(wù)的各項(xiàng)工作有章可循，避免工作中的隨意性，減少因摻雜各種個(gè)人因素而影響管理工作的公平與公正。（2）提升和強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。行政各辦公室應(yīng)當(dāng)在院系的主頁(yè)上開辟服務(wù)專欄，將行政、后勤、安全等日常管理服務(wù)工作的一般性工作規(guī)范及辦事流程公布出來(lái)，使老師、學(xué)生通過(guò)院系主頁(yè)查看辦事流程和了解各類服務(wù)、溫馨提示、安全警示等信息，提高服務(wù)質(zhì)量和辦事效率，為教師、學(xué)生提供更加便捷的服務(wù)。（3）應(yīng)當(dāng)繼續(xù)提升院系行政管理人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)工作水平，增強(qiáng)工作責(zé)任感。院系行政各辦公室是管理、服務(wù)工作的“窗口”，它涉及院系工作的方方面面，頭緒較多，瑣碎繁雜。行政工作人員的一言一行都直接影響到本院系和院系行政系統(tǒng)的整體形象。因此，在日常工作中要不斷引導(dǎo)和教育所有行政工作人員必須在工作中努力做到堅(jiān)持原則、遵紀(jì)守法、顧全大局、寬厚友善、淡泊名利、甘于奉獻(xiàn)，以平和的心態(tài)面對(duì)每天默默無(wú)聞、不斷輪回重復(fù)的所有工作。

院系行政辦公室是一個(gè)綜合性機(jī)構(gòu)體系,是高校管理與服務(wù)工作的前沿。我們只有在工作中不斷進(jìn)取，勇于承擔(dān)院系行政管理改革的責(zé)任，以專業(yè)的管理、服務(wù)水平為目標(biāo)，樹立院系行政管理隊(duì)伍良好的形象，才能真正提高院系行政管理與服務(wù)工作的水平，才能保證院系辦公室工作的優(yōu)質(zhì)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.07.136