淺析醫(yī)療設(shè)備檔案管理

張 婧

臨沂市沂水中心醫(yī)院設(shè)備科，山東臨沂 276400

醫(yī)療設(shè)備是現(xiàn)代醫(yī)院診療的必備工具，是保證醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要條件，而醫(yī)療設(shè)備檔案則是醫(yī)療設(shè)備服務(wù)于臨床工作的有效記錄，系統(tǒng)規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案管理對(duì)于醫(yī)院有序健康的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，直接關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療護(hù)理質(zhì)量、臨床技術(shù)水平、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

1 醫(yī)療設(shè)備歸檔管理的必要性

醫(yī)療設(shè)備是一個(gè)醫(yī)院在醫(yī)療工作的整體運(yùn)行中最堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和保障，而醫(yī)療設(shè)備檔案的建立是為了使設(shè)備在使用過(guò)程中能更好地應(yīng)用于臨床，服務(wù)于臨床，充分發(fā)揮其應(yīng)有功能。通過(guò)查閱設(shè)備檔案資料，可以對(duì)相關(guān)醫(yī)療設(shè)備采取預(yù)防性維修，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)修縮短停機(jī)時(shí)間，有效降低維修費(fèi)用，減少事故發(fā)生率，對(duì)設(shè)備的報(bào)廢和更新給出合理的可行性論證，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供憑證，為醫(yī)院正常有序的工作提供可靠保障。

2 醫(yī)療設(shè)備歸檔管理的內(nèi)容

2.1 建立設(shè)備檔案的流程

我院規(guī)定所有5五萬(wàn)元以上醫(yī)療設(shè)備，從申購(gòu)到報(bào)廢都經(jīng)過(guò)臨床科室論證、分管部門(mén)審批、招標(biāo)辦招標(biāo)采購(gòu)、安裝驗(yàn)收培訓(xùn)、設(shè)備報(bào)廢六個(gè)階段，設(shè)備檔案管理工作應(yīng)隨著設(shè)備的采購(gòu)到報(bào)廢的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤，收集相關(guān)資料，嚴(yán)格把關(guān)。

①科室在申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)設(shè)備時(shí)，需填寫(xiě)的設(shè)備論證表和審批表交由設(shè)備主管部門(mén)初審，然后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，通過(guò)后由醫(yī)院招標(biāo)辦組織招標(biāo)采購(gòu)，簽訂合同。這期間形成的文字材料如：醫(yī)療設(shè)備論證表、審批表、效益分析報(bào)告、招標(biāo)采購(gòu)記錄、合同協(xié)議、合同審核單均要收集整理存檔。

②在設(shè)備到貨開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)，檔案管理人員要參與設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收，將設(shè)備的裝箱單、保修卡、合格證、報(bào)關(guān)單、說(shuō)明書(shū)及銷(xiāo)售公司和生產(chǎn)廠家的資質(zhì)三證材料均整理歸檔。

③在設(shè)備的安裝調(diào)試和培訓(xùn)階段隨時(shí)收集資料，如安裝驗(yàn)收記錄、操作規(guī)程、實(shí)驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、培訓(xùn)記錄等，為操作人員提供設(shè)備操作手冊(cè)的復(fù)印和借閱手續(xù)辦理。

④根據(jù)各科室設(shè)備使用特點(diǎn)，按其文件形成規(guī)律，進(jìn)行有目的的收集，如：設(shè)備使用月報(bào)表、設(shè)備巡檢記錄、季度效益分析、設(shè)備檔案卡片、履歷表等。

⑤將收集來(lái)的資料按設(shè)備類型進(jìn)行分類、排序、編排頁(yè)碼、填寫(xiě)目錄、分裝檔案盒，以便于日后查閱利用，并進(jìn)行階段性效益分析等。

2.2 提升設(shè)備檔案利用效率

醫(yī)療設(shè)備檔案一般分類為三大類：診斷設(shè)備、治療設(shè)備和輔助設(shè)備。醫(yī)患的需求，最先反映在設(shè)備檔案之中，它是醫(yī)患需求的第一信號(hào)，它能為臨床科室是否購(gòu)置新設(shè)備提供可靠、有用的依據(jù)[1]，通過(guò)查閱設(shè)備檔案可以清楚地掌握是否設(shè)備急需增購(gòu)、可緩購(gòu)或不購(gòu)，一目了然，避免購(gòu)置設(shè)備的盲目性。在設(shè)備檔案管理工作中，要讓那些呆板的紙質(zhì)的設(shè)備檔案“動(dòng)”起來(lái)，使其成為醫(yī)療設(shè)備的追蹤器。時(shí)刻關(guān)注設(shè)備運(yùn)行中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，動(dòng)態(tài)記錄設(shè)備購(gòu)進(jìn)、臨床使用、故障維修的整個(gè)過(guò)程，根據(jù)設(shè)備檔案所反映的情況，及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維護(hù)、維修，通過(guò)定期和不定期的巡檢對(duì)設(shè)備質(zhì)量、運(yùn)行情況做好記錄，發(fā)生故障時(shí)及時(shí)調(diào)取檔案資料，利用操作手冊(cè)解決問(wèn)題，或根據(jù)資料中提供的聯(lián)系方式及時(shí)聯(lián)系廠家工程師進(jìn)行指導(dǎo)排除故障，保修期間的設(shè)備通過(guò)查閱檔案中合同規(guī)定的報(bào)修日期及時(shí)報(bào)修。通過(guò)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的利用，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，降低因設(shè)備故障引起的醫(yī)療事故發(fā)生率，最大限度地發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案在服務(wù)醫(yī)患中的積極作用[2]。

3 醫(yī)療設(shè)備檔案的信息化管理和資源共享

①隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,信息化管理已逐步運(yùn)用到醫(yī)療設(shè)備檔案的管理之中,不僅適應(yīng)了管理科學(xué)化、規(guī)范化的要求,而且大大地提高了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的效率[3]。設(shè)備檔案的信息化管理使得設(shè)備檔案工作更加有條理、內(nèi)容明確、查詢便捷迅速，對(duì)于總結(jié)性的報(bào)表、分類查詢等更加快捷清晰，大大提高了檔案管理員的工作效率，同時(shí)也方便臨床科室和維修工程師的查詢調(diào)閱，為保證設(shè)備的正常運(yùn)行提供了便利條件。

②將設(shè)備檔案管理軟件中的部分可公開(kāi)信息以科室為單位建立一個(gè)醫(yī)療設(shè)備信息庫(kù)，應(yīng)用于全院的OA辦公系統(tǒng)中，可公開(kāi)信息包括：設(shè)備編號(hào)、名稱、型號(hào)、產(chǎn)地、購(gòu)買(mǎi)日期、在用情況等，各科室可以通過(guò)OA系統(tǒng)快速查詢所需信息，更好地管理使用本科室設(shè)備。通過(guò)設(shè)備信息庫(kù)的建立還可實(shí)現(xiàn)資源共享，同樣的設(shè)備在不同的科室利用率是不同的，因此當(dāng)某科室設(shè)備在使用中突發(fā)意外時(shí)，可根據(jù)設(shè)備庫(kù)的信息臨時(shí)抽調(diào)其他臨近科室的設(shè)備救急，為臨床的救治工作提供方便，也避免了一些醫(yī)療糾紛，保證醫(yī)療工作的有序進(jìn)行。設(shè)備管理部門(mén)和臨床科室之間也可通過(guò)該信息庫(kù)進(jìn)行設(shè)備的使用情況和效益分析的報(bào)送，便于隨時(shí)掌握全院設(shè)備的運(yùn)行動(dòng)態(tài)，利于設(shè)備檔案資料整理的完善。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)療設(shè)備檔案的建立和有效利用是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院整體發(fā)展和管理的重要內(nèi)容，充分發(fā)揮設(shè)備檔案的作用，有效利用設(shè)備檔案對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理也將會(huì)在不遠(yuǎn)的將來(lái)達(dá)到更加理想的現(xiàn)代化管理模式，為醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)發(fā)揮更加優(yōu)勢(shì)的作用。

[1]楊莉.淺談醫(yī)療設(shè)備檔案管理在服務(wù)醫(yī)患中的積極作用[J].中國(guó)現(xiàn)代臨床醫(yī)學(xué)雜志,2005,3（8）：32

[2]李奇志.淺談做好貴重醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)[J].中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,2009,7（7）∶25.

[3]鄺桂香.信息化管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的運(yùn)用[J].廣西醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào),2007（S1）∶346.