水利普查中的檔案管理工作探討

鄒燕莉

（水利部辦公廳，100053，北京）

一、水利普查檔案的形成

水利普查檔案是指全國(guó)各級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)在水利普查工作中形成的、具有保存價(jià)值的、各種形式與載體的歷史記錄。水利普查檔案屬于水利科技檔案范疇，是水利普查的重要成果，是國(guó)家檔案資源的重要組成部分。水利普查檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地反映水利普查工作的過(guò)程與結(jié)果。

1.水利普查檔案內(nèi)容組成

第一次全國(guó)水利普查主要包括河湖基本情況普查、水利工程基本情況普查、經(jīng)濟(jì)社會(huì)用水情況調(diào)查、河湖開(kāi)發(fā)治理保護(hù)情況普查、水土保持情況普查及其他普查等內(nèi)容。主要是收集我國(guó)河流、湖泊、流域的水資源與水文特征，河湖的利用與保護(hù)情況，水利工程的數(shù)量、分布、規(guī)模、效益，社會(huì)經(jīng)濟(jì)用水及其水環(huán)境，水土流失與水土保持措施的特點(diǎn)、分布、數(shù)量，以及進(jìn)行水利行業(yè)能力建設(shè)情況、灌區(qū)專項(xiàng)、地下水取水井專項(xiàng)普查等。

依據(jù)水利普查的內(nèi)容可以預(yù)期形成水資源、水利工程、社會(huì)經(jīng)濟(jì)用水、水資源開(kāi)發(fā)利用和保護(hù)、水土保持等方面的檔案材料，以及水利行業(yè)能力建設(shè)、灌區(qū)基本情況、地下水取水井等專項(xiàng)檔案材料。檔案的存貯介質(zhì)包括管理文件、調(diào)查、匯總統(tǒng)計(jì)的紙質(zhì)資料，也包括錄入的電子文檔以及數(shù)據(jù)庫(kù)與相關(guān)專用軟件資料。

2.普查檔案形成過(guò)程

本次水利普查劃分為4個(gè)階段：①前期準(zhǔn)備階段：開(kāi)展普查方案設(shè)計(jì)、試點(diǎn)、培訓(xùn)和宣傳動(dòng)員工作。②清查登記階段：開(kāi)展清查登記、臺(tái)賬建設(shè)和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查等工作。③填表上報(bào)階段：開(kāi)展填表上報(bào)、數(shù)據(jù)處理、審核驗(yàn)收等工作。④匯總發(fā)布階段：開(kāi)展普查成果驗(yàn)收、匯總發(fā)布和資料開(kāi)發(fā)等工作。

在以上四個(gè)過(guò)程中，水利普查要形成調(diào)查與統(tǒng)計(jì)表格、圖件、文檔、影像資料等基本調(diào)查材料，這些材料直接記載著原始的水利信息，是最為珍貴的第一手材料，具有極高的檔案保存價(jià)值；在第三階段進(jìn)行填表和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，形成的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)期間將會(huì)產(chǎn)生相關(guān)的電子文檔，包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)和相關(guān)統(tǒng)計(jì)分析軟件，是水利普查重要的中間成果；在前三個(gè)階段材料的基礎(chǔ)上所形成的不同級(jí)別的水利普查報(bào)告以及相應(yīng)的分專業(yè)報(bào)告，是水利普查的最終成果。因此，檔案工作要貫穿在全國(guó)水利普查的各個(gè)階段，跟隨普查的進(jìn)展，幫助有關(guān)普查單位做好各種資料的歸類與整理，不僅可以提高水利普查工作的質(zhì)量與效率，而且為普查完成后各類資料的有效歸檔、防止重要資料的差錯(cuò)遺漏奠定良好的基礎(chǔ)。

二、水利普查檔案管理

在水利普查檔案工作開(kāi)展前，要熟悉和掌握一般檔案工作方法，尊重檔案學(xué)的普遍規(guī)律。認(rèn)真分析水利普查的任務(wù)和目標(biāo)，熟悉檔案普查的工作流程，了解普查的工作方法與資料獲取的手段，根據(jù)普查工作不同階段采取不同工作方式，結(jié)合水利工作的自然、社會(huì)和工程特點(diǎn)，在關(guān)鍵點(diǎn)與關(guān)鍵環(huán)節(jié)上與普查人員緊密配合協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取在第一次全國(guó)水利普查中采用走出去的方式不斷改進(jìn)檔案工作，以適應(yīng)水利普查對(duì)檔案工作的要求。

水利普查檔案工作方法要符合《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》《普查工作檔案管理規(guī)定》《水利檔案工作規(guī)定》和水利普查工作相關(guān)規(guī)定。

1.把握檔案工作的關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)

檔案工作要參與水利普查的全過(guò)程，是指平常的檢查督促要與檔案形成的幾個(gè)關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)相結(jié)合。檔案工作是一項(xiàng)帶有基礎(chǔ)性、永久性的工作，檔案工作者不可能經(jīng)常檢查普查人員文件材料的收集整理情況，也沒(méi)有那么多的檔案人力資源，選擇檔案工作的時(shí)間點(diǎn)關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量與效率，可以起到事半功倍的效果。在培訓(xùn)階段，檔案工作人員就要對(duì)調(diào)查人員進(jìn)行有關(guān)檔案知識(shí)的培訓(xùn)，從開(kāi)始就進(jìn)行規(guī)范化的調(diào)查資料的整理，方便以后的資料檔案收集；在填表上報(bào)階段，要進(jìn)行檔案形成的監(jiān)督指導(dǎo)，與調(diào)查機(jī)構(gòu)緊密配合，對(duì)形成報(bào)表的原始調(diào)查材料按照檔案形成規(guī)定進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)、科學(xué)分類，以防止原始資料在報(bào)表填寫完成后丟失；在普查完成后對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督，保障普查資料文件能盡快完整歸檔，沒(méi)有遺漏、丟失、損毀。

2.指導(dǎo)普查工作人員做好檔案工作

在水利普查過(guò)程中，檔案工作者要與調(diào)查人員和機(jī)構(gòu)經(jīng)常進(jìn)行溝通，隨時(shí)掌握普查的進(jìn)展情況，對(duì)調(diào)查、資料整理人員不清楚的資料歸檔問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，以避免把問(wèn)題遺留在驗(yàn)收時(shí)期?？梢圆捎寐?lián)絡(luò)人的方式，檔案管理部門指定水利普查檔案的聯(lián)系人負(fù)責(zé)日常的指導(dǎo)與聯(lián)絡(luò)工作。依據(jù)普查規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容，及時(shí)了解對(duì)應(yīng)資料文件的調(diào)查、整理、分類、編碼進(jìn)展情況，督促普查人員對(duì)相關(guān)資料按照檔案管理規(guī)定要求及時(shí)進(jìn)行整理。檔案主管部門可以派出檔案管理人員在普查期間進(jìn)行巡視，對(duì)調(diào)查資料整理、歸類情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正，以防止將來(lái)歸檔資料混亂，預(yù)防由于資料混亂造成歸檔資料缺失或分類錯(cuò)誤；在檔案材料形成的幾個(gè)關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)，應(yīng)該對(duì)普查人員進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)，以提高檔案案卷形成質(zhì)量。

3.明確檔案工作責(zé)任制

明確普查檔案工作人員的職責(zé)，是普查檔案工作的根本保障，要在不同級(jí)別機(jī)構(gòu)上實(shí)行檔案責(zé)任制。按照規(guī)定各級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)的檔案工作應(yīng)該接受同級(jí)水行政主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，應(yīng)采取多種方式開(kāi)展對(duì)水利普查檔案工作的監(jiān)督、檢查，督促普查檔案管理辦法的貫徹落實(shí)和有關(guān)制度的完善，主動(dòng)提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與技術(shù)支持，積極協(xié)助水利普查機(jī)構(gòu)搞好職責(zé)范圍內(nèi)普查檔案的專項(xiàng)檢查、驗(yàn)收工作。

各級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)是水利普查檔案工作的責(zé)任主體，要明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利普查工作計(jì)劃和管理工作程序，實(shí)行同步管理；配備檔案工作人員，統(tǒng)籌安排經(jīng)費(fèi)，為水利普查檔案的收集、管理、保管、利用等創(chuàng)造條件，提供保障。

普查機(jī)構(gòu)對(duì)普查過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔文件材料，要指定專門的部門或人員負(fù)責(zé)收集、整理與歸檔，并在普查工作完成時(shí)，向同級(jí)水行政主管部門的檔案部門移交。

縣級(jí)以下水利普查工作機(jī)構(gòu)形成的需歸檔文件材料，應(yīng)在完成收集、整理工作后，及時(shí)向縣級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)歸檔。任何部門或個(gè)人不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有，或拒絕歸檔。

4.規(guī)范歸檔程序和嚴(yán)格質(zhì)量控制

水利普查由于涉及的范圍較廣，文件資料類別比較多，檔案管理人員在做好必要的前期指導(dǎo)和資料整理外，為了保障歸檔資料的完整性和分類、編目的準(zhǔn)確性，要嚴(yán)格歸檔過(guò)程中各環(huán)節(jié)檢查和注意歸檔方法。

普查機(jī)構(gòu)準(zhǔn)備好所有應(yīng)歸檔文件材料后，向檔案管理部門提出歸檔移交申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查合格后方可同意歸檔，然后按照“移交目錄”“普查檔案歸檔說(shuō)明書(shū)”要求，經(jīng)過(guò)主管機(jī)構(gòu)各方領(lǐng)導(dǎo)簽字后辦理檔案移交手續(xù)。在這個(gè)過(guò)程中，一定要嚴(yán)格執(zhí)行申請(qǐng)、檢查、核實(shí)、確認(rèn)的工作流程，把不合格檔案堵截在移交的過(guò)程中。

水利普查文件材料的歸檔應(yīng)該符合如下要求：①紙質(zhì)文件材料歸檔，應(yīng)該字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等完整齊備。書(shū)寫和裝訂材料應(yīng)符合耐久性要求。翻譯為少數(shù)民族文字的水利普查文件材料，應(yīng)將原件及翻譯文一同歸檔。②實(shí)物與音像文件材料歸檔，應(yīng)該規(guī)定注明時(shí)間、地點(diǎn)、事件、人物等相應(yīng)的文字說(shuō)明。③電子文件材料歸檔，應(yīng)符合 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。

要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定的水利普查檔案的歸檔時(shí)限。根據(jù)規(guī)定各級(jí)普查機(jī)構(gòu)的歸檔工作可根據(jù)工作進(jìn)展情況分階段進(jìn)行歸檔，但最終完成任務(wù)的時(shí)限是地（市）、縣級(jí)應(yīng)在普查工作完成后3個(gè)月內(nèi)；國(guó)家和省級(jí)普查機(jī)構(gòu)應(yīng)在普查工作完成的6個(gè)月內(nèi)。向同級(jí)水行政主管部門的檔案部門移交普查檔案的工作，應(yīng)該在普查機(jī)構(gòu)撤銷前完成。檔案交接雙方應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，并辦理手續(xù)。

水利普查檔案應(yīng)該按要求建立歸檔文件材料的案卷和文件級(jí)目錄及重要文件材料全文數(shù)據(jù)庫(kù)，并依托相應(yīng)的管理系統(tǒng)，逐步推進(jìn)水利普查檔案信息化管理，滿足各項(xiàng)工作對(duì)水利普查檔案的利用需求。

5.嚴(yán)格檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

水利普查的成果是以后普查工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是珍貴的歷史資料。水利普查工作應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案驗(yàn)收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，遵守檔案檢查、驗(yàn)收制度。按照規(guī)定，國(guó)務(wù)院第一次全國(guó)水利普查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)省級(jí)和水利部所屬單位水利普查檔案的檢查、驗(yàn)收，省級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織省級(jí)以下單位的檢查驗(yàn)收。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的水利普查檔案是水利普查項(xiàng)目驗(yàn)收的必備條件，凡水利普查檔案驗(yàn)收不合格的單位或項(xiàng)目，不得進(jìn)行水利普查工作驗(yàn)收。

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