高校民生檔案資源特征及構(gòu)建體系分析*

陳傳華

(浙江水利水電?？茖W校，浙江 杭州 310018)

0 引言

民生問題是高校和諧校園建設(shè)需要解決的首要問題.民生問題往往與檔案工作密不可分.民生檔案的內(nèi)容涉及高校師生的權(quán)益，是檔案工作的重要組成內(nèi)容.所謂民生檔案，它不是某一類具體檔案的名稱，是指檔案業(yè)務部門整理涉民事務中所形成的，與普通百姓及公眾利益直接相關(guān)的各種業(yè)務檔案的總稱.大家日常生活中所接觸到的醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險、戶籍、學籍、房產(chǎn)檔案等，都屬于民生檔案，是民生檔案的組成部分.

高校民生檔案是民生檔案的重要組成部分，主要內(nèi)容包括人事、工資福利、師資培訓、職稱評定、教師科研成果、學校招生及學生學籍、就業(yè)情況、醫(yī)療保險、聘用合同、房產(chǎn)證明等與教職工生活息息相關(guān)的內(nèi)容［1］.民生檔案是高校檔案工作的重要組成部分，需要與時俱進，適時創(chuàng)新，分析高校檔案工作所面臨的新情況，構(gòu)建民生檔案資源體系和利用體系，已是刻不容緩.

1 服務民生是高校檔案工作的客觀需要

高校民生檔案是學校民生管理活動的歷史記錄，是維護廣大師生員工權(quán)益的原始憑證，是廣大師生員工最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題在檔案工作中的集中體現(xiàn).2006年國家檔案局印發(fā)了《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局第8號令)，文件中充分體現(xiàn)了以人為本的理念，其中涉及個人權(quán)益的檔案必須永久保存;2007年12月國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強民生檔案工作的意見》:“要求把做好民生檔案工作作為檔案部門貫徹十七大精神和落實科學發(fā)展觀的戰(zhàn)略舉措來抓，要求各級檔案部門自覺將民生檔案工作納入責任范疇，并積極探索民生檔案管理和利用的最佳方式和有效途徑.”

教育部和國家檔案局2008年8月頒布了《高等學校檔案管理辦法》，規(guī)定:高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄.該辦法對高校檔案定義明確，并突出高校檔案管理的基本思路.不同以往的是將學生檔案單獨設(shè)類并納入歸檔范圍，充分體現(xiàn)以人為本、關(guān)注民生的理念，突破了傳統(tǒng)管理的思路和原有理論框架的限制.

民生檔案是檔案部門服務師生的重要方式之一，民生檔案是以往既成事實的原始記錄，它可以起到可靠的法律信證作用，是維護師生員工合法權(quán)益的現(xiàn)實需要.做好高校民生檔案工作是國家政策制度的要求，是實現(xiàn)學校管理科學化的重要基礎(chǔ)，是學校日常工作的客觀需要，同時也是學校長遠發(fā)展的必然要求.

關(guān)注高校民生、保障高校民生，高校檔案工作應為建設(shè)和諧校園作出應有的貢獻.師生的日益增長的客觀需求使民生檔案工作大有可為.

2 高校民生檔案的資源特征

民生問題涉及社會的方方面面且內(nèi)容廣泛，但這并不是要求我們將民生檔案作為一單獨的體系來進行管理，實際上也是無法做到的.我們只是將各種不同的檔案中反映民生問題的檔案定為民生檔案，并進行收集與整理，并為使用提供便利條件.民生檔案管理中的遇到最大問題是檔案資源零星分散，很難單獨管理.因此，我們要積極開展民生檔案研究，制定相應措施，加強監(jiān)督指導，確認信息并加工錄入，整合到數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)信息資源共享［2］.

根據(jù)《高等學校歸檔范圍和保管期限》規(guī)定，高校民生檔案歸檔范圍中涉及到學生檔案、人事檔案、教學檔案、科研檔案、文書檔案、會計檔案和基建檔案等內(nèi)容，如來源于文書檔案有黨群類DQ13產(chǎn)生的落實政策的有關(guān)材料、干部任免的文件、副處以上干部名冊、黨員名冊、表彰先進黨員材料等;行政類XZ12產(chǎn)生的表彰和獎勵先進教職工的材料、教師進修、教師業(yè)務考核的材料、教職工評定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱文件、教職工名冊、教職工工資調(diào)整材料;XZ13產(chǎn)生的處級以上干部離任經(jīng)濟責任審計材料;XZ14產(chǎn)生的師生員工各類案件、事件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論及上級批復;XZ15產(chǎn)生的師生員工健康狀況材料及統(tǒng)計表、房屋管、調(diào)配使用、轉(zhuǎn)移等的規(guī)定、總結(jié)、計劃生育工作文件;XZ17產(chǎn)生的知名校友名錄等;教學類中JX11產(chǎn)生的教學成果獎評選材料，各級優(yōu)秀教學質(zhì)量評獎材料;JX13產(chǎn)生的新生錄取材料及新生名單;JX14學籍管理的材料，JX17畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊;科研類中KY11科研工作表彰與獲獎材料，科研成果獲獎材料(獎狀、獎章、證書)、專利申請書、證書及相關(guān)材料，財會類CK11助學金、獎學金、助學貸款規(guī)定、辦法、細則;基建類JJ12中涉及個人的征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書、以及住宅竣工圖等.凡事和師生切身利益相關(guān)的，都屬于高校民生檔案.

分析高校民生檔案資源的構(gòu)建內(nèi)容，可見高校日常業(yè)務工作中的許多檔案都可能涉及民生檔案.主體多元性是高校民生檔案的基本特征，因此，我們要做好高校民生檔案的資源整合.

高校民生檔案管理不是簡單地建立一種專門檔案的類別，而是將高校民生檔案的現(xiàn)實著力點集中體現(xiàn)于改善民生問題的檔案收集、形成、歸檔管理、開發(fā)利用、信息服務以及政策引導、行政監(jiān)管等諸多環(huán)節(jié)，融入高校檔案業(yè)務流程和具體的工作內(nèi)容中.

3 構(gòu)建重視民生的高校檔案資源體系

高校的民生檔案應以師生員工的需求為出發(fā)點，確定檔案管理范圍，加強收集，實現(xiàn)檔案為師生員工所用，其關(guān)鍵在于構(gòu)建科學合理的信息資源管理體系.對于高校民生檔案的信息資源體系構(gòu)建應反應出民生檔案的信息組織體系和民生檔案信息資源利用體系，建設(shè)中注重法規(guī)制度建設(shè)，同時還應該兼顧技術(shù)支撐體系的建設(shè).要努力在高校民生檔案利用體系中開辟出一條嶄新途徑，構(gòu)建完善的檔案資源組織管理體系和資源利用體系.

在實際檔案工作我們進行了一些探索，如在制定單位《歸檔范圍和保管期限規(guī)定》時，把涉及到民生的相關(guān)檔案材料重點列入歸檔范圍:

(1)涉及學生的有關(guān)學校教育收費、助學貸款的各項文件、設(shè)立獎助學金的文件、學生招錄、學籍管理方面的有關(guān)文件;

(2)涉及教工的有關(guān)教職工晉資晉職、職稱評聘、師資培訓和職務任免的文件;教職工有關(guān)各類成果、教師業(yè)績、各類評優(yōu)、考核考評的獎勵制度和條例;

(3)教職工有關(guān)社會保障方面如工資福利、教育醫(yī)療政策、計劃生育、保健醫(yī)療方面的文件以及其他如分房政策、交通補貼等惠民政策類文件等.

還有學校國家名師、省級名師、教壇新秀的文件、人才培養(yǎng)等文件，同時包括照片、聲像、實物等多種載體的收集，列入歸檔范圍，并把這些高校民生檔案作為永久保存，并以文件形式下發(fā)到學校各部門，這樣就可以在范圍的指導下開展收集工作.

高校民生檔案資源體系科學合理的構(gòu)健，有大量工作需要完成.我們可以從信息來源上進行重點梳理和監(jiān)控，如對組織、人事部門、教學管理部門等主要職能部門的信息來源作為重點管理的對象，建立完善的聯(lián)系制度，以保證信息交流渠道的暢通.

嚴格歸檔管理制度，明確崗位職責，使檔案文件材料能夠得到及時收集、歸檔，做到有效管理、信息完整，保證各個部門形成的檔案準確，為服務高校師生提供翔實、準確、可靠的民生檔案信息.

如何才能做好高校民生檔案信息資源的規(guī)范歸檔和管理，應著重做好如下三方面的工作:

(1)做好高校民生檔案信息資源調(diào)查和登記工作;

(2)建立健全高校民生檔案規(guī)范管理的辦法和制度;

(3)高校檔案行政管理部門統(tǒng)一指導下，按照部門的規(guī)范、標準要求，做好整理歸檔工作.

注重高校傳統(tǒng)的檔案業(yè)務管理的組織方式這只是一個方面，現(xiàn)代網(wǎng)絡非常普及，因此還得重視網(wǎng)絡條件下高校民生檔案的信息組織.一方面檔案信息組織中，過份集中于對電子文件的管理.但民生檔案數(shù)據(jù)的保真、保密、存儲等問題目前還無法得到全面有效解決.另一方面，民生檔案信息資源體系中存在著簡單理解為將涉及民生的檔案提取出來重新組卷.現(xiàn)行檔案實體分類是以職能分類基礎(chǔ)展開的，職能相對獨立的檔案才能構(gòu)成一個相對獨立的類別.但在數(shù)字化環(huán)境下，信息組織方式非常靈活，單獨構(gòu)建民生檔案信息資源的目錄數(shù)據(jù)庫不失為一種非常好的辦法，這樣既不會打亂原有的實體整理體系的分類方法，又能找到一條更便捷、實用和有效方法，完全可以滿足廣大師生的正常合理需求［3－6］.

由于歷史原因和人們的思維定勢，人們對檔案的認識都是依據(jù)傳統(tǒng)辦法和制度，所收集的檔案多半是由職能部門所形成的檔案，也只是主要供職能部門及少數(shù)領(lǐng)導使用，這易造成實際需要的高校民生檔案許多都不在正常歸檔范圍范疇，從而對師生的正常使用造成很大的不便.因此目前的檔案管理體系迫切要求更新觀念并進行創(chuàng)新，特別是資源開發(fā)與利用體系.

高校民生檔案建設(shè)仍處于初期，無法較好的滿足師生的合理需求.因此應考慮建立高校民生檔案的科學利用體系，符合現(xiàn)行法律、法規(guī)與政策，引導大家改變傳統(tǒng)思維方法，切實制定出滿足廣大師生合理需求和科學利用的規(guī)章制度.只有建立科學合理的民生檔案管理制度并運用先進的設(shè)備和技術(shù)，才能真正構(gòu)建好高校民生檔案資源利用體系，真正實現(xiàn)方便所有想利用檔案的高校廣大師生.

對高校民生檔案，引起至上而下的重視，不光是領(lǐng)導重視，也要教職工員工重視，全體師生都重視，通過多種渠道宣傳《檔案法》《高校檔案管理辦法》，利用校園網(wǎng)、組織兼職檔案員學習，對學生開設(shè)《民生檔案管理》講座、《檔案管理》公選課等形式加以宣傳，同時制訂健全的民生檔案管理制度等，增強全體師生檔案意識，做到民生檔案收集齊全、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確.

4 結(jié)語

檔案的價值體現(xiàn)就是它的憑證作用，是歷史的真憑實據(jù)，具有特定的法律效用.高校民生檔案是自然形成的，它是從民生工作活動中直接使用的文件轉(zhuǎn)化而成的，不是事后為使用而專門編制出來的.它具有重要的原始性、憑證性特征，在高校解決民生問題中有著非常積極的作用，為高校和諧校園建設(shè)具有非常重要的意義.思考并重新認識高校檔案的作用，認識分析各種專業(yè)檔案的民生價值，重視高校民生檔案資源的建設(shè)，并盡力把所有涉及師生權(quán)益的民生檔案收集齊全，整理規(guī)范，從而建立起覆蓋面廣、內(nèi)容完整的檔案資源體系和檔案利用體系.我們關(guān)注高校民生檔案，建立體系完整、資源齊全、管理有序的高校民生檔案管理體系，可使服務民生成為高校檔案工作的一個新亮點.

［1］陳少毅.創(chuàng)新高校民生檔案服務促進和諧校園發(fā)展［J］.檔案管理，2010(4):55－56.

［2］陳傳華.高校民生檔案資源利用體系建設(shè)［J］.浙江檔案，2011(12):47.

［3］王家梅，唐 軍.企業(yè)民生檔案的管理與服務［J］.檔案管理，2010(5):83.

［4］張莉萍.論民生檔案的建設(shè)與管理［J］.攀枝花學院學報，2010(4):52－54.

［5］呂 鴻.論高?！懊裆鷻n案”的主體［J］.麗水學院學報，2009(12):117－120.

［6］張建梅.新時期高校民生檔案工作探析［J］.教育與職業(yè)，2010(12):54－55.