加強水利聲像檔案管理的思考

程 立

（江蘇省水文水資源勘測局南京分局，210008，南京）

水利聲像檔案,是指在水利建設管理工作中產(chǎn)生,以聲音或影像為記錄,具有保存利用價值的照片、底片、錄音帶、錄像帶、唱片及相關文字說明的歷史記錄。全國各地在水利工程建設管理、水資源管理、農(nóng)村水利建設以及防汛抗洪搶險等方面工作中留下大量的聲像資料，記載了治水管水的歷史。但水利聲像檔案管理中也存在攝錄人員不固定、設備管理不規(guī)范，聲像資料收集不完整，保管場所條件差等情況。因此，加強對水利聲像檔案管理，如何收集好、保管好、應用好聲像檔案，已經(jīng)成為一項迫切的任務。

一、水利聲像檔案的特點

1.形象生動，時效性強

水利聲像檔案以其獨特的載體形式，反映水利發(fā)展各個歷史時間的重要人物和重大水事活動，如大禹治水、都江堰等都反映其悠久的水利歷史面貌。尤其在水利工程建設中：一是反映工程建設過程中的情況。通過照片影像資料反映水利樞紐工程基坑開挖，澆筑混凝土，機電設備安裝過程等等。這些照片影像資料一般都是即時性的，隨著施工過程推進，影像資料也不斷更新。二是記錄防汛抗洪搶險的珍貴鏡頭。洪水發(fā)生的過程是不斷變化，抗洪搶險的關鍵時刻，稍縱即逝，這些影像資料也是特定地點、特定時效的特定顯示，是某一個瞬間情況的反映。三是記載水利管理中水事執(zhí)法過程。這也是動態(tài)的過程，不可能重復出現(xiàn)，聲像檔案這些記載方式能起到紙質(zhì)檔案無法達到的紀實效果。

2.內(nèi)容廣泛，利用率高

隨著水利服務領域的不斷拓展和延伸，水利工作也從以前的水利建設、防洪抗旱逐步發(fā)展到水利環(huán)境綜合整治，水生態(tài)保護以及城市水務和民生水利等事務中。具體來說既有水利重點工程建設轟轟烈烈場面，防汛搶險的危急時刻，又有水環(huán)境治理，河道水質(zhì)監(jiān)測，水利生態(tài)技術應用與保護，農(nóng)村飲水安全，城市供排水等生動記載畫面，形成的音像資料也不斷豐富，全面反映了水利改革發(fā)展的全局。在水事活動中形成的聲像資料既是對水利工作的真實記載，也將為今后更好地工作提供借鑒和參考。通常，對每一項工作階段成果，制作成大型展板展出，或編制專題畫冊，以及郵冊的形式，甚至制作專題多媒體宣傳材料，通過大量的音像資料進行精心制作并作為水利發(fā)展成就的宣傳展示。如某一項重點工程竣工驗收，需要將建設過程中的音像資料制作成多媒體，農(nóng)村河塘疏浚、飲水安全等民生工程可編制專題宣傳畫冊。

3.空間感強，使用方便

聲像檔案以畫面形式，生動地將檔案內(nèi)容展現(xiàn)在利用者面前，可將一瞬即逝的現(xiàn)場記錄再現(xiàn)，并可進行超越時空遠距離的傳遞，具有較強的時間感和空間感。同時聲像檔案信息存儲量大，體積小，便于攜帶，復制簡捷，可多次重復使用。

二、江蘇省做好水利聲像檔案管理的實踐

江蘇省水利檔案工作較早地開展了聲像檔案建設工作，積累了一定的經(jīng)驗，在做好收集、保護和開發(fā)利用等方面都取得了較好的成效。

1.加強領導，規(guī)范管理

江蘇省水利廳黨組十分重視聲像檔案工作，明確提出工作要求，廳領導積極為聲像檔案建設管理創(chuàng)造條件，配備了必要的人力、設備和保管場所。結合新聞宣傳工作，省水利廳專門配備了攝影、攝像專業(yè)人員，購置了專業(yè)攝錄設備，保障了攝錄資料的高質(zhì)量。為提高聲像檔案工作質(zhì)量和管理水平，江蘇省水利廳還專門制定了《江蘇省水利行業(yè)音像檔案資料管理制度》，對音像檔案管理的原則、收集范圍、歸檔與報送要求都作了明確的規(guī)定。

2.加強培訓，提升能力

近年江蘇省水利廳加大投入，在全省水利系統(tǒng)做好兩方面專業(yè)培訓，提高相關人員業(yè)務素質(zhì)：一是結合宣傳工作進行各市縣區(qū)專兼職攝錄像人員業(yè)務培訓，二是全系統(tǒng)檔案工作人員培訓，每次培訓都達一二百人，他們的業(yè)務素質(zhì)有了很大的提高，全省水利聲像檔案工作提高到了一個新的水平。

3.抓好重點，注重效益

在整體推進全省水利聲像檔案管理工作的同時，突出重點，將聲像檔案管理與工作需要以及水利宣傳報道相結合，重點抓了重要領域的聲像檔案管理和利用工作。在重點建設工程方面，從工程實施之初就將聲像檔案作為整個檔案工作和宣傳工作的重要方面進行安排。例如，江蘇沿海通榆河工程、泰東河工程、太湖治理走馬塘工程，聲像資料將各個時間節(jié)點、每個工作環(huán)節(jié)全部攝錄，為加強效果，甚至還組織了航拍。收集的聲像資料不僅滿足工程檔案驗收的需要，而且制作的精美畫冊、展覽和電視片宣傳品對重點水利工程風采起到了很好的展示效果。在民生水利方面，重點抓了農(nóng)田水利建設、小型病險水庫除險加固、水利風景區(qū)建設等面廣量大的項目，對建前建后情況通過攝錄和收集聲像檔案資料建立。在工程管理方面，結合工程管理達標升級、規(guī)范化管理，完善了聲像檔案管理。在水行政執(zhí)法方面，結合查處案件、收集證據(jù)，強化聲像檔案管理。此外，結合全省重要水利數(shù)據(jù)庫建設，將聲像信息進行數(shù)據(jù)集成，為開展河湖管理、防汛防旱等提供資料。

三、加強水利聲像檔案管理和利用的對策建議

水利聲像檔案的管理,既有一般檔案管理的要求,包括分類、編目、館內(nèi)閱覽和外借等工作,又有其電子數(shù)碼介質(zhì)管理的特殊要求。針對目前水利聲像檔案管理中存在的薄弱環(huán)節(jié),應該從以下四個方面予以加強。

①落實聲像檔案管理制度。水利聲像檔案涉及面廣，形成時間系列長，又分散在不同攝錄人員手上。按照聲像檔案的分類，形成時間分段，提出水利聲像檔案的管理要求，明確收集范圍、技術要求、歸檔時限、移交程序等，并對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出具體規(guī)定，永久長期保存的聲像檔案應定期向上級檔案管理部門移交。要完善督察機制，確保聲像檔案管理落到實處，聲像檔案產(chǎn)生集中的部門要制定有效的配套措施，依法管理，有章可循，確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

②加強培訓，提高聲像檔案管理的技術水平，強化歸檔意識。聲像檔案既有一般文書、科技檔案管理要求，又有聲、影、圖像的特殊性，產(chǎn)生形成過程隨機性。一般人員借助設備也可以建立聲像資料。所以要針對單位現(xiàn)狀，采取相應辦法，切實加強管理，提高聲像檔案的整體水平。

③加強聲像檔案的保護。聲像資料由于其載體由膠片、磁帶、光盤和數(shù)碼設備等特殊材料制成,所以對聲像檔案的保管要求更高。要求防火、防光、防磁、防潮、防塵、防有害氣體。要建立專門的聲像庫房，庫房的溫度應控制在14℃～24℃，相對濕度控制在20%～50%,錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等措施，數(shù)碼儲存設備也要制作備份，及時進行技術處理。

④積極開發(fā)利用，充分發(fā)揮聲像檔案的作用。隨著信息時代的來臨，既有文字、聲音，又有圖像的聲像檔案利用也越來越頻繁。作為檔案管理部門，要善于利用時機，提供珍貴聲像檔案，制作大型展板、專題畫冊和多媒體影像資料，以更加生動直觀的形式宣傳水利改革發(fā)展的過程和取得的成果，使全社會更廣泛地了解水利，支持水利，為水利的可持續(xù)發(fā)展營造良好的環(huán)境。

[1]李水萍.聲像檔案在檔案管理中的問題和對策[J].學理論，2012（8）.