醫(yī)院文書檔案管理工作

陳家義

醫(yī)院文書檔案管理工作

陳家義①

醫(yī)院的文書檔案管理是醫(yī)院提供良好醫(yī)療服務(wù)的前提，因此，加強醫(yī)院文書檔案的管理對于醫(yī)院的發(fā)展十分重要。本文試從醫(yī)院文書檔案的性質(zhì)及特點分析，并指出當(dāng)前醫(yī)院在文書檔案管理方面所存在的問題，并結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗，提出了具體的改進(jìn)措施，希望能給文書檔案管理人員提供有益的借鑒。

文書檔案； 管理； 水平

醫(yī)院的文書檔案是寶貴的財富，它包括在工作以及活動中形成的各類文件、錄像、圖表等，是多種檔案載體的集成?？茖W(xué)有效的醫(yī)院文書檔案管理不僅能夠促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展，也有利于患者查詢相關(guān)信息，更能促進(jìn)有關(guān)健康及醫(yī)生科學(xué)的進(jìn)步。

1 醫(yī)院文書檔案分析

醫(yī)院文書檔案收集是上級領(lǐng)導(dǎo)及部門的公文、醫(yī)院的重大事件和活動的最原始的資料[1]。它是一個醫(yī)院歷史的見證和最有效的憑據(jù)，具有嚴(yán)格的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、保密性及服務(wù)性等特點。

1.1 規(guī)范性 醫(yī)院文書檔案的規(guī)范性主要是指公文的管理，它是整個文書檔案的核心，也是搞好文書檔案管理的最基本保障。它的規(guī)范性主要表現(xiàn)在公文的用紙、檢查、字跡、文種、傳遞嚴(yán)格五個方面。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)性 文書檔案管理工作要求技術(shù)含量高、操作性強。對于文書檔案的收集、管理、鑒定、保管及利用都要按照立卷原則、工作流程和操作技術(shù)的統(tǒng)一。整個過程相互聯(lián)系，層層相扣，具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 保密性 現(xiàn)在醫(yī)院的文書檔案包括紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案兩種，雖然這有利于信息的保存，但也給保密工作帶來了一定的難度。紙質(zhì)的文書檔案一旦形成，它的內(nèi)容及形式一般不會發(fā)生大的變化，對于是否是原始資料比較容易辨認(rèn)。但是，電子檔案不具備這些特點，對于電子檔案文件的保密一定要進(jìn)行加密，并且不定期的改變加密碼或者電子鎖。最為重要的是，應(yīng)該加強工作人員的保密意識，使他們認(rèn)識到自己工作的重要性以及因為失密造成的嚴(yán)重后果。

1.4 服務(wù)性 文書檔案的服務(wù)性主要是為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策或者智能部門提供資料參考，它表現(xiàn)在利用、編研和統(tǒng)計等工作。搞好服務(wù)，首先必須做好醫(yī)院文書檔案的整理工作，使之在使用之時能夠按照要求提供必要的服務(wù)，這在文明醫(yī)院、等級醫(yī)院評比的過程中尤其重要。其次是能夠為醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)干部的任免升遷、職工的晉職晉升等提供準(zhǔn)確詳細(xì)的個人資料和依據(jù)，能夠大大提高工作的效率，保證工作的如期完成。再次就是在醫(yī)院大規(guī)模的改革時提供醫(yī)院的基本信息和工作人員的基本情況，以便在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的時候能夠掌握第一手的信息。最后就是信息化管理，要提高數(shù)字化的進(jìn)程，對于已經(jīng)公開的資料或信息要及時上傳到網(wǎng)上，為患者提供更便利的咨詢。

2 目前醫(yī)院在文書檔案的管理方面存在的問題分析

2.1 文書檔案意識薄弱，對其利用未能發(fā)揮最大作用 文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，可以創(chuàng)造出不菲的經(jīng)濟和社會效益，促進(jìn)醫(yī)院管理的規(guī)范化。但是，因為對于文書檔案的重要性宣傳不到位，很多人都認(rèn)為文書檔案無關(guān)大局，甚至認(rèn)為沒有存在的價值，對于檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴(yán)重浪費，致使其利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到預(yù)想的狀況。

2.2 管理文書檔案的機構(gòu)不完善、職責(zé)不明 醫(yī)院文書檔案的管理一般都存放在行政辦公室的綜合檔案室。但是因為歷史遺留的問題以及醫(yī)院在管理上存在的不足，所以綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案則由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分別有相應(yīng)的科室進(jìn)行管理。這種管理模式不僅不利于綜合的開發(fā)利用，也造成使用效率的低下，并且這種不科學(xué)、混亂的管理模式會造成大量的檔案無法進(jìn)行存儲，甚至可能導(dǎo)致丟失。出現(xiàn)問題各個部門則會相互推諉，完全無法界定具體科室或者個人的責(zé)任。

2.3 文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高 目前，我國的檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面魚龍混雜，參差不齊，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足時代發(fā)展的需要[2]。這主要表現(xiàn)在專業(yè)知識的不足、知識結(jié)構(gòu)的老化或不合理、文化水平低、新知識的儲備不足等。這嚴(yán)重影響了我國醫(yī)院文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，素質(zhì)低下的管理隊伍也造成了我國檔案管理水平的落后。

2.4 對于檔案管理的硬件投入過低 因為醫(yī)療用房的緊張，導(dǎo)致存放檔案的地方十分有限，這完全不符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。還有管理技術(shù)的嚴(yán)重滯后，也限制了檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。隨著信息化時代的到來，計算機技師在醫(yī)院文書檔案管理的過程中逐步得到推廣，促使其管理水平不斷進(jìn)步。但是，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足快速發(fā)展的需要，人工收集、檢索信息不僅效率低下，也不利于檔案的收集、利用及開發(fā)。

3 提高醫(yī)院文書檔案管理水平的方法

3.1 加強有關(guān)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)，強化檔案管理意識 醫(yī)院要加強對于檔案法規(guī)學(xué)習(xí)和宣傳的力度，提高管理人員對于檔案管理重要作用的認(rèn)識，尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的認(rèn)識。只有領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理注重，才有可能把檔案管理工作納入重要的工作議程，使其能與醫(yī)院業(yè)務(wù)的拓展保持同步。對于檔案管理工作的重要性一定要大力宣傳，使每一個干部職工都能夠自覺的配合檔案管理工作。醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院最根本任務(wù)，而只有搞好檔案管理才能促使醫(yī)療服務(wù)的提高，所以一定要為檔案管人員提供必要的設(shè)施、充足的經(jīng)費，切實提高醫(yī)院的檔案管理工作。

3.2 強化服務(wù)意識，提高檔案的開發(fā)利用效率 檔案管理的最終目的就是為利用提供方便，因此，要強化檔案管理人員的服務(wù)意識，既搞好檔案的收集、管理，又努力搞好資料的編研、整理工作，對信息進(jìn)行有效開發(fā)，使檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，為人民群眾的醫(yī)療保健服務(wù)，充分發(fā)揮其社會效益。

3.3 加強專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì) 建立科學(xué)合理的檔案管理體系，建立健全檔案管理的規(guī)章制度，這是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵。隨著時代的進(jìn)步，醫(yī)院的文書檔案管理也必須建立一套與之相應(yīng)的科學(xué)合理的體系，切實解決好檔案管理混亂問題。檔案管理人員素質(zhì)是影響檔案管理水平最重要的因素之一，因此，醫(yī)院要把檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段提高其管理水平，推動檔案管理水平的提升。

3.4 實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化 隨著科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)現(xiàn)代人們的需求，無紙化辦公及電子技術(shù)的普及對檔案管理自動化提出了更高的要求，文書檔案的管理必須由傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息化的管理方式轉(zhuǎn)變。用計算機儲存檢索醫(yī)院的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間，也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率[3]。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機管理，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

4 結(jié)論

醫(yī)院的文書檔案管理具有自己的特點，結(jié)合醫(yī)院的實際加強對其管理，顯然有利于醫(yī)院服務(wù)水平的提高。目前，我國的醫(yī)院在檔案管理工作中還存在管理意識薄弱、認(rèn)識不到位、管理體系不科學(xué)、從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊等問題，醫(yī)院必須從提高認(rèn)識、加強管理和培訓(xùn)、實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化等方面入手，促使我國醫(yī)院文書檔案管理水平的不斷提高。

[1] 范晟瑋.淺析更新檔案管理觀念在醫(yī)院管理的作用[J].醫(yī)學(xué)信息，2009，1(12)：22.

[2] 劉彤芳.對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011，4(10)：43.

[3] 高雪莉.淺談醫(yī)院文書檔案的管理和利用[J].檔案天地，2011，1(7)：12.

10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.056

①四川省自貢市婦幼保健院 四川 自貢 643000

陳家義

2012-02-15) (本文編輯：李靜)